Die Euphorie gegenüber einem neuen Projekt lässt Projektmanager öfter einmal den Kopf verlieren. Statt Projekte mit kühlem Kopf und klarem Geist anzugehen, wird oft der zweite Schritt vor dem ersten gemacht. Bevor ein Projektplan steht, gehen sie planlos in die Projektarbeit hinein. Die Projektdurchführung wird angefangen, noch bevor feststeht, wohin die Reise gehen und wie sie aussehen soll.

Um zu vermeiden sich selbst ein Bein zu stellen, hilft ein altbewährtes Mittel: Die Projektplanung. Was Ihnen nun offensichtlich und essenziell erscheinen mag, wird leider in der Praxis oft zu wenig fokussiert oder gar komplett vergessen.

Jeder Projektmanager, der ihm zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt hat, sollte sich bereit machen für ein Comeback des Projektplans. So viel sei vorab gesagt: Der Prozess der Projektplanung ist ein Geschenk für enthusiastische und euphorische Projektmanager. Und Vorfreude ist schließlich immer noch die schönste Freude. In der Planung liegt die ganze Kraft des Projekts. Wie Sie ihre Projektziele mit einem guten Projektplan erreichen und warum, erfahren Sie hier.

Projektplan: Nutzen und Methoden


Den Grundstein eines erfolgreichen Projektes bildet sein Projektplan. Mit ihm fängt jedes Projektmanagement an. Er muss stehen, bevor es an die weitere Projektdurchführung geht. Wie gut der Projektplan gestaltet ist, entscheidet maßgeblich über den Verlauf und Erfolg eines Projektes. Es lohnt sich also, einen genauen Blick auf den Projektplanungsprozess zu werfen. Was steckt hinter dem Projektplan? Welches Potenzial steckt in ihm?

Warum Projektplanung?

Überall im Projektmanagement gilt: Organisation ist alles. Ein gut organisierter Ablauf ist wichtig für alle Projektmitarbeiter. Projektleiter haben die Verantwortung, alle Schritte der Projektdurchführung für die Projektbeteiligten nachvollziehbar zu machen und sie mitunter zu rechtfertigen. Gegenüber verschiedener Teams, Stakeholdern und Kunden sollte das Projektmanagement transparent kommuniziert werden. Alle in den Projektprozess Involvierten sollten ein gleiches Verständnis des vorliegenden Projektes haben.

Gegenüber Kunden dient ein transparenter Projektplan als Rechtfertigung aller Aktivitäten im Projektmanagement. Er sagt aus, welchen Umfang das Projekt hat und welche Ressourcen dafür wie verwendet werden.

Für Projektleiter ist der Projektplan ein wichtiges Tool zum Monitoring der Projektmanagementprozesse. Ist das Projekt auf dem richtigen Weg? Wurde bis hierhin richtig kalkuliert? Wo befinden wir uns auf dem Weg zum Ziel? Die Antworten kann man nicht wissen, wenn man nicht einen transparenten Projektplan hat, nach dem man sich richten kann.

An der großen Bedeutung der Projektplanung zeigt sich, dass es sich um einen ganz eigenen Prozess im Projektmanagement handelt. Mit der Planung der Projektdauer und des Budgets ist ein Projektplan nicht getan. Der Projektplanungsprozess folgt seinen ganz eigenen Abläufen.

Was ist ein Projektplan?

Der Projektplan lässt sich als Leitfaden der Projektdurchführung verstehen. Er veranschaulicht alle Schritte und Teilschritte, die im Projekt gegangen werden müssen, um das Projektziel zu erreichen. Er umfasst alle Tätigkeiten und Aktivitäten, die getan werden müssen, um sich von einem Punkt im Projekt zum nächsten zu bewegen.

Am Anfang ist der Plan. Doch da bleibt er nicht. Ein Leitfaden entsteht am Anfang des Projektmanagementprozesses und begleitet dann das Projekt und verläuft parallel zu ihm. Der Projektplan ist also wie ein treuer Begleiter des Projektmanagements zu verstehen. Noch vor dem eigentlichen Projektbeginn erstellt, begleitet er das Projekt als Stütze, die sich im Projektverlauf kontinuierlich an Veränderungen anpasst. So gut wie die erste Projektplanung auch ist, so wichtig ist es, dass sie nicht in Stein gemeißelt ist. Die einzige Konstante ist Veränderung. Mit diesem Wissen müssen Projektpläne geführt werden. Projektpläne sind also gewissermaßen eine Mischung aus Wegweiser und Wegbegleiter im Projektmanagement.

Welche Informationen enthält ein Projektplan?

Ein Projektplan lässt sich auf mehreren Ebenen betrachten. Im ganz Allgemeinen lässt sich sagen, das folgende Aspekte in einem Projektplan stecken sollten:

1. Die Definition von Projektzielen

Das Ende ist der Anfang. Wie sollte die Projektplanung überhaupt losgehen, wenn nicht in Vornherein klar ist, wo sie hinführen soll? Die genaue Definition von Projektzielen steht am Anfang jeder Projektplanung. Zielfindungsmethoden wie die SMART Formel bieten gute Möglichkeiten, von Anfang an eine klare Richtung in der Projektplanung anzugeben.

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2. Die Einteilung in Projektphasen

Es dient der generellen Übersicht, die Komplexität eines Projekts in mehrere Projektphasen einzuteilen. Wenn jede Projektphase als einzelnes kleines Projekt gesehen wird, werden ihre einzelnen Anforderungen klar ersichtlich. So ist eine präzisere Planung möglich. Je nach Komplexität des Projektes steckt hinter jeder Projektphase nochmal eine eigene Projektplanung mit Definition von eigenen Zielen, Aktivitäten und Etappen.

3. Aktivitäten, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten der Projektphasen

Ist das Projekt in einzelne Phasen unterteilt, werden ihnen Aktivitäten zugeordnet. Es sollte stets klar sein, was in einer Projektetappe erreicht werden soll und welche Aktivitäten dahinführen. Die Tätigkeiten werden klar in Verantwortungsbereiche aufgeteilt. Jede Aktivität und Tätigkeit müssen verantwortungsvoll ausgeführt werden.

4. Budget und Deadlines

Zeit, Kosten und Lesitung/Qualität sind das Magische Dreieck im Projektmanagement. Der Projektplan enthält deshalb alle wichtigen Finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen. Ein Rahmen begrenzt die Möglichkeiten eines Projektes. Damit ermöglicht er erst strukturierte, organisiertes und somit effizientes und erfolgreiches Projektmanagement.

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Quelle: TimeTrack

5. Maßnahmen zur Überprüfung der Effizienz der Projektarbeit

Wie oben schon erwähnt, sollte der Projektplan als Wegweiser und Wegbegleiter des Projektmanagements verstanden werden. Zum Projektbeginn definiert, soll er über den weiteren Verlauf des Projektes seine Validität überprüfen. Die Produktivität des Projektplans und der Projektarbeit kann durch verschiedene Methoden bemessen werden. Um kontinuierlich die Frage zu beantworten, ob die gesetzten Ziele mit der aktuellen Projektplanung erreicht werden können, nutzen viele erfolgreiche Unternehmen die Methode der Objectives and Key results (OKR’s).

An diesen Punkten sollte klar werden, dass das wichtigste Charakteristikum von Projektplänen ihre Lebendigkeit sein sollte. Sie sollten adaptierbar, anpassungsfähig, dynamisch und transparent sein, um ein Projekt zum Erfolg zu führen.

Ein Argument gegen Projektpläne ist oft, dass sie Teams vor Selbstoptimierung zurückhalten würden. Das tun sie sicher, wenn sie in Stein gemeißelt sind. Sind Projektpläne zu starr für die aktuelle Schnelllebigkeit der Branchen, stehen sie der Optimierung der Teams und der Arbeitsprozesse im Weg. Sind sie jedoch adaptiv und dynamisch, wachsen Team und Organisation an der Projektplanung. Der Wegbegleiter wird so zum Motivator.

Wie wird ein Projektplan aufgebaut?


Nun wird es praktisch. Wie wird ein guter Projektplan aufgebaut? Bevor genauer geplant wird, sollten mit allen Projektbeteiligten ein paar essenzielle Fragen an das Projekt besprochen werden. In einem Projektbriefing sollten sich die Mitarbeiter gleichermaßen über das Projekt bewusst werden.

Die grobe Projektplanung

Die Antworten auf diese fünf W-Fragen stellen auch schon den groben Projektplan dar.

1. Warum?

Was sind die strategischen Ziele des Projekts?

2. Was?

Welche Aktivitäten finden im Projekt statt? Welche Ausgaben werden getätigt? Was wird genommen, was geleistet?

3. Wann?

Welcher zeitlichen Einteilung folgen die Aktivitäten? Welche Deadlines stehen an?

4. Wie?

Welchen Prozess verfolgen die Projektteams? Welche Projektmanagementmethode wird angewendet?

5. Wer?

Wer sind Kunden und Stakeholder? Welche Ansprüche und Forderungen gehen von Ihnen aus? Welche Rolle spielen sie im Projektprozess?

Die genaue Projektplanung

Wenn diese Fragen den Projektmitarbeitern bewusst sind, kann es an die genaue Projektplanung gehen. Projektmanagement ist vergleichbar mit einem großen Bild. Zoomt man hinein, ergibt sich ein detaillierteres Bild. Die Komplexität des Projektes entscheidet nun darüber, wie tief man in das Bild reinzoomen kann. Für komplexe Projekte braucht das Projektmanagement eben nicht nur einen groben Projektplan, sondern sogar mehrere genaue Projektpläne, um das Bild des Projektmanagements klar zu sehen. Die Planmöglichkeiten sind wahrscheinlich unerschöpflich und je nach Branche etwas unterschiedlich. Ein Crashkurs in Projektplanung kann Licht ins Dunkel bringen.

Hier haben wir einige geläufige Pläne der genauen Projektplanung aufgeführt, denen je nach Komplexität noch andere Pläne folgen können.

1. Projektstrukturplan

Im Projektstrukturplan dient der Gliederung des Leistungsumfangs, der Teilaufgaben und der Arbeitspakete. Er gibt einen Überblick über den vollständigen Leistungsumfang des Projektes, sowie die Aufgaben des Projektmanagements, seine Planung, die Steuerelemente, die Überwachung, etc. Zuerst werden die Leistungsaufgaben definiert. Zur Aufteilung der Arbeit werden dann Arbeitspakete erstellt. Durch diese klare Struktur wird die Effizienz der Projektarbeit gesteigert.

2. Ablaufplan

In welcher Reihenfolge die Arbeitspakete bearbeitet werden sollen wird im Ablaufplan festgelegt. Gewissenhaft sollte dazu geplant werden, welche Aufgabe vor einer anderen abgeschlossen werden sollte. Oft ist der Abschluss einer Aufgabe die Voraussetzung für eine andere. Um einen Ablaufplan zu erstellen müssen die Arbeitspakete deshalb genau definiert werden. Die im Paket erwarteten Ergebnisse sollten dazu genauso erfasst werden wie die Tätigkeiten, das Budget und die zeitlichen Ressourcen.

3. Kostenplan

Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittekosten und sonstige Kosten müssen im Kostenplan enthalten sein. Er sollte immer mit dem Projektbudget gespiegelt werden und kontinuierlich geführt werden. Soll-Ist-Vergleiche anzustellen empfiehlt sich vor allem bezüglich der Kostenplanung.

4. Ressourcenplan

Der Kostenplan ist ein Teil des Ressourcenplans, schöpft ihn aber nicht vollständig aus. Effizientes Projektmanagement bedeutet, gemäß der zur Verfügung stehenden Ressourcen das Projektziel zu erreichen. Zeitliche, finanziell, personelle und sonstige Ressourcen sollten so eingesetzt werden, dass sie als Treibstoff für die Mitarbeiter dienen. Und Mitarbeiter so, dass sie die Ressourcen würdigen. Ein Ressourcenplan sollte stets abbilden, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt verfügbar sind. Sind sie es nicht, fehlt dem Team und somit dem Projekt der Treibstoff. Das bedeutet unmittelbar das Ende des Projektes. Der Ressourcenplan ist deshalb einer der wichtigsten Bestandteile der Projektplanung.

Projektplanung mit TimeTrack


Ob grobe oder genaue Projektplanung: Projektplanung hat es in sich. Und kein Weg führt an ihr vorbei. Das ist auch gut so. Der Projektplan ist der beste Freund des Projektmanagers. Wie gesagt: Er dient als Wegweiser und Wegbegleiter. Wenn es einmal nicht so läuft wie geplant, kann der Blick auf den Projektplan auch schon einmal gar nicht freundlich anmuten. Dann ist es am besten, wenn Sie direkt ein klares Bild des aktuellen Projektstandes bekommen. Statt Excel zu verwenden, raten wir Ihnen an dieser Stelle, sich Unterstützung von einer Projektmanagement Software zu holen.

Die Projektmanagement App TimeTrack begleitet Ihr Projektmanagement von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss. TimeTrack hat der Projektplanung dabei besondere Wichtigkeit eingeräumt.

1. Am Anfang steht der Plan

Zu Projektbeginn können mit TimeTrack die Projektpläne erstellt werden. Festgelegt wird je nach grober oder genauer Projektplanung zum Beispiel:

  • Planziel
  • Projektdauer
  • Projektbudget
  • Tätigkeiten

Am besten wird dazu jede Projektausgabe und jede andere Leistung einzeln geplant.

2. Projektfortschritte überblicken

Nachdem in der Software der grobe oder genaue Projektplan erfasst wurde, wird die Projektverfolgung aktiviert. Hier übernimmt der Projektplan die Rolle des konstruktiven Wegbegleiters. Im Laufe der Projektdurchführung kann nun gesehen werden, welche Ressourcen in welchen Bereichen zu welchem Maß beansprucht werden. In Echtzeit können nun alle berechtigten Projektmitarbeiter das Projekt verfolgen, beobachten und bewerten. Der Soll-Ist Zustand und der Projektfortschritt wird kontinuierlich aktualisiert. TimeTrack bietet somit einen transparenten Blick auf die Projektplanung der effiziente Projektarbeit ermöglicht.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

3. Mit Projektberichten Projektcontrolling verbessern

Der aktuelle Projektstatus kann mit TimeTrack nicht nur eingesehen, sondern auch berichtet werden. Um sicher gehen zu können, dass die Projektdurchführung erfolgreich ist, sollten sogar regelmäßig Projektauswertungen gemacht werden. Natürlich entscheidet sich je nach Aufgaben- und Tätigkeitsbereich, welche Information zur Auswertung wichtig ist. Deshalb gibt es in der Software Filtermöglichkeiten und Suchoptionen zur benutzerdefinierten Berichtserstattung. Je nach Zweck können so für Kunden und Mitarbeiter aus dem gleichen Projekt automatisch individuelle Berichte erstellt werden. Diese können anschließend als PDF oder Excel exportiert werden.

4. Verantwortlichkeiten planen

TimeTrack bietet eine Möglichkeit, Projekte individuell zu betrachten. So können nicht nur Berichte je nach Verwendungszweck erstellt werden, sondern auch Mitarbeiter gezielt ihren Projekten zugewiesen werden. So ist sichergestellt, dass nur die Mitarbeiter Zugriff auf Projekt- und Kundendaten haben, die diese benötigen und dazu berechtigt sind. Kundendaten und Klarsicht werden so geschützt. Die Projektsichtbarkeit wird so verbessert, dass sie sich perfekt an die verantwortlichen Benutzerprofile anpasst.

Fazit


Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Projektplanung für erfolgreiches Projektmanagement bereithält. Auch wenn es anfangs unüberschaubar wirken mag, kann der Projektplan zum besten Freund des Projektmanagers werden.

Um dieses Potenzial zu nutzen, sollten Projektmanagement Softwares wie TimeTrack zu Hilfe gezogen werden. Mit der Unterstützung von TimeTrack leitet Sie Ihr Projektplan von der Startlinie bis ins Ziel eines durch und durch erfolgreichen Projektes. Probieren Sie es doch gleich in der zweiwöchigen Probeversion aus!