Bevor ein Projekt beginnt, sollten erst einmal alle Mitglieder informiert und vor allem motiviert werden! Am einfachsten geschieht das mit Hilfe eines Kick-Off-Meetings. Was genau darunter verstanden wird und wie Sie ein erfolgreiches erstes Meeting planen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag verraten.

Was ist ein Kick-Off-Meeting?

Unter einem Kick-off-Meeting (=Startveranstaltung bzw. Auftaktveranstaltung) verstehen wir ein Treffen, welches zu Anfang eines neuen Projekts stattfindet und somit den Beginn einleitet. Zeitlich gesehen liegt es nach der allgemeinen Projektplanung, aber vor dem eigentlichen Projektstart. An der Kick-off-Veranstaltung nehmen im Idealfall alle Mitglieder des Projektteams, gegebenenfalls auch der Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder teil.

Es gibt jedoch auch Projektmanagement-Leitfäden, die kein Kick-off-Meeting vorsehen, da es darin nicht für notwendig gehalten wird. Diese Veranstaltungen werden vor allem bei Unternehmen und Organisationen angewendet, bei denen Projektarbeit nicht zum Arbeitsalltag gehört. Es dient dazu, inhaltliche, personelle und organisatorische Rahmenbedingungen des Projekts zu klären und durch einen gut organisierten Start das Projekt auf den richtigen Weg bringen.

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Ziele des Kick-Off-Meetings

Ein Kick-Off-Meeting hat viele verschiedene Ziele, die im Großen und Ganzen vor allem dem gemeinschaftlichen Start in das neue Projekt dienen. Die Motivation der Mitarbeiter soll gefördert werden und Unterstützung im Teilnehmer- und Stakeholder-Kreis gewonnen werden. Hervorzuheben ist auch der informative Charakter, da die Beteiligten bei diesem Treffen alle auf einen gemeinsamen Wissensstand gebracht werden sollen, um ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Die Kernthemen hierbei sind das Projektziel, die Unternehmensstrategie, die Vision und Bedeutung des Projekts und die Rahmenbedingungen. Zudem sollten auch die Methodik, die Arbeitsweise und die Rolleneinteilung der Mitarbeiter in dem Meeting Platz finden.

Wer sollte am Meeting teilnehmen?

Um den Zweck des Meetings vollständig zu nutzen, sollten alle wichtigen Parteien daran teilnehmen. Dazu zählen sämtliche Projektbeteiligte, wie der Projektleiter, andere Führungskräfte und die einzelnen Teammitglieder. Zusätzlich sollten auch die eigene Geschäftsführung und Vertreter wichtiger Stakeholdergruppen anwesend sein. Da ohne den Auftraggeber ein entscheidender Faktor des Projekts fehlen würde, ist es besonders wichtig, einen Termin zu finden, zu dem dessen Teilnahme möglich ist. Er sollte zumindest eine kurze Ansprache an die Beteiligten richten, um die Wichtigkeit des Projekts zu betonen.

Wie bereiten Sie sich auf das Meeting vor?

Ein Kick-Off-Meeting benötigt eine umfangreiche Planung, denn nicht nur das Treffen als solches muss organisiert werden, sondern auch das Projekt sollte bereits ausgearbeitet sein, damit das Meeting seine Ziele erfüllen kann. Damit das Treffen ein Erfolg wird, sollten Sie zuvor diese Punkte ausgearbeitet haben:

Legen Sie das Meeting-Ziel und die Inhalte fest. Fragen Sie sich, was Sie mit dem Treffen erreichen und kommunizieren möchten.
Stellen Sie eine Teilnehmerliste zusammen und fragen Sie sich, wer nicht fehlen darf. Achten Sie auch darauf, rechtzeitige Kontakt mit Stakeholdern und Co aufzunehmen.
Überlegen Sie sich, welche Themen Sie ansprechen möchten und wie viel Zeit diese einnehmen dürfen.
Erstellen Sie einen Ablaufplan des Meetings und senden Sie diesen an alle Teilnehmer.
Organisieren Sie Räumlichkeiten, die sich für Gespräche in einer großen Runde eignen.
Sorgen Sie dafür, dass die benötigte Ausstattung für die Präsentation vorhanden und natürlich auch funktionstüchtig ist.
Fertigen Sie Meeting-Protokolle an, damit die Ergebnisse des Meetings darin festgehalten werden können.

Wie Sie sehen, ist auch eine Kick-Off-Veranstaltung mit Arbeit verbunden, planen Sie also die Vorbereitungszeit in die gesamte Planung ein. Das Meeting ist von großer Bedeutung für die Wahrnehmung und Unterstützung des Projekts und sollte daher sorgfältig angelegt werden.

Der Ablauf der Kick-Off Veranstaltung

Einstieg in das Kick Off Meeting

Am Beginn des Meetings steht die Begrüßung durch den Gastgeber, also durch den Projektleiter. Präsentieren Sie sich Ihren Mitarbeitern und den Stakeholdern als Ansprechperson und vor allem auch als Führungskraft. Um Ihre Stellung im Unternehmen bzw. in Ihrem Projektteam entsprechend zu vermitteln, gilt es zu aller erst, einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Die Aufmerksamkeit des Publikums wird nämlich zu Anfang auf Ihrer äußeren Erscheinung liegen. Während der ersten Sätze Ihrer Rede nimmt das Publikum also Ihre Gesten und Mimik wahr, bewertet Ihre Kleidung und versucht sich ein Bild davon zu machen, was Sie wohl für ein Mensch sind. Tragen Sie daher an diesem Meeting-Tag besser förmliche Kleidung, um Ihre Autorität auszudrücken.

Im Anschluss starten Sie Ihre Rede am besten mit leichten einleitenden Worten. Kurze Anekdoten, die Sie bei den Vorbereitungen des Meetings oder bei der Anreise erlebt haben, eignen sich gut als Einstieg. Kurz gesagt, sollten Sie den Beginn mit ein bis zwei Minuten Smalltalk füllen.

Vorstellung von der Kick Off Meeting Agenda

Sobald der lockere Einstieg abgehakt ist und Sie die Aufmerksamkeit Ihres Projektteams haben, können Sie die Agenda vorstellen. Diese sollte folgendermaßen aussehen:

· Begrüßung und Vorstellung

· Keynote des Auftraggebers

· Informationen zu Inhalt, Zeit, Geld, Risiko und Qualität

· Das Modell der Zusammenarbeit

· Die Vorstellung der Teilprojekte

· Nächste Schritte

· Offene Diskussion mit Fragen und Antworten

Sollten keine Fragen zum Ablauf mehr offen sein, dann können Sie das Wort an den Auftraggeber des Projekts oder an ein Mitglied der Geschäftsleitung übergeben.

Einleitende Rede des Auftraggebers des Projektes

Sie als Projektleiter sollten alle wichtigen Informationen zum Projekt bereits vorliegen haben und im besten Fall schon optimistisch gestimmt sein. Um auch Ihr Projektteam genauso zu motivieren, können Sie Ihren Auftraggeber bitten, eine einleitende Rede für das Kick-off-Meeting vorzubereiten. Die Teilnehmer eines Kick-off-Meetings nur mit Zahlen und Fakten zu konfrontieren, lässt keine Bindung zum Projekt entstehen. Um die Mitarbeiter zu motivieren und begeistern, müssen positive Emotionen rübergebracht werden.

Der Auftraggeber sollte also auf jeden Fall die Kernbotschaft des Projekts in den Mittelpunkt stellen, aber auch auf Emotionen setzen. Bestenfalls wird den Zuhörern das Gefühl vermittelt, an einem besonderen und einmaligen Vorhaben mitwirken zu dürfen. In der Ansprache können also auch Themen, wie persönliches Engagement, Optimismus und der Zusammenhalt des Teams aufgegriffen werden, um den Eifer des Teams anzuregen und dafür zu sorgen, dass dieses auch in schwierigen Phasen des Projektes nicht aufgeben wird. Er soll, kurz gesagt, das Team motivieren und seine Wertschätzung ausdrücken.

Die Vorstellung des Projektteams

Da bei einer Projektarbeit die unterschiedlichsten Mitarbeiter aufeinander treffen, sollten diese erst einmal miteinander bekannt gemacht werden. Schließlich müssen diese in nächster Zeit eng zusammen arbeiten und es steigert die Motivation, wenn man das Gefühl hat, nicht nur mit einer E-Mail Adresse oder Telefonnummer zu kommunizieren.

Da auch von Beginn an klar sein sollte, wer für welche Aufgabe während des Projekts zuständig ist, sollten Sie dies klar kommunizieren. Stellen Sie dem Team vor, wer die Verantwortung für welchen Teil des Projektes trägt und an wen man sich bei Problemen wenden kann. Die Rollenverteilung zu erklären, beugt im Laufe des Projekts Missverständnissen und Streit über Kompetenzen vor.

Inhalte des Kick-off-Meetings

Beim Kick-off-Meeting werden die Teammitglieder auf das Projekt eingestimmt und vorbereitet. Damit im Vorfeld schon jeder gut informiert ist, gibt es einige Punkte die während des Meetings auf jeden Fall angesprochen werden sollten. Beachten Sie aber, dass es bei einem Kick-off-Meeting um eine erste Weichenstellung für das Projekt und noch nicht um die Detailarbeit geht. Es soll sich also noch keine Diskussion um Details des Projektplans oder einzelner Arbeitspakete entspinnen.

1. Projektinhalt

Das wichtigste am Projekt ist selbstverständlich der Inhalt. Sorgen Sie also dafür, dass jedem Teammitglied klar ist, welche Aufgaben zum Auftrag gehören und welche nicht und vor allem, welches Ziel das Projekt verfolgt.

2. Zeit, Geld, Qualität und Risiko

Informieren Sie das Team über den aktuellen Planungsstand und skizzieren Sie die nächsten Schritte für das gesamte Team. Erläutern Sie die geplante Zeitspanne des Projekts, welche Qualität erwartet wird, welche Meilensteine vor ihnen liegen, welche Risiken bestehen und das geplante Budget und die Ressourcen.

3. Berichtswesen

Halten Sie fest welche Berichte erstellt werden müssen und an wen diese gesendet werden.

4. Vorgehensmodell

Legen Sie fest, ob es sich bei dem Projekt um ein traditionelles oder agiles Vorgehen handelt.

5. Restriktionen

Erläutern Sie die gesetzlichen Auflagen, die das Projekt einschränken könnten und welche Schnittstellen bedient werden müssen. Achten Sie auch darauf, ob Abhängigkeiten zu anderen Projekten bestehen.

6. Anreizsysteme

Vielleicht ist es Ihnen möglich, ein Belohnungssystem zu etablieren, mit dem Sie dafür sorgen können, dass besonders motivierte und fähige Mitarbeiter verantwortungsvolle Aufgaben erhalten.

7. Wettbewerb ausloben

Möglicherweise könnten Sie einen Wettbewerb implementieren. Wer entwirft das attraktivste Projekt-Logo und wer kreiert den besten Projekt-Slogan?

8. Namensfindung

Eine gute Aktivität für das Kick-off-Meeting ist es, sich gemeinsam einen Projektnamen zu überlegen. Auf diese Weise regen Sie eine erste Interaktion aller Beteiligten an und steigern damit die Motivation und Leistungsbereitschaft des Teams. Apple beispielsweise nutzt Begriffe aus dem Tierreich wie Cheetah, Puma oder Tiger.

9. Kommunikationswege

Bei Projektarbeit ist es oft schwer, wenn nicht sogar unmöglich, dass alle Beteiligten zur gleichen Zeit am gleichen Ort arbeiten. Daher sollte bereits zu Beginn geklärt werden, auf welchem Weg die Kommunikation zwischen den Beteiligten stattfindet. Dazu eignen sich beispielsweise Telefonkonferenzen, E-Mail-Verteiler oder Video-Calls.

Frage-Antwort-Runde

Am Ende des Kick-Off-Meetings sollte eine Frage-Antwort-Runde stehen. Falls möglich können Sie hier noch einmal im Team eventuelle Unklarheiten aufklären und strittige Themen ausdiskutieren. Wahrscheinlich werden Ihnen auch viele Fragen rund um die Ressourcen, wie Zeit und Geld, gestellt. Den Fragestellern ist in der Regel wichtig, herauszufinden, wie die Projektleitung bei einem Terminverzug agiert. Verweisen Sie hier am besten auf den Projektstrukturplan und motivieren Sie Ihr Team, diesen Plan so detailliert wie möglich zu entwickeln. Er liefert die Basis für Kosten und Zeitpläne und zeigt Ihnen, was wirklich wichtig im Projekt ist und was nicht. In solchen Fällen sollte zudem ein gutes Risikomanagement vorhanden sein, versuchen Sie also auch, Verantwortliche für diesen Bereich zu finden. Grundsätzlich gilt: Vermitteln Sie Ihrem Team, dem Auftraggeber und den Stakeholdern, dass Sie alle Fragen ernst nehmen und sich um die Antworten kümmern werden.

Tipp: Bereiten Sie sich auf Projektgegner vor

Leider gibt es immer Teilnehmer, die dem Projekt negativ gegenüberstehen und dieses zum Scheitern bringen wollen. Besonders das erste Treffen bietet diesen Projektgegnern eine ideale Bühne, um auch andere auf Ihre Seite zu ziehen. Rechnen Sie also damit, dass Projektgegner auftauchen werden und provokative Fragen stellen. Bereiten Sie sich ausreichend vor, um diesen die Stirn zu bieten und eruieren Sie im Vorfeld die Einstellungen der einflussreichsten Stakeholder zu dem Projekt. Legen Sie sich Argumenten, Zahlen, Daten und Fakten zurecht und bleiben Sie stets ruhig und gelassen. So können Sie auch im letzten Teil des Kick-off-Meetings brenzlige Situationen entschärfen.

Typische Fehler des Kick-Offs

Durch das Kick-Off-Meeting werden die Erwartungen des Projektteams und der Kunden geprägt. Leider schleichen sich hier immer mal wieder Fehler ein, die sich negativ auf die Prognosen des Projekts auswirken. Versuchen Sie also diese typischen Fehler zu vermeiden:

Schlechte Motivationsrede

Wie im Ablauf schon erwähnt, ist es wichtig, mit Hilfe der Reden das gesamte Team und die Zuhörer zu motivieren. Schlechte Vorbereitung kombiniert mit lustlosem Auftreten und gelangweilte Mimik und Haltung ist hier also der größte Fehler, den Sie machen können. Sie vermitteln dadurch, dass Ihre Prioritäten woanders liegen und schaden damit Ihrer eigenen Karriere, den Mitarbeitern und nicht zuletzt natürlich dem Projekt.

Gespielte Motivation

Um die Mitarbeiter zu motivieren, müssen auch Sie als Führungskraft selbst davon überzeugt sein. Ihre Rede kann noch so flammend sein, aber letztlich müssen Sie auf diese auch Taten folgen lassen. Vergessen Sie daher nicht, die Inhalte des Kick-off-Meetings im weiteren Projektverlauf umzusetzen.

Einseitige Kommunikation

Zwar hat der Projektmanager viel Redeanteil beim Kick-Off-Meeting, dennoch ist es wichtig, auch die weiteren Projektbeteiligten mit einzubinden. Besonders geeignet sind dafür natürlich die Vorstellungsrunde und das Feedback am Ende. Bieten Sie den Teilnehmern Platz für eine Selbstpräsentation.

Durchdachte Mitarbeiterauswahl

In jedem Team gibt es Mitarbeiter, die Bedenken äußern werden. Gut ist, wenn es sich hierbei um kluge Köpfe handelt, die wichtige Hinweise geben, um unnötige Kosten oder erhöhten Zeitaufwand zu verhindern. Sie sollten allerdings Mitarbeiter in Ihrem Team vermeiden, die neuen Dingen grundsätzlich skeptisch gegenüberstehen. Versuchen Sie diese Mitarbeiter rechtzeitig auf Ihre Seite zu ziehen und für Ihr Projekt zu gewinnen. Informieren Sie sie mit ehrlicher Begeisterung, worum es in dem Projekt geht und welche Rollen ihnen dabei zufallen. Am besten eignen sich dafür allerdings Einzelgespräche.

TimeTrack als Hilfstool

In dem Beitrag haben wir regelmäßig den Projektplan erwähnt, das Budget, Meilensteine, etc. Zudem haben Sie festgestellt, dass das Projekt zum Zeitpunkt des Kick-Off-Meetings noch gar nicht bis ins Kleinste detailliert geplant und präsentiert werden muss. Um Ihre Teammitglieder trotzdem immer auf dem neusten Stand der Projektplanung und später auch des generellen Verlaufs zu halten, eignet sich die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Sie können hier in der App jederzeit ein neues Projekt mit sämtlichen Details anlegen und dieses später automatisch verfolgen lassen. Der Vorteil ist, dass Sie als Projektleiter entscheiden können, welchen Mitgliedern Sie den Zugriff auf diese Daten gestatten und wer während des Projekts auch Änderungen vornehmen darf. TimeTrack sorgt also dafür, dass jeder in Ihrem Projektteam stets auf demselben und natürlich auch aktuellsten Stand ist.

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

Wir hoffen mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen bei der Planung und Umsetzung Ihres Kick-Off-Meetings helfen, oder Sie motivieren, dieses bei Ihrem nächsten Projekt anzuwenden. Testen Sie auch gerne unsere kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack um all Ihre Projekte im Blick zu haben.

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Fenja Behnke

Zeitmanagement betrifft uns alle. Besonders in dieser so kurzlebigen Zeit ist es wichtig, dass wir unsere Zeit bewusst und richtig nutzen. Vor allem bei meinem Studium der Publizistik und Kommunikationswissenschaft ist es für mich wichtig, die richtige Balance bei allem zu behalten, um Prüfungen und Deadlines, aber auch mein Privatleben unter einen Hut zu bekommen. Ich lese mich selber gerne in verschiedene Themen ein und versuche aus diesen zu lernen, umso mehr freut es mich, mit meinen gesammelten Recherchen auch anderen weiterhelfen zu können!

Projektstart: So läuft der Kick-Off ab