Zeit ist genauso kostbar wie Geld. Während viele Unternehmen ihre Ausgaben bis zum letzten Cent erfassen, wird oft übersehen, dass auch die Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten genauso wichtig ist, sowie rechtlich vorgeschrieben. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit einem wegweisenden Urteil klargestellt: Die gesamte Arbeitszeit muss ab sofort erfasst werden. Arbeitgeber sind damit verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung einzuführen.
Die Auswahl der richtigen Software ist dabei entscheidend. Denn die passende Lösung erleichtert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern sorgt auch für mehr Transparenz, eine faire Abrechnung und eine effizientere Organisation im Unternehmen.
Um bei dieser Entscheidung zu helfen, haben wir die bekanntesten deutschsprachigen Anbieter von Zeiterfassungssoftware genauer unter die Lupe genommen. In unserem Vergleich stellen wir fünf Lösungen (TimeTrack, TimeTac, ZEP, Atoss und Crewmeister) vor und bewerten sie nach Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Genauigkeit und Spezialisierung. Typische Funktionen vieler Programme sind Projektzeiterfassung, klassische Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung und teilweise auch Rechnungsstellung. Manche Tools richten sich dabei eher an kleine Betriebe, andere an größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen.
Hinweis: Dieser Vergleich basiert auf unserer internen Analyse und unseren Erfahrungen. Die Ergebnisse spiegeln unsere Einschätzungen wider und können sich von den Bewertungen anderer unterscheiden. Wir empfehlen, die vorgestellten Lösungen zusätzlich selbst zu testen.
Bevor wir die Anbieter im Detail gegenüberstellen, ist es sinnvoll, zunächst die Kriterien anzuschauen, die für die Wahl der passenden Lösung ausschlaggebend sind. Folgende Aspekte sollten Sie in jedem Fall prüfen:
TimeTrack ist eine moderne und leistungsstarke Zeiterfassungssoftware für mittelständische Unternehmen aller Branchen, die komplexere Anforderungen an Arbeitszeit- und Projektmanagement abdeckt. Der klare Fokus liegt auf der Arbeits- und Projektzeiterfassung, während zusätzliche Module, wie Dienstplanung oder Reisekostenabrechnung, die Software zu einer echten All-in-One-Lösung machen.
Die Zeiterfassung kann flexibel über verschiedene Wege erfolgen: Computer, mobile App (iOS/Android) oder stationäre Terminals (RFID, NFC, Fingerprint). Mitarbeitende erhalten Zugriff auf persönliche Stundenzettel und können ihre An- und Abwesenheiten jederzeit transparent einsehen.
Besonders im Bereich Projektzeiterfassung überzeugt TimeTrack: Arbeitszeiten lassen sich detailliert Projekten, Kunden oder Aufgaben zuordnen. Unternehmen erhalten so präzise Einblicke in die Produktivität ihrer Teams und können die Rentabilität einzelner Projekte oder Kunden bewerten.
Auch die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung wird zuverlässig abgedeckt, inklusive Pausenregelungen, Überstunden und Abwesenheitsverwaltung über einen zentralen Urlaubs- und Abwesenheitskalender. Damit behalten Führungskräfte jederzeit den Überblick über verfügbare Ressourcen.
Ein weiteres Plus ist die nahtlose Integration in bestehende Systeme. TimeTrack bietet Schnittstellen zu gängigen Lösungen wie Personio, DATEV, Hansalog, Addison, Lexware Office und Easy Secure. Zusätzlich ist die vollautomatisierte eAU-Abfrage möglich, sodass Krankmeldungen elektronisch abgerufen und ohne manuellen Aufwand direkt in den Prozess übernommen werden können.
Darüber hinaus steht mit der Reisekostenabrechnung ein Modul zur Verfügung, um Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen effizient zu erfassen und abzurechnen.
TimeTrack vereint somit eine Vielzahl an Funktionen in einer einfach zu bedienenden Software. Unternehmen profitieren von flexibler Zeiterfassung, detaillierter Projektauswertung und reibungslosen Integrationen und einer transparenten Preis-Leistungs-Verhältnis.
➡️ Sehr breit aufgestellt, ideal für den Mittelstand, der eine All-in-One-Lösung sucht.
➡️ Hohe Bedienbarkeit, auch für nicht-technische Nutzer geeignet.
➡️ Sehr hohe rechtliche Sicherheit für Unternehmen im DACH-Raum.
➡️ Gute Erweiterbarkeit, besonders für Mittelständler relevant.
➡️ Preiswert im Vergleich zu ähnlich funktionsreichen Tools.
➡️ Individueller, schneller Support.
Ab 100+ MA gibt es individuelle Pläne.
Flexible Workflows mit Benachrichtigungssystem, automatisierten Berichten und individuellen Anpassungen, um Prozesse effizient zu gestalten.
Nahtlose Schnittstellen zu Partnern wie DATEV und Personio, ideal für Lohnabrechnung und HR-Management.
Trennung von Arbeits- und Projektzeiterfassung, sodass gesetzliche Nachweise und Kundenprojekte klar voneinander abgegrenzt werden können.
Projektabrechnung und Leistungsnachweise inklusive digitaler Kundenunterschrift, für eine transparente und rechtssichere Abrechnung.
Mehrstufige Genehmigungsprozesse bei Urlaubsanträgen oder Arbeitszeitänderungen, wodurch Abläufe strukturiert und transparent bleiben.
Zeiterfassungsterminals für stationäre Arbeitsplätze, als Ergänzung zur mobilen oder webbasierten Erfassung.
Unterschiedliche Stundenkontenmodelle, die Überstunden, Pausenregelungen und Zuschläge korrekt abbilden.
Hashtags zur Definition verschiedener Anwesenheitsarten, die eine flexible Kategorisierung ermöglichen.
GPS- & QR-Code-Zeiterfassung mit optionaler Fotodokumentation für Außeneinsätze und mobile Teams.
Automatische Schichtplanung mit Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodellen und Kapazitäten.
On-Premise-Option für Unternehmen, die TimeTrack auf eigenen Servern betreiben möchten.
eAU-Abfrage: direkte Integration der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sodass Krankmeldungen digital übermittelt und automatisch verarbeitet werden können.
mittlere und große Unternehmen. Wenn Sie Teil eines Teams sind und Ihr Präsenzzeiten, Abwesenheiten und Projektfortschritte verfolgen oder die Dienste Ihrer Mitarbeiter planen möchten, dann ist TimeTrack Enterprise genau das Richtige für Sie. Besonders praktisch ist die Option die Software bei dem On Premise Lizenzmodell nach den eigenen Wünschen anpassen lassen zu können. Sie können außerdem Rechnungen direkt auf Ihrem Smartphone erstellen und sie Ihren Kunden schicken.
Zu den Branchen, in denen TimeTrack häufig im Einsatz ist, zählen unter anderem: Produktionsunternehmen, Bauunternehmen, Reinigungsfirmen, Gesundheitswesen und Bildungseinrichtungen. Was TimeTrack so einzigartig macht, ist dass es so einfach ist. Egal ob Sie sich für TimeTrack Enterprise oder Pro entscheiden, beide Versionen werden sicher stellen, dass Sie mit Ihren Arbeitsfortschritten mithalten, während Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
TimeTac ist eine umfangreiche und modulare Zeiterfassungssoftware, die besonders größere Unternehmen und Organisationen anspricht. Der Fokus liegt auf Arbeitszeit-, Projektzeit- und Abwesenheitserfassung, die sich flexibel kombinieren lassen.
Mitarbeitende erhalten automatisch Stundenzettel und Transparenz über ihre Arbeitszeiten, während Führungskräfte mit detaillierten Reports und Soll-Ist-Analysen den Überblick behalten.
Ein Fokus von TimeTac ist das Projektzeit-Modul: Projekte können mit Aufgaben, Budgets und Kostenstellen verknüpft werden. So sind präzise Auswertungen und Budgetkontrollen möglich. Gleichzeitig unterstützt das System ein umfassendes Abwesenheitsmanagement (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich) mit klaren Genehmigungsprozessen.
Die Software wird in der EU gehostet, ist DSGVO-konform und bietet zahlreiche Integrationen in HR- und ERP-Systeme. Durch den modularen Aufbau lässt sich TimeTac individuell konfigurieren, jedoch steigt der Aufwand und die Kostenstruktur mit wachsendem Funktionsumfang.
➡️ Umfangreich, modular aufgebaut..
➡️ Bedienbarkeit insgesamt gut, aber nicht so „leichtgewichtig“ wie bei Crewmeister oder TimeTrack.
➡️ Hohe Standards, für datensensible Branchen geeignet.
➡️ Flexibel, viele Authentifizierungsschnittstellen.
➡️ Transparent, aber nicht unbedingt günstig – lohnt sich bei komplexen Anforderungen.
➡️ Guter, strukturierter Service.
TimeTac hat sehr flexible Preise. Man bezahlt nach Funktionen und der Anzahl an Benutzern, die man braucht.
Pro Monat kostet die Arbeitszeiterfassung €4,40, Projektzeiterfassung €8,40 und Urlaubsverwaltung €2,80. Alle Preise beziehen sich auf den Preis pro Benutzer/ Monat. Zu den Modulpreisen kommt eine fixe Gebühr hinzu von 17,50 €/Monat. TimeTac bietet einen kostenlosen Probemonat an, wo man alle Funktionen ausprobieren kann.
Die Web-Oberfläche wirkt älter bzw. weniger modern gestaltet.
Projektmanagement-Funktionen sind rudimentär ausgeprägt; komplexe PM-Modelle wie Kanban-Boards fehlen.
Keine direkte Möglichkeit zur Rechnungsstellung aus der Software heraus.
Mobile App weist Einschränkungen gegenüber der Desktop-/Web-Version auf; nicht alle Funktionen sind mobil verfügbar.
Teams und große Unternehmen. TimeTac bietet seinen Kunden flexible Pakete an, so ist für jeden etwas dabei. Man kann frei entscheiden, welche Funktionen man in seinem Unternehmen braucht und welche nicht. So kauft man auch wirklich nur das, was man braucht. Wer den idealen Überblick behalten will, sollte sich über alle Funktionen Gedanken machen.
ZEP ist ein webbasiertes Zeiterfassungssystem, das besonders für Dienstleister, Beratungen und projektorientierte Unternehmen entwickelt wurde. Der klare Schwerpunkt liegt auf Projektzeiterfassung, Controlling und Abrechnung.
ZEP ermöglicht eine detaillierte Erfassung von Projektzeiten, erstellt automatisch Soll-Ist-Vergleiche und liefert umfangreiche Projektberichte. So behalten Unternehmen stets im Blick, wie wirtschaftlich ihre Projekte laufen und ob Budgets eingehalten werden.
Neben Projektzeiten unterstützt ZEP auch die gesetzliche Arbeitszeiterfassung. Mit ZEP Clock bietet die Lösung sowohl ein RFID-Terminal (für Ein- und Ausstempeln mit Karte oder Chip) als auch eine mobile App, mit der Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten direkt am Smartphone erfassen können, auch außerhalb des Büros.
ZEP wird in Deutschland entwickelt und gehostet, erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen (BAG/EuGH) und ist DSGVO-konform. Durch die verschiedenen Versionen (Clock, Compact, Professional) lässt sich die Software flexibel an die Unternehmensgröße und den Funktionsbedarf anpassen.
➡️ Fokus auf Projekte & Controlling, keine Schichtplanung.
➡️ Solide Bedienbarkeit und zeitgemäßes Design.
➡️ Sehr hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
➡️ Gute HR- & Abrechnungsintegrationen.
➡️ Transparent, modular.
➡️ Solider deutscher Support, kein 24/7.
Der Preis richtet sich nach den ausgewählten Funktionen. Auf der offiziellen Webseite findet man einen Preiskalkulator, wo man genau sehen kann wie viel die Software kosten würde.
Freelancer sowie projektorientierte Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt klar auf der Projektzeiterfassung, wird aber durch zusätzliche Apps zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung ergänzt. Das Tool lässt sich bei Bedarf in andere Systeme integrieren, funktioniert aber auch eigenständig zuverlässig.
Preislich ist ZEP dann attraktiv, wenn nur wenige Funktionen benötigt werden, wie in der Einstiegsversion. Mit zunehmendem Funktionsumfang steigen die Kosten jedoch deutlich an, sodass die Software im Vergleich zu anderen Anbietern schnell teurer wird. Gerade kleine und mittlere Unternehmen finden bei Wettbewerbern oftmals günstigere Alternativen mit ähnlichem Funktionsumfang.
Crewmeister ist eine einfache und praxisnahe Zeiterfassungssoftware, die sich besonders an kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe und mobile Teams richtet. Das Tool ist speziell dafür entwickelt, den Alltag von Betrieben mit vielen Außeneinsätzen oder wechselnden Einsatzorten zu erleichtern.
Die Zeiterfassung kann flexibel erfolgen, per Smartphone-App, Tablet oder Computer. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten direkt digital stempeln, egal ob im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs. Auch eine Erfassung über stationäre Geräte ist möglich. Alle Einträge werden automatisch gesammelt und zu übersichtlichen Stundenzetteln aufbereitet, die jederzeit exportiert werden können, etwa für die Lohnbuchhaltung oder DATEV.
Neben der klassischen Arbeitszeiterfassung bietet Crewmeister auch ein Abwesenheits- und Urlaubsmanagement, mit dem Vorgesetzte stets den Überblick behalten, wer im Einsatz ist und welche Ressourcen verfügbar sind. Zusätzlich unterstützt die Software die Dienst- und Schichtplanung, sodass Arbeitspläne digital erstellt, verwaltet und mit den Mitarbeitenden geteilt werden können.
Crewmeister ist gesetzeskonform und DSGVO-sicher, erfüllt also die Anforderungen des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung. Alle Daten werden auf sicheren Servern in Deutschland gespeichert.
Besonders praktisch für kleinere Betriebe: Die Lösung ist sehr einfach zu bedienen, schnell einzuführen und erfordert keine lange Schulung. Dank der mobilen App können Arbeitszeiten auch offline erfasst werden. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
➡️ Sehr fokussiert auf einfache Kernfunktionen, ideal für kleine Betriebe.
➡️ Hohe Benutzerfreundlichkeit, speziell für kleine Teams.
➡️ Rechtssicher und für KMU absolut zuverlässig.
➡️ Gut für einfache Abrechnung, aber eingeschränkt bei komplexen IT-Landschaften.
➡️ Sehr attraktiv für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget.
➡️ Pragmaticher, unkomplizierter Support, genau auf kleine Betriebe zugeschnitten.
Zusätzlich bieten sie noch einen Schichtplaner ab 2€ pro Monat und Nutzer, Datev Integration ab 5€ pro Lohnart und Zuschläge ab 5€ pro Zuschlagsart an.
Begrenzte Pausen- und Überstundenfunktionen: Die Erfassung ist vorhanden, aber weniger detailliert als bei spezialisierten Lösungen.
Einfache Schichtplanung: Zwar integriert, jedoch ohne automatisierte Funktionen wie automatische Zuteilungen oder Optimierungsvorschläge
kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe und mobile Teams, da sie ohne Schulungsaufwand einsetzbar ist und flexibel per App, PC oder Terminal genutzt werden kann. Crewmeister ist eine einfache und praxisnahe Lösung zur Zeiterfassung, Abwesenheits- und Schichtplanung.
Mit DATEV-Export, DSGVO-konformem Hosting in Deutschland und einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis ist Crewmeister eine zuverlässige Wahl für Betriebe, die eine schnell einführbare und leicht bedienbare Lösung suchen.
ATOSS ist eine umfassende Workforce-Management- und Zeiterfassungssoftware, die sich vor allem an mittelgroße und große Unternehmen mit komplexen Anforderungen richtet. Das Tool ist darauf ausgelegt, nicht nur Arbeitszeiten präzise zu erfassen, sondern auch Dienst- und Schichtpläne effizient zu gestalten und den Personaleinsatz zu optimieren.
Die Arbeitszeiterfassung kann flexibel erfolgen: per Desktop, mobiler App oder Terminal. Mitarbeitende können ihre Zeiten einfach digital stempeln, Pausen und Überstunden werden automatisch berücksichtigt. Alle Daten werden übersichtlich aufbereitet und stehen Führungskräften in Echtzeit zur Verfügung. Für Unternehmen mit Projekten und Kostenstellen bietet ATOSS zudem die Möglichkeit, Zeiten gezielt zuzuordnen und auszuwerten.
ATOSS erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung, ist DSGVO-konform und wird in sicheren Rechenzentren innerhalb der EU betrieben. Damit ist die Lösung auch für Unternehmen in stark regulierten Branchen geeignet.
Die Bedienung erfolgt über moderne Dashboards und eine intuitive Self-Service-App, mit der Mitarbeitende selbst Abwesenheiten beantragen, Schichten tauschen oder Zeiten erfassen können. Trotz des großen Funktionsumfangs ist die Nutzung übersichtlich, erfordert jedoch bei Einführung in größeren Unternehmen etwas Einarbeitung.
Besonders für Organisationen mit vielen Mitarbeitenden oder komplexen Arbeitszeitmodellen bietet ATOSS eine skalierbare und professionelle Lösung, die Zeiterfassung, Schichtplanung und Personalmanagement in einem leistungsstarken System vereint.
➡️ Breiter Funktionsumfang, besonders stark bei Schicht- und Workforce-Management.
➡️ Hohe Transparenz, aber weniger intuitiv als einfache Tools.
➡️ Sehr hohe Sicherheits- und Compliance-Standards.
➡️ Sehr stark bei Schnittstellen, besonders für Enterprise-Umgebungen geeignet.
➡️ Hochpreisig – lohnt sich vor allem für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen.
➡️ Sehr professioneller Enterprise-Support mit breitem Serviceangebot.
Laut Capterra 5000€ einmal (pro User)
Unternehmen mit komplexen Personalplanungen, die maximale Effizienz, Rechtssicherheit und Transparenz anstreben. Die Lösung punktet insbesondere bei Schichtplanung, Mobilität und datenbasierter Steuerung. ATOSS bietet eine leistungsstarke, ganzheitliche Workforce-Management-Plattform.
Im Gegensatz dazu ist ATOSS weniger geeignet für kleine Betriebe oder Organisationen mit geringem Budget, da Implementierungsaufwand und Kosten deutlich höher liegen.
Die folgende Tabelle zeigt die fünf Anbieter im direkten Vergleich. Anhand der wichtigsten Kriterien erkennen Sie auf einen Blick, wo die jeweiligen Stärken und Schwächen liegen.
Während meines Bachelorstudiums in Produktmarketing & Projektmanagement habe ich mich intensiv mit den Abläufen und Methoden des Projektmanagements auseinandergesetzt. Dieses Wissen konnte ich bei TimeTrack gezielt erweitern – insbesondere im Bereich Arbeitszeitregelungen und Prozessoptimierung. Ich freue mich, hier meine Erfahrungen und Erkenntnisse zu teilen.
