Reiseanträge vorab planen & genehmigen
Verpflegungspauschalen automatisch berechnen
Spesen & Belege per App erfassen – auch offline
Privat & Firmenkarte getrennt abrechnen
Reisekosten auswerten nach Mitarbeiter & Zielort
PDF-, Excel- & DATEV-Export für die Buchhaltung
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Vorteile
Reiseanträge & Genehmigung
Dienstreisen und geplante Kosten vorab erfassen, digital einreichen und über individuelle Genehmigungsstufen freigeben.
Automatische Pauschalenberechnung
Verpflegungsmehraufwand und Tagegelder automatisch berechnen – inklusive länderspezifischer Pauschalen, Mahlzeitenabzügen und prozentualen Abzugsregeln.
Spesenabrechnung per App
Spesen und Belege direkt auf der Dienstreise per Smartphone erfassen – auch offline, mit optionaler Belegpflicht je Ausgabenart.
Privat & Firmenkarte trennen
Privat ausgelegte Beträge und Zahlungen mit der Firmenkreditkarte im Bericht getrennt auswerten – so ist sofort klar, was erstattet werden muss.
Reisekosten-Berichtswesen
Reisekosten nach Mitarbeiter, Zahlungsart oder Zielort auswerten und Pauschalen, Abzüge und Spesen nachvollziehen.
DATEV-Export & Buchhaltung
Reisekosten als PDF inklusive Belege oder Excel exportieren – mit Konten, Steuersätzen und flexiblen Sortierungen für die Buchhaltung.
Mit TimeTrack beginnt der digitale Reisekostenprozess bereits vor der eigentlichen Dienstreise.
Mitarbeiter können einen Reiseantrag erstellen, die geplante Reise erfassen und die voraussichtlichen Kosten und Spesen hinterlegen. Dadurch ist bereits vor Reisebeginn ersichtlich, mit welchen Gesamtkosten zu rechnen ist.
Der Reiseantrag wird anschließend digital zur Genehmigung weitergeleitet.
Dienstreisen verursachen unterschiedlichste Kosten: Fahrtkosten, Hotels, Verpflegung, Parkgebühren, Tickets oder sonstige Spesen.
Mit der TimeTrack Reisekosten-Software erfassen Mitarbeitende diese Ausgaben direkt unterwegs per Smartphone.
Jede Ausgabe wird gespeichert und der passenden Ausgabenart zugeordnet. Belege können fotografiert und unmittelbar zur jeweiligen Ausgabe hochgeladen werden.
Häufig verwendete Ausgabenarten lassen sich schnell erneut auswählen. Dadurch wird die Reisekostenerfassung auch bei vielen Einzelbelegen übersichtlich und effizient.
Die erfassten Reisekosten können zusätzlich mit Kunden, Projekten und Projektzeiten verknüpft werden. Dadurch lassen sich Zeiterfassung, Projektabrechnung und Reisekostenerfassung in einer gemeinsamen Plattform abbilden.
Jede Ausgabe wird in TimeTrack einer Ausgabenart zugeordnet. Für jede Ausgabenart können unter anderem eine eigene Bezeichnung, ein Standard-Steuersatz und ein Konto hinterlegt werden. Das hinterlegte Konto kann für den späteren DATEV-Export und die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung genutzt werden.
Ausgabenarten lassen sich bestimmten Kunden oder Projekten zuweisen. Dadurch sehen Mitarbeiter bei der Erfassung nur jene Ausgabenarten, die für den jeweiligen Anwendungsfall relevant sind. Fehlzuordnungen können dadurch reduziert werden. Über Benutzerzuweisungen lässt sich zusätzlich steuern, welche Mitarbeiter bestimmte Ausgabenarten verwenden dürfen. Mit der Option „Beleg erforderlich“ legen Unternehmen fest, dass eine Ausgabe nur gespeichert werden kann, wenn ein entsprechender Beleg hinterlegt wurde.
Ein einzelner Beleg kann mehrere steuerlich unterschiedlich behandelte Positionen enthalten. Beispielsweise kann eine Restaurantrechnung Speisen und Getränke mit unterschiedlichen Steuersätzen enthalten.
TimeTrack ermöglicht es, eine Ausgabe in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen aufzuteilen.
Der Bruttobetrag wird erfasst und die jeweiligen Steuersätze den Positionen zugewiesen.
Im Reisekostenbericht werden anschließend die entsprechenden Netto- und Steuerbeträge sowie die Gesamtsumme dargestellt. Dadurch erhält die Buchhaltung strukturierte Daten für die weitere Verarbeitung.
TimeTrack berechnet Verpflegungspauschalen anhand von Reisedauer, Reiseziel und den hinterlegten Reisekostenregeln. Start und Ende der Dienstreise bilden dabei die Grundlage für die Berechnung. Unternehmen können unterschiedliche Reisekostenmodelle hinterlegen, beispielsweise für verschiedene Länder oder interne Regelungen.
Ein Reisekostenmodell kann unter anderem enthalten:
Wählt ein Mitarbeiter beim Erfassen der Reise das Zielland aus, wird automatisch das passende Reisekostenmodell angewendet.
Werden während einer Dienstreise Mahlzeiten bereitgestellt, können entsprechende Abzüge direkt berücksichtigt werden. Die Abzüge werden je Reisetag erfasst und bleiben nachträglich nachvollziehbar und anpassbar. Damit ist transparent ersichtlich, wie sich die jeweilige Tagespauschale zusammensetzt.
Nach der Erfassung und Abrechnung lassen sich Reisekosten in TimeTrack zentral analysieren. Das Reisekosten-Berichtswesen zeigt die entstandenen Kosten übersichtlich und ermöglicht eine Gruppierung nach verschiedenen Kriterien.
Reisekosten können beispielsweise ausgewertet werden nach: Mitarbeiter, Zahlungsart und Zielort
Dadurch erkennen Verantwortliche schnell, wo Reisekosten entstehen und wie sie sich innerhalb des Unternehmens verteilen.
Für jeden Mitarbeiter ist ersichtlich, wie sich die jeweiligen Reisekosten zusammensetzen.
Die Übersicht zeigt unter anderem die Summen aus: Tagespauschalen, Abzügen, Spesen und Ausgaben
So ist nicht nur der Gesamtbetrag sichtbar. Verantwortliche und Buchhaltung können nachvollziehen, wie genau eine Reisekostenabrechnung zustande gekommen ist.
Das schafft eine transparente Grundlage für Kontrolle, Buchhaltung und interne Auswertungen.
Jede Dienstreise bringt Spesen mit sich. Statt Papierbelege zu sammeln und später einzuscannen, fotografieren Mitarbeiter Quittungen direkt in der TimeTrack App – Betrag eingeben, Foto machen, fertig. Ist für eine Ausgabenart die Belegpflicht aktiviert, erinnert die App automatisch an den Upload.
Der Beleg wird automatisch dem Ausgabeneintrag zugeordnet und in der Cloud gespeichert. Kein Beleg geht mehr verloren, egal wo sich der Mitarbeiter gerade befindet.
Dabei bleibt nachvollziehbar, wie bezahlt wurde: Ausgaben, die Mitarbeiter privat ausgelegt haben, laufen in die Erstattung – Zahlungen mit der Firmenkreditkarte werden dokumentiert und korrekt verbucht, ohne dass eine Rückzahlung angestoßen wird. Die Buchhaltung sieht auf einen Blick, was erstattet werden muss und was nicht.
Arbeitgeber sehen alle angefallenen Kosten in Echtzeit in der Web-Anwendung, noch während der Mitarbeiter auf Dienstreise ist. Das ermöglicht eine lückenlose Kostenkontrolle ohne Wartezeit.
Reisekosten entstehen häufig im Zusammenhang mit Kundenprojekten, Außendiensteinsätzen oder bestimmten Aufträgen.
In TimeTrack können Ausgaben und Reisekosten mit Projekten und Kunden verknüpft werden. Dadurch lassen sich projektbezogene Reisekosten gemeinsam mit erfassten Arbeitszeiten und weiteren Projektdaten betrachten.
Für Unternehmen, die Reisekosten bestimmten Projekten oder Kunden zuordnen müssen, entsteht so eine durchgängige Verbindung zwischen Zeiterfassung, Reisekosten und Projektabrechnung.
Manuelle Reisekostenabrechnungen kosten Zeit und sind anfällig für fehlende Belege, falsche Pauschalen oder vergessene Abzüge. Mit TimeTrack werden Ausgaben, Spesen, Pauschalen und Abzüge digital erfasst und in der Reisekostenabrechnung zusammengeführt.
Mitarbeiter erfassen ihre Ausgaben und Belege direkt während der Dienstreise. Hinterlegte Reisekostenmodelle unterstützen die automatische Berechnung von Tagegeldern und Verpflegungspauschalen, während Abzüge für gestellte Mahlzeiten direkt berücksichtigt werden können.
Alle Daten fließen anschließend in den Reisekostenbericht ein und stehen für Genehmigung, Auswertung und Buchhaltung zentral zur Verfügung. So entfällt das manuelle Zusammenführen von Belegen, Pauschalen und einzelnen Reisekosten.
Nach der Dienstreise erstellen Mitarbeiter ihren Reisekostenbericht direkt in TimeTrack. Die erfassten Reisen, Pauschalen, Abzüge und Ausgaben werden innerhalb der Reisekostenabrechnung zusammengeführt und können anschließend digital zur Genehmigung weitergegeben werden.
Genehmigungsregeln definieren, welcher Vorgesetzte oder Verantwortliche für welche Mitarbeiter zuständig ist. Dadurch können sowohl Reiseanträge vor Reisebeginn als auch fertige Reisekostenabrechnungen über strukturierte Genehmigungsprozesse abgewickelt werden.
Genehmiger können Berichte prüfen und abhängig von den hinterlegten Berechtigungen, bearbeiten oder korrigieren. So bleibt nachvollziehbar, wann eine Reisekostenabrechnung geprüft und freigegeben wurde.
Für die weitere Verarbeitung stehen verschiedene Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Der PDF-Bericht enthält die relevanten Details zu Reisen, Tagegeldern, Abzügen und Ausgaben sowie die zugehörigen Belege. Der Excel-Export ermöglicht eine strukturierte Weiterverarbeitung und Auswertung der Reisekostendaten.
Für die Buchhaltung können Ausgaben mit den hinterlegten Konten und Steuersätzen vorbereitet und entsprechend weitergegeben werden. Damit reicht der digitale Prozess vom Reiseantrag über die Reisekostenerfassung und Genehmigung bis zur Auswertung und Buchhaltung.
Reisezeiten und Arbeitszeiten hängen in vielen Unternehmen unmittelbar zusammen. TimeTrack verbindet deshalb Reisekostenabrechnung und Zeiterfassung innerhalb einer Plattform.
Mitarbeiter können ihre Arbeits- und Reisezeiten erfassen und gleichzeitig die zugehörigen Spesen und Reisekosten dokumentieren.
Das eignet sich insbesondere für Unternehmen mit:
Statt Arbeitszeit, Reisezeit und Reisekosten in getrennten Systemen zu verwalten, stehen die relevanten Daten zentral zur Verfügung.
Was ist eine Reisekostenabrechnung Software?
Eine Reisekostenabrechnung Software unterstützt Unternehmen bei der digitalen Erfassung, Berechnung, Prüfung und Abrechnung von Kosten, die im Rahmen von Dienstreisen entstehen. Dazu gehören beispielsweise Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen, Spesen und Belege. TimeTrack bildet zusätzlich Reiseanträge, Genehmigungsprozesse und Reisekosten-Auswertungen ab.
Wie mache ich Reisekostenabrechnung?
Zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung in Deutschland müssen zunächst alle relevanten Belege gesammelt werden. Anschließend werden die Kosten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufgeführt und summiert. Die Abrechnung erfolgt dann beim Arbeitgeber oder der zuständigen Abteilung gemäß den internen Richtlinien und dem geltenden Steuerrecht.
Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten Software und Spesenabrechnung Software?
Eine Spesenabrechnung Software konzentriert sich vor allem auf die Erfassung und Erstattung einzelner Ausgaben. Eine umfassende Reisekosten Software bildet darüber hinaus den gesamten Dienstreiseprozess ab – beispielsweise Reiseanträge, Pauschalen, Genehmigungen, Reisekostenberichte und Auswertungen.
Wird der Verpflegungsmehraufwand von der Reisekostenabrechnung Software berechnet?
Ja, die Software berechnet, wie lang der Mitarbeiter auf der Dienstreise war und die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands erfolgt automatisch.
Können Mitarbeiter die Reisekosten direkt an ihrem Smartphone erfassen?
Ja. Mitarbeiter können Ausgaben und Spesen direkt unterwegs erfassen und Belege per Smartphone fotografieren und der entsprechenden Ausgabe zuordnen.
Können Mitarbeiter Dienstreisen vorab beantragen?
Ja. Mitarbeiter können in TimeTrack Reiseanträge vor Beginn einer Dienstreise erstellen und zur Genehmigung einreichen. Unternehmen können individuell festlegen, wie Reiseanträge angelegt und genehmigt werden.
Erfolgt auch die Spesenabrechnung in der Software?
Ja, die Spesenabrechnung wird auch von der Software durchgeführt.
Wie werden Verpflegungspauschalen automatisch berechnet?
TimeTrack erkennt Start und Ende der Dienstreise automatisch. Auf Basis der Reisedauer berechnet die Software den Verpflegungsmehraufwand nach den gesetzlich geltenden Tagespauschalen – inklusive Abzügen für gestellte Mahlzeiten. Manuelle Berechnung entfällt vollständig.
Wie werden die Pauschalen für Auslandsreisen festgelegt?
Die Pauschalen für Auslandsreisen werden jährlich von dem Bundesfinanzministerium bestimmt.
Können Reisekosten Projekten zugeordnet werden?
Ja. Ausgaben und Reisekosten können mit Kunden und Projekten verknüpft werden. Dadurch lassen sich projektbezogene Reisekosten gemeinsam mit weiteren Projektdaten verwalten.
Können geplante Reisekosten vor Reisebeginn genehmigt werden?
Ja. Im Reiseantrag werden die geplante Dienstreise und die erwarteten Kosten erfasst. Dadurch können die voraussichtlichen Gesamtkosten vor Reisebeginn geprüft und im Rahmen des Reiseantrags genehmigt werden.
Wann ist Reisezeit keine Arbeitszeit?
In Deutschland gilt Reisezeit als Arbeitszeit, wenn sie im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt und dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Erholung oder zur eigenen Gestaltung genommen wird. Wenn die Reisezeit jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeiten liegt und der Arbeitnehmer währenddessen keine dienstlichen Aufgaben erledigt, kann sie als Freizeit gelten.
Wie berechnet man die Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung in Deutschland erfolgt in der Regel auf Basis von Belegen und gesetzlichen Vorgaben. Dabei werden Kosten für Unterkunft, Verpflegung, An- und Abreise sowie andere Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen, erfasst und entsprechend den steuerlichen Vorgaben abgerechnet.
Kann ich Reisekostenberichte direkt an DATEV oder die Buchhaltung übergeben?
Ja. Genehmigte Reisekostenberichte lassen sich als PDF oder Excel exportieren und direkt an die Buchhaltung weiterleiten. TimeTrack unterstützt außerdem die Integration mit DATEV, was eine direkte Übergabe von Spesendaten ermöglicht.
Funktioniert die App auch offline – also ohne Internetverbindung unterwegs?
Ja, die TimeTrack Reisekosten-App funktioniert auch offline. Ausgaben können während der Reise erfasst werden und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Das ist besonders relevant für Außendienst- oder Montageteams in abgelegenen Regionen.
Was ist der Unterschied zwischen Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung?
Die Spesenabrechnung umfasst einzelne Ausgaben wie Bewirtung, Parkgebühren oder Materialkosten – unabhängig von einer Reise. Die Reisekostenabrechnung bezieht sich auf komplette Dienstreisen und enthält zusätzlich Verpflegungspauschalen, Tagegelder und Fahrtkosten. TimeTrack bildet beides in einem Tool ab: Ausgaben lassen sich einzeln oder einer Dienstreise zugeordnet abrechnen.
Kann ich eine Ausgabe auf mehrere Steuersätze aufteilen?
Ja. Eine einzelne Ausgabe – etwa eine Restaurantrechnung mit Speisen (10 % USt) und Getränken (20 % USt) – lässt sich in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen aufteilen. Nettobeträge und Steuersummen werden im Bericht automatisch ausgewiesen.
Kann ich für bestimmte Ausgaben eine Belegpflicht festlegen?
Ja. Über die Option „Beleg erforderlich“ bei der Ausgabenart lässt sich erzwingen, dass eine Ausgabe nur mit hochgeladener Rechnung gespeichert werden kann. So ist die Belegpflicht systemseitig abgesichert.
