Ein Bauunternehmen suchte nach einer Lösung, um wetterabhängige und saisonal schwankende Arbeitszeiten flexibel und gesetzeskonform zu steuern. Mit TimeTrack lassen sich abwechselnde Wochenmodelle und saisonale Arbeitszeitregelungen automatisch und transparent abbilden.
Die größte Schwierigkeit lag in der Abbildung der wechselnden Wochenmodelle und der saisonalen Schwankungen.Das Bauunternehmen arbeitete mit einer kurzen Woche (vier Arbeitstage, z. B. 30 Stunden) und einer langen Woche (fünf Arbeitstage, z. B. 45 Stunden). Diese Modelle sollten im System flexibel hinterlegt und einzelnen Mitarbeitenden oder Teams individuell zugeordnet werden können.
Zusätzlich variiert die Arbeitsbelastung im Jahresverlauf deutlich: In den Sommermonaten werden aufgrund besserer Wetterbedingungen oft 20 % mehr Stunden geleistet, während in den Wintermonaten reduzierte Arbeitszeiten oder arbeitsfreie Phasen auftreten. Das System musste diese Saisonmodelle automatisch wechseln und gleichzeitig sicherstellen, dass die Gesamtarbeitszeit über längere Zeiträume ausgeglichen wird, etwa durch Durchschnittsberechnungen oder automatische Stundenverrechnung.
Darüber hinaus sollte das System auf unvorhersehbare Änderungen wie wetterbedingte Arbeitsausfälle oder Mehrarbeit automatisch reagieren können. Alle Anpassungen mussten revisionssicher dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar bleiben, sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeitenden auf der Baustelle.
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Mit der Einführung von TimeTrack konnte das Bauunternehmen seine komplexen Arbeitszeitmodelle vollständig digital und automatisiert abbilden.Die Software ermöglicht es, verschiedene Wochenmodelle (wie kurze und lange Wochen) flexibel zu definieren und einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zuzuordnen. Das kann über ganze Monate oder mit einem Schichtmodell wochenweise sein. Das System erkennt automatisch, welches Modell in welcher Woche gilt, und plant die Sollstunden entsprechend.
Über die integrierte Saisonlogik lassen sich Arbeitszeitmodelle nach Zeitraum steuern. So wechselt das System in den Sommermonaten automatisch auf erhöhte Wochenstunden und reduziert diese im Winter wieder, inklusive automatischer Berechnung des Jahresdurchschnitts.
Änderungen wie wetterbedingte Ausfälle, zusätzliche Schichten oder verkürzte Arbeitstage werden direkt im System dokumentiert. Alle Anpassungen sind revisionssicher gespeichert, mit vollständiger Historie für HR und Teamleitungen. Mitarbeitende können ihre individuellen Wochenmodelle und geleisteten Stunden jederzeit transparent einsehen.
Durch diese automatisierte Steuerung konnten Planungsaufwand und Fehlerquellen deutlich reduziert werden, bei gleichzeitiger Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und tariflichen Regelungen im Baugewerbe.
