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Mit der richtigen Projektbeschreibung schneller und effektiver Ziele erreichen


Eine Projektbeschreibung: Wer selber schon einmal eine erstellen musste, oder nun vor dieser Aufgabe steht, weiß, dass diese Forderung nicht so leicht ist, wie sie vermeintlicher Weise klingt. Wie kann man eigentlich ein Projekt beschreiben? Und was gehört in diesen Projektsteckbrief? Welche Elemente müssen unbedingt rein und was kann man getrost weglassen?

Bevor man mit einer Projektbeschreibung beginnt, lohnt es sich, näher hinzuschauen, was eine Projektbeschreibung und ihre Rahmenbedingungen überhaupt sind:

Definition einer Projektbeschreibung


Manche Projekttitel enthalten gleichzeitig auch ihre Beschreibung: Unter dem Projekt „Geschirrmaschine ausräumen“ kann sich sicher jede Person etwas vorstellen. Werden Projekte aber so komplex, dass man sie nicht in wenigen Worten zusammenfassen kann, muss man etwas weiter ausholen. Und da kommt natürlich die längere Beschreibung samt Anforderungen und Angaben ins Spiel.

Es lohnt sich beim Projektmanagement also auch immer Thema und Hinweise zur Durchführung als auch zur Relevanz im Titel und der Beschreibung genauestens zu vermerken. Gerade für die Position der Projektleiter:innen ist es wichtig, um Ergebnisse besser zu dokumentieren und so eine Basis für Ihr nächstes Projekt haben.

Beispielsweise können Sie mit einer Software wie TimeTrack Ihre Projekte einfach benennen, automatisch verfolgen und gleichzeitig ein Email- und Zettelchaos vermeiden, in dem Sie genau wissen, wo Sie welche Entwürfe finden.

Projektbeschreibungen dank positiver Formulierungen effektiv gestalten

Eine gute Projektbeschreibung ist der erste Schritt zum erfolgreichen Ergebnis, und damit diese auch übersichtlich bleibt, gibt es dank zahlreicher Erfahrungswerte viele bewährte Vorgaben zur Beschreibung und dem Inhalt. Die richtigen Punkte zu erwähnen ist keine Zauberei, wichtiger ist die Erfahrung.

Der Aufbau einer Projektbeschreibung: Leitfaden für die richtige Struktur


Strukturiert und übersichtlich Aufgaben und Ziele formulieren

Die wichtigsten Informationen sollten immer in der Projektbeschreibung rüberkommen. Für welchen Bereich der Firma ist das Projekt gedacht? Wie soll die Kommunikation ablaufen und was sind die Anforderungen? Vergessen Sie auch nicht, zwischen unterschiedlichen Projektarten zu unterscheiden, und Ihre Projektbeschreibung dahingehend anzupassen.

Wichtige Fragen, bevor Sie mit dem Schreiben anfangen:

Bevor Sie anfangen, ist es sinnvoll, sich einige Fragen zu diesen Kernbereichen zu stellen:

Unternehmensintern:

Was will Ihr Unternehmen mit diesem Projekt erreichen? Was wäre das Ziel dieses Projekts? Passt die Idee zu Ihrem Unternehmen? Was sind die Risiken?

Grad der Komplexität:

Für wen formulieren Sie die Projektbeschreibung? Wie ausführlich muss sie sein? Wie kompliziert können Sie die Kurzbeschreibung formulieren?

Ausgangssituation:

Was ist die Ausgangslage für Ihr Projekt? Was ist das Budget, was macht die Konkurrenz, welche Änderungen im Unternehmen müssen Sie vornehmen, um die Umsetzung optimal vorbereiten zu können? Welche Veränderungen in der internationalen Politik gibt es, die Sie im Auge behalten müssen – Die Corona-Pandemie ist nur ein Beispiel dafür, wie sich Weltgeschehnisse auf Projekte, ihre Planung und so auch ihre Beschreibung auswirken können.

Das gehört unbedingt in eine Projektbeschreibung


Setzen Sie mit Ihrer Projektbeschreibung die richtigen Akzente – wenn Sie eine klare Struktur als Ihre innere Vorlage verwenden, können Sie außerdem gewährleisten, dass sich Ihre Projektbeschreibung so ähneln, dass sich Ihr Team auch an Ihre Art zu schreiben und zu beschreiben, gewöhnen können. Das also sollte in einer Projektbeschreibung nicht fehlen:

Übersichtlicher Aufbau ist das Herzstück einer Projektbeschreibung

  • Ein prägnanter Titel mit den wichtigsten Informationen des Projekts
  • Eine Kurzbeschreibung am Anfang
  • Geplantes Datum der Fertigstellung und geplante Bearbeitungszeit
  • Wer macht mit? Nennen Sie die benötigten Teamposten
  • Wer macht was?
  • Was erwarten Sie sich von dem Projekt? Beschreiben Sie klar und deutlich das Ziel.
  • Was ist der Mehrwert für das Team?
  • Welche Risiken könnten entstehen?
  • Wo/Wie/Was/Wer: An was wird wo und wie lange gearbeitet? Was sind die Vorgaben?
  • Materialien: Was braucht es für Equipment, was gibt es bereits, was muss noch erworben werden?

Nicht nur Chancen, sondern auch Risiken formulieren:

Ihre Projektidee verfolgt doch sicher einen ganz bestimmten Wert und hat besondere Anforderungen und Ideale. Aber verfügen Sie auch über alle Ressourcen, um Ihr Projekt in die Tat umsetzen zu können? So schön es auch ist, immer nur von den positiven Vorteilen und Auswirkungen zu reden: Machen Sie es sich zum Ziel, auch potentielle Risiken und Konflikte zu formulieren. Von dieser Seite aus betrachtet versteht Ihr Team besser, was es für Elemente zu beachten gilt. Zum Beispiel beim Budget oder der Auswirkung in den Medien oder anderen wichtigen Institutionen. Wenn Sie dieses Handwerk beherrschen, fällt die Arbeit auch leichter.

Die Evaluation in der Beschreibung eines Projekts direkt mitdenken:

Es klingt erstmal abgedroschen, ist aber doch richtig: „Nach der Projektbeschreibung ist vor der Projektbeschreibung“. Denken Sie also auch beim Verfassen der Beschreibung direkt das Endergebnis und dessen Evaluation mit. Was muss alles in der Projektbeschreibung stehen, damit Sie am Ende sehen können, ob Ziele erreicht wurden und das Budget und andere wichtige Kernpfeiler eingehalten worden sind? Denken Sie an Ihre ursprüngliche Projektidee: Was wollen Sie als Auftraggeber damit erreichen? – All dies können Sie sehr einfach mit TimeTracks Projektplanung und Projektverfolgung definieren und planen.

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Projektplanung und Projektverfolgung – TimeTrack

Beispiel für den Entwurf einer Projektbeschreibung


Die folgenden Stichpunkte geben an, wie in etwa ein Projekt beschrieben werden könnte:

  • Projektname
  • Beginn
  • Geplantes Ende
  • Projektleitung und Ansprechpartner:in (inklusive bevorzugter Kontaktmöglichkeit)
  • Projektbeschreibung
  • Ziel des Projekts
  • Geplanter Projektverlauf
  • Budget und benötigte Materialien/Ressourcen
  • Chancen, Risiken und eventuelle Risikomaßnahmen

Diese Liste gilt selbstverständlich nur als grobe Richtlinie. Stecken Sie den wichtigen Bereich für Ihr individuelles Projekt fest und denken Sie an alles spezifisch relevanten Informationen. Sie als Auftraggeber sollten nichts bei der Struktur des Projekts vergessen.

Einen eigenen Entwurf erstellen oder lieber auf einen Download zurückgreifen?

Wenn bei Ihnen die Frage aufkommt, ob Sie lieber eine vorgefertigte Projektbeschreibung oder doch lieber einen eigenen Entwurf verwenden sollen, lohnt es sich, über einen Mittelweg nachzudenken.

Gewisse Vorgaben sind sehr sinnvoll – entscheiden Sie sich in jedem Falle für eine einheitliche Version, die Sie nur bedingt abändern, damit sich Ihre Mitarbeiter:innen an Ihre Art und Weise der Projektbeschreibung gewöhnen können. Die Vorlage, die Sie oben finden, liefert in der Erfahrung gute Ergebnisse – sie enthält alles wichtige, ist aber auch knapp und übersichtlich genug, um nicht zu überladend und überfordernd zu wirken. Vergessen Sie nicht: Was ist das Thema, was ist die wichtige Frage zu Ausgangssituation? Zugang zum Verständnis dieser Tabelle sollte jede:r haben. Sie sollten den Anspruch haben, dass alle Personen die wichtigen Fragen und Antworten sofort verstehen können.

Finanzielle Vorteile einer guten Projektbeschreibung


Projektbeschreibungen sind wichtig, um den Aufgabenbereich des Projektes darzustellen, damit man anhand dessen die Projektzeiten erfassen und verfolgen kann. So kann man besser feststellen, für was man als Unternehmen Geld ausgibt. Wenn Sie das im Auge behalten, können Sie letztlich so auch Ihr Budget besser kalkulieren und genauer festlegen, was Sie beim nächsten Mal besser machen. Dafür ist es dann auch wichtig, alle Informationen zum Projekt zu dokumentieren – auch dafür gibt es wichtige Grundregeln.

Mit TimeTrack können Sie Ihre Projektzeiten einfach und schnell erfassen! Die Projektzeit-Stempeluhr kann auch ideal unterwegs auf der mobilen Version der TimeTrack App verwendet werden.

Projektcontrolling Stempeluhr

Projektzeit-Stempeluhr – TimeTrack

Fazit


Eine Projektbeschreibung funktioniert dann, wenn Sie übersichtlich strukturiert, klar formuliert und ausgeklügelt ist. Solange Sie nicht alle wichtigen Punkte vergessen, glänzt eine Projektbeschreibung auch durch die Schilderung von Chancen und Risiken. Und wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, lohnt sich natürlich auch eine gute Übersicht Ihrer unterschiedlichen Projekte. Dafür lohnen sich Zeiterfassungssysteme wie die TimeTrack-Software.

Sie sind neugierig geworden? Dann möchten wir Ihnen die Anwendung der kostenlose 14-tägigen Testversion ans Herz legen. Die App bringt viele Projektmanagement-Tools mit sich und wird Ihnen Ihre Arbeit garantiert erleichtern. Legen Sie jetzt damit los, eine gute Übersicht in Ihre Projekte zu bringen!