Kostensenkung umsetzen: 15 wichtige Prinzipien

Kosten zu senken ist nie eine schlechte Idee und manchmal ist diese Maßnahme sogar notwendig. Wie Sie die Kostensenkung umsetzen und welche Möglichkeiten Ihnen zur Auswahl stehen, möchten wir Ihnen im Folgenden verraten. Außerdem gehen wir auch auf das unangenehme Thema des Personalabbaus ein und hoffen Ihnen somit eine Hilfestellung geben zu können.

Was verstehen wir unter Kostensenkung?

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Bei der Kostensenkung handelt es sich um einen Managementprozess, bei dem die Kosten eines Unternehmens analysiert und gezielt beeinflusst werden. Allgemein unterscheiden wir bei diesem Prozess zwischen der strategischen Kostensenkung, bei der es sich um eine mittel- bis langfristige Methode handelt, und der eher kurzfristigen operativen Kostensenkung.

Die operative Kostensenkung ist ein Kostensenkungsprojekt oder ein Kostensenkungsprogramm, welches oftmals als Antwort auf eine Ertragskrise oder Liquiditätskrise des Unternehmens gewählt wird. Hierbei wird versucht, die Insolvenz des Unternehmens zu verhindern oder die Einnahmen und die betrieblichen Erträge zu verbessern, selbst wenn diese nur als Unterstützung für einen Unternehmensverkauf genutzt werden.

Die strategische Kostensenkung hingegen ist ein kontinuierlicher und langfristiger Prozess, der auf den Lean-Management-Prinzipien basiert und vor allem auf die Vermeidung von Verschwendung abzielt. Der Vorteil der strategischen Kostensenkung ist der, dass der Einsatz professioneller Ansätze nachhaltig ist und somit die Kosten auf Dauer gesenkt werden können.

 

Anlass für die strategische Kostensenkung ist zum Beispiel der Erhalt oder die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.  Unternehmen, die bereits einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess etabliert haben, setzen auf kontinuierliche Qualitätssteigerung und Kostensenkung, wobei die Kostensenkung nicht nur die Kürzung des vorhandener Budgets beinhaltet, sondern auch eine Investition sein kann, durch die das Unternehmen eine Effizienzsteigerungen erzielt.

Kostensenkung mit Hilfe der ABC-Analyse

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Eine beliebte Methode, um die Kosten eines Unternehmens zu senken, ist die Anwendung einer ABC-Analyse. In einem Unternehmen bilden meist die Kosten für zugekaufte Materialien und Dienstleistungen den größten Kostenblock, daher wählen wir diese für unser Beispiel. Grundsätzlich wird die Einkaufspolitik durch die Lieferzeiten, Qualität und Preise geprägt. Bei der ABC-Analyse geht es darum festzustellen, um welche Dinge man sich zuerst kümmern sollte, also um die Schaffung von Prioritäten. Mit der ABC-Analyse teilen Sie diese Objekte in drei Klassen ein:

• A-Objekte sind: wichtig, kostenintensiv, werthaltig, umsatzstark.
• B-Objekte sind: von mittlerer Priorität, durchschnittlichem Wert oder haben mittlere Um satzstärke.
• C-Objekte sind: wenig wichtig, niederwertig oder haben wenig Umsatzstärke.

Anschließend gilt es, für die A-Objekte besondere Maßnahmen zu planen, denn hier lohnt es sich, mehr Aufwand oder Ressourcen zu investieren, da auch mehr Umsatz erzielt wird oder mehr Kosten eingespart werden können. Bedenken Sie aber, dass Sie bei der ABC-Analyse mit Werten aus der Vergangenheit arbeiten und behalten Sie daher bei der Maßnahmenplanung auch die Zukunft im Auge.

Maßnahmen zur Kostensenkung

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Es gibt verschiedene Arten von Kostensenkungsmaßnahmen. Um die richtige Strategie für Ihren Betrieb zu entwickeln, ist es wichtig, dass die wissen, wie Sie vorgehen wollen. Haben Sie die Zeit für einen langfristigen Prozess oder ist es erforderlich, schnellwirksame Maßnahmen zu ergreifen?

Schnellwirksame Maßnahmen

• Bevor Sie an Entlassungen denken, reicht es oftmals, die Arbeitszeiten herabzusetzen. Beziehen Sie dafür auch den Überstundenabbau und Kurzarbeit in Ihre Überlegungen mit ein.
• Um die Arbeitszeiten herabzusetzen, sollten Sie Ihren Angestellten den Übergang zu geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen erleichtern und auch eine gewisse Bindung mit den Abbau-Betroffenen aufrecht erhalten.
• Prüfen Sie die Möglichkeit von Geld-zu-Zeit-Umwandlungen und wandeln Sie Mehrarbeitszuschläge, Weihnachts- und Urlaubsgelder in Zeitguthaben um.
• Sparen kann Spaß machen: Führen Sie ein echtes Anreizsystem ein, welches Mitarbeiter dafür belohnt, innovative Ansatzpunkte für Kostenreduzierungen zu entwerfen und dann auch umzusetzen.
• Prüfen Sie die aktuellen Angebote Ihrer Lieferanten und fragen Sie, ob Sie vielleicht situationsbedingte Nachlässe oder Angebote erhalten können.

Mittelfristigwirksame Maßnahmen

• Planen Sie den künftigen Personalbedarf ausschließlich mit konsequentem Strategiebezug.
• Versuchen Sie kostensparende Arbeitsorte zu verwenden. Überdenken Sie also Ihre Möglichkeiten zur Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitsformen, wie beispielsweise Homeoffice.
• Optimieren Sie Ihre Systeme zur Analyse von Weiterbildungsbedarf und schärfen Sie das Personalentwicklungs-Controlling.
• Nutzen Sie Frühwarnsysteme und Kennzahlenanalysen des Personalcontrollings, um alles im Blick zu behalten.
• Stärken Sie die Effektivität Ihres Retention-Managements und prüfen Sie dessen Wirksamkeit mit zielgruppenspezifischen Kenngrößen.

Langfristige Maßnahmen

• Gleichen Sie Ihre Personalstrategie kontinuierlich mit Ihren Geschäftszielen ab, um ganzheitlich die Business Performance Ihres Unternehmens zu verbessern.
• Stärken Sie Ihr Unternehmen durch die Umsetzung eines nachhaltigen handlungsrelevanten, sich stetig verbessernden Kultur- und Werteprogramm.
• Prüfen Sie die Elemente des Führungsinstrumentariums auf Kongruenz mit Ihren Zielen und eliminieren Sie Elemente, die nicht mit diesen übereinstimmen.
• Etablieren Sie multifunktionale, wirkungsstarke Management-Systeme und sichern Sie deren strategieumsetzende Handhabung.
• Führen Sie Zeit-Geld-Zeit-Konten für alle Ihre Mitarbeiter ein.

 

Personalabbau

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Wenn in einem Unternehmen Personal abgebaut bzw. entlassen werden muss, dann ist das nie einfach. Anlass dafür ist oft eine – zum Beispiel durch Marktveränderungen ausgelöste – verschlechterte Marktsituation eines Unternehmens, wegen der es zu Umsatzeinbußen kommt oder sich der Gewinn verringert und weshalb ein Unternehmen handeln muss.

Der Personalabbau wird so zu einer Maßnahme für die Wiederherstellung oder Bewahrung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Das Ziel ist es, durch eine Beseitigung des sogenannten „Personalüberhangs“ eine Reduktion der Fixkosten des Unternehmens und eine Erhöhung von dessen liquiden Mitteln für Investitionen zu schaffen.

Unabhängig davon, warum in einem Unternehmen die Notwendigkeit für einen Personalabbau besteht, bedeutet dieser Prozess Stress und emotionale Belastung für alle Beteiligten. Deshalb sollten in dieser ohnehin angespannten Situation, Pannen und überflüssige Konflikte vermieden werden, um eine weitere Eskalation zu verhindern. Beachten Sie deshalb auf jeden Fall die folgenden vier Punkte:

Informieren Sie den Betriebsrats

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, so sollte dieser auf jeden Fall vor einem größeren Personalabbau darüber informiert werden. Grund dafür ist auch das Kündigungsschutzgesetz, welches vorsieht, dass der Betriebsrat über die Gründe, die Anzahl sowie die Berufsgruppen der zu entlassenden Mitarbeiter in Kenntnis gesetzt wird. Des Weiteren können der Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam beratschlagen, ob Entlassungen vermieden werden können.

Frühzeitige und ehrliche Kommunikation

Wie gesagt, es ist nie erfreulich, wenn Stellen gekürzt werden, dennoch kann eine ehrliche und vor allem frühzeitige Kommunikation der anstehenden Veränderungen dabei helfen, den ersten Schock zu verdauen. So wissen die Mitarbeiter, was auf sie zukommt und können sich schon früh darauf einstellen.

Erstellen Sie einen konkreten Plan

Der Personalabbau sollte keine kurzfristige Maßnahme sein und gründlich durchdacht werden, um die Interessen aller Beteiligten bestmöglich zu vertreten.

Gekündigte Mitarbeiter unterstützen

Versuchen Sie nach Möglichkeit außerdem, die Mitarbeiter, die vom Personalabbau betroffen sind, beim Wechsel in ein neues Arbeitsverhältnis zu unterstützen. Dadurch zeigen Sie, dass der Betrieb sich weiterhin um seine Angestellten kümmern möchte und verbessern Ihren Ruf, der wahrscheinlich unter dem großem Stellenabbau leiden wird.

Umsetzung

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Nicht immer ist es leicht, Veränderungen in einem Unternehmen zu etablieren. Nachdem Sie also durch Analysen und Nachforschung, die für Ihren Betrieb passenden Maßnahmen entwickelt haben, geht es nun an die Umsetzung. Um also die Kostensenkungsmaßnahmen nach und nach ins Unternehmen einzuführen, sollten Sie einen strukturierten Zeitplan erschaffen und die einzelnen Umsetzungsschritte in Einzelphasen zerteilen. Deren Erfüllung wird anschließend von einem Verantwortlichen bzw. Projektmanager überwacht.

Zur Überwachung eignet sich beispielsweise eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack. Hier wird Schritt für Schritt kontrolliert, wie weit Sie bei Ihrem Projekt der Kostensenkung vorankommen und Abweichungen des Plans werden sofort festgestellt, um diese zu beheben. Nachdem alle Maßnahmen umgesetzt wurden, erfolgt dann die Kontrollphase. Auch hier hilft TimeTrack Ihnen mit Hilfe der Durchführung eines Soll-Ist-Vergleich. So können Sie feststellen, ob Ihr geplantes Kostensenkungsziel erreicht wurde oder Sie weitere Änderungen vornehmen müssen.

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

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Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen einige Maßnahmen näherbringen, mit denen Sie künftig die Kosten in Ihrem Unternehmen senken können. Testen Sie außerdem auch gerne die kostenfreie 14-tägige Testversion von TimeTrack und holen sich so Unterstützung bei der Umsetzung Ihres Projekts.