Einfache Beantragung des Krankenstandes
Vollautomatisierte Abrufprozesse
Entlastung für Arbeitgeber & HR
Mehrstufige Genehmigungen
Zertifiziert durch ITSG
Beratung anfordern
Der Mitarbeiter meldet seine Abwesenheit wie gewohnt im TimeTrack-System.
Sobald der Arzttermin eingetragen ist, startet TimeTrack automatisch einen Tag später den eAU-Abruf bei der Krankenkasse. Wird kein Datum hinterlegt, beginnt der Abruf automatisch spätestens am 5. Kalendertag nach der Krankmeldung, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Der Tag der ärztlichen Feststellung kann individuell in der Software festgelegt werden.
Der Datenabruf erfolgt entweder vollautomatisch (das System übernimmt den ganzen Prozess) oder manuell (mit nur einem Klick im System, optional). Versicherungsnummern und Krankenkassenzugehörigkeit werden vom System automatisch gepflegt. Kein händisches Nachpflegen notwendig.
Vollständige Entlastung für HR & Arbeitgeber: Die Personalabteilung oder andere Verantwortliche müssen nichts mehr aktiv tun. Das System kümmert sich um die fristgerechte Abfrage und Dokumentation.
Die eAU-Abfrage erfolgt in TimeTrack vollständig digital und gesetzeskonform, ganz ohne Papier, manuelle Formulare oder Fristenstress. TimeTrack übernimmt den gesamten Prozess automatisch: einen Tag nach dem Arzttermin oder, falls kein Termin hinterlegt ist, spätestens am fünften Kalendertag nach der Krankmeldung, wie gesetzlich vorgeschrieben. Alle Anfragen sind zentral einsehbar. Bei Bedarf lässt sich der Abruf auch manuell mit nur einem Klick auslösen (optional, aber nicht notwendig). So reduzieren Sie Verwaltungsaufwand auf null – und erfüllen Ihre Arbeitgeberpflichten zuverlässig und automatisiert.
Die BOA Group, ein international tätiges Industrieunternehmen, hatte bis vor Kurzem noch einen klassischen Krankmeldeprozess: Mitarbeitende reichten ihre Krankmeldungen auf Papier ein oder schickten PDF-Scans per E-Mail an HR. Teilweise erfolgte die eAU-Abfrage manuell über DATEV. Rückfragen waren an der Tagesordnung.
Mit der Einführung von TimeTrack wurde der Prozess neu aufgesetzt: zentral, automatisiert und rechtssicher. Heute tragen Mitarbeitende oder Vorgesetzte Krankmeldungen direkt im System ein. Je nach Dauer (unter oder über 3 Tagen) entscheidet HR flexibel, ob eine eAU automatisch bei der Krankenkasse abgefragt wird. Besonders bei längeren Ausfällen nutzt das HR-Team die digitale eAU-Abfrage, um Arzttermine zu verifizieren und Krankheitszeiträume direkt für die Abrechnung zu übernehmen.
Durch TimeTrack konnten Papierprozesse weitgehend abgeschafft, interne Kommunikation reduziert, HR-Abteilung entlastet und klare Abläufe geschaffen werden. Beim Onboarding unterstützte das Customer Success Team mit dem Import aller Versicherungsdaten sowie gezielter Schulung. Heute nutzt die BOA Group das volle Potenzial der eAU-Funktion
Digitale Krankschreibung abrufen
Seit dem 1. Januar 2023 wurde in Deutschland der traditionelle „gelbe Schein“ durch die elektronische AU Bescheinigung ersetzt. Diese Neuerung bedeutet, dass alle Krankheitsdaten von Arztpraxen nun digital an die Krankenversicherungen übermittelt werden. Die krankversicherten Arbeitgeber müssen diese Informationen eigenständig bei der Krankenkasse abrufen. Jedoch ermöglicht TimeTrack eine vereinfachte digitalisierte und vollautomatisierte Lösung, indem die Software selbst die relevanten Daten von der Krankenversicherung bezieht (siehe die Illustration).
✅ Vollautomatischer Ablauf – kein Klick notwendigSobald ein Arzttermin vorhanden ist, läuft der Abruf automatisch im Hintergrund.
✅ Rechtssicherheit garantiertDie Software beachtet automatisch alle gesetzlichen Fristen (z. B. 4-Tages-Regelung nach § 5 EFZG).
✅ Keine Datenpflege durch HR mehr nötigVersicherungsnummern und Krankenkasseninformationen werden zentral verwaltet und automatisch übermittelt.
✅ Individuell einstellbarDer Tag der ärztlichen Feststellung kann flexibel definiert werden – angepasst an Ihre internen Prozesse.
✅ Transparenz und NachvollziehbarkeitAlle Abrufe, Bestätigungen und Rückmeldungen sind zentral dokumentiert:
✅ Nahtlos integriert in TimeTrackKeine zusätzlichen Tools oder Exporte notwendig: die eAU-Funktion ist direkt in Ihre Zeiterfassung eingebunden.
Krankschreibungen zentral speichern und Krankmeldung mit einem Klick genehmigen! Mehr dazu
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Mit TimeTrack können Mitarbeiter ihren Krankenstand mühelos über PC, Tablet oder Smartphone melden. Die Anfrage wird unmittelbar an die zuständige Person weitergeleitet, die diese genehmigen oder ablehnen kann. Es lässt sich zudem einstellen, ob Anträge automatisch genehmigt werden oder eine manuelle Bestätigung erforderlich ist. Seit Januar 2023 müssen Arbeitnehmer in Deutschland keine Krankenscheine mehr selbst an den Arbeitgeber weiterleiten. Stattdessen erfolgt die Krankschreibung digital und wird direkt von der Krankenkasse abgerufen. Dieser Vorgang wird von TimeTrack vollständig automatisiert übernommen.
Mit TimeTrack können Sie mehrstufige (2- oder 3-stufige) Genehmigungsregeln festlegen. Wie funktioniert das genau? Bei einer 3-stufigen Genehmigung beispielsweise wird zunächst ein Erstprüfer benannt, gefolgt von einem Zweitprüfer, und abschließend einem finalen Genehmiger.
Alle Prüfer und Genehmiger werden automatisch über eingehende Abwesenheitsanträge benachrichtigt. Diese mehrstufige Struktur sorgt dafür, dass wichtige Entscheidungen auf mehreren Ebenen überprüft werden, was insbesondere bei sensiblen oder unternehmenskritischen Prozessen von großer Bedeutung ist.
Mit TimeTrack können Ihre Mitarbeiter während ihrer Krankheits- oder Abwesenheitszeiten eine Vertretung benennen. Dies bietet den Vorteil, dass andere Abteilungen, Teams oder Kollegen stets darüber informiert sind, wer die Aufgaben des abwesenden Mitarbeiters übernimmt und somit als neue Ansprechperson fungiert. Mitarbeiter, die als Vertretung eingetragen sind, erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail und haben die Möglichkeit, die Vertretungsanfrage anzunehmen oder abzulehnen.
ITSG-Zertifikat anzeigen
Der Abwesenheitskalender von TimeTrack liefert eine klare Übersicht über alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Verschiedene Arten von Abwesenheiten, wie Krankheit, Urlaub oder Home Office, sind farblich unterschiedlich markiert, was eine schnelle und einfache Identifizierung im Kalender erlaubt. Zudem kann festgelegt werden, ob die Abwesenheitseinträge für alle Mitarbeiter sichtbar sind oder die Sichtbarkeit auf bestimmte Teams, Abteilungen oder andere Gruppen eingeschränkt wird.
Die telefonische Krankschreibung ist in Deutschland seit dem 7. Dezember 2023 wieder erlaubt und dauerhaft möglich. Die telefonische Krankschreibung ermöglicht es Patienten, sich nach einem Anruf und einem Gespräch mit dem Arzt krankschreiben zu lassen. Dies ist insbesondere für leichte Erkrankungen wie grippale Infekte oder Magen-Darm-Probleme vorgesehen.
Voraussetzungen und Bedingungen:
Die Wahl der Methode (digitale oder Kranschreibung per Telefon) hängt von der Art der Erkrankung und der Situation des Patienten ab.
Wie bekomme ich eine elektronische Krankschreibung?
Für den Erhalt einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die Nutzung des „Datenaustausch eAU“-Verfahrens erforderlich. Es wird daher empfohlen, ein validiertes Entgeltabrechnungsprogramm zu verwenden. Durch die Automatisierung des Abrufprozesses mit TimeTrack kann der Arbeitgeber sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren, während die eAU-Daten zuverlässig abgerufen werden.
Wo kann ich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abrufen?
Die eAU wird über die Telematikinfrastruktur (TI) versendet. Ärzte senden die Bescheinigungen an die Krankenkassen, und von dort können Arbeitgeber die Daten abrufen. Seit 2023 ist der eAU-Abruf für Arbeitgeber verpflichtend. Eine Automatisierung des Abrufprozesses mit einer Software wie TimeTrack ermöglicht es Arbeitgebern, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, während die notwendigen Informationen zuverlässig bereitgestellt werden.
Wird die Krankschreibung automatisch an den Arbeitgeber übermittelt?
Ja, dank unserer innovativen Schnittstelle zu DATEV ist es möglich, digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen direkt von der Krankenkasse zu übernehmen. Diese Daten werden nahtlos in unsere TimeTrack Software integriert. Darüber hinaus können wir durch unser System das zuständige Personal automatisch benachrichtigen und alle ärztlichen Atteste zentral und digital speichern.
Wer schickt Krankschreibung an Arbeitgeber?
Die Krankmeldung der Mitarbeiter erfolgt nur mit einem Klick mit TimeTrack Software. Die Arztpraxis übermittelt die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse, und nach der ärztlichen Krankschreibung wird unsere Software die Krankmeldung direkt von der Krankenkasse abrufen und den Arbeitgeber darüber informieren.
Wie bekomme ich als Arbeitgeber die elektronische Krankschreibung?
Die Krankenkasse stellt Ihnen dabei die folgenden wichtigen Daten zur Verfügung: den Namen der versicherten Person sowie den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit. Unsere Software ermöglicht es Ihnen als Arbeitgeber, die Bescheinigung selbstständig abzurufen und Sie werden unmittelbar informiert, sobald die Krankschreibung in der Software eingegangen ist.
Wie schnell muss die AU beim Arbeitgeber sein?
Gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz muss eine Krankmeldung in der Regel ab dem ersten Tag der Erkrankung erfolgen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ab dem vierten Krankheitstag fällig.
