Verpflegungspauschalen automatisch berechnet
Belege per App fotografieren & speichern
Echtzeit-Sichtbarkeit für HR & Buchhaltung
PDF- & Excel-Export inkl. DATEV-Integration
Offline-fähige App für Außendienst & Montage
Reisezeit automatisch auf Sollarbeitszeit begrenzen
Vorteile
Automatische Pauschalenberechnung
Verpflegungsmehraufwand wird nach gesetzlichen Vorgaben automatisch berechnet – kein manueller Aufwand.
Belegerfassung per Smartphone
Quittungen direkt per App fotografieren und speichern – kein Papier, kein Verlust.
Digitaler Genehmigungsworkflow
HR prüft und genehmigt Berichte digital – mit Audit Trail und automatischer Hierarchiezuweisung.
DATEV-Export & Buchhaltung
Genehmigte Berichte als PDF oder Excel exportieren – direkt DATEV-kompatibel.
Reisezeit automatisch deckeln
Reisezeit wird automatisch auf die Sollarbeitszeit begrenzt – gesetzeskonform und ohne Korrekturen.
Offline-fähig & überall nutzbar
iOS, Android oder Web – Ausgaben erfassen auch ohne Internetverbindung, automatische Synchronisation.
Geschäftsreisen bringen zahlreiche Ausgaben mit sich: Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegung, Parkgebühren. Die TimeTrack Reisekosten-App macht es Mitarbeitern leicht, alle Ausgaben sofort zu erfassen – per Smartphone, direkt vor Ort.
Jeder Eintrag wird automatisch gespeichert und der passenden Kostenart zugeordnet. Häufig verwendete Ausgabentypen schlägt die Software beim nächsten Eintrag automatisch vor. So entsteht eine vollständige Grundlage für die anschließende Berichterstellung – ohne Nacharbeit und ohne vergessene Belege.
Die erfassten Reisekosten lassen sich direkt mit Projektzeiten und Projektabrechnung verknüpfen – eine Plattform für alle abrechnungsrelevanten Daten.
Das Reisekostenabrechnung Tool von TimeTrack ermöglicht es, alle Ausgaben digital zu erfassen. Die Berechnung der Beträge für den Verpflegungsmehraufwand erfolgt automatisch. TimeTrack Software berechnet automatisch die Verpflegungspauschalen, Abzüge für Frühstück, Mittagessen oder Abendessen. Das erspart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Papier- und Verwaltungsaufwand.
Verpflegungsmehraufwand entsteht automatisch, ohne manuelle Berechnung. TimeTrack erkennt Start und Ende der Dienstreise und berechnet die Verpflegungspauschalen auf Basis der Reisedauer nach den gesetzlich geltenden Vorgaben.
Abzüge für gestellte Mahlzeiten, Frühstück, Mittagessen oder Abendessen, werden dabei korrekt berücksichtigt. Das reduziert Fehler in der Abrechnung und spart HR-Teams erheblichen Verwaltungsaufwand.
Die berechneten Pauschalen fließen direkt in den Reisekostenbericht ein – als Grundlage für den Genehmigungsworkflow und den anschließenden DATEV-Export.
Jede Dienstreise bringt Spesen mit sich. Statt Papierbelege zu sammeln und später einzuscannen, fotografieren Mitarbeiter Quittungen direkt in der TimeTrack App – Betrag eingeben, Foto machen, fertig.
Der Beleg wird automatisch dem Ausgabeneintrag zugeordnet und in der Cloud gespeichert. Kein Beleg geht mehr verloren, egal wo sich der Mitarbeiter gerade befindet.
Arbeitgeber sehen alle angefallenen Kosten in Echtzeit in der Web-Anwendung, noch während der Mitarbeiter auf Dienstreise ist. Das ermöglicht eine lückenlose Kostenkontrolle ohne Wartezeit.
TimeTrack erkennt Start und Ende der Dienstreise automatisch. Auf Basis der Reisedauer wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet – inklusive aller angefallenen Ausgaben im gewählten Zeitraum. Reisezeit lässt sich dabei automatisch auf die tägliche Sollarbeitszeit deckeln, damit die Abrechnung immer im gesetzlichen Rahmen bleibt.
Das reduziert manuelle Korrekturen und verhindert Fehler, die bei händischer Erfassung entstehen. Die Ergebnisse fließen direkt in den Reisekostenbericht ein – als Grundlage für die Freigabe durch HR und die Übergabe an die Buchhaltung über das integrierte Berichtswesen.
Das IT-Team von TimeTrack begleitet Sie beim ersten Einrichtungstermin und stellt alle benötigten Module gemeinsam mit Ihnen ein. Danach steht das Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Mitarbeiter erstellen ihren Reisekostenbericht direkt in TimeTrack und leiten ihn digital an die Personalabteilung weiter. HR prüft die Ausgaben und genehmigt oder lehnt den Bericht ab. Nach der Freigabe sind die Einträge gesperrt, das schafft einen lückenlosen Audit Trail und verhindert nachträgliche Änderungen.
Genehmigte Berichte werden automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet und dort zur Erstattung verarbeitet. Der gesamte Prozess läuft digital.
Der Bericht lässt sich als PDF oder Excel exportieren, inklusive aller gespeicherten Belege. Die Übergabe an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme erfolgt direkt über die integrierten Schnittstellen.
Was ist eine Reisekostenabrechnung Software?
Eine Reisekostenabrechnung Software digitalisiert die Erfassung, Berechnung und Genehmigung von Reisekosten auf Dienstreisen. Sie ersetzt manuelle Excel-Tabellen und Papierbelege durch eine zentrale App, die Verpflegungspauschalen automatisch berechnet, Belege speichert und Genehmigungsworkflows abbildet.
Wie mache ich Reisekostenabrechnung?
Zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung in Deutschland müssen zunächst alle relevanten Belege gesammelt werden. Anschließend werden die Kosten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufgeführt und summiert. Die Abrechnung erfolgt dann beim Arbeitgeber oder der zuständigen Abteilung gemäß den internen Richtlinien und dem geltenden Steuerrecht.
Wird der Verpflegungsmehraufwand von der Reisekostenabrechnung Software berechnet?
Ja, die Software berechnet, wie lang der Mitarbeiter auf der Dienstreise war und die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands erfolgt automatisch.
Können Mitarbeiter die Reisekosten direkt an ihrem Smartphone erfassen?
Ja, die Mitarbeiter können die Ausgaben direkt am Smartphone erfassen. Die cloud-basierte Software synced an allen Geräten, somit hat der Arbeitgeber automatisch die selben Daten in seinem Account.
Erfolgt auch die Spesenabrechnung in der Software?
Ja, die Spesenabrechnung wird auch von der Software durchgeführt.
Wie werden Verpflegungspauschalen automatisch berechnet?
TimeTrack erkennt Start und Ende der Dienstreise automatisch. Auf Basis der Reisedauer berechnet die Software den Verpflegungsmehraufwand nach den gesetzlich geltenden Tagespauschalen – inklusive Abzügen für gestellte Mahlzeiten. Manuelle Berechnung entfällt vollständig.
Wie werden die Pauschalen für Auslandsreisen festgelegt?
Die Pauschalen für Auslandsreisen werden jährlich von dem Bundesfinanzministerium bestimmt.
Wann ist Reisezeit keine Arbeitszeit?
In Deutschland gilt Reisezeit als Arbeitszeit, wenn sie im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt und dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Erholung oder zur eigenen Gestaltung genommen wird. Wenn die Reisezeit jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeiten liegt und der Arbeitnehmer währenddessen keine dienstlichen Aufgaben erledigt, kann sie als Freizeit gelten.
Wie berechnet man die Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung in Deutschland erfolgt in der Regel auf Basis von Belegen und gesetzlichen Vorgaben. Dabei werden Kosten für Unterkunft, Verpflegung, An- und Abreise sowie andere Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen, erfasst und entsprechend den steuerlichen Vorgaben abgerechnet.
Kann ich Reisekostenberichte direkt an DATEV oder die Buchhaltung übergeben?
Ja. Genehmigte Reisekostenberichte lassen sich als PDF oder Excel exportieren und direkt an die Buchhaltung weiterleiten. TimeTrack unterstützt außerdem die Integration mit DATEV, was eine direkte Übergabe von Spesendaten ermöglicht.
Funktioniert die App auch offline – also ohne Internetverbindung unterwegs?
Ja, die TimeTrack Reisekosten-App funktioniert auch offline. Ausgaben können während der Reise erfasst werden und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Das ist besonders relevant für Außendienst- oder Montageteams in abgelegenen Regionen.
