Rollen im Projektmanagement Titelbild

Bei der Projektumsetzung gibt es viele verschiedene Ansätze, was sich jedoch konstant bewährt hat, ist der Einsatz von verschiedenen Rollen innerhalb des Projektmanagements. Durch die Verteilung der Aufgabenbereiche wird nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern Sie sparen auch Zeit. Auf welche Rollen Sie in der Projektplanung nicht verzichten sollten und welche Funktionen diese erfüllen, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Projektorganisation


Die Projektorganisation ist quasi ein Unternehmen auf Zeit und bringt eigene Regeln, Rollen und Kommunikationsstrukturen mit sich. Die Organisation sollte daher auf keinen Fall zu kurz kommen. Dazu zählt auch eine klare Definition von Funktionen, Aufgaben– und Kompetenzverteilung, so wie die klare Abgrenzung zur Linienorganisation. Die Hierarchien sind flach, aber klar geregelt, damit jeder Bescheid weiß, an wen er berichten muss, wer welche Entscheidungen fällen und wer welche „Befehle“ erteilen darf. Dies schafft Transparenz für alle Beteiligten und beschleunigt die Projektabwicklung um ein Vielfaches.

Kurz zusammengefasst dient die Projektorganisation also:

  • der Schaffung von Transparenz
  • der Regelung der Zusammenarbeit
  • dem Aufzeigen der Entscheidungs-, Berichts- und Eskalationswege
  • der Verkürzung der Kommunikationswege
  • der Festsetzung von klarer Aufgaben- und Kompetenzverteilung durch die Definition von Funktionen und Rollen
  • der Schaffung von Grundlagen

Allgemeines zu den Rollen im Projekt


Die Verteilung von Rollen wird im Projektmanagement angewendet, um die generellen Tätigkeiten im Projekt den Mitarbeitern zuzuweisen. Die Rollendefinition regelt demnach die Verantwortlichkeiten und soll Klarheit und Sicherheit schaffen. Am sinnvollsten ist es, die Rollenbeschreibungen vor Projektbeginn schriftlich zu fixieren. Die Projektmitarbeiter können zudem auch mehrere Rollen gleichzeitig bekommen, vor allem wenn es sich um ein eher kleines Projektteam handelt. Es sollte aber darauf geachtet werden, dass sich diese Rollen nicht widersprechen.

Teamführung Titelbild

Vorgang der Rollenfindung und Verteilung


Wenn Sie die Rollen für Ihr Projekt definieren, sollten Sie darauf achten, dass diese für das Projekt „passend“ geklärt werden. Um das zu gewährleisten, sollten folgende Schritte zur Rollenklärung durchgeführt werden:

  1. Die Identifikation der Rollen, also die Rollenfindung, beispielsweise anhand eines Projektorganigramms.
  2. Die Beschreibung der Rollen, am besten mit Hilfe einer Tabelle oder in einem Handbuch.
  3. Anschließend die Überprüfung bzw. der Abgleich mit dem aktuellen Projekt, damit auch keine Rolle vergessen wird und die Beschreibung vollständig ist.
  4. Der letzte Schritt ist die Zuweisung der Rollen an die Teammitglieder. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass alle Rollen vergeben werden und auch jeder Person eine Rolle zugeteilt ist.

Wann und wie Sie die Projektrollen definieren und verteilen, ist Ihnen überlassen.  Je nach Projekt kann dies auf drei unterschiedliche Arten gehandhabt werden. Die erste Möglichkeit ist die, die festen Rollen durch das Management im Voraus zu definieren. Ähnlich kann im Voraus der Projektmanager die Rollen definieren und vergeben oder er spricht sich mit dem Projektteam ab. Als letzte Möglichkeit kann die Rollendefinition und Verteilung vollständig dem Projektteam überlassen werden und bei Projektstart durchgeführt werden.

Rollenbeschreibung


Bei der Beschreibung der Rollen sollten folgende Kategorien beachtet werden:

Organisatorische Einbindung

Bestimmen Sie, wie der Rolleninhaber in die Projekt- und Unternehmensorganisation eingebunden ist.

Aufgaben

Definieren Sie, welche Aufgaben der Rolleninhaber im Detail umsetzen soll.

Kompetenzen

Überlegen Sie, welche Befugnisse dem Rolleninhaber zustehen sollen, um die Rolle vertreten zu können.

Voraussetzungen

Bedenken Sie, welche Voraussetzungen der Rolleninhaber erfüllen muss, um die Rolle ausüben zu können.

Verantwortlichkeiten

Legen Sie fest, für welche Bereiche der Rolleninhaber verantwortlich sein soll.

Die 9 Rollen im Projektmanagement


In jedem Projekt lassen sich zwar auch individuelle Rollen bestimmen, dennoch gibt es einige, die immer vorgesehen werden sollten:

1. Der Projektmanager bzw. Projektleiter

Der Projektleiter hat die Aufgabe, das Projekt in dem vordefinierten Rahmen umzusetzen. Sein Ziel ist es selbstverständlich, das Projekt erfolgreich zu beenden. Unter seine Verantwortung fällt auch die Motivation der Teammitglieder um die Produktivität zu steigern.

2. Der Projektsponsor oder Projektauftraggeber

Der Projektauftraggeber ist, wie der Name schon sagt, derjenige, der das Projekt in Auftrag gegeben hat und finanziell unterstützt.

3. Teilprojektleiter

Die Teilprojektleiter sind dem Projektleiter unterstellt und sind eben nur für einen Teilbereich des Projektes zuständig. Wenn es sich um ein größeres Projekt handelt, übernehmen die Teilprojektleiter einen bestimmten Aufgabenbereich. Entscheidungen, die über den Rahmen des Teilprojektes hinausgehen, werden wieder an den Projektmanager weiter delegiert.

4. Qualitätsmanager

Je nach Projekt werden auch Qualitätsmanager ernannt. Diese kommen meist aus dem Unternehmen, in dessen Rahmen das Projekt stattfindet, und sollten daher eine neutrale Rolle innerhalb des Projektes einnehmen. Der Qualitätsmanager überwacht die Qualitätsziele und sorgt dafür, dass diese erreicht werden.

5. Projektkaufmann

Die Aufgabe des Projektkaufmanns, die auch oft vom Projektleiter miteingenommen wird, bezieht sich auf das Management der Finanzen. Hierbei geht es sowohl um die Beschaffung der finanziellen Mittel als auch um die Überwachung der Kostenentwicklung im Projekt.

6. Controller

Eine weitere Rolle, die meist ebenfalls vom Projektleiter eingenommen wird, ist die des Controllers. Diese Rolle ist für die Überwachung und Steuerung des Projektfortschrittes und teilweise auch für die Überwachung der Kosten zuständig.

7. Der Lenkungsausschluss

Der Lenkungsausschluss ist eine Gruppe, die in regelmäßigen Abständen die Entwicklung des Projekts überprüft und im Zweifel die Vorgaben macht. Die Lenkungskreismitglieder nehmen also eine beratende, entscheidende und genehmigende Funktion im Projekt ein.

Der Projektleiter sollte im Übrigen besser kein Mitglied im Lenkungskreis sein, damit der Lenkungskreis eine außenstehende und neutrale Funktion einnehmen kann.

8. Die Projektbüromitarbeiter

Das Projektbüro ist die zentrale Anlaufstelle für die administrativen Aufgaben innerhalb des Projekts. Hier werden unter anderem die Projektdokumente gepflegt und die Projektberichte zusammengestellt.

9. Der Fachausschuss

Der Fachausschuss besteht aus Mitarbeitern, die aus den betroffenen oder beteiligten Fachabteilungen stammen. Sie sollen den anderen Teammitgliedern bei fachlichen Fragen zur Seite stehen.

Projektmanagement häufige Fehler Titelbild

Projektplan


Da sich im Laufe des Projektes die Projektorganisation verändern kann, sollte der Verlauf immer gut dokumentiert sein. Gewisse Kompetenzen werden beispielsweise nur zu Beginn des Projektes benötigt, weshalb das Projekt gegebenenfalls angepasst werden muss. Die Projektorganisation basiert also hauptsächlich auf dem inhaltlichen Projektplan. Am einfachsten können Sie diesen mit TimeTrack im Auge behalten. In der App können Sie den Zeitplan, das Budget und die Ressourcen festlegen und die Fortschritte regelmäßig aktualisieren. Außerdem können Sie hier bestimmen, welche Mitarbeiter auf welche Bereiche der Software zugreifen dürfen.

Beliebte Managementmethoden


Das Management eines Projekts erfordert ein etabliertes System, um die Projekte bestmöglich zu planen und umzusetzen. Deshalb spielt die Wahl der richtigen Managementmethode eine wichtige Rolle für den Fortschritt und den Erfolg des Projekts. Unter den Methoden verstehen wir im weitesten Sinne eine Sammlung von Richtlinien, an die sich der Projektmanager während des gesamten Verlaufs des Projekts hält bzw. an denen er sich orientieren sollte. Jede dieser Methoden verfolgt dabei unterschiedliche Strategien und die Auswahl der passenden Methode erfolgt unter anderem auf Grund der Branche und der Art des Projekts. Wir möchten hier kurz auf die gängigsten Projektmanagement-Methoden eingehen, um Ihnen einen Überblick zu bieten.

Lean

Bei der Lean-Methode geht es in erster Linie darum, Verschwendung weitestgehend zu vermeiden. Es soll kontinuierlich dafür gesorgt werden, einen Mehrwert für den Kunden zu schaffen und dabei überflüssige Aufwände zu vermeiden. Trotzdem muss eine ständige Verbesserung der Qualität von allen Beteiligten im Unternehmen und bei allen Aktivitäten stattfinden. Beim Lean Project Management handelt es sich nicht direkt um eine Methode, sondern eher eine Denkweise und einen Ansatz. Bei dieser Form des Managements werden Methoden und Instrumente vom Lean Management mit traditionellen Projektmanagement-Ansätzen verbunden.

Wasserfall

Bei der Wasserfall-Methode hängt jeder Schritt von der Fertigstellung des vorherigen Schrittes ab. Die aktuelle Projektphase muss also zuerst vollständig beendet werden, bevor zu der nächsten übergegangen werden kann. Die Phasen sind demnach nicht flexibel und müssen in einer vorgegebenen Reihenfolge ausgeführt werden. An erster Stelle stehen das System und die Produktanforderungen, dann folgen die Analyse, das Design, das Coding, das Testing und die Operations. Wichtig bei dieser Methode ist vor allem die Planung und die regelmäßige Dokumentation aller Stufen des Prozesses, um stets einen Vergleich zu den Anforderungen anstellen zu können.

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement steht in starkem Kontrast zur Wasserfall-Methode, denn hierbei wird vor allem auf Flexibilität und kurzfristige Anpassungsfähigkeit auf Basis einer funktionierenden Feedback-Kultur gesetzt. Die Voraussetzung bei dieser Methode ist ein motivierendes Umfeld und offene Kommunikation, in die alle Mitglieder mit einbezogen werden. Agiles Projektmanagement hat vier Grundwerte: Individuen und Interaktionen stehen über den Prozessen und Werkzeugen, funktionierende Systeme stehen über einer umfassenden Dokumentation, die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist mehr als nur eine Vertragsverhandlung und auf Veränderungen soll reagiert und nicht nur einem strikten Plan gefolgt werden.

Scrum

TimeTrack – die Scrum Methode

Scrum wird am meisten mit dem agilem Projektmanagement verbunden und hat den Grundgedanken, dass „Wissen aus Erfahrung gewonnen wird und Entscheidungen auf Basis des Bekannten getroffen werden.“ Auch hier wird die Flexibilität großgeschrieben, da sich Prozessverläufe nicht immer vorhersehen lassen. Bei dieser Methode arbeitet man schrittweise mit sogenannten Sprints, an deren Ende jeweils ein fertiges bzw. nutzbares Zwischenprodukt entsteht. Jeder Sprint bleibt auf Grundlage des vorherigen Sprints planbar. Dadurch bietet es sich auch an, zu experimentieren, ohne dadurch ein zu hohes Risiko einzugehen, da bei Fehleinschätzungen lediglich das Sprint-Ergebnis unbrauchbar ist, nicht jedoch das gesamte Projekt gefährdet wird.

Kanban

Die zweite, der am weitesten verbreiteten Projektmanagementmethoden, ist Kanban. Bei Kanban steht die Effizienzsteigerung durch die Vermeidung von Multitasking an oberster Stelle. Man setzt also auf einen strikten Schritt-für-Schritt-Ansatz, sprich eine Aufgabe nach der anderen wird konzentriert abgearbeitet. Während des Prozesses werden die Durchlaufzeiten kontinuierlich geprüft und die sich in Arbeit befindlichen Aufgaben werden quantitativ begrenzt. Visualisiert werden die Projektschritte mithilfe eines sogenannten Kanban-Boards.

TimeTrack – das Kanban Board

Fazit


Wir hoffen, Ihnen einen guten Einblick in die wichtigsten Rollen des Projektmanagements gegeben zu haben und dass Sie nun wissen, worauf Sie achten müssen. Für weitere Hilfe bei Ihrer Projektplanung greifen Sie gerne auf unsere Software TimeTrack zurück. Diese hilft Ihnen, alle Aufgabenbereiche und Termine im Auge zu behalten und somit Ihr Projekt erfolgreich zu managen. Planen Sie jetzt Ihr erstes Projekt mit TimeTrack und genießen Sie alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos.