eAU Konfigurieren

In Ihrem Konto in TimeTrack können Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) konfigurieren. Die eAU-Schnittstelle ist ein Werkzeug, das Ihnen ermöglicht, gekennzeichnete Abwesenheiten automatisch zu übernehmen, deren Status zu prüfen und die eAU zum richtigen Zeitpunkt bei den Krankenkassen abzurufen.

Damit die eAU-Anbindung reibungslos funktioniert, müssen alle notwendigen Felder korrekt und vollständig gepflegt sein. Sobald die Funktion durch das Support-Team freigeschaltet wurde, können Sie die Konfiguration selbst verwalten.

Anleitungsvideo

Hier folgt die schriftliche Erklärung, wie Sie die eAU in TimeTrack Schritt für Schritt einstellen und nutzen können:

eAU Konfigurieren Step 1

1. Aktivierung der Schnittstelle

Um die eAU-Abfrage nutzen zu können, muss die Funktion zunächst durch das Support-Team freigeschaltet werden. Solange die Schnittstelle nicht aktiv ist, wird Ihnen im System ein gelber Hinweis angezeigt. Nach der Freischaltung können Sie die Konfiguration bearbeiten, indem Sie zu Einstellungen → Allgemein → Integration → eAU navigieren.

2. Notwendige Grundeinstellungen

Bevor Abfragen durchgeführt werden können, müssen die Unternehmensdaten hinterlegt werden:

  • Betriebsnummer: Tragen Sie die Betriebsnummer Ihres Unternehmens ein.
  • Zuweisung: Ordnen Sie jedem Mitarbeiter die entsprechende Betriebsnummer zu, damit die Abfrage korrekt durchgeführt werden kann.
  • Ansprechperson (Optional): Sie können optional eine Kontaktperson hinterlegen, damit die Krankenkasse bei Rückfragen direkt Kontakt aufnehmen kann.
eAU Konfigurieren STep 3

3. Abwesenheitstyp konfigurieren

Damit das System weiß, für welche Abwesenheiten eine eAU erforderlich ist, muss ein entsprechender Typ eingerichtet werden:

  • Navigieren Sie zu Einstellungen → Arbeitszeiterfassung → Abwesenheiten → Abwesenheitstypen und erstellen Sie einen neuen Typ.
  • Aktivieren Sie die Checkbox „eAU aktiviert“.
  • Aktivieren Sie „Tag der ärztlichen Feststellung“. Es wird empfohlen, hier den 4. Tag zu hinterlegen.

4. Pflege der Mitarbeiterdaten

Für eine erfolgreiche Abfrage müssen die Versicherungsdaten unter Datenverwaltung → Benutzer für jeden Mitarbeiter korrekt gepflegt sein:

  • Geburtsdatum
  • Versicherungsnummer der Krankenkasse
  • Versicherungsstatus: Eine Abfrage ist nur möglich, wenn eine gesetzliche Krankenkasse ausgewählt ist
  • Betriebsnummer: Diese kann bei Bedarf standortbezogen (z. B. bei Filialen) angepasst werden.

Achtung: Wird die Option „Privat“ beim Versicherungsstatus gewählt, ist keine eAU-Abfrage möglich.

eAU konfigurieren Step 4

5. eAU-Anfrage abschicken

Sobald die Stammdaten korrekt sind, können Anfragen gestellt werden:

  1. Erstellen Sie unter Arbeitszeiterfassung → Urlaub / Abwesenheit → Anträge einen neuen Antrag mit dem konfigurierten eAU-Abwesenheitstyp.
  2. Die Anfrage kann anschließend über den Reiter „eAU-Anfragen“ abgesendet werden.
  3. Der aktuelle Status sowie die Rückmeldung der Krankenkasse sind direkt im System einsehbar

6. Automatisierung via Workflow

Um den Prozess zu automatisieren, richten Sie einen periodischen Workflow ein:

  • Navigieren Sie zu Datenverwaltung → Workflows und legen Sie einen neuen Workflow an.
  • Wählen Sie als Trigger „Periodisch“ (z. B. täglich um 09:00 Uhr).
  • Wählen Sie die Aktion „eAU Abfragen ausführen“.
  • Der Workflow versendet dann automatisch neue Anträge und ruft regelmäßig die Rückmeldungen ab.
polina

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