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Jeder benötigt mal eine Auszeit von seinem Arbeitsalltag, um stets produktiv arbeiten zu können und genau deshalb steht jedem ein wohl verdienter Urlaub zu. Leider ist es nicht so, dass man einfach die Koffer zusammenpacken, in den Flieger steigen und die nächsten Tage am Strand oder in den Bergen verbringen kann, sondern zuvor gibt es noch einige Dinge auf der Arbeit zu erledigen. Dazu zählt vor allem, dass ein passender Ersatz gefunden werden muss, sprich jemand, der die Aufgaben des fehlenden Kollegen übernehmen kann. Wie genau diese Urlaubsvertretung am besten gefunden wird und wie die weitere Organisation abläuft, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Wer ist für die Suche nach der Urlaubsvertretung zuständig?


Die erste Frage, die einem einfällt, wenn es um die Urlaubsplanung geht bzw. um genau zu sein, darum eine geeignete Urlaubsvertretung zu finden, ist die nach der Verantwortlichkeit. Wer muss sich also darum kümmern, einen Ersatz zu finden? Der Kollege, der den Urlaub beantragt hat? Das Team oder doch der Vorgesetzte? Die Antwort ist relativ einfach, denn es ist der, der über alles den Überblick haben sollte und zwar der Arbeitgeber. Es ist seine Aufgabe, die Urlaubsvertretung zu organisieren und dafür zu sorgen, dass das Unternehmen weiter funktioniert, auch wenn einer der Mitarbeiter nicht anwesend ist. Schließlich können die Aufgaben des Kollegen nicht einfach mehrere Wochen liegenbleiben, da wohl möglich sonst Deadlines verpasst werden und auch die restlichen Arbeitsschritte eines Projekts solange auf Eis gelegt werden müssten. Aus diesem Grund gilt es also, eine Vertretung zu finden, die solange die Pflichten und Aufgaben des Abwesenden übernimmt.

Wichtig ist außerdem, dass man respektiert, dass der abwesende Mitarbeiter in seinem Urlaub nicht erreichbar sein muss und auch nicht verfrüht zurückgeholt werden sollte. Das darf nur im äußersten Notfall passieren, wenn es absolut keine andere Möglichkeit gibt. Ansonsten ist es den Arbeitnehmern tatsächlich gesetzlich verboten, während des Erholungsurlaubes einer Erwerbstätigkeit nachzugehen.

Der Kollege, der sich in den Urlaub verabschiedet, kann dennoch dem Vorgesetzten bei der Suche einer Vertretung helfen. Schließlich sollte jedem bewusst sein, dass die übrigen Kollegen während der eigenen Abwesenheit generell mehr Arbeit erbringen müssen und einige Umstände und Stress auf sie zukommen können. Deshalb ist es nur fair und auch ein Zeichen von Kollegialität und Professionalität, wenn man vorausschauend denkt und dabei mithilft, eine adäquate Urlaubsvertretung zu finden. Der zukünftige Urlauber selber hat auch einen ganz anderen Blickwinkel darauf, wer über seine Aufgaben informiert ist und sich daher gut als Vertretung anbieten würde.

Titelbild Urlaubsplanung

Wer eignet sich als Urlaubsvertretung?


Prinzipiell ist es am einfachsten, wenn Sie als Vorgesetzter schon einen Plan haben, wer einen Mitarbeiter im Urlaub vertreten kann. Woher die Urlaubsvertretung herangezogen wird, ist Ihnen überlassen, denn dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Interne Mitarbeiter

Als einfachste Methode eignet sich die Vertretung durch einen Kollegen. Besonders praktisch ist hierbei, dass sich diese Kollegen auch als Ersatz bei generellen Fehltagen, wie Krankheitsfällen oder ähnlichem, einsetzen lassen. Besonders Kollegen aus derselben Abteilung oder demselben Büro eignen sich hierfür, denn diese kennen meist die Arbeitsabläufe und die Aufgaben des anderen. Außerdem unterhalten sich diese Kollegen oft über aktuelle Projekte und bekommen so viel von dem mit, was täglich vor sich geht. Sie sind zudem meist auch fachlich geeignet und loyal, weshalb sie sich dazu eignen, jeweils die Vertretung des anderen zu übernehmen.

Natürlich müssen es aber keine direkten Kollegen sein, sondern auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen eignen sich als Urlaubsvertretung. Wichtig hierbei ist es nur, zu überprüfen, wer für welche Aufgaben infrage kommt. Auch Auszubildende in Ihrem Unternehmen können sich als Vertretung anbieten, denn diese sind meist aufgeschlossen dem Kennenlernen von neuen Abteilungen gegenüber und können so auch ihr fachliches Wissen unter Beweis stellen.

Externe Mitarbeiter

Sollte Ihr Mitarbeiter länger abwesend sein, also über mehrere Wochen oder gar Monate, dann sollten Sie lieber neue bzw. externe Mitarbeiter heranziehen. Besonders, wenn der Arbeitnehmer unbezahlten Urlaub angemeldet hat, kann diese Form der Vertretung sinnvoll sein, um eine Überlastung der Kollegen zu vermeiden.

Mitarbeitergespräch_Titelbild

Mitarbeiter für den Übergang einstellen

Eine Möglichkeit der Vertretung ist es, einen Mitarbeiter für den Übergang einzustellen. Dafür sollten Sie so früh wie möglich eine Stellenanzeige schalten, um dann in den Bewerbungsprozess zu starten. Vergessen Sie nicht, hierbei die Befristung von Anfang an zu kommunizieren. Sie können auch bei Zeitarbeitsfirmen anfragen, um eine Urlaubsvertretung zu finden.

Eine Aushilfe einstellen

Je nach Art der zu erfüllenden Aufgabe eignen sich auch 450-Euro-Kräfte oder Aushilfen als Vertretung. Sie erledigen Aufgaben, die keine besondere Einführung oder Qualifikation benötigen und helfen trotzdem, den reibungslosen Ablauf im Unternehmen aufrecht zu erhalten. Wie viele Stunden notwendig sind, kommt ganz auf den Arbeitsplatz und die Aufgabe an.

Einen Telefon- oder Sekretariatsservice buchen

Wenn es hauptsächlich um Informationsweitergabe geht, dann können Sie sich bezüglich der Urlaubsvertretung auch an einen Telefon- oder Sekretariatsservice wenden. Solche Services lassen sich nicht nur als Urlaubsvertretungen organisieren, sondern auch bei Engpässen im Unternehmen.

Keine Urlaubsvertretung

Es ist zwar keine befriedigende Lösung, dennoch gibt es auch die Möglichkeit keine Urlaubsvertretung zu benennen. Möglich ist das meist aber nur in kleineren Unternehmen oder Abteilungen ohne Kundenkontakt, wie etwa im Controlling. Es ist aber dennoch meist nur eine Notlösung.

Muss die Vertretung angenommen werden?


Der Arbeitgeber hat im Fall der Urlaubsvertretung ein Weisungsrecht, deswegen müssen Arbeitnehmer ihre Kollegen grundsätzlich auch vertreten. Das gilt ebenso bei Krankheitsfällen und etwaigen anderen Vertretungsfällen. Zu beachten ist aber, dass nicht gegen das Arbeitsrecht verstoßen wird und dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Zudem dürfen die vertretenden Angestellten nicht vorübergehend in einer schlechter bezahlten Stelle eingesetzt werden, da Gehaltskürzungen an strenge Vorgaben geknüpft sind. Allerdings gibt es normalerweise auch keinen Zuschlag für die Urlaubsvertretung an sich. Trotzdem haben Mitarbeiter das Recht eine Mehrarbeit ablehnen, wenn keine dringlichen betrieblichen Gründe vorliegen.

Arbeitsrecht


Grundsätzlich steht jedem Arbeitnehmer eine festgelegte Anzahl an Urlaubstagen im Jahr zu, die er nach eigenem Wunsch einteilen kann. Üblicherweise werden mehrere Urlaubstage am Stück freigenommen, auf die individuelle Verteilung hat der Vorgesetzte allerdings keinen Einfluss. Er darf die Mitarbeiter also nicht zu kürzeren Urlaubsphasen verpflichten bzw. überreden.

Auf der anderen Seite gibt es noch außerplanmäßige Betriebsurlaube, die vom Arbeitgeber angeordnet werden und für alle Anwesenden gelten. Diese Betriebsferien dürfen allerdings nur rund 40 Prozent der gesamten Urlaubszeit einnehmen. Ein Überschreiten dieser zeitlichen Grenze wäre unzulässig.

Für die Angestellten gilt zu beachten, dass es nicht erlaubt ist, ohne Ankündigung in die Ferien zu verschwinden, genauso wie bei nicht genehmigten Urlauben. Sollten sie sich eigenständig beurlauben, dann kann dies schlimmstenfalls eine Kündigung nach sich ziehen.

Wie organisieren Arbeitgeber Ihre Urlaubsvertretung?


Nicht nur die Arbeitnehmer brauchen mal Urlaub, sondern auch die Chefs verdienen eine erholsame Auszeit. Der Nachteil des Chefs ist natürlich, dass er selbst für seine Vertretung verantwortlich ist. Aus diesem Grund wird meist schon im Vorfeld ein Stellvertreter ernannt, der in Krankheitsfällen oder eben auch in der Urlaubszeit für seinen Vorgesetzten einspringt. Diese Vertrauensperson, die die Aufgaben des Chefs übernimmt, muss natürlich auch alle notwendigen Entscheidungsbefugnisse und Zugriffsrechte, wie beispielsweise auf das E-Mail-Postfach, erhalten. Trotzdem sollte der Arbeitgeber vor seiner Abreise klar kommunizieren, was seinem Stellvertreter erlaubt ist und was nicht. Meist ist der Vorgesetzte aber auch im Urlaub und auf Reisen erreichbar und kann so noch bei Entscheidungen helfen.

Die Übergabe an die Urlaubsvertretung


Rechtzeitig informieren

Achten Sie darauf, dass Sie alle Kollegen und auch Kunden frühzeitig über Ihre Abwesenheit informiert haben. Besonders wichtig ist natürlich, dass der Kollege bzw. die Kollegen, die Ihre Aufgaben übernehmen sollen, Bescheid wissen. Die Kunden sind deswegen wichtig, da Sie mit diesen beispielsweise eine Aufschiebung der Deadlines besprechen können, um entspannt alle laufenden Projekte abzuschließen oder diese eben durch Ihre Vertretung bearbeiten zu lassen.

Übersichtliche Organisation

Wenn Sie darauf achten, dass Ihre Büroorganisation übersichtlich ist, dann erleichtert das die Arbeit enorm. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist vor allem wichtig, wenn Sie Ihrem Vertreter bei der Urlaubsübergabe Dokumente oder Ordner geben müssen. Schauen Sie also darauf, dass alle benötigten Materialien beschriftet sind, damit Ihr Kollege sich schnell zurechtfindet. So wird bei der Arbeit auch Zeit gespart und es lässt sich effizienter arbeiten, da man nicht ewig alles in verschiedenen Schubladen suchen muss. Sie können zur Hilfe auch einen Ablageplan erstellen, den Sie neben Ihren Schreibtisch kleben.

Rechtzeitig planen

Überlegen Sie sich lang genug vor Ihrem Urlaub, welche Aufgaben übergeben werden müssen. Erledigen und organisieren Sie so viel wie möglich, um Ihrer Urlaubsvertretung die Übernahme zu erleichtern. Am besten erstellen Sie eine Liste mit den täglich anfallenden Aufgaben Ihres Projekts sowie größere Aufgaben, die während eurer Abwesenheit bearbeitet werden müssen, und fassen Sie auch die notwendigen Zugangsdaten und wichtigen Ansprechpartner zusammen.

Übergabemail

Mit Hilfe einer Übergabemail informieren Sie Ihre Kollegen über den letzten bzw. aktuellen Stand Ihrer Arbeit und in Ihren Projekten. Außerdem fassen Sie hier die anfallenden „To Dos“ zusammen. Bedenken Sie die folgenden Punkte beim Schreiben, um nichts zu vergessen:

  • Anstehende Aufgaben
  • Erledigte Aufgaben
  • Nächste Aufgabe
  • Deadlines
  • Zuständigkeit
  • Lagerung der Dokumente
  • Ansprechpartner

Abwesenheitsnotiz senden und Telefon umleiten

Wenn sonst alles geklärt ist, dann fehlt nur noch, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm einstellen und Ihr Telefon auf die Zentrale oder direkt auf Ihre Vertretung umleiten. Erwähnen Sie auch in Ihrer Abwesenheitsmail den Zeitraum der Abwesenheit und an wen man sich im Notfall wenden kann.

TimeTrack als Hilfe für die Urlaubsvertretung


TimeTrack ist eine Zeiterfassungssoftware, mit deren Hilfe Sie aber auch die Übersicht über Ihre Urlaubstage behalten können. In der App können Sie direkt Urlaubsanträge stellen, die von den Vorgesetzten anschließend mit nur einen Klick genehmigt werden können. Zudem kann jeder Benutzer bzw. Mitarbeiter des Unternehmens oder Projekts auch sehen, wie viele Urlaubstage ihm noch zur Verfügung stehen bzw. offen sind. Dem Arbeitgeber hilft dies vor allem dabei, wenn er nach einer geeigneten Urlaubsvertretung sucht, da er hier auf einen Blick sieht, welche Mitarbeiter zu welcher Zeit abwesend sind. Da sich die App zudem sehr gut zur Projektverfolgung eignet, ist sie sehr hilfreich für die Urlaubsvertretung. Denn durch die von der App automatisch gestartete Projektverfolgung, lässt sich immer der aktuelle Stand nachvollziehen und man kann sehen, welche Aufgaben/Arbeitspakete noch offen und zu erledigen sind. Somit kann sich die Vertretung einen guten Einblick in die Arbeit ihres Kollegen verschaffen.

Urlaubsverwaltung Genehmigungsprozess

TimeTrack – Abwesenheitsplaner

Checkliste


  • Das Unternehmen ist über Ihre Abwesenheit informiert (und hat diese natürlich genehmigt).
  • Alle wichtigen Dinge, die vor Urlaubsantritt zu erledigen waren, sind erledigt.
  • Ein Vertreter für die Abwesenheit wurde gefunden.
  • Der Vertreter wurde über seine Aufgaben, Termine und die Deadlines, die er einzuhalten hat, informiert.
  • Der Vertreter weiß Bescheid, welche Aufgaben und Termine gegebenenfalls verschoben werden können und an wen er sich dafür wenden kann.
  • Die notwendigen Vollmachten, Zugriffsrechte und Passwörter wurden an Ihren Vertreter übergeben.
  • Ein Ablageplan wurde erstellt, damit Ihre Vertretung weiß, wo sie alles finden kann.
  • Eine Anruf-Weiterleitung an die Vertretung wurde erstellt.
  • Ein Anrufbeantworter/die Sprachbox ist besprochen und informiert die Anrufer über Ihre Urlaubsabwesenheit.
  • Eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung wurde mit Zeitraum Ihrer Abwesenheit und den Kontaktdaten Ihrer Vertretung erstellt.
  • Die E-Mail-Weiterleitung als CC an Ihre Vertretung wurde eingerichtet.

Fazit


Wenn Sie die Checkliste abgehakt haben und sich auch mit dem Rest dieses Beitrags auseinandergesetzt haben, dann dürfte es Ihnen nicht schwerfallen, eine adäquate Urlaubsvertretung zu regeln. Somit können Sie sich entspannt aus dem Büro verabschieden und in den Urlaub verschwinden. Testen Sie auch gerne die kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack, um einen Überblick über Ihre Urlaube und Projekte zu behalten.