Titelbild Urlaubsplanung

Der Urlaub soll Ihnen zur Entspannung verhelfen und eine angenehme Auszeit vom stressigen Berufsalltag bieten. Trotzdem graust es vielen Arbeitnehmern vor dem Prozess der Urlaubsplanung. Damit das nicht so sein muss, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte, die vor dem Urlaub beachtet werden müssen, hier zusammengefasst.

Allgemeines zum Urlaubsrecht


Zuerst einmal möchten wir Ihnen einen Einblick geben, wie viele Urlaubstage Ihnen eigentlich zustehen und was ebenfalls zu diesem Thema beachtet werden sollte. Da sich die Reglungen bezüglich des Urlaubs in den Ländern immer etwas unterscheiden, haben wir Ihnen hier alles kurz zusammengefasst.

Regelungen in Österreich

Der Urlaubsanspruch für Arbeiter und Angestellte ist in Österreich im Urlaubsgesetz geregelt. In Österreich stehen Ihnen pro Arbeitsjahr 5 Wochen bezahlter Urlaub zu. Prinzipiell zählt das Arbeitsjahr ab dem Tag, an dem Sie in die Firma eingetreten sind, wobei manche Betriebe das Kalenderjahr als Urlaubsjahr vereinbart haben.

Diese 5 Wochen sind 30 Werktage (inkl. Samstag) oder 25 Ar­beits­tage, wenn man von einer 5-Tage-Woche ausgeht. Den Anspruch auf die vollständigen Urlaubswochen haben Sie ab dem Beginn des 7. Monats.

Ihr Urlaub verjährt zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er ent­stand­en ist. Die konsumierten Urlaubstage werden Ihnen im Übrigen immer vom ältesten offenen Ur­laub abgezogen. Da der Urlaub der Erholung dient, ist es verboten, sich den Urlaub auszahlen zu lassen statt ihn zu konsumieren, solange Sie in einem aufrechten Arbeitsverhältnis sind. Wenn Sie die Firma verlassen, müssen aber die offenen Urlaubstage ausbezahlt wer­den.

Für bestimmte Arbeitnehmergruppen gelten Sonderregelungen. Dies betrifft vor allem Land- und Forstarbeiter, Heimarbeiter, Bauarbeiter, Landes-/Gemeindebedienstete, Bundesbedienstete sowie Arbeitnehmer in Theatern. Auf diese Sonderbestimmungen werden wir in diesem Artikel allerdings nicht näher eingehen.

Regelungen in Deutschland

In Deutschland gibt es das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), in dem z.B. der Mindestanspruch auf bezahlten Erholungsurlaub, der jedem Arbeitnehmer pro Jahr zusteht, geregelt wird. Das Gesetz sieht mindestens 24 Werktage pro Jahr als bezahlten Urlaubsanspruch vor, wobei der Samstag auch als Werktag gezählt wird. Diesen Anspruch haben Sie allerdings erstmals nach einer sechsmonatigen Zugehörigkeit zum Unternehmen und weitere Details können zusätzlich im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Sollten Sie nur Teilzeit oder geringfügig in einem Betrieb arbeiten, dann lässt sich Ihr Urlaubsanspruch mit der Formel: (Urlaubsanspruch Vollzeit x Arbeitstage des Teilzeitmitarbeiters pro Woche) / übliche Arbeitstage pro Woche in Vollzeit einfach berechnen.

Wenn Sie Ihren Urlaub nicht vollständig in dem Arbeitsjahr verbrauchen, in dem er anfällt, können Sie Ihren Resturlaub bis zum 31. März im Folgejahr einlösen, andernfalls verfällt Ihr Anspruch. Allerdings muss Ihr Vorgesetzter Sie mehrmals auf Ihre noch zu verbrauchenden Urlaubstage hinweisen, bevor diese verfallen. Sie haben übrigens auch hier nicht die Wahl, sich Ihren Urlaubsanspruch lieber auszahlen zu lassen. Das passiert nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde und der Urlaub nicht mehr aufgebraucht werden kann.

Regelungen in der Schweiz

In der Schweiz wird der Terminus „Ferien“ und nicht Urlaub verwendet und der Ferienanspruch wird im Obligationenrecht geregelt. Bis zum vollendeten 20. Lebensjahr stehen den Arbeitnehmern 5 Wochen Urlaub pro Dienstjahr zu und für alle anderen Arbeitnehmer gelten 4 Wochen pro Dienstjahr. Im Gesamtarbeitsvertrag (GAV), Einzelarbeitsvertrag oder Normalarbeitsvertrag kann jedoch ein höherer Ferienanspruch vorgesehen werden, was meist bei Arbeitnehmern ab dem 50. Altersjahr der Fall ist.

Auch in der Schweiz gilt, dass grundsätzlich ein Ferienanspruch nicht durch Geld ausgezahlt werden kann, dies ist auch erst bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses  in gewissen Fällen möglich.

Rechte und Verpflichtungen


Allgemein können wir Ihnen sagen, dass Sie als Arbeitnehmer selber darüber entscheiden dürfen, wann und wie lange Sie Urlaub machen und auch wie Sie diesen über das Jahr verteilen. Ihre persönlichen Urlaubswünsche haben also zunächst Vorrang. Da der Arbeitgeber dafür sorgen muss, dass der Betrieb trotz Urlaubszeit fortgeführt werden kann, also für die Urlaubsverwaltung zuständig ist, ist es natürlich nicht möglich, allen Kollegen gleichzeitig frei zugeben. Dadurch kann die Urlaubsplanung leider schnell zu einem Streitthema im Unternehmen werden, wenn jeder versucht, seine Wünsche durchzusetzen. Vor allem in der Zeit der Sommerferien und der Winterferien ist es wichtig, Kompromisse zu finden. Um also alle Mitarbeiter zufriedenzustellen, hat bei der Verteilung der Urlaubstermine immer der Chef das letzte Wort.

Die Urlaubsplanung ist also in der Hinsicht Sache des Arbeitgebers und Vorgesetzten, weil diese für den reibungslosen Betriebsablauf verantwortlich sind und sich auch um die Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung zu kümmern haben. Sie haben also ein sogenanntes Direktionsrecht, sprich sie können bestimmen, wer in der Abwesenheit eines Kollegen dessen Aufgaben übernimmt.

Vorrang

Von Vorteil wäre es, wenn die Mitarbeiter untereinander ihre Urlaubswünsche besprechen und berücksichtigen. Anschließend sollte der Urlaubsantrag formell korrekt gestellt werden, damit der Arbeitgeber ihn genehmigen kann. Der Urlaubswunsch darf allerdings in zwei Fällen von Ihrem Vorgesetzten verweigert werden:

  • Vorrangige Urlaubswünsche anderer Kollegen:

Da der Chef die Urlaubswünsche aller Arbeitnehmer berücksichtigen muss, kann und muss er gewissen Mitarbeitern bei sich überschneidenden Urlaubswünschen den Vorrang geben. Beispielsweise sind in den Ferienzeiten die Urlaubswünsche von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern zu bevorzugen oder auch die von Mitarbeitern die länger im Unternehmen arbeiten. Auch das Alter oder die gewährten Urlaubstage im Vorjahr können als Entscheidungsfaktor hinzugezogen werden.

  • Dringende betriebliche Gründe:

Auch der Abschluss eines wichtigen Projekts, saisonale Hochphasen, Krankheitswellen oder ähnliches können einen der Ausnahmefälle bilden, in denen Ihr Vorgesetzter Ihnen den Urlaub verwehren kann. In solchen Ausnahmefällen darf der Arbeitgeber sogar eine generelle Urlaubssperre verhängen.

Verbindlichkeit

Sollte Ihr Urlaub einmal genehmigt worden sein, dann darf dieser auch bei plötzlich auftretendem Personalmangel nicht wieder zurückgenommen werden. Nur wenn eine besonders bedrohliche Situation für das Fortbestehen des Betriebes herrscht, dann darf genehmigter Urlaub widerrufen werden und in diesem Fall muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung einer Reise oder vorzeitige Rückreise entstehen. Ansonsten ist Ihr genehmigter Urlaub Ihnen sicher! Andersrum gilt aber auch, dass Sie Ihren Urlaubsantrag nicht einfach ändern können.

Nie ohne Genehmigung

Ihr Urlaubsantrag gilt nicht als angenommen, wenn der Arbeitgeber auf den Antrag nicht antwortet. Lassen Sie sich also in jedem Fall eine schriftliche Genehmigung (bspw. als E-Mail) des Vorgesetzten geben! Sonst riskieren Sie eine Abmahnung oder sogar eine fristlose Kündigung. Füllen Sie daher die Vorlage für Ihren Urlaubsantrag genau aus und vergewissern Sie sich, dass Sie bei Ihrem Vorgesetzt eingelangt ist.

Erreichbarkeit im Urlaub

Ihr Urlaub ist gedacht, um zu entspannen, dazu zählt auch, dass Sie als Mitarbeiter nicht verpflichtet sind, für den Arbeitgeber erreichbar zu bleiben. Sie müssen also weder Anrufe noch Mails beantworten oder die Urlaubsadresse hinterlassen. Ausnahmen gelten nur, wenn Sie vor dem Urlaub mit Ihrem Vorgesetzten etwas anderes vereinbart haben und beide Seiten zugestimmt haben.

Krankheit im Urlaub

Falls der unglückliche Fall eintritt, dass Sie im Urlaub krank werden, müssen Sie umgehend einen Arzt aufsuchen und sich die Arbeitsunfähigkeit bescheinigen lassen. Anschließend melden Sie sich beim Ihrem Arbeitgeber und informieren diesen über die Krankmeldung. Sie müssen allerdings nicht umgehend zurückreisen, schließlich könnte Ihnen Bettruhe verordnet worden sein, aber nur wer im Urlaub „offiziell“ krank geschrieben wird, kann diese Urlaubstage später nachholen.

Urlaubsvertretung

Wichtig ist auch, dass eine passende Vertretung für jeden einzelnen Mitarbeiter gefunden wird, das fällt aber in den Aufgabenbereich des Chefs. Die Urlaubsvertretung kann auf verschiedene Weisen geregelt werden, es kann ein interner Mitarbeiter als Vertretung genutzt werden oder, wenn sich hier kein passender findet, kann eine externe Kraft hinzugezogen werden. Der Vorgesetzte hat das Weisungsrecht und darf verlangen, dass ein Angestellter eine Vertretung übernimmt.

Methoden der Urlaubsplanung

Um die Übersicht über die Urlaubstage im Unternehmen zu behalten, eignet sich vor allem die Erstellung einer Liste, auf denen alle Urlaubswünsche der Mitarbeiter vermerkt werden. Diese Liste können Sie sowohl digital als auch analog führen. Wir empfehlen Ihnen hierfür die digitale Variante, da es hier diverse Programme gibt, die Ihnen helfen können und auch weitere Vorteile mit sich bringen. Eines dieser Programme ist TimeTrack. Hier kann jeder Benutzer bzw. Mitarbeiter des Unternehmens oder Projekts, sehen wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen bzw. offen sind. In der App können Sie auch direkt Ihren Urlaubsantrag stellen und Ihr Vorgesetzter kann sofort darauf zugreifen und ihn (hoffentlich) genehmigen. Nach der Genehmigung wird der Zeitraum, an dem Sie abwesend sind, vorgemerkt, so dass alle weiteren Mitarbeiter ebenfalls wissen, welche Urlaubstermine schon belegt sind.

Urlaubsverwaltung Genehmigungsprozess

TimeTrack – Urlaubsantrag und Genehmigungsprozess

Tipps zum konfliktfreien Urlaubsplan


Wie bereits erwähnt, müssen alle Kollegen sich bei der Urlaubsplanung einig sein, um Konflikte und Probleme zu vermeiden. Am besten wird Ihnen dies mit ein paar Tipps gelingen:

1. Rechtzeitige Planung

Vor allem bei der Arbeit in Projekten kann das Team schon ziemlich genau die arbeitsintensiven Zeiten vorhersehen, weshalb sich die Urlaubsplanung direkt am Anfang des Jahres anbietet. Bedenken Sie dabei Schulferien, Brückentage und etwaige Betriebsferien, an denen sich die Urlaubswünsche häufen.

2. Klare Regeln

Falls es für die Urlaubsplanung keine Betriebsvereinbarungen gibt, sollten der Vorgesetzte oder das Team untereinander zumindest einige klare Regeln bezüglich des Vorrangs festlegen. Diese Regeln helfen, den Konflikten vorzubeugen.

3. Urlaubsliste

Wenn jeder der Mitarbeiter nur dem Vorgesetzten mitteilt, wann er gerne Urlaub nehmen möchte, dann bleiben Überschneidungen meist unentdeckt. Wichtig ist es daher, ein digitales Dokument, auf das alle Kollegen Zugriff haben, zu erstellen oder einen Urlaubsplan im Unternehmen auszuhängen. Dort kann dann jeder seine Wunschtermine eintragen und für Überschneidungen können sofort Kompromisse gefunden werden.

4. Kompromisse

Ohne Kompromissbereitschaft funktioniert die Urlaubsplanung nicht. Nehmen Sie also auch Rücksicht auf die Wünsche Ihrer Kollegen.

5. Fairness

Da es nicht immer leicht ist, Kompromisse zu finden, müssen Sie auf jeden Fall einen sachlichen Ton beibehalten. Genauso müssen Sie fair bleiben, beispielsweise können die beliebten Ferientage rotieren und die Kollegen werden hierbei abwechselnd berücksichtigt.

6. Lösungsvorschläge

Um die Urlaubsplanung zu beschleunigen, sollten auch Sie Lösungen und Alternativen anbieten können. Dabei hilft es oft, wenn Sie im Team verschiedene Vorschläge sammeln und diese anschließend gemeinsam abwägen.

7. Eine neutrale Person vermitteln lassen

Wenn Sie sich trotz allem nicht einigen können, holen Sie sich eine neutrale Person hinzu, die vermitteln kann.

Checkliste


Last but not least möchten Sie im Urlaub natürlich entspannen, weshalb Sie sich zuerst noch kurz dieser Checkliste widmen sollten, um danach einfach abschalten zu können.

  • Sie haben eine Vertretung für jeden Ihrer Aufgabenbereiche gefunden
  • Alle Kollegen wissen Bescheid, dass Sie im Urlaub sind und wer Sie im Urlaub vertritt.
  • Sie haben einen Kollegen, der im Notfall einspringen kann.
  • Ihr Telefon, Fax und E-Mail sind auf Ihren Vertreter umgestellt, bzw. der Abwesenheitsassistent ist aktiviert.
  • Ihre Vertretung weiß über die Deadlines Bescheid.
  • Sie wissen, was mit neuen Projekten, Aufträgen und Anfragen passiert.
  • Ihre Vertretung hat die Zugänge zu Software, Dokumenten und Räumlichkeiten.
  • Sie haben die wichtigen Termine und Meetings verschoben.
  • Sie haben einen Ordner angelegt, in dem alle erforderlichen Informationen stehen, damit Ihr Vertreter weiß, was er zu tun hat und wo er alles finden kann.
  • Ihre Urlaubsvertretung weiß, dass sie wichtige Informationen für Ihre Rückkehr zu notieren hat.

Fazit


Wenn Sie die Checkliste vollständig abhaken konnten und sich auch mit dem Rest des Beitrags auseinandergesetzt haben, dann steht Ihrem erholsamen Urlaub nichts mehr im Wege. Nutzen Sie gerne auch über die Urlaubsplanung hinaus TimeTrack und entdecken Sie alle Funktionen, die es im Rahmen der Urlaubsverwaltung gibt. Testen Sie jetzt das Tool 14 Tage lang kostenlos! In der Zwischenzeit wünschen wir Ihnen eine gute Reise und einen schönen Urlaub!