In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Maßnahmenplan

Maßnahmen – Alle Personen kennen sie, denn wir alle haben Ziele, die wir versuchen mit Maßnahmen zu erreichen. Selbstverständlich finden Maßnahmen auch innerhalb von Unternehmen ihren Platz, wenn es darum geht, Ziele in einzelnen Schritten zu denken und diese gemeinsam als Team umzusetzen.

In der Tat ist der Maßnahmenplan eine tolle Phase innerhalb der ersten Projektplanung.

Was ist ein Maßnahmenplan (SIS)?

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Ein Maßnahmenplan (auch SIS-Plan oder Aktionsplan genannt) ist ein detaillierter Plan, der aufzeigt, was getan werden soll und wie es getan werden soll. Er ist einer der wichtigsten Gestaltungselemente für ein erfolgreiches Projekt. Ein Maßnahmenplan muss nicht unbedingt in schriftlicher Form existieren.

Er kann auch als mentale Notiz sehr hilfreich sein, um sich an die Ziele und Aufgaben zu erinnern. Trotzdem sollten die Ziele realisiert werden und nicht nur im Kopf bleiben! Um Maßnahmen zu erreichen, ist der Maßnahmenplan also ein beliebtes Tool der Strategie.

Bestandteile des Maßnahmenplans

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Dieser Maßnahmenplan besteht aus drei Hauptbestandteilen:

1. Einer Zielsetzung: In diesem Teil des Plans wird genau definiert, was das Ziel der Maßnahmenplanung ist. Dabei sollte das Ziel möglichst klar und präzise formuliert werden. Wer sind die Verantwortlichen?
2. Einem Aktionsplan: In diesem Teil des Plans wird genau festgelegt, welche Schritte unternommen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Jeder Schritt sollte so genau wie möglich beschrieben werden, damit jeder Beteiligte weiß, was zu tun ist. Welche Aufgabe ist wichtig, brauchen wir einen Workshop um das zu ermitteln?
3. Einem Zeitplan: In diesem Teil des Plans wird genau festgelegt, wann welcher Schritt des Aktionsplans umgesetzt werden soll, ungefähr wie in einem Ablaufplan.Dabei ist es wichtig, realistische Zeitfenster einzuhalten, damit die Vorlage nicht scheitert und der Plan in der Praxis funktionieren kann.

Ein Maßnahmenplan kann für viele verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Er ist jedoch besonders nützlich, wenn es darum geht, einen bestimmten Prozess in einem Unternehmen zu verbessern.

TimeTrack als optimale Lösung für jedes Unternehmen

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass in Ihrer Organisation häufig Fehler passieren oder bestimmte Prozesse sehr ineffizient sind, kann ein Maßnahmenplan Abhilfe schaffen. Er kann nicht alle Probleme lösen, aber den Ablauf verbessern. Auch die 5S Methode ist für die Prozessverbesserung sehr hilfreich.

 

 

Um die Kommunikation aller im Unternehmen bzw. im Projekt arbeitenden Personen zu stärken, kann ein Maßnahmenplan vor allem mit der richtigen Software erfolgreich sein. Wenn er auf einer einheitlichen Firmen-Software wie beispielsweise TimeTrack implementiert wird, wird nicht nur die Zeiterfassung oder die Personalverwaltung verbessert, sondern auch die interne Kommunikation.

 

 

In 5 einfachen Schritten einen Maßnahmenplan erstellen

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Der eindeutige Zweck eines Maßnahmenplans ist die Verbesserung der Organisation. Dies kann auf unterschiedliche Weise erreicht werden, zum Beispiel durch die Reduzierung von Kosten, die Steigerung der Effizienz oder die Verbesserung der Qualität.

Ein Maßnahmenplan legt fest, welche Schritte unternommen werden müssen, um die gewünschten Ziele zu erreichen.

Wenn Sie einen Maßnahmenplan erstellen möchten, sollten Sie zunächst folgende Fragen beantworten:

• Was ist das Ziel der Maßnahme? Welche Visionen und Ideen sind eine Hilfe?
• Welche Schritte sind nötig, um das Ziel zu erreichen?
• Wann sollen die einzelnen Schritte umgesetzt werden? Stichwort Struktur!
• Welche Mitarbeiter/-innen sind für die Umsetzung der einzelnen Schritte verantwortlich?
• Wie sollen die Ergebnisse der Maßnahme gemessen werden?
• Wer könnten von meinen Mitarbeitern alle die Verantwortlichen sein?

Schritt 1: Ein SMART-Ziel definieren

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Maßnahmenplans beginnen, sollten Sie sich zunächst überlegen, welches Ziel Sie mit der Maßnahme erreichen möchten.

Dieses Ziel sollte SMART sein, d.h. es sollte folgendes sein:

• specific (konkret)
• measurable (messbar)
• achievable (erreichbar)
• relevant (relevant)
• time-bound (zeitlich begrenzt)

 

Schritt 2: Aufgaben festlegen

Ein konkretes und messbares Ziel wird Ihnen helfen, die Erfolge Ihrer Maßnahme zu überprüfen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass das Ziel realistisch und innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichbar ist. Beispiele für Aufgaben könnten die Folgenden sein:

• Für das Follow Up Meeting alle wichtigen Informationen sammeln
• Aktivitäten für Mitarbeiter/-innen planen die den Zielen des Maßnahmenplans entsprechen
• Ergebnisse protokollieren und im Blick behalten

Schritt 3: Ressourcen zuweisen

Bevor Sie mit der Umsetzung Ihres Maßnahmenplans beginnen, sollten Sie zunächst die erforderlichen Ressourcen zuweisen. Überlegen Sie sich genau, welche Mittel (z.B. Personal, finanzielle Mittel, technische Mittel, etc.) für die Umsetzung der einzelnen Aufgaben erforderlich sind und weisen Sie diese zu.

Schritt 4: Aufgaben nach Prioritäten ordnen

Die Reihenfolge ist bei der Planung von bestimmten Vorhaben nicht ganz unwichtig, damit Sie die Übersicht Ihrer Prämissen nicht verlieren.

Nachdem Sie Aufgaben verteilt haben, ist es immer noch hilfreich, eine weitere To-Do-Liste zu erstellen und somit quasi die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter/-innen nach Aufwand, Zielen und einer Art Priorität zu sortieren. Besonders hilfreich ist hierbei eine effiziente Aufgabenplanung.

So können die Projekte zielgerichteter angesteuert werden. Geben Sie gerne auch jeder Aufgabe in Ihrer Tabelle eine Beschreibung, die alles von der Planung bis hin zur Projekt-Verfolgung vereinfachen wird.

Achten Sie dabei darauf, den Zeitplan einzuhalten und die jeweiligen Aufgaben konsequent umzusetzen.

 

 

Schritt 5: Termine und Meilensteine festlegen

Hier sind die beiden Stichworte Kontrolle und Evaluation. Damit Sie sicherstellen können, dass Ihr Maßnahmenplan auch tatsächlich erfolgreich ist, sollten Sie regelmäßig Kontrollen durchführen und die Ergebnisse evaluieren.

Dabei ist es wichtig, mit dem Projektcontrolling die ursprünglichen Ziele im Blick zu behalten und zu überprüfen, ob diese mit den erreichten Ergebnissen in Einklang stehen.

Meilensteine auch feiern und zelebrieren

Aber damit es nicht nur bei langweiligen Terminen bleibt und Ihre Mitarbeiter/-innen nicht die Motivation verlieren, ist es auch Ihre Aufgabe, tolle Meilensteine festzulegen und diese zu zelebrieren – und das auch an einem der Wochentage, während der Arbeitszeit.

Denn die richtige Maßnahmenplanung begünstigt ja, dass alle mehr Zeit für schöne Aktivitäten im Team haben. Nutzen Sie das als Motivation, um ihrem Team klarzumachen, dass ein Maßnahmenplan wichtig und hilfreich ist. Maßnahmen und Ziele gehen Hand in Hand.

Maßnahmenplanung im Detail: Beispiele

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Wenn Sie sich nun fragen, wie genau ein Maßnahmenplan aussehen kann, finden Sie in diesem Abschnitt verschiedene Beispiele, Vorlagen und Muster!

Besonders praktisch ist es, wenn Sie Ihren Maßnahmenplan als Tabellenkalkulation oder interaktive PDF speichern. So können Sie ihn immer wieder öffnen und bearbeiten – ganz egal ob auf dem Smartphone, Tablet oder am Computer.

Viele Möglichkeiten für die Erstellung von einem Maßnahmenplan

Maßnahmenpläne sind vielfältig einsetzbar, zum Beispiel in den folgenden Bereichen:

• Maßnahmenplan innerhalb vom Unternehmen
• Ein Marketing-Maßnahmenplan
• Maßnahmenplan für repetitive Abläufe (Korrekturschleifen)
• Maßnahmenplan für die bessere Strukturierung
• Maßnahmenplan für einen bestimmten Workshop/Workshops
• Maßnahmenplan für persönliche Projekte

Maßnahmenpläne im Projektmanagement als Werkzeug einsetzen

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit den Plan in Papierform anzufertigen. Dies hat jedoch den Nachteil, dass er nicht so flexibel ist und bei Bedarf nur mühsam angepasst werden kann.

Daher wird oft eine digitale Software wie TimeTrack empfohlen. Verantwortliche Personen in einem Projekt berichten in Workshops oft davon, dass ihnen eine einheitliche Software den Ablauf jeglicher Aufgaben im Unternehmen erleichtert. Man kann alles und alle Aufgaben der verschiedenen Maßnahmen als Team auf einer App einsehen und erledigen und spart sich die zeitaufwändige Kommunikation per Mail.

Maßnahmen digital implementieren

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Eine Software – ein einheitlicher Inhalt: Bei der Maßnahmenplanung hilft es enorm, wenn Sie mit einem digitalen System arbeiten können, um nicht zwischen der digitalen und analogen Maßnahmenplanung hin und her switchen zu müssen. Das heißt, dass Sie Ihren Maßnahmenplan optimieren können, indem Sie all Ihre Aufgaben und Zeitpläne in einer zentralen Software wie TimeTrack unterbringen können. Damit Dinge wie die Kostenplanung oder die operative Planung einfacher von der Hand gehen, ist es hilfreich, Ihre Maßnahmen und Team-Aktivitäten digital in Ihr Projektmanagement-Tool einzutragen.

Fazit

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Wenn Sie nicht bereits ein funktionierendes, bestehendes System im Team implementiert haben, kann TimeTrack die richtige Wahl sein. Ihre Vorhaben und Beschlüsse eines Projekts finden Sie hier ebenso wie Ihre Termine gut visualisiert und in bester Übersicht verzeichnet.