Warum Personio + TimeTrack?
10 Schritte
- Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl ein Konto bei TimeTrack als auch bei Personio haben.
- Melden Sie sich bei Personio an und gehen Sie zu Einstellungen > Integration > API-Zugriffdaten.
- Klicken Sie auf „Neue Zugriffsdaten generieren“ und geben Sie einen Namen für die Integration ein, z. B. „TimeTrack Integration“. Wählen Sie die Option „Andere“ für die Integration aus.
- Kreuzen Sie alle personenbezogenen Daten an und wählen Sie die Mitarbeiterattribute aus, die über die Personio-App über die API an externe Systeme übertragen werden sollen. Die Mitarbeiterattribute können Sie selber definieren bzw. hinzufügen.
- Nachdem Sie dies getan haben, werden Ihnen Ihre API-Zugriffsdaten angezeigt.
- Kopieren Sie Ihre Kunden-ID und Ihren API-Secret und klicken Sie auf „Speichern“.
7. Loggen Sie sich im TimeTrack ein und gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Integration > Personio
8. Klicken Sie auf „Personio konfigurieren“ . Geben Sie die Daten (Kunden ID und Secret Code) ein.
9. Benutzerverknüpfung
Sie können Personio-Benutzer entweder manuell oder automatisch in TimeTrack importieren.
- Automatischer Import: Alle Benutzer aus ausgewählten Gesellschaften werden samt relevanter Stammdaten (z. B. Arbeitszeitmodell, Pausenregelung) übernommen.
- Manueller Import: Sie wählen gezielt aus, welche Benutzer importiert werden sollen, mit Filtermöglichkeiten nach Gesellschaften.
Wenn ein Benutzername oder eine E-Mail-Adresse bereits in TimeTrack vorhanden ist, wird der Benutzer automatisch verknüpft. Fehlt eine E-Mail-Adresse in Personio, wird eine Beispieladresse erstellt, die Sie später anpassen können.
Beim Import werden die Stammdaten aus Personio übernommen, darunter z. B.:
- Name, Geburtsdatum
- Arbeitszeitmodell
- Feiertagsplan
- Pausenregelungen
- Urlaubsanspruch
- Zuschlagsmodell
- Weitere in Personio gepflegte benutzerspezifische Daten
10. Ihr TimeTrack Account ist jetzt mit Personio verbunden.
Synchronisation durch Workflows
Die Daten-Synchronisation von Abwesenheiten und Anwesenheiten kann zwischen Systemen flexibel per Workflow eingerichtet werden z. B.:
- stündlich
- täglich
- zum Monatsende
Diese Zeitintervalle lassen sich individuell definieren, je nach Bedarf des Unternehmens.
Abwensenheiten Sync
Im System können Sie festlegen, ob Abwesenheiten aus TimeTrack nach Personio exportiert oder von Personio nach TimeTrack importiert werden sollen – abhängig davon, welches System Sie als führend für die Abwesenheitsverwaltung verwenden. Dabei wählen Sie die entsprechenden Abwesenheitstypen beider Systeme aus und verknüpfen diese miteinander. Nach Abschluss der Konfiguration wird automatisch ein Workflow erstellt, der eine korrekte und kontinuierliche Synchronisation der Daten zwischen den Systemen sicherstellt.
Zuschläge für Personio Payroll exportieren
Für die Lohnabrechnung berechnet TimeTrack alle Zuschläge – tariflich, individuell oder mehrstufig – automatisch und stellt sie exportfertig für Personio Payroll bereit. So übernehmen Sie die fertigen Werte direkt, ohne in Personio manuell nachzurechnen.
- Automatische Berechnung: TimeTrack ermittelt Nacht-, Sonntags-, Feiertags- und Mehrarbeitszuschläge anhand Ihrer definierten Regeln.
- Export: Im Berichtswesen exportieren Sie die Zuschläge pro Mitarbeiter und Zeitraum als PDF oder Excel.
- Übernahme in Personio: Die exportierten Werte übernehmen Sie direkt in Personio Payroll für die Abrechnung.
Haben Sie Fragen?
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Kontaktieren Sie Polina aus unserem Support Team: