5S Methode: Ordnung im Büro schaffen und Arbeitsprozesse verbessern

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5s-Methode Titelbild

Ein Ziel, das in jedem Unternehmen auf dem Plan steht, ist die stetige Verbesserung und Wertsteigerung. Ein Ansatz um sich diesem Ziel zu nähern, ist die japanische 5S-Methode. Für was die 5 „S“ stehen und wie Sie diese erfolgreich anwenden und umsetzen können, möchten wir Ihnen mit Hilfe dieses Beitrags zeigen.

Was ist die 5S-Methode?

Die 5S-Methode ist eine systematische Vorgehensweise, um den eigenen Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass man sich optimal auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren kann. Ihren Ursprung hat diese Methode im japanischen Raum und dementsprechend stehen die fünf „S“ für Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Im Deutschen lässt sich das vergleichen mit Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin/stetiges Verbessern.

Was bedeuten die 5S?

Seiri oder Sortieren (Aussortieren)

Leider ist es oft so, dass wir an unserem Arbeitsplatz viel zu viele Gegenstände ansammeln, die wir eigentlich nie oder nur äußerst selten benötigt. Dadurch verlieren wir schnell einmal die Übersicht und die Unordnung breitet sich immer weiter aus. Genau hierfür steht das erste „S“, nämlich für das Sortieren bzw. Aussortieren. Um damit zu beginnen, muss man sich erst einmal die Frage stellen, welche Arbeitsmittel oder Gegenstände nicht mehr gebraucht und demnach weggeworfen werden können. Die Dinge, die weiterhin benötigt werden, können nach dem Aussortieren, an einem anderen/passenderen Platz gelagert werden. Der Sinn des Sortierens ist es, die verfügbaren Ressourcen schneller erfassen zu können und zu vermeiden, dass Arbeitsmittel nachbestellt werden, obwohl diese eigentlich noch vorhanden sind.

Seiton oder Systematisieren (Anordnen)

Auf das Sortieren folgt das Systematisieren, bei dem entschieden wird, nach welchem System die Arbeitsmittel gelagert werden und wie sie geordnet werden sollen. Dazu überdenken Sie am besten, was von wem genutzt wird, wie häufig es genutzt wird und welche Materialien für alle griffbereit sein müssen. Die Ordnungsweise, für die Sie sich entschieden haben, sollte anschließend dokumentiert und protokolliert werden. Gestalten Sie das Protokoll so, dass auch andere Kollegen sich schnell zurecht finden können und wissen, wo sie nach was suchen müssen.

Seiso oder Saubermachen (Arbeitsplatz saubermachen)

Auch die beste Ordnung bringt leider nichts, wenn der Arbeitsplatz nicht sauber ist. Deswegen kommen Sie leider nicht drum herum, auch alles zu putzen, nicht nur die Arbeitsfläche sondern auch die Maschinen und sonstige Gerätschaften. Wobei unter „Putzen“ hierbei eher eine Inspektion bzw. Wartung verstanden wird. Der Säuberungsprozess wird im Endeffekt für ein besseres Arbeitsklima sorgen und auch bei Kunden einen besseren Eindruck erzielen (vorausgesetzt, diese bekommen den Arbeitsbereich zu Gesicht).

modernes büro

Seiketsu oder Standardisieren (Arbeitsplatz standardisieren)

Zum „Standardisieren“ gehören bei der 5S-Methode zweierlei Dinge, zum einen nämlich die erreichte Ordnung und Sauberkeit zum Standard zu erklären und diese auch beizubehalten. Zum anderen geht es darum, wie man diesen Standard erreicht, beispielsweise durch Markierungen und Schilder, die dafür sorgen, dass die Sortierung beispielsweise der Werkzeuge und Materialien unverändert bleibt. Außerdem lässt sich so planen, welche Maschinen wie oft geputzt und gewartet werden müssen und es lassen sich verantwortliche Personen für einzelne Aufgaben und Bereiche bestimmen.

Shitsuke oder Selbstdisziplin (Alle Punkte einhalten und verbessern)

Im letzten Punkt geht es darum, die Selbstdisziplin aufzubringen und alle vorherigen Änderungen beizubehalten. Sollte es zu Nachlässigkeiten kommen, müssen diese schnellstmöglichst unterbunden werden. Am besten geht das durch regelmäßige Kontrollen und die Mithilfe Ihrer Kollegen. Generell gilt jedoch, dass der gesamte Zyklus der 5S regelmäßig wiederholt werden sollte, damit sich weitere Verbesserungen erzielen lassen. Der letzte Schritt „Shitsuke“ führt also wieder zum ersten Schritt. Gleichzeitig bietet die Selbstdisziplin, aber auch die Basis der Methode und kann somit auch schon in der Mitte angewendet werden.

Die Vor- und Nachteile der 5S-Methode

Im ersten Moment klingt es vielleicht so, als würde ein bisschen Aufräumen nicht viel am Arbeitsplatz verändern, aber Sie werden positiv überrascht sein, wie viel gute Ordnung und Organisation Ihnen im Job weiterhelfen kann. Jährlich gehen sogar mehrere Tage Arbeitszeit verloren, nur weil die Mitarbeiter auf der Suche nach Unterlagen sind und diese auf Grund fehlender Ordnung nicht sofort finden können. Die 5S-Methode hilft dabei, dieses Problem zu beseitigen, denn sie bringt einige Vorteile mit sich.

Die Vorteile

  • Die Methode hilft dabei, die Produktivität der Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Branche, zu erhöhen.
  • Die Arbeit wird um einiges vereinfacht und beschleunigt durch die klarere Ordnung von Materialien.
  • Dadurch, dass die Arbeitsumgebung sicherer, sauberer und übersichtlicher gestaltet wird, lassen sich Arbeitsunfälle besser vermeiden.
  • Durch die Vermeidung von Verwechslungen und durch kürzere Wartezeiten wird die Qualität gesteigert.
  • Übergaben werden vereinfacht, denn durch genaue Dokumentation wird den Kollegen auch an fremden Arbeitsplätzen ein schneller Einstieg und ein gutes Zurechtfinden ermöglicht.
  • Dank des Aussortierens wird viel neuer Platz geschaffen, der nun anderweitig genutzt werden kann.
  • Dank der verringerten Suchdauer und da alles übersichtlicher gestaltet wurde, sinkt auch der Stress der Mitarbeiter.
  • Die Übersichtlichkeit und die verständlichen Standards erhöhen zudem die Transparenz im Unternehmen.
  • Ein sauberer und strukturierter Arbeitsplatz trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Der Effekt auf die Außenstehenden wird durch einen ordentlichen Arbeitsbereich optimiert.

Zusammengefasst kann man sagen, die 5S-Methode sorgt dafür, dass der Arbeitsplatz sauberer, sicherer und produktiver wird. Dementsprechend sollte die Methode in der gesamten Unternehmenskultur integriert und auch beigehalten werden. Durch den konsequenten und betriebsweiten Einsatz der 5S-Methode lassen sich also nicht nur Suchzeiten minimieren, sondern letztlich auch Materialkosten sparen, Transportwege oder Unfallrisiken reduzieren und sogar Ausfälle von Maschinen durch systematischere Wartung verhindern.

Die Nachteile

  • Gefahr der Überregulierung

Selbstverständlich wird sich durch die Einführung der 5S-Methode der Arbeitsalltag nicht wie von selbst organisieren und auch die Ressourcenverschwendung wird nicht von heute auf morgen aus der Welt geschafft werden. Achten Sie aber auch darauf, dass Sie es mit diesem Konzept nicht übertreiben, sonst führt das zu starken Formalismen, Überregulierung und einer Bürokratisierung des Alltags. Die 5S-Methode soll lediglich eine korrigierende Anwendung sein und den Angestellten helfen. Sie ist also das Basiskonzept für eine bessere Arbeitsorganisation und dient als Teil des Selbstmanagements.

Mögliche Kritikpunkte der Mitarbeiter und wie Sie diese lösen

Da wir uns gerne in unserer gewohnten Umgebung bewegen, kommen einige Menschen mit Veränderungen leider nicht immer gleich gut klar. Wenn also jetzt ein Unternehmen für mehr Ordnung sorgen und die 5S-Methode einführen möchte, so kann davon ausgegangen werden, dass sich irgendjemand dagegen stellt. Aus diesem Grund sollten Sie die typischen Argumente schon einmal aus dem Weg räumen können.

Oft bekommt man zu hören, die 5S-Methode würde zu viel Zeit beanspruchen, die Individualität würde verloren gehen und Materialien würden verschwendet werden, da diese einfach entsorgt werden. Diese Sorgen lassen sich allerdings einfach entkräften. Natürlich muss am Anfang etwas Zeit in die Umsetzung der 5S-Methode investiert werden und das sollte vom Unternehmen auch eingeplant werden. Nach der Entrümplungsaktion wird die Methode aber zu einer regelmäßigen Routine und erleichtert so den Mitarbeitern ihre Arbeit.

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Was die Materialien angeht, so werden anfangs die überflüssigen Materialien entsorgt, aber danach entsteht idealerweise nie wieder ein Überfluss an Materialien. Die Mitarbeiter werden es dafür anschließend leichter haben und einen geringeren Zeitaufwand pro Tag.

Beängstigend klingt vielleicht auch die Vorstellung, selbst die kleinsten Abstellorte farblich markieren zu müssen und damit auch die Individualität zu verlieren. Diese Befürchtungen können vom Unternehmen selber aus dem Weg geräumt werden, denn ein gewisses Maß an individueller Gestaltungsmöglichkeit durch eigene Pflanzen oder ein Foto der Liebsten trägt zum Wohlbefinden bei und daher bleibt den Unternehmen selbst die Entscheidung offen, in wie weit sie bei diesem Punkt eingreifen möchten.

Gehen Sie auch sicher, dass alle Führungskräfte mit im Boot sind. Denn Führungskräfte fungieren als Vorbilder und wenn diese sich gegen die 5S-Methode aussprechen, dann wirkt sich das auch auf die Motivation aller Mitarbeiter aus.

5S-Methode im Projektmanagement

In kaum einem anderen Fall sind Ordnung und Transparenz so wichtig wie bei der Durchführung eines Projekts. Ein Projektverlauf an sich gleicht schon der Umsetzung der 5S-Methode in einem Unternehmen und daher kann die Methode gut als Anfangsphase bei Projekten angewendet werden. In der Einstiegsphase geht es nämlich zunächst darum, den Ist-Zustand durch genaue Analysen und Gespräche zu ermitteln. Wichtig dafür, dass die 5S-Methode zum Erfolgt führt, ist eine positive Grundhaltung der Mitarbeiter, eine überschaubare Größe des Projektbereichs und die Überzeugung, dass das Projekt auch eine signifikante Auswirkung hat und die Methode weiterhin eingehalten werden kann. Der Erfolg dient anschließend als Multiplikator für weitere Einzelprojekte.

Im nächsten Schritt können Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Regeln festgelegt werden. Um mit der Durchführung zu beginnen, müssen nun noch Moderationsmaterialien wie Pinnwände etc. beschafft werden, damit am Ende eine auf das Unternehmen zugeschnittene Schulungsunterlage entsteht, die regelmäßig angewendet werden kann.

Das Ziel der Schulung ist es, zunächst einmal das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer Veränderung zu schaffen und mit Hilfe von praktischen Beispielen zu zeigen, wie die Verschwendung durch die 5S-Methode reduziert wird. Zudem werden weitere Möglichkeiten aufgezeigt wie zum Beispiel die Wertschöpfung nachhaltig erhöht wird. Anschließend erläutert man den Projektplan noch einmal im Detail, damit das Vorgehen verdeutlicht wird. Dazu nutzen einige Unternehmen beispielsweise Simulationsworkshops oder 5S-Spiele.

Abschließend wird dann vor Ort noch die Bestandsaufnahme (unter dem Namen „Verschwendungsanalyse“) durchgeführt. Während der Schulungen bietet es sich außerdem an, die Ideen der Mitarbeiter aufzunehmen und in einem Pool zusammenzutragen, um diese Ergebnisse den folgenden Workshops hinzuzufügen.

Aus dieser Anfangsphase des Projekts soll nun also im Idealfall ein Workshop zur 5S-Methode entstanden sein, der bei künftigen Projekten weiterhin angewendet werden kann. Ziel dieses Workshops ist es die Verschwendung zu reduzieren, die Wertschöpfung zu erhöhen, die Arbeitssicherheit zu steigern und Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen. Im nächsten Schritt kann wie gewohnt mit dem eigentlichen Projektablauf begonnen werden.

Den neuen Ist-Zustand können Sie am besten mit Hilfe der Zeiterfassungssoftware Time-Track festhalten. Hier können Sie einfach ein neues Projekt anlegen und dieses anschließend automatisch verfolgen lassen. Das hat den Vorteil, dass Sie immer sehen, ob alle Ressourcen ausreichen und alle geplanten Meilensteine und Ziele wie erwartet erreicht werden. Die App hilft also zusätzlich noch dabei, die Lage übersichtlicher und transparenter zu gestalten und bietet zudem die Möglichkeit, dass alle Mitarbeiter hier Ihre Erfolge festhalten können und alle „up to date“ sind.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Wie wirkt sich die 5S Methode auf die Mitarbeiter aus?

Durch die 5S-Methode entwickeln die Mitarbeiter einen immer besseren Blick für neue Möglichkeiten und sie erkennen das Potential in der Verbesserung der Abläufe und Prozesse. Mit Hilfe von regelmäßigen Wiederholungen der einzelnen Stufen des Systems wird die Vorgehensweise fest in den Alltag aufgenommen. Zudem führt diese Form der Routine auch dazu, dass der Ablauf immer besser und schneller klappt und somit die 5S-Methode, kaum mehr Aufwand erfordert. Die Erfahrung zeigt außerdem, dass die Mitarbeiter sich in einer ordentlichen, sauberen und sicheren Arbeitsumgebung wesentlich wohler fühlen als zuvor, wodurch die Motivation maßgeblich gesteigert wird. Und diese erhöhte Motivation führt letztendlich auch zu einer höheren Leistungsfähigkeit. Die Optimierung des Arbeitsplatzes trägt auch dazu bei, die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter zu verkürzen.

5S-Checkliste

Zum Abschluss haben wir hier noch eine Checkliste für Sie, damit Sie wissen, welche Fragen Sie sich bei den fünf Punkten stellen sollten.

Sortieren

  • Gibt es ungenutzte Maschinen oder andere Geräte in der Nähe und falls ja, werden diese entfernt?
  • Sind die Verpackungen der Kunden sicher gelagert und richtig platziert?
  • Sind Stolperfallen und Hindernisse, dazu zählen Werkstoffe, Müll, etc., aus dem Gebiet beseitigt?
  • Wurde der Müll richtige getrennt?
  • Wurden veraltete Gegenstände entsorgt?
  • Sind Gänge, Türen, elektrische Schalttafeln und Feuerlöscher, etc. ohne Einschränkungen zu erreichen?

Systematisieren

  • Ist alles deutlich gekennzeichnet und leicht aufzufinden?
  • Sind die Regale deutlich mit deren Standort gekennzeichnet?
  • Befinden sich alle Materialien an ihrem vorgesehenen Abstell-/Ablageort?
  • Sind alle Lagerorte den Mitarbeitern bekannt?
  • Sind die Maschinen, Lagereinrichtungen und Säulen gekennzeichnet und nummeriert?
  • Sind alle Rohre, Bedienelemente, Lehren, etc. so gekennzeichnet und beschriftet, dass sie die Funktion oder den Zweck anzeigen?
  • Sind die Teamboards auf dem neuesten Stand?

Sauber machen

  • Werden Fußböden, Ausgänge und Eingänge frei, sauber und abfallfrei gehalten?
  • Sind die Arbeitsflächen sauber und ordentlich?
  • Wird der neue festgelegte Standard eingehalten?
  • Wird die Mülltrennung weiter kontrolliert?
  • Sind die Maschinen sauber, gut gepflegt und in gutem Zustand?
  • Ist eine Person für die Zuweisung von Reinigungsaufgaben verantwortlich?

Standardisieren

  • Wird regelmäßig Feedback gegeben und eingeholt?
  • Sind die Betriebsnormen dokumentiert und werden sie angewendet?
  • Werden Kontrollen regelmäßig durchgeführt?
  • Werden visuelle Sicherheitszeichen und Bodenmarkierungen verwendet, um auf Gefahren hinzuweisen?
  • Sind Materialien als Eigentum gekennzeichnet und beschriftet?
  • Werden die beschrifteten und markierten Flächen eingehalten?

Selbstdisziplin

  • Weiß jeder über das 5S-Verfahren Bescheid?
  • Wendet jeder das System richtig an?
  • Ist eine Reinigungsroutine vorhanden und sind Hilfsmittel und Materialien verfügbar?
  • Werden Sicherheitsprüfungen durchgeführt und dokumentiert?
  • Trägt jeder eine persönliche Schutzausrüstung?
  • Werden unbenutzte Werkzeuge, Ausrüstungen, Rohstoffe und Arbeitseigentum gelagert?
  • Sind die Notfallpläne, Etiketten und Ausrüstungen klar sichtbar?
  • Erhalten die Mitarbeiter wöchentlich Feedback zu ihren 5S-Bemühungen?

Fazit

Wir hoffen mit diesem Artikel konnten wir Ihnen die Vorteile von einem ordentlichen und aufgeräumten Arbeitsumfeld näher bringen. Letztlich macht doch jeder gerne den einen oder anderen Handgriff mehr, wenn sich dadurch der restliche Arbeitstag einfacher gestaltet. Testen Sie auch gerne unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack, damit Sie Ihr nächstes Projekt immer genauestens im Auge haben.

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