Geofencing für die mobile Zeiterfassung
Bedarfsanzeige im Dienstplan
Schichtmonitor in Echtzeit
Freiwilliger Urlaub
Geofencing: Stempeln nur am richtigen Standort
Mit Geofencing lässt sich das Ein- und Ausstempeln über die mobile App an einen geografischen Bereich binden. Sie definieren einen Radius rund um Ihren Standort, zum Beispiel 100 Meter um das Büro, und legen fest, für welche Mitarbeiter oder Rollen die Regel gilt. Stempelt jemand außerhalb dieses Bereichs, wird die Erfassung blockiert.
Weil sich pro Standort mehrere Bereiche anlegen lassen, funktioniert das auch bei größeren Liegenschaften mit mehreren Zugängen: Für ein Gebäude mit drei Eingängen definieren Sie einfach drei Geofences, gestempelt werden darf dann an jedem der freigegebenen Bereiche, aber nicht dazwischen oder außerhalb.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Betrieb möchte sicherstellen, dass Mitarbeiter sich nur tatsächlich vor Ort ein- und ausstempeln und nicht schon auf dem Weg zur Arbeit. Mit einem Geofence von 50 Metern um den Betriebsstandort ist die mobile Erfassung nur noch innerhalb dieses Bereichs möglich – ohne dass jemand die Zeiten manuell kontrollieren muss.
Pfad in der Software:
Einstellungen → Arbeitszeiterfassung → → Geofencing anlegen
Bedarfsanzeige: Über- und Unterbesetzung auf einen Blick
Mit der neuen Bedarfsanzeige hinterlegen Sie pro Schicht, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, zum Beispiel fünf Personen in der Frühschicht. Der Dienstplan gleicht diesen Bedarf laufend mit der tatsächlichen Besetzung ab und zeigt farblich an, wo Schichten korrekt besetzt, überbesetzt oder unterbesetzt sind.
So werden Personallücken sichtbar, bevor sie zum Problem werden: Ist eine Schicht rot markiert, fehlt Personal; eine überbesetzte Schicht deutet dagegen auf ungenutzte Kapazität hin, die sich anderweitig einplanen lässt.
Ein Beispiel aus der Praxis: In der Nachtschicht werden vier Mitarbeiter benötigt, eingeplant sind aber nur drei. Der Dienstplan markiert die Schicht sofort als unterbesetzt, sodass die Planung reagieren und rechtzeitig nachbesetzen kann, statt die Lücke erst am Schichttag zu bemerken.
Pfad in der Software:
Personaleinsatzplanung → Kalender → Einstellungen → Bedarfsanzeige aktivieren
Schichtmonitor: laufende Schichten in Echtzeit
Der Schichtmonitor ist ein neues Echtzeit-Dashboard für den aktuellen Tag. Auf einen Blick sehen Sie den Status aller laufenden Schichten: wer pünktlich erschienen ist, wer sich verspätet hat, wer gar nicht gekommen ist, wer länger arbeitet als geplant und wer in einem anderen Arbeitsbereich eingeplant ist als vorgesehen.
Damit haben Schichtleiter und Planung den Betrieb jederzeit im Griff, ohne mehrere Ansichten durchsuchen zu müssen. Abweichungen fallen sofort auf und können direkt geklärt werden.
Ein Beispiel aus der Praxis: Zu Schichtbeginn zeigt der Monitor, dass ein Mitarbeiter der Frühschicht noch nicht gestempelt hat. Die Schichtleitung sieht die Verspätung in Echtzeit und kann sofort nachfragen oder umdisponieren.
Pfad in der Software:
Personaleinsatzplanung → Kalender → Schichtmonitor
Freiwilliger Urlaub: zusätzlichen Urlaub sauber abbilden
Über die Kontingentregeln lässt sich jetzt freiwilliger Urlaub abbilden, also zusätzliche Urlaubstage, die ein Unternehmen über den gesetzlichen Anspruch hinaus freiwillig gewährt. Diese Tage zählen zum gesetzlichen Urlaub hinzu und werden wie regulärer, bezahlter Urlaub behandelt.
Der Unterschied zeigt sich vor allem beim Austritt eines Mitarbeiters: Für den freiwillig gewährten Urlaub gilt eine eigene Rundungsregelung, sodass der anteilige Resturlaub korrekt und nachvollziehbar berechnet wird.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitenden zusätzlich zum gesetzlichen Anspruch drei weitere Urlaubstage pro Jahr. Diese werden als freiwilliger Urlaub hinterlegt, zum Gesamtanspruch addiert und ganz regulär beantragt und genehmigt – inklusive korrekter Berechnung bei einem unterjährigen Austritt.
Pfad in der Software:
Einstellungen→ Arbeitszeiterfassung → Kontingentregeln (Urlaubsmodelle) → neue Regel → Freiwilliger Urlaub
Während meines Masterstudiums im E-Commerce beschäftige ich mich mit digitaler Markenkommunikation, Nutzerverhalten, SEO und modernen Online-Marketing-Strategien. Bei TimeTrack nutze ich dieses Wissen für SEO-optimierte Inhalte, die Weiterentwicklung der Produktkommunikation und die Analyse von Digitalisierungstrends. Zudem bringe ich Erfahrung in Zeitmanagement-Themen, fundierter Recherche und der verständlichen Aufbereitung komplexer Arbeitsweltthemen mit.
