So optimieren Sie Ihre To-do-Liste

Wer daran gewöhnt ist täglich eine To-do-Liste zu schreiben, wird sich schwer tun ohne den Tag zu überstehen. Mithilfe von To-do-Listen kann man seinen Arbeitstag und seine Aufgaben richtig gut planen. Sie helfen einem dabei motiviert zu bleiben und effizienter zu arbeiten. Jedes Mal wenn eine Aufgabe erledigt ist, kann man sie von der Liste streichen. Tolles Gefühl, nicht wahr? Und wenn man am Ende des Tages die ganze Liste erledigt hat, fühlt man sich noch besser.

Das beste an To-do-Listen ist, dass sie sehr einfach zu erstellen ist. Nichtsdestotrotz, wissen viele Menschen nicht, dass es ziemlich schwer ist eine realistische und effiziente Liste zu erstellen. Hier sind ein paar Tipps wie Sie Ihre tägliche To-do-Liste optimieren können, um alle Aufgaben erfolgreich zu erledigen.

Kleine Aufgaben aufschreiben

Nehmen Sie eine große Aufgabe und teilen Sie sie auf drei bis vier kleine Aufgaben auf. So werden Sie mehr von Ihrer Liste streichen können. Das wird Sie nicht nur über den Tag motivieren, sondern Sie werden auch das Gefühl mehr erreicht zu haben.

Aufgaben strukturieren

Fangen Sie Ihre To-do-Liste immer mit den einfachsten Aufgaben an. Danach, schreiben Sie die schwierigen Aufgaben auf und beenden Sie Ihren Arbeitstag am besten mit einfachen Aufgaben. Wenn Sie den Tag mit einer schweren Aufgabe anfangen, werden Sie ziemlich schnell Ihre Motivation verlieren bzw. etwas überwältigt sein. Sie würden Ihr Work Out auch nicht mit einem Sprint starten, nicht wahr? Sie würden sich zuerst aufwärmen. Behalten Sie diese Angewohnheit auch in der Arbeit. Es wird Ihnen dabei helfen einfacher in den Tag zu starten.

Planen wie viel Zeit jede Aufgabe brauchen wird

Das wird Ihnen dabei helfen eine realistische To-do-Liste zu machen, damit Sie sich nicht zu viel an einem Tag vornehmen. Die meiste Zeit tendieren wir dazu zu optimistisch zu sein, wenn wir eine To-do-Liste schreiben. Vergessen Sie nicht, dass Ihre tägliche Arbeitszeit begrenzt ist. Sie können nicht alles an einem Tag machen. Schreiben Sie nur auf, was Sie sich heute zutrauen und behalten Sie sich den Rest für morgen oder den Tag nach auf.

Zeitpuffer miteinbeziehen

Versuchen Sie nicht jede Minute des Tages zu planen. Bauen Sie Zeitpuffer in Ihre To-do-Liste ein, falls etwas dazwischen kommt. Man kann nämlich nie wissen, ob es zu einem unerwarteten Meeting oder Anruf kommt oder ob Sie eine neue Aufgabe bekommen, die dringend erledigt werden muss. Um also unerledigte To-do-Listen zu vermeiden halten Sie sich immer 1-2 Stunden frei. Ein Zeitpuffer kann außerdem nützlich sein, wenn Sie mit einer Aufgabe nicht in der geplanten Zeit fertig geworden sind. So haben Sie mehr Zeit diese zu erledigen. In diesem Fall, werden die restlichen Aufgaben nicht auch verzögert.

Performance messen

Halten Sie mit Ihren Erfolgen mit. Hierfür ist ein Zeiterfassungssystem bestens geeignet – Speichern Sie alle Aufgaben, die Sie am Tag erledigt haben. Am Ende der Woche können Sie sich dann Ihre Leistung evaluieren. Selbstverständlich gibt es manchmal Wochen, wo man effizient arbeitet und dann gibt es Wochen, wo man weniger produktiv ist. Das ist völlig normal.  Das Wichtigste ist, dass man stets seine Performance mitverfolgt, um sie zu messen und eventuell zu verbessern.

Aufgaben neu planen, wenn was dazwischen kommt

Manchmal passieren unerwartete Dinge. Dinge, die nicht einmal eingeplante Zeitpuffer decken können. In diesem Fall ist es völlig in Ordnung seine To-do-Liste neu zu schreiben und gewisse Aufgaben auf den nächsten oder sogar übernachten Tag zu verlegen.

Den nächsten Tag planen

Versuchen Sie Ihre To-do-Liste immer am Vortag zu schreiben. So brauchen Sie sich keine Gedanken in der Früh machen, was heute erledigt werden muss und können direkt mit Ihrer Arbeit beginnen.

Wie man sehen kann sind To-do-Listen viel komplexer als die meisten denken würden. Es mag zwar 5-10 Minuten bis man alle Aufgaben richtig aufgeschrieben und geordnet hat, doch wenn einmal der Zeitaufwand für jede Aufgabe definiert wurde und Zeitpuffer berücksichtigt wurden, sollte Ihrem Erfolg nichts mehr im Wege stehen.

Sobald Sie Ihre ideale To-do-Liste erstellt haben ist der nächste Schritt Ihre Leistung zu verfolgen, um zu sehen ob Ihr geplanter Arbeitsaufwand dem tatsächlichen Aufwand entspricht. Hierfür sollten Sie sich das Projektzeiterfassungssystem TimeTrack anschauen.

TimeTrack ist eine tolle Software für Mitarbeiter und Unternehmen, die nach einer guten Lösung suche, um mit ihrer Effizienz und Performance am Arbeitsplatz mitzuhalten. Sie können das Programm in wenigen Minuten implementieren und stets all Ihren Projekten verfolgen.

Wenn Sie Ihre Stärken und Schwächen erkennen wollen und Ihre Skills Aufgaben und Projekte zu planen verbessern wollen ist TimeTrack die perfekte Lösung für Sie. Sind Sie bereits mehr zu erfahren? Entdecken Sie TimeTrack. 

Ivana Spiridonovic

Zeitmanagement ist für Unternehmen, egal ob klein oder groß, ein wichtiges Thema. Als ausgebildete Betriebswirtin und jahrelange Expertin bei TimeTrack setze ich mich täglich mit dem Thema Zeiterfassung auseinander. Die Tipps und Tricks, die ich in dem Bereich entdeckt habe möchte ich Ihnen weitergeben. 

Außerdem schreibe ich gerne über meine Erfahrungen im Projektmanagement. Dabei lege ich viel Wert auf Team Management, überschaubare Arbeitsprozesse und transparente Kommunikation – meiner Meinung nach die Grundlagen für jedes erfolgreiche Projekt.