Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Inhaltsverzeichnis

• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2023
• eAU – Pflicht für Ärzte
• Krankmeldung Prozess
• eAU-Abrufprozess mit TimeTrack
• Vorteile & Nachteile der eAU
• eAU – Ausnahmen

Was ändert sich 2023 bei der Krankmeldung?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus Papierform gehört der Vergangenheit. Ab Jänner 2023 wurde Papierform durch elektronische Form, nämlich die „elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“, kurz eAU, endgültig abgelöst. Arbeitgeber können die Krankheitsmeldung direkt bei der Krankenkasse abrufen bzw. bekommen diese nicht mehr von den Mitarbeitenden. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) soll den großen Bürokratieaufwand im Gesundheitswesen und für Unternehmen minimieren.

Pilotphase der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Dass eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingeführt werden soll, ist im Bundestag bereits seit dem 18.09.2019 beschlossene Sache. Das „Bürokratieentlastunggesetz III“ wurde erlassen, um bereits zu Beginn des Jahres 2022 für die versprochene Entlastung zu sorgen.

Der verpflichtende Start für Krankenkassen und Arbeitgeber war zunächst auf den 1. Juli 2022 datiert, wurde dann doch auf den 1. Januar 2023 verschoben. Seit 01.01.2023 holen Unternehmen die Daten von den Krankenkassen ab.

Ist der Abruf der eAU Pflicht?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist für alle Ärztinnen und Ärzte in Deutschland verpflichtend. Mit der Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) wurde auch die Möglichkeit geschaffen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital zu übermitteln. Dies bedeutet, dass Ärztinnen und Ärzte die AU elektronisch an die zuständigen Krankenkassen senden können, anstatt sie auf Papier auszustellen und per Post zu verschicken.

Wie funktioniert eine eAU?

Auch in Zukunft ist der Arbeitnehmer weiterhin verpflichtet, seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich dem Arbeitgeber zu melden. Dies kann auch direkt über moderne Zeiterfassungssysteme wie TimeTrack erfolgen.  Mit der elektronischen AU sind Arbeitnehmer aber nicht mehr verpflichtet, die Bescheinigung über die Krankheit ihren Arbeitgeber weiterzuleiten. Vielmehr muss der Arbeitgeber die eAU selbst bei der Krankenkasse abrufen. Technisch funktioniert dies über ein Entgeltabrechnungsprogramm. Arbeitgeber, die über keine Entgeltabrechnungs-Software verfügen, können für den Abruf die Anwendung sv.net nutzen. So haben Arbeitgeber weniger Zettelwirtschaft, aber trotzdem die Aufgabe, ärztliche Atteste abzufragen. Damit sie sich um die Abrufung der Daten bei den Krankenkassen nicht kümmern müssen, hat die Software wie TimeTrack den eAU-Abrufprozess von der Krankenkasse voll automatisiert.

e-AU Prozess mit TimeTrack automatisieren

Wie eine normale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zeigen die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an, dass der Patient aufgrund einer Erkrankung auf eine bestimmte Zeit nicht in der Lage ist, seiner Beschäftigung nachzugehen. Die Digitalisierung der Bescheinigung ist ein zeitgemäßes Update für Ärzte mit Arztpraxen sowie für Patienten. Der Abruf einer elektronischen Arbeitsbestätigung setzt mehrere Schritte voraus. Die Automatisierung dieses Abrufprozesses durch TimeTrack bietet Arbeitgebern aber eine erhebliche Entlastung.

Schritt 1: Abwesenheit melden (Arbeitnehmer)

Der Mitarbeiter informiert den Arbeitgeber über seine Krankheit. Die Abwesenheit kann ganz einfach mit wenigen Klicks in der Software beantragt werden. Anders als zuvor sind die Arbeitnehmer nun jedoch nicht mehr dafür verantwortlich, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung persönlich an ihr Unternehmen zu übergeben.

Schritt 2: Arbeitgeber über die Krankmeldung informieren (TimeTrack)

Die zuständige Person wird automatisch über den Abwesenheitsantrag per Mail informiert.

Schritt 3: Arztbesuch (Arbeitnehmer)

Der versicherte Arbeitnehmer geht mit Symptomen wie gewohnt zur Arztpraxis. Nach durchgeführter Untersuchung stellt der Arzt eine Arbeitsunfähigkeit fest.

Schritt 4: Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit informieren (Arzt)

Die Arztpraxis meldet auf dem elektronischen Weg die Arbeitsunfähigkeit der zuständigen Krankenkasse. Die gleichen Daten, die sonst in Form von Papierbelegen festgehalten worden sind, werden nun in elektronischer Form von den Praxen an die Krankenkassen übermittelt.

Schritt 5: eAU Abruf (TimeTrack)

Die nahtlose Integration von TimeTrack mit dem Entgeltabrechnungsprogramm DATEV ermöglicht einen direkten und automatisierten Abruf elektronischer Krankschreibungen zur Krankenkasse.

Schritt 6: eAU Übermittlung (Krankenversicherung)

Die zuständige Krankenkasse übermittelt die digitale Krankschreibung (eAU) über DATEV an TimeTrack.

Schritt 7: Arbeitgeber über eAU informieren (TimeTrack)

Sobald eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung über DATEV in TimeTrack eingereicht wird, erhält der Arbeitgeber sofort eine automatische E-Mail-Benachrichtigung. Die Software ermöglicht optional auch die Zusendung des ärztlichen Attests direkt per E-Mail an den Arbeitgeber. Alle ärztlichen Bescheinigungen werden zentral in der Software gespeichert, damit der Arbeitgeber jederzeit darauf zugreifen kann.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung enthält folgende Daten:

·       Name des Beschäftigten,

·       Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,

·       Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,

·       Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung

·       Angabe zu einem möglichen Unfall (auch Arbeitsunfall) oder zu dessen Folgen

Schritt 8: Krankmeldung genehmigen (Arbeitgeber)

Die einzige Aufgabe des Arbeitgebers besteht darin, die Krankmeldung nach Erhalt der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Software mit einem einzigen Klick zu genehmigen.

Kann der Arbeitgeber eine AU ablehnen?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die von einem Arzt ausgestellt wird, hat rechtlich eine hohe Beweiskraft. Wenn den Arbeitgeber jedoch Fakten vorlegen kann, die ernsthafte und begründete Zweifel an der Krankheit des Mitarbeiters aufkommen lassen, hat er das Recht, das Attest für diesen Zeitraum abzulehnen.

Was tun wenn die elektronische AU nicht funktioniert?

Wenn der Arzt nach dem Besuch feststellt, dass die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkasse nicht funktioniert und eine Übermittlung bis zum Ende des folgenden Arbeitstags nicht möglich ist, muss der Arzt eine Ersatzbescheinigung auf dem Postweg an die Krankenkasse senden.

Digitale Krankmeldung – wer ist betroffen?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für gesetzlich Krankenversicherte bestimmt. Privatversicherte und Beihilfeberechtigte erhalten ihre Krankmeldung nach wie vor in Papierform und müssen sie an ihren Arbeitgeber sowie ihre Krankenversicherung oder Beihilfestelle senden.

– Vorteile der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll Arbeitgeber und Arbeitnehmer vom hohen bürokratischen Aufwand entlasten. Papierbescheinigungen, sog. gelbe Zettel, gehören ab sofort der Vergangenheit, weil der Arbeitgeber alle Information über die Arbeitsunfähigkeit des erkrankten Arbeitnehmers digital bekommt.

Mit der eAU ist es außerdem immer nachverfolgbar, wann diese dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurde, sodass es nicht mehr strittig sein kann, ob und wann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorlag.

– Nachteil des eAU für den Arbeitgeber:

Das Risiko von Störungen im Meldeprozess liegt ausschließlich beim Arbeitgeber. Eine Lösung dafür kann die Implementierung der Software wie TimeTrack sein, die der ganze Ablauf automatisieren und Arbeitgeber ganz entlasten kann.

Wichtige Ausnahmen: Wann keine eAU möglich ist

In diesen Fällen ist aktuell noch keine digitale Bescheinigung möglich:

• Krankheit eines Kindes (Kinderkrankengeld)
• Privat versicherte Beschäftigte
• AU-Bescheinigungen aus dem Ausland
• Minijobs in Privathaushalten

Da bei diesen Ausnahmen noch eine Vorlagepflicht besteht, erhalten die Beschäftigten jeweils einen Ausdruck für die Krankenkasse, den Arbeitgeber und sich selbst.

Auch Privatpraxen sind von dem eAU-Verfahren ausgenommen. Um eine eAU übermitteln zu können, muss die Praxis an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen.

Wichtig: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist bei Minijobs sehr wohl anwendbar.

Abwesenheiten mit TimeTrack verwalten

Mit einer intelligenten Zeiterfassungs-Software wie TimeTrack können Sie ihre Abwesenheitsverwaltung digitalisieren. So behalten Sie einen besseren Überblick über die Feiertage, Urlaubstage und zuletzt die Krankschreibungstage.  Bei TimeTrack können Sie kommende Abwesenheiten beantragen. Man kann zum Beispiel einstellen, welche Benutzer Urlaubsanfragen von anderen Mitarbeitern genehmigen können. Dieses Tool eignet sich insbesondere gut für Teamleiter. So kann neben dem Admin, auch der Teamleiter die Abwesenheiten bzw. Urlaubsanträge seiner Mitarbeiter genehmigen. Auch diese sollten sich über Regelung zur Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten gut informieren.

So wird die Abwesenheitsverwaltung leicht gemacht.

Fazit

Die Übermittlung der AU-Bescheinigung erfolgt seit Januar 2023 digital. Die Einführung der digitalen Krankenschreibung eliminiert den Papieraufwand für Arbeitnehmer sowohl als auch Arbeitgeber. Die Arbeitnehmer müssen nun nicht mehr eine Papiermeldung dem Arbeitgeber vorlegen. Allerdings sind Arbeitnehmer immer noch dazu verpflichtet, ihren Arbeitgebern über ihre Meldung Bescheid zu geben. Mit einer digitalen Lösung wie TimeTrack können Arbeitnehmer ganz einfach ihre Krankmeldungen eintragen und Arbeitgeber den ganzen Abrufprozess automatisieren.