Use Case: Altersbedingten Urlaub automatisch berechnen

Zusatzurlaub nach Alter ohne Excel
Altersgrenzen einmal als Regel hinterlegen – Zusatztage entstehen automatisch.

Jugendliche, Ältere und Standorte korrekt abgebildet
Unterschiedliche Vorgaben für Auszubildende, Mitarbeitende ab 60 und Auslandsstandorte in einem System.

Gesetzlicher und freiwilliger Urlaub getrennt
Freiwillige Zusatztage werden separat geführt, der gesetzliche Anspruch bleibt sauber nachvollziehbar.

Kontakt aufnehmen

Das Szenario

Ein metallverarbeitender Betrieb mit 260 Mitarbeitenden produziert an einem Hauptwerk in Deutschland und einer kleineren Niederlassung in der Schweiz.

Jedes Jahr beginnen rund 15 Auszubildende, einige davon sind noch keine 18 Jahre alt. Gleichzeitig ist ein großer Teil der Belegschaft über 55. Laut Betriebsvereinbarung erhalten Mitarbeitende ab 60 Jahren zwei zusätzliche Urlaubstage.

In der Schweizer Niederlassung haben Mitarbeitende bis zum vollendeten 20. Lebensjahr Anspruch auf fünf statt vier Wochen Urlaub. Dazu kommen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Mitarbeitende und einzelne freiwillige Urlaubstage, die die Geschäftsführung gewährt.

Die Herausforderung: Geburtstage im Blick behalten, Regeln je Standort und gemischte Urlaubskonten

Bisher pflegt die Personalabteilung den Urlaubsanspruch in einer Excel-Liste. Zusatztage werden einmal im Jahr manuell nachgetragen, sofern jemand daran denkt.

Das Ergebnis in der Praxis:

  • Wer im Laufe des Jahres eine Altersgrenze überschreitet, erhält die Zusatztage verspätet oder gar nicht
  • Bei Auszubildenden unter 18 wird der höhere Mindesturlaub nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz übersehen, wenn die Liste nicht aktuell ist
  • Für den Schweizer Standort gelten andere Regeln, die in derselben Datei mit Sonderspalten abgebildet werden
  • Freiwillige Urlaubstage landen im selben Topf wie der gesetzliche Anspruch und sind später nicht mehr auseinanderzuhalten
  • Rückfragen von Mitarbeitenden oder Betriebsrat lassen sich nur mit manueller Recherche beantworten

Für die Personalleitung heißt das: Der Urlaubsanspruch hängt an einer Person und einer Datei, Fehler fallen erst bei Beschwerden auf, und eine rechtssichere Dokumentation ist kaum möglich.

So funktioniert die Umsetzung mit TimeTrack in der Praxis 

Stammdaten, Anspruchsregeln und Urlaubskonten laufen in TimeTrack in einem System:

Geburtsdatum als Grundlage: Das Geburtsdatum ist in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt, bei der Einführung per Import für alle Mitarbeitenden auf einmal. Damit hat das System alles, was es für die altersabhängige Berechnung braucht.

Zusatzurlaub nach Alter als Regel: Die Personalabteilung legt fest, ab oder bis zu welchem Alter wie viele Zusatztage gelten, etwa zwei Tage ab 60 laut Betriebsvereinbarung. TimeTrack berechnet den Anspruch automatisch und passt ihn an, sobald jemand eine Altersgrenze überschreitet.

Mehrere Anspruchsregeln kombinieren: Neben dem Alter berücksichtigt TimeTrack auch Betriebszugehörigkeit und Schwerbehinderung. Treffen mehrere Regeln auf eine Person zu, setzt sich der Gesamtanspruch automatisch zusammen, ohne Sonderspalten oder Nebenrechnungen.

Regeln je Standort und Gruppe: Für die Schweizer Niederlassung gilt ein eigenes Urlaubsmodell mit den dortigen Vorgaben, etwa fünf Wochen Urlaub bis zum vollendeten 20. Lebensjahr. Über Abwesenheitsgruppen sieht jeder Standort nur die Abwesenheitsarten, die für ihn gelten.

zusaetzlicher_urlaub_altersbediengt

Freiwilliger Urlaub separat geführt: Gewährt die Geschäftsführung einer Mitarbeiterin vier zusätzliche freiwillige Urlaubstage, werden diese getrennt vom gesetzlichen Anspruch im Urlaubskontingent hinterlegt. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, welcher Teil gesetzlich und welcher freiwillig ist.

Anteilige Ansprüche bei Ausbildungsbeginn: Beginnen Auszubildende am 1. September, berechnet TimeTrack den Anspruch für das laufende Jahr automatisch anteilig. Bruchteile werden auf halbe oder ganze Tage gerundet.

Transparenz für Mitarbeitende: Beim Urlaubsantrag sehen Mitarbeitende direkt, wie viele Tage ihnen noch zustehen. Die Urlaubsübersicht zeigt beantragte, geplante, verbrauchte und offene Tage, und Rückfragen an die Personalabteilung gehen deutlich zurück.

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

  • Kein Zusatztag geht verloren: Altersgrenzen werden automatisch erkannt, Ansprüche entstehen genau dann, wenn sie fällig sind.
  • Gesetzliche Vorgaben sauber abgebildet: Jugendarbeitsschutz, Schwerbehinderung und standortspezifische Regeln laufen über hinterlegte Regeln statt über Erinnerungen.
  • Mehrere Länder, ein System: Deutschland und Schweiz werden mit eigenen Urlaubsmodellen abgebildet, ohne Parallelstrukturen in Excel.
  • Gesetzlich und freiwillig klar getrennt: Freiwillige Urlaubstage sind jederzeit vom gesetzlichen Anspruch unterscheidbar, auch bei Verfall und Abgeltung.
  • Nachvollziehbar für Betriebsrat und Prüfung: Jeder Anspruch lässt sich auf die zugrunde liegende Regel zurückführen.

Ihr Nutzen als Unternehmen

Check Check

Automatische Ansprüche

Zusatzurlaub nach Alter, Betriebszugehörigkeit und Schwerbehinderung entsteht ohne manuelle Pflege.

Check Check

Rechtssichere Dokumentation

Jeder Urlaubstag ist einer Regel zugeordnet und jederzeit nachvollziehbar.

Check Check

Standortübergreifend korrekt

Unterschiedliche Vorgaben je Land und Standort werden in einem System abgebildet.

Check Check

Weniger Rückfragen

Mitarbeitende sehen ihren aktuellen Anspruch selbst in Web und App.

Kontaktieren Sie uns!

Jetzt kostenlose Beratung sichern

    Passendes Paket finden

    Entdecken Sie weitere Use Cases:

    Von Nutzern empfohlen.  Mehrfach ausgezeichnet.

    Trusted Testsiegel
    provenexpert-bewertungssiegel
    tekpon-siegel
    SaaSworthy Siegel
    Software Advice, Capterra, and GetApp review badges with 4.5-star ratings.