Was macht eigentlich ein Projektleiter?

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Projektleiter: Aufgabe und Management im Unternehmen

Planen, berechnen, messen, koordinieren und kontrollieren. Das sind die Hauptaufgaben eines Projektleiters in nahezu jeder Branche. Welche Keyfacts, Kompetenzen und Tool Sie unterstützen können, sowie von zahlreichen Tipps und Tricks erfahren Sie in diesem Beitrag.

Projektleiter – Definition

Projektleiter werden in den Unternehmen verschiedenster Bereiche benötigt. Projektleiter sind dafür da, Projekte innerhalb der gewünschten Richtlinien und Ziele zeitnah und innerhalb des geplanten Budgets zur gewünschten Qualität umzusetzen.

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Hierzu zählt die Entwicklung von Konzepten und deren technische sowie organisatorische Ausführung. Der Auftrag und das Projektziel sollen mithilfe von einem Team erfüllt werden, wofür Zeitpläne und Strukturpläne von Notwendigkeit sind. Bei der Entwicklung dieser Pläne sind die verfügbaren Ressourcen und auch die noch entstehenden Kosten zu beachten. Ebenfalls ist der Projektleiter verantwortlich für eine einwandfreie Kommunikation und die Dokumentation vom Projekt.

Projektleiter versus Projektmanager

Wichtig zu beachten ist der Unterschied vom Projektleiter zum Projektmanager, denn diese zwei Begriffe können nur schwer synonym füreinander verwendet werden. Die DIN-Normen vom Projektmanagement stellen allerdings keine klaren Abgrenzungen auf. Allgemein kann allerdings gesagt werden, dass die Aufgaben des Projektleiters eher in seinen Führungskompetenzen liegen und die des Projektmanagers im praktischen Steuern und Organisieren.

Keyfacts zur Position des Projektleiters

Projektleiter und Mitarbeiter im Projektmanagement arbeiten laut Vertrag ca. 39 Stunden in der Woche. Für den Projektleiter kommen im Allgemeinen bis zu zehn zusätzliche Arbeitsstunden hinzu, bei einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 74 000 € für seine Aufgaben.

Projektleiter - Projektmanagement

Werdegang und Chancen

Die Kompetenzen vom Projektleiter sind zahlreich und seine Aufgaben und Ziele haben hohe Anforderungen.

Qualifikation

Es gibt keine explizite Ausbildung zum Projektleiter. Die Übernahme der Aufgaben des Projektleiters basiert eher auf langjähriger Berufserfahrung und somit kann ein Projektmitarbeiter irgendwann Teilprojekte übernehmen und schlussendlich aufsteigen. Von großem Vorteil ist jedoch ein Studium in den Bereichen der Wirtschaftswissenschaften, der Informationstechnik, des Bauwesens oder des Maschinenbaus. Bewerber für die Position des Projektleiters sollten möglichst aus dem jeweiligen Fachbereich der ausgeschriebenen Stelle kommen und passende Qualifikationen mitbringen.

Weiterbildung

Zu den Möglichkeiten der Weiterbildung vom Projektleiter zählt das Projektmanagement. Hier gibt es Services, die Schulungen und Seminare anbieten. Zum Beispiel zur Einführung in das Projektmanagement zu Beginn und nach einiger Berufserfahrung im Lean-Management, aber auch die Führungskompetenzen können in entsprechenden Weiterbildungen geschult werden.

Aufgaben und Tätigkeiten des Projektleiters

Kurz gesagt, sind die Aufgaben des Projektleiters planen, berechnen, messen, koordinieren, kontrollieren und kommunizieren. Wie es sich im Engeren mit diesen verhält, erfahren Sie hier.

Tätigkeitsbeschreibung

Der Projektleiter sorgt mit seinen Fähigkeiten und der Steuerung für ein erfolgreiches Projekt, im besten Fall genau im Rahmen der Planung.

Startphase

Zu Beginn wird der Projektplan entwickelt mit allen Terminen, dem allgemeinen Ablauf und dem Budget. Es gilt die Teams richtig zusammenzustellen oder zu übernehmen und anschließend anzuleiten. Hierzu zählt auch ein erfolgreiches Kick-Off Meeting. Dieses erfordert eine richtige Vorbereitung zum Projektstart, damit alle Mitarbeiter und die Stakeholder von Beginn an richtig informiert und motiviert werden. Wichtig für das Projekt in der Startphase ist auch die Risikobewertung, Teilschritte und die Planung von Verantwortung und Aufgaben im Team.

Projektdurchführung

Ist die Planung erst einmal gemacht, geht es an die Projektdurchführung. Für ein erfolgreiches Projekt sind einige Dinge und Umstände zu beachten, in deren Rahmen der Projektleiter die gewünschten Ziele erreichen kann.

  • Überwachung des Budgets
  • Einhaltung der Termine
  • Konfliktmanagement
  • Mitarbeitermotivation
  • Kommunikation
  • Vorgaben und Richtlinien
  • Dokumentation

Abschlussphase

Im Endspurt des Projekts sind leider einige Flüchtigkeitsfehler möglich. Diese lassen sich aber durch einige Tipps vermeiden und führen zu einem sauberen Projektabschluss. Zum Abschluss zählen formale Aspekte der Nachkalkulation, des Abschlussberichtes und der Projektpräsentation. Aber auch die Arbeit der Mitarbeiter, vom Projektleiter und den Stakeholdern sollte einen sozialen Abschluss finden dürfen.

TimeTrack als optimales Tool

Bei all dieser Umsetzung der Aufgabe eines Projekts kann ein Projektzeiterfassungssystem wie TimeTrack eine echte Hilfe sein bei der Projektdokumentation, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektcontrolling. Softwarelösungen stellen mit umfassenden Services für Projektleiter eine wunderbare Unterstützung im Arbeitsalltag dar.

In der Projektplanung wird je nach grobem oder genauem Projektplan festgelegt, welche Tätigkeiten und Projektabschnitte mit welchen finanziellen und zeitlichen Aufwänden verbunden sind. Im Verlaufe des Projektes werden dann die Zeitaufwände auf Kunden, Projekt und Tätigkeiten gebucht. Die Software verfügt über eine Projektstempeluhr, mit der alle Zeiten sekundengenau per Web-App, Smartphone, Mac oder PC erfasst werden. Ausgaben inklusive Reisespesen und Materialkosten können über die gleichen Medien direkt in den zugehörigen Projekten hinterlegt werden.

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TimeTrack – Projektverfolgung

Stärken des Projektleiters

Die erfolgreiche Projektleitung hat viele Anforderungen an zahlreiche Fähigkeiten, welches das fachliche Know-how perfekt ergänzen.

Fachkompetenz

Der Projektleiter charakterisiert sich durch Kenntnisse fachlicher Details der Branche und der Ressourcen vom Unternehmen. Bei fehlendem Wissen helfen daher Services eines Beraters aus dem jeweiligen Bereich. Zur Fachkompetenz gehört es, Fehler zu erkennen und alternative Lösungswege zu finden. Fachwissen ist schon in der Planung von Vorteil, um Dauer, Verantwortlichkeiten und Kosten für das Unternehmen richtig einzuschätzen.

Managerkompetenz

Zu den Fähigkeiten des Projektleiters gehört auch immer die Rolle eines Managers fest dazu. Der Leiter muss planen und sein Team steuern und auch Tools zur Kontrolle der Abläufe und Ergebnisse kennen. Es ist seine Aufgabe, die Rahmenbedingungen und Abläufe für selbstständig arbeitende Mitarbeiter festzulegen. Diese Fähigkeiten fallen unter die vom Projektmanagement. Initiieren, Definieren, Planen, Durchführen, Steuern und Bewerten tragen als Aufgaben vom Projektmanager zusammen zum Erfolg des Projekts bei.

Führungskompetenz

Der Projektleiter übernimmt in der Regel ein eigenes Team, welches er anleiten muss. Soft Skills der Kommunikation, Offenheit, Empathie, aber auch Durchsetzungsvermögen sind von Vorteil. Er trägt die Rolle der Verantwortung und ist zuständig für eine gute Teamführung ohne Konflikte. Diese ist die Grundlage für die vertrauensvolle und gut organisierte Zusammenarbeit des Projekts. Projektgruppen können hierarchiefrei und hierarchisch geführt werden. Diese Verteilung der Kompetenz kann auch im Laufe eines Projekts noch angepasst werden.

  • Hierarchiefrei: Der Vorteil eines Projekts ohne bzw. mit sehr flachen Hierarchien liegt in dem didaktischen Ansatz vom Projektleiter. Er ist Moderator und Navigation für ein Team, das die Verantwortung gleich verteilt trägt.
  • Hierarchisch: In Projekten mit einer ausgeprägten Hierarchie wird die Verantwortung durch den Projektleiter an die Teammitglieder in verschiedenem Maß weiterverteilt.

Ein großer Bestandteil der Führungskompetenz ist außerdem die soziale Kompetenz.

Soziale Kompetenz

Führung und Mitarbeiter können mehr Zeit einnehmen als das eigentliche Projekt. Hierzu zählen eine hohe Mitarbeitermotivation, deren Stärken zu erkennen und zu fördern, Konflikte zu lösen sowie eine außerordentliche Kommunikationsfähigkeit.

Kommunikation im Team mit Respekt

Unternehmerische Kompetenz

Der Bereich, in welchem ein Projektleiter tätig ist, sind den Aufgaben eines Geschäftsführers ähnlich. Daher umfasst seine Tätigkeit auch Budgets planen, wirtschaften, Risikomanagement und Marketing. Projektleiter sind also etwa ein Unternehmer innerhalb vom Unternehmen.

Was, wenn das Projekt einen chaotischen Verlauf nimmt?

Fehler können häufig überall im Unternehmen gemacht werden. Wichtig ist, Fehler schon im Vorhinein zu vermeiden, die Konfliktlösung und alternative Lösungswege erfolgreich umzusetzen.

Häufige Fehler und Lösungsansätze

Erste Fehler können schon in der Projektplanung auftauchen, weswegen eine solide Projektplanung das Fundament ist. Unrealistischen Projektzielen kann mit ausreichend Flexibilität entgegengewirkt werden. Falsche Personalentscheidungen schädigen häufig das Projekt. Ein gutes Einstellungsverfahren benötigt wichtige Eckpunkte und schafft es, falschen Schlüssen vorzubeugen. Wenn Projektrollen der einzelnen Mitarbeiter nicht von Beginn an klar definiert werden, kann dies zu ineffizienter Arbeit und mangelnder Motivation führen. Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Projektmitarbeiter müssen also von Beginn vom Projektleiter klar sein. Mangelhafter Kommunikation kann durch Vertrauen und Transparenz entgegengewirkt werden. Fehlendes oder lückenhaftes Monitoring kristallisiert sich oft erst zum Ende eines Projektes heraus. Softwarelösungen wie TimeTrack können über den gesamten Projektverlauf hinweg Transparenz schaffen.

Tipps und Tricks bei gleichzeitigen Projekten

Beim Multiprojektmanagement (MPM) geht es um die gleichzeitige Planung und Steuerung mehrerer auch voneinander unabhängiger Projekte. Die Komplexität dieser Vorhaben muss auch von den Fähigkeiten des Projektleiters abgedeckt werden. Um den Überblick zu behalten, muss ein gutes Monitoring sichergestellt sein. Ebenfalls muss der Projektleiter viele Prozesse gleichzeitig kommunizieren. Dies muss also klar und deutlich geschehen. Oftmals werden die Abhängigkeiten verschiedener, vermeintlich unabhängiger Projekte nicht erkannt und daher die Prioritäten falsch gesetzt oder verfügbare Mittel nicht richtig verteilt. Bei einer Analyse der Abhängigkeiten verschiedener Projekte voneinander, dem Verständnis von Synergien, ausreichender Bewertung und Priorisierung von Projekten steht deren Erfolg fast nichts mehr im Wege.

Fazit

Der Projektleiter trägt viel Verantwortung und ist zuständig für das Gelingen oder Scheitern eines Projekts. Projektmanagement Softwaretools wie TimeTrack tragen dazu bei, den Überblick zu behalten und sich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und eventuelle Konflikte oder Fehler zu konzentrieren. Überzeugen Sie sich doch jetzt selbst und versuchen Sie doch die kostenfreie 14-tägige Probeversion von TimeTrack! Noch nie war die Position des Projektleiters so leicht!

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