Verpflegungspauschalen automatisch berechnet
Länderpauschalen automatisch je Reiseziel
Steuersätze pro Beleg aufteilen & buchen
Spesen & Belege per App auf der Dienstreise
Freigabe-Workflow mit Status & Audit Trail
PDF- & Excel-Export inkl. Belege & DATEV
Vorteile
Automatische Pauschalenberechnung
Verpflegungsmehraufwand und Tagegelder werden nach gesetzlichen Vorgaben berechnet – inklusive länderspezifischer Pauschalen je Reiseziel.
Aufteilung nach Steuersätzen
Ein Beleg, mehrere Steuersätze: Ausgaben werden mit Netto- und Steuersummen korrekt aufgeteilt – vorsteuerkonform für die Buchhaltung.
Spesenabrechnung per App
Quittungen auf der Dienstreise direkt fotografieren und speichern – mit optionaler Belegpflicht pro Ausgabenart. Kein Papier, kein Verlust.
Mehrstufiger Freigabe-Workflow
Berichte durchlaufen die Status Neu, Freigegeben und Finalisiert – mit Genehmigungsregeln und lückenlosem Audit Trail.
DATEV-Export & Buchhaltung
Ausgabenarten mit Konto und Steuersatz, Export als PDF inklusive Belege oder Excel – direkt DATEV-kompatibel.
Zeiterfassung & Reisekosten kombiniert
Reisezeit wird erfasst und automatisch auf die Sollarbeitszeit begrenzt – Zeiterfassung und Reisekostenerfassung in einer Plattform.
Geschäftsreisen bringen zahlreiche Ausgaben mit sich: Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegung, Parkgebühren. Mit der TimeTrack Reisekosten-App erfassen Mitarbeiter alle Ausgaben sofort – per Smartphone, direkt auf der Dienstreise.
Jeder Eintrag wird automatisch gespeichert und der passenden Ausgabenart zugeordnet. Häufig verwendete Ausgabentypen schlägt das Tool beim nächsten Eintrag automatisch vor.
Die erfassten Reisekosten lassen sich direkt mit Projektzeiten und Projektabrechnung verknüpfen – Zeiterfassung und Reisekostenerfassung in einer Plattform.
Jede Ausgabe wird einer Ausgabenart zugeordnet – mit eigener Bezeichnung, hinterlegtem Standard-Steuersatz und Konto. Das Konto ist direkt für den DATEV-Export relevant – die Buchhaltung erhält Ausgaben bereits richtig kontiert.
Ausgabenarten lassen sich gezielt bestimmten Kunden und Projekten zuweisen. So stehen bei der Erfassung nur die Ausgabenarten zur Auswahl, die zum jeweiligen Projekt gehören – Fehlbuchungen auf falsche Kostenstellen sind ausgeschlossen.
Über die Benutzerzuweisung steuern Sie zusätzlich, welche Mitarbeiter welche Ausgabenarten sehen und verwenden dürfen. Und mit der Option „Beleg erforderlich“ legen Sie fest, dass bestimmte Ausgaben nur mit hochgeladener Rechnung gespeichert werden können.
In der Praxis enthält eine Restaurantrechnung Speisen mit 10 % und Getränke mit 20 % Umsatzsteuer. TimeTrack teilt eine einzelne Ausgabe in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen auf – Bruttobetrag eingeben, Steuersatz wählen, fertig.
Im Reisekostenbericht werden Nettobeträge, Steuersummen und Gesamtbetrag automatisch ausgewiesen. Die Buchhaltung erhält vorsteuerkonforme Daten ohne manuelle Nachberechnung.
Das reduziert Rückfragen zwischen Mitarbeitern, HR und Buchhaltung – und macht den anschließenden DATEV-Export fehlerfrei.
TimeTrack erkennt Start und Ende der Dienstreise und berechnet die Verpflegungspauschalen auf Basis der Reisedauer nach den gesetzlich geltenden Vorgaben. Manuelle Berechnung entfällt vollständig.
Dabei legen Sie beliebig viele Reisekostenmodelle an – jeweils mit eigenen Tagegeldern, Abzugsregeln und zugewiesenem Land, etwa für Österreich, Deutschland oder andere Reiseziele. Wählt ein Mitarbeiter beim Anlegen der Reise das Zielland, wendet das Programm das passende Modell automatisch an.
Abzüge für gestellte Mahlzeiten erscheinen als eigene Spalten pro Reisetag: Ein Klick auf „Frühstück“ zieht den definierten Betrag für diesen Tag ab. Alle Abzüge bleiben nachträglich manuell anpassbar – Tag für Tag.
Jede Dienstreise bringt Spesen mit sich. Statt Papierbelege zu sammeln und später einzuscannen, fotografieren Mitarbeiter Quittungen direkt in der TimeTrack App – Betrag eingeben, Foto machen, fertig. Ist für eine Ausgabenart die Belegpflicht aktiviert, erinnert die App automatisch an den Upload.
Der Beleg wird automatisch dem Ausgabeneintrag zugeordnet und in der Cloud gespeichert. Kein Beleg geht mehr verloren, egal wo sich der Mitarbeiter gerade befindet.
Dabei bleibt nachvollziehbar, wie bezahlt wurde: Ausgaben, die Mitarbeiter privat ausgelegt haben, laufen in die Erstattung – Zahlungen mit der Firmenkreditkarte werden dokumentiert und korrekt verbucht, ohne dass eine Rückzahlung angestoßen wird. Die Buchhaltung sieht auf einen Blick, was erstattet werden muss und was nicht.
Arbeitgeber sehen alle angefallenen Kosten in Echtzeit in der Web-Anwendung, noch während der Mitarbeiter auf Dienstreise ist. Das ermöglicht eine lückenlose Kostenkontrolle ohne Wartezeit.
Händische Reisekostenabrechnung ist fehleranfällig: falsche Pauschalen, vergessene Abzüge, doppelte Einträge. Das Reisekostenabrechnung Programm von TimeTrack schlägt angefallene Ausgaben automatisch vor und ordnet sie dem richtigen Zeitraum zu – Mitarbeiter bestätigen per Klick, statt Listen abzutippen.
Reisezeit wird dabei automatisch auf die tägliche Sollarbeitszeit gedeckelt, damit die Abrechnung immer im gesetzlichen Rahmen bleibt. Die Ergebnisse fließen direkt in den Reisekostenbericht ein – als Grundlage für die Freigabe und die Übergabe an die Buchhaltung.
Das IT-Team von TimeTrack begleitet Sie beim ersten Einrichtungstermin und stellt alle benötigten Module – Ausgabenarten, Reisekostenmodelle, Genehmigungsregeln – gemeinsam mit Ihnen ein. Danach steht das Support-Team jederzeit zur Verfügung.
Mitarbeiter erstellen ihren Reisekostenbericht direkt in TimeTrack und leiten ihn digital weiter. Der Freigabeprozess arbeitet mit klaren Status: Neu → Freigegeben → Finalisiert. Über Genehmigungsregeln definieren Sie, welcher Vorgesetzte für welche Mitarbeiter freigibt – nach derselben bewährten Logik wie bei der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.
Genehmiger können Berichte vor der Freigabe bearbeiten und korrigieren. Nach der Finalisierung sind alle Einträge gesperrt – das schafft einen lückenlosen Audit Trail.
Für den Export stehen mehrere Formate bereit: Ein Reisen-Export fasst alle Dienstreisen mit einer Zeile pro Reise und Mitarbeiter zusammen – ideal für die Lohnverrechnung. Der PDF-Bericht enthält alle Details zu Reisen, Tagegeldern, Abzügen und Ausgaben, inklusive der hochgeladenen Belege als Anhangseiten. Der Excel-Export liefert eine Gesamtübersicht plus ein Detailblatt je Reise.
Was ist eine Reisekostenabrechnung Software?
Eine Reisekostenabrechnung Software digitalisiert die Erfassung, Berechnung und Genehmigung von Reisekosten auf Dienstreisen. Sie ersetzt manuelle Excel-Tabellen und Papierbelege durch eine zentrale App, die Verpflegungspauschalen automatisch berechnet, Belege speichert und Genehmigungsworkflows abbildet.
Wie mache ich Reisekostenabrechnung?
Zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung in Deutschland müssen zunächst alle relevanten Belege gesammelt werden. Anschließend werden die Kosten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben aufgeführt und summiert. Die Abrechnung erfolgt dann beim Arbeitgeber oder der zuständigen Abteilung gemäß den internen Richtlinien und dem geltenden Steuerrecht.
Wird der Verpflegungsmehraufwand von der Reisekostenabrechnung Software berechnet?
Ja, die Software berechnet, wie lang der Mitarbeiter auf der Dienstreise war und die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands erfolgt automatisch.
Können Mitarbeiter die Reisekosten direkt an ihrem Smartphone erfassen?
Ja, die Mitarbeiter können die Ausgaben direkt am Smartphone erfassen. Die cloud-basierte Software synced an allen Geräten, somit hat der Arbeitgeber automatisch die selben Daten in seinem Account.
Erfolgt auch die Spesenabrechnung in der Software?
Ja, die Spesenabrechnung wird auch von der Software durchgeführt.
Wie werden Verpflegungspauschalen automatisch berechnet?
TimeTrack erkennt Start und Ende der Dienstreise automatisch. Auf Basis der Reisedauer berechnet die Software den Verpflegungsmehraufwand nach den gesetzlich geltenden Tagespauschalen – inklusive Abzügen für gestellte Mahlzeiten. Manuelle Berechnung entfällt vollständig.
Wie werden die Pauschalen für Auslandsreisen festgelegt?
Die Pauschalen für Auslandsreisen werden jährlich von dem Bundesfinanzministerium bestimmt.
Wann ist Reisezeit keine Arbeitszeit?
In Deutschland gilt Reisezeit als Arbeitszeit, wenn sie im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt und dem Arbeitnehmer die Möglichkeit zur Erholung oder zur eigenen Gestaltung genommen wird. Wenn die Reisezeit jedoch außerhalb der regulären Arbeitszeiten liegt und der Arbeitnehmer währenddessen keine dienstlichen Aufgaben erledigt, kann sie als Freizeit gelten.
Wie berechnet man die Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung in Deutschland erfolgt in der Regel auf Basis von Belegen und gesetzlichen Vorgaben. Dabei werden Kosten für Unterkunft, Verpflegung, An- und Abreise sowie andere Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen, erfasst und entsprechend den steuerlichen Vorgaben abgerechnet.
Kann ich Reisekostenberichte direkt an DATEV oder die Buchhaltung übergeben?
Ja. Genehmigte Reisekostenberichte lassen sich als PDF oder Excel exportieren und direkt an die Buchhaltung weiterleiten. TimeTrack unterstützt außerdem die Integration mit DATEV, was eine direkte Übergabe von Spesendaten ermöglicht.
Funktioniert die App auch offline – also ohne Internetverbindung unterwegs?
Ja, die TimeTrack Reisekosten-App funktioniert auch offline. Ausgaben können während der Reise erfasst werden und synchronisieren sich automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Das ist besonders relevant für Außendienst- oder Montageteams in abgelegenen Regionen.
Was ist der Unterschied zwischen Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung?
Die Spesenabrechnung umfasst einzelne Ausgaben wie Bewirtung, Parkgebühren oder Materialkosten – unabhängig von einer Reise. Die Reisekostenabrechnung bezieht sich auf komplette Dienstreisen und enthält zusätzlich Verpflegungspauschalen, Tagegelder und Fahrtkosten. TimeTrack bildet beides in einem Tool ab: Ausgaben lassen sich einzeln oder einer Dienstreise zugeordnet abrechnen.
Kann ich eine Ausgabe auf mehrere Steuersätze aufteilen?
Ja. Eine einzelne Ausgabe – etwa eine Restaurantrechnung mit Speisen (10 % USt) und Getränken (20 % USt) – lässt sich in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen aufteilen. Nettobeträge und Steuersummen werden im Bericht automatisch ausgewiesen.
Kann ich für bestimmte Ausgaben eine Belegpflicht festlegen?
Ja. Über die Option „Beleg erforderlich“ bei der Ausgabenart lässt sich erzwingen, dass eine Ausgabe nur mit hochgeladener Rechnung gespeichert werden kann. So ist die Belegpflicht systemseitig abgesichert.
