Use Case: Retainer-Budgets automatisch überwachen und unbezahlte Mehrarbeit verhindern

Keine unbezahlte Mehrarbeit mehr
Projektbudgets werden automatisch überwacht und können nicht unbemerkt überschritten werden.

Frühzeitige Warnung bei 80 % Budgetverbrauch
Projektleitung und Team werden rechtzeitig informiert.

Automatische Buchungssperre bei Budgetlimit
Weitere Zeitbuchungen werden verhindert, sobald das Kontingent erreicht ist.

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Das Szenario

Eine Marketing-Agentur betreut einen Kunden im Rahmen eines monatlichen Retainer-Vertrags.

Im Vertrag ist ein festes Kontingent von 20 Stunden pro Monat vereinbart, in dem sämtliche Leistungen, etwa Support, Design oder Beratung, enthalten sind.

Das Projektteam bucht seine Arbeitszeit laufend auf dieses Retainer-Projekt.

Die Herausforderung: Fehlbuchungen am Terminal und komplexe Zutrittsregeln

Ohne eine kontinuierliche Budgetüberwachung werden solche Kontingente im Agenturalltag schnell überschritten. Die Mitarbeitenden arbeiten engagiert an Aufgaben, doch erst bei der Monatsauswertung stellt die Projektleitung fest:

Statt der vereinbarten 20 Stunden wurden bereits 25 Stunden gearbeitet. Diese zusätzlichen 5 Stunden sind vertraglich nicht gedeckt und können dem Kunden häufig nicht mehr berechnet werden.

Das Ergebnis:

  • direkte Umsatzverluste
  • sinkende Projektmargen
  • fehlende Planungssicherheit

Dieses Phänomen wird in Agenturen oft als Over-Servicing bezeichnet.

So funktioniert die Umsetzung mit TimeTrack in der Praxis 

Projektleiter hinterlegen das monatliche Kontingent (z. B. 20 Stunden) direkt in den Projekteinstellungen.

Budgets können flexibel definiert werden:

  • nach Stunden
  • nach Geldwert
  • für bestimmte Benutzer
  • für einzelne Tätigkeiten

Individuelle Budgetzyklen: Das Budget kann als wiederkehrender monatlicher Zyklus definiert werden. Über die Offset-Funktion lässt sich der Zeitraum exakt an den Vertrag anpassen – etwa mit einem Start am 4. eines Monats.

Proaktive Warnstufen: Sobald 80 % des Budgets erreicht sind, erhalten Mitarbeitende und Projektleitung automatisch eine Warnung im System. So kann frühzeitig reagiert werden.

Automatische Buchungssperre: Ist das Budget vollständig ausgeschöpft, verhindert das System weitere Zeitbuchungen auf dieses Projekt. Das Limit kann nicht überschritten werden.

projekt_budget

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

  • Garantierte Umsatzsicherung: Durch die automatische Buchungssperre leistet die Agentur keine unbezahlte Mehrarbeit mehr.
  • Upselling-Potenzial durch frühzeitige Warnungen: Die 80 %-Warnung gibt der Projektleitung ausreichend Zeit, ein zusätzliches Stundenpaket anzubieten.
  • Echtzeit-Transparenz über Projektbudgets: Manager sehen jederzeit den aktuellen Budgetverbrauch und erkennen sofort, welche Retainer kurz vor dem Limit stehen.
  • Flexible Anpassung an jeden Vertrag: Budgets lassen sich nach Stunden, Geldwert oder individuellen Projektparametern definieren.

Ihr Nutzen als Unternehmen

Check Check

Rechtssicherheit

Gesetzliche Pausenregelungen werden korrekt angewendet.

Check Check

Fairness & Akzeptanz

Mitarbeitende verlieren keine Arbeitszeit durch starre Pauschalen.

Check Check

Weniger Rückfragen & Diskussionen

Klare Logik, transparente Abrechnung.

Check Check

Kein manueller Aufwand

Vollständig automatisiert (auch bei Abweichungen).

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