Ein Unternehmen mit mehreren Standorten nutzte bereits Personio als zentrales HR- und Lohnsystem, suchte jedoch nach einer professionellen Lösung zur Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Mit der Einführung von TimeTrack konnte das Unternehmen seine Prozesse effizient erweitern und beide Systeme nahtlos miteinander verbinden, für eine automatische Synchronisation von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stammdaten.

Kundenbedürfnisse:

Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass die neu eingeführte Zeiterfassung mit TimeTrack vollständig mit Personio zusammenarbeitet.

Ziel war eine Lösung, bei der sämtliche Zeitdaten aus TimeTrack automatisch nach Personio übertragen werden, ohne dass manuelle Exporte notwendig sind. Gleichzeitig sollte der Datenaustausch auch umgekehrt funktionieren: Änderungen in Personio, etwa neue Mitarbeitende, Abteilungswechsel oder angepasste Arbeitszeitmodelle sollten automatisch in TimeTrack übernommen werden.

Besonders wichtig war dabei, dass die Integration auch komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Gesellschaften unterstützt und Daten konsistent, sicher und nachvollziehbar verarbeitet werden.

Die Anforderungen im Überblick:

Automatische Synchronisation zwischen TimeTrack und Personio
Synchronisieren von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projektzeiten
Optionale bidirektionale Stammdatensynchronisation
Manueller oder automatischer Datenaustausch
Unterstützung mehrerer Gesellschaften und Mandanten
Flexible Konfigurationsmöglichkeiten je nach HR-Prozess
Einheitliche Datenbasis für HR, Zeiterfassung und Lohnabrechnung

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Die Umsetzung mit TimeTrack

Mit der TimeTrack–Personio-Integration wurde eine intelligente, vollständig automatisierte Schnittstelle geschaffen.
Die Synchronisation erfolgt je nach Bedarf manuell oder automatisch, sodass Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projektzeiten aus TimeTrack jederzeit aktuell in Personio verfügbar sind.

Stammdaten wie Name, Abteilung, Beschäftigungsgrad oder Arbeitszeitmodell werden in beide Richtungen synchronisiert. Dadurch bleiben beide Systeme automatisch auf dem neuesten Stand, unabhängig davon, ob Änderungen in TimeTrack oder in Personio vorgenommen werden.

Das Unternehmen nutzt die Integration in folgender Standardkonfiguration:

Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden in TimeTrack erfasst und automatisch an Personio übertragen.
Projektzeiten aus TimeTrack werden als Anwesenheiten in Personio angezeigt.
Stammdaten werden regelmäßig synchronisiert, um Konsistenz über alle Gesellschaften hinweg sicherzustellen.

Mit dieser Lösung konnte das Unternehmen den manuellen Aufwand erheblich reduzieren, Doppelerfassungen vermeiden und eine durchgängige Datenbasis für HR, Zeiterfassung und Lohnabrechnung schaffen.