Mit den wichtigsten Projektmanagement Skills zum Erfolg

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Projektmanagement geht mit der Verteilung von Aufgaben und Rollen einher. Für jede Projektorganisation ist es wichtig, bestimmten Rollen im Projekt Aufgaben zuzuweisen, die ihren Kompetenzen entsprechen. Vor allem von den Management Rollen eines Projektes sind spezifische Skills gefragt. Projektmanagement Kompetenzen bedeuten neben den gängigen technischen, Hard Skills auch Soft Skills. Projektmanagement Skills setzen sich je nach Rolle aus verschiedenen Hard- und Soft Skills zusammen. Während die Hard Skills, die mit einer bestimmten Rolle oder Position einhergehen den meisten Menschen bekannt sind, wird den benötigten Soft Skills oft zu wenig Aufmerksamkeit zu teil.

Wir haben die wichtigsten Soft Skills im Projektmanagement zusammengetragen. Lesen Sie hier, welche Projektmanagement Kompetenzen hinter Management Rollen stehen.

Projektmanagement-Kompetenzen: Hard Skills und Soft Skills

Projektmanagement bedeutet das effektive Verwalten und Durchführen von Arbeitsvorgängen und dem Team dabei zu helfen.

Die Managementprozesse finden auf vielen Ebenen statt. Sie werden auf verschiedene Mitarbeiter, Teammitglieder und Führungskräfte aufgeteilt. Die Frage nach den im Projektmanagement gefragten Kompetenzen ist also nicht einsilbig zu beantworten. Jede Management Rolle verlangt nach eigenen Projektmanagement Skills. Management in der Projektplanung fragt nach anderen Kompetenzen als das Management in der Projektdurchführung oder des Projektabschlusses.

Die Kompetenzbereiche, über die jede Managementrolle verfügen sollte, lassen sich grob in zwei Gruppen aufteilen: Hard Skills und Soft Skills.

Hard Skills: Die messbaren Kompetenzen

Hinter Hard Skills stehen alle messbaren Fähigkeiten eines Mitarbeiters oder eines Managers. Diese Fähigkeiten und Fertigkeiten sind nachweisbar durch eine entsprechende fachliche Ausbildung oder Weiterbildung. Die Nachweise liegen dem Unternehmen in Form von Ausbildungszeugnissen oder Titeln vor.

Bei diesen Qualifikationen handelt es sich also um einschlägige Erfahrungen, die in einem Abschluss und dem Erwerb eines bestimmten technischen Knowhows münden. Neben Zeugnissen ist natürlich auch die Anwendung des technischen Knowhows ein Nachweis seines Erwerbs.

Von Branche zu Branche und Position zu Position unterscheiden sich die erforderten Hard Skills immens. In den verschiedenen Management Rollen demnach auch. Hier haben wir ein paar Beispiele für gefragte Hard Skills im allgemeinen Projektmanagement aufgeführt.

Hard Skills und Projektmanagement Softwares

Projektmanager müssen unbedingt über Hard Skills verfügen, um ihr Projekt zum Erfolg zu führen. Heutzutage werden sie dabei glücklicherweise auch von Projektmanagement Softwares unterstützt. Sie können die allgemeinen Managementprozesse bedeutend unterstützen und verbessern.

Softwares wie TimeTrack fördern die Klarheit und Transparenz der Prozesse, ermöglichen eine gute Koordination und Kommunikation von Arbeitsprozessen. Zum Beispiel im Multiprojektmanagement unterstützt TimeTrack Projektmanager mit einer übersichtlichen Koordination und Organisation mehrerer Projekte gleichzeitig.

Projektmanagement Softwares können also einige der wichtigsten Kompetenzen eines Projektmanagers unterstützen und an manchen Stellen vielleicht auch kompensieren.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack  – Projektverfolgung

Soft Skills: qualitative Kompetenzen

Während Softwares viele (vielleicht mangelnde) Projektmanagement Skills kompensieren oder unterstützen können, sind Soft Skills sehr schwer zu ersetzen. Diese Skills sind nicht technische Kompetenzen, mit denen jegliche Projektarbeit, so auch das Management, ohne den Rückgriff auf ein bestimmtes Tool verbessert werden kann.

Soft Skills repräsentieren die Kompetenzen eines Projektmanagers, die nicht in Zahlen gemessen werden können. Zumindest vorerst nicht. Das Vorhandensein und Fehlen von Soft Skills schlägt sich letztendlich genauso wie das Besitzen von Hard Skills im Projekterfolg nieder. Und der Projekterfolg ist schließlich sehr gut messbar.

Diese „weichen Kompetenzen“ sind jedoch vorerst nicht so leicht nachzuweisen wie es Hard Skills in Form von Abschlüssen und Zertifikaten sind.

Bei Soft Skills handelt es sich um „Schlüsselqualifikationen“, um Kompetenzen, die oft als Zwischenmenschliche Kompetenzen bezeichnet werden.  Sie umfassen meist drei große Bereiche, welche die Prozesse im Projektmanagement auf eine menschliche Art verbessern können. Der Psychologe Gerhard Blickle hat sie folgendermaßen definiert.

  • Soziale Kompetenz

Wer über soziale Kompetenz verfügt, kann auf kooperative und kommunikative Fertigkeiten zurückgreifen, um Ziele im sozialen Interaktionsbereich zu erreichen.

Sie schließt das Vermögen ein, sich in Mitarbeiter hineinzuversetzen und entsprechend fair zu handeln. Auch Empathie, Kommunikationsvermögen und Kritikfähigkeit sind Attribute, die man unter sozialer Kompetenz fasst.

Es ist leicht vorzustellen, dass Soziale Kompetenz in vielen Rollen und Positionen im Projekt gefragt ist. Vor allem von Führungskräften und Managementrollen erwartet man allgemein eine hohe soziale Kompetenz.

  • Personale Komptenz

Die personale-, persönliche- oder Selbstkompetenz bezieht sich auf einen selbst.  Sie umfasst die Aspekte der Steuerung der eigenen Motivationen und Emotionen im beruflichen Handeln. Diese personale Kompetenz entsteht durch die persönlichen Eigenschaften und Wertehaltungen, aber auch aus den eigenen Bedürfnissen und Motiven.

Fragen nach den persönlichen Einstellungen leiten stark auf das Selbstbild und das Selbstbewusstsein. Über personale Kompetenz zu verfügen trägt demnach zur Außenwirkung bei. Ein wichtiger Punkt könnte für Unternehmen auch der Abgleich der Selbstkompetenz mit den Wertehaltungen des Unternehmens sein. Je nach Rolle im Unternehmen ist ein Abgleich der Werte und eine hohe Identifikation förderlich. Eine hohe Identifikation mit dem Unternehmen stärkt schließlich die intrinsische Motivation zum produktiven Arbeiten der Mitarbeiter.

  • Methodische Kompetenz

Neuartige und komplexe berufliche Aufgaben bewältigen zu können wird als methodische Kompetenz bezeichnet. Sie wird vor allem dieser Zeit von Projektleitern verlangt. Die Schnelllebigkeit der Projektarbeit erfordert Flexibilität und die Bereitschaft und Fähigkeit, sich in neue und komplexe Methoden des Projektmanagements einarbeiten zu können. New Work ist das Stichwort.

Methodische Kompetenz erlangt man, in dem man über eine grundlegende Intelligenz und Expertise verfügt. Beide ermöglichen, dass man situationsübergreifend und flexibel seine Fähigkeiten und Fertigkeiten einsetzen kann.

Die 6 essenziellen Soft Skills im Projektmanagement

Unternehmen sind sich oft klar darüber, welche Hard Skills Management Rollen mitbringen müssen. Bei den Soft Skills sieht es oft anders aus. Dabei sind die Soft Skills für Managementrollen in der Projektarbeit essenziell für den Projekterfolg. Managementrollen können von der Unternehmensführung über die Teamführung bis hin zur Managementvertretung führen. Über diese 6 Kompetenzen sollte jedoch jede Managementrolle verfügen. Oder zumindest Bescheid wissen, um die eigenen Soft Skills weiter auszubilden.

1. Die Fähigkeit zur Führung

Die wohl bedeutendste Aufgabe im Projektmanagement ist seine Leitung oder Führung. Führung ist sowohl die Bezeichnung einer Rolle im Projekt als auch eines entscheidenden Soft Skills. Es gibt verschiedene Führungsstile, die gewisse Kompetenzen voraussetzen. Darüber hinaus muss man zwischen Teamführung und Unternehmensführung im Hinblick auf die gefragten Skills unterscheiden. Egal ob Leiter eines Teams oder ganzen Unternehmens, richtig führen zu können erfordert ein hohes Maß aller Schlüsselkompetenzen. Allen voran verlangt Führung eine hohe Soziale Kompetenz. Mitarbeiter möchten das Gefühl haben, dass ihre Führungsposition einen empathischen und respektvollen Umgang mit ihnen führt. Gute Führung bedeutet auch, empathische und faire Entscheidungen im interaktionellen Bereich zu treffen.

Projektmanagement häufige Fehler Titelbild

Darüber hinaus sollte eine Führungsposition mit jemandem besetzt sein, der eine hohe personale Kompetenz und eine hohe methodische Kompetenz verfügt. Da eine Führungsrolle repräsentativ vor der Organisation steht, die es leitet, ist es wichtig, dass die Einstellungen und Wertehaltungen von Führungsrolle und Organisation übereinstimmen. Nur mit einer authentischen Identifikation der Führung mit der Organisation kann das Unternehmen sein Image bewahren oder verbessern.

Methodische Kompetenz ist auf dem einen oder anderen Gebiet von jedem Mitarbeiter gefragt. Die Fähigkeit, sich in neue Methoden hineindenken zu können, wird demnach auch von der Führung verlangt. Es sind schließlich die Führungspositionen, die alle Prozesse überblicken können. Auch wenn ihnen kein technisches Knowhow spezifischer Prozesse abverlangt wird, so sollten sie über eine methodische Kompetenz verfügen, ein Verständnis für die Prozesse der geleiteten Organisation aufzubringen.

2. Die Fähigkeit zur Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

So wichtig, wie es für die Arbeit im Projektmanagement ist, klare Ziele zu haben, so wichtig ist die Fähigkeit, sich flexibel zu zeigen, falls die Ziele nicht so wie gedacht erreicht werden. Egal, wie gut Projekte geplant sind, unvorhersehbare Dinge passieren nun einmal. Wenn diese Ereignisse eintreten, ist es von Vorteil, wenn Manager eine gewisse Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mit sich bringen. Nach dem Motto „In der Ruhe liegt die Kraft“, geht es in solchen Situationen meist darum, besonnen und effektiv zu reagieren. Diese Anpassungsfähigkeit resultiert aus Persönlichkeiten mit einem hohen Selbstvertrauen und einem bestimmten Maß an Intelligenz, das die Bewältigung komplexer Situationen ermöglicht. Die Fähigkeit zur Flexibilität lässt sich als Teil der methodischen Kompetenz verstehen. Expertise und Intelligenz von Managern resultieren in einer effektiven Anpassungsfähigkeit, die in vielen Situationen des Projektmanagements unverhofft erwartet wird.

3. Die Fähigkeit zum Teamwork

Obwohl Managementrollen meist an der Spitze eines Teams oder einer Organisation stehen, wird die Fähigkeit zum Teamwork vorausgesetzt. Oder besser: vor allem Manager müssen gut sein im Teamwork. Schließlich stehen sie vor dem Team. Wie könnten Manager etwas von ihren Mitarbeitern verlangen, zudem sie selbst nicht in der Lage sind? Teamwork und Teambuilding will gekonnt sein.

Teamwork heißt, in einem guten und produktiven Austausch mit dem Team über aktuelle Themen zu sein. Effektives Teamwork zu beherrschen heißt deshalb auch, effektives Projektmanagement überhaupt zu ermöglichen. Als Manager ist man an der Schnittstelle zwischen kleiner und großer Organisation – zwischen Team und Unternehmen. Es liegt also oft an den Managementrollen, Interessen beiderseits zu kommunizieren und zu vereinbaren.

Auch im Teamwork wird den Managern also viel soziale Kompetenz abverlangt.

Eine weitere Management Schlüsselkompetenz, nach der Teamwork fragt, ist das Herausarbeiten und Managen der im Team vorhandenen Skills. Die Management Rolle sollte die Stärken und Schwächen der Einzelnen erkennen und sie so zusammensetzen, dass sie einander ergänzen. Vor allem moderne Projektteams sind oft sehr divers gestaltet. Diversität ist ein großes Potenzial, was managende Rollen für gutes Teamwork zu nutzen wissen müssen. Dafür brauchen Manager sowohl interkulturelle, wie methodische und soziale Kompetenzen.

4. Die Fähigkeit zum Konfliktmanagement

Wird Diversität im Team nicht gut gemanagt, kann es schnell zu Konflikten im Team kommen. Da Teams fast ausschließlich auf die eine oder andere Weise divers sind, sind Konflikte leider oft nicht zu vermeiden. Statt das Potenzial diverser Teams im Sande verlaufen zu lassen, sind Manager gut damit beraten, sich mit einigen grundlegenden Konfliktmanagement Methoden vertraut zu machen.

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Das Thema Konfliktmanagement ist so groß, dass es eigenständige Fort- und Weiterbildungen zu dem Thema gibt. In diesem Rahmen zählt es eher als Hard- denn als Soft Skill. Ein grundlegendes Verständnis vom Konfliktmanagement setzt jedoch soziale und bestimmte methodische Kompetenzen voraus. Manager sollten kooperativ und kommunikativ bei der Entscheidungsfindung in einem Konflikt helfen können und dafür über eine grundlegende Expertise im Konfliktmanagement sowie Intelligenz verfügen.

5. Die Fähigkeit zum kritischen Denken

Von Managern wird verlangt, Dinge nicht einfach als gegeben anzunehmen, sondern stets kritisch zu hinterfragen. Das soll nicht heißen, dass im Projekt zwischen den Mitarbeitern Misstrauen herrschen soll. Im Gegenteil. Vertrauen ist sehr wichtig im Projektteam. Manger sind jedoch in der verantwortungsvollen Position, mitunter schwerwiegende Entscheidungen fällen zu müssen. Damit das Team Vertrauen in die Rolle des Managers hat, wird vorausgesetzt, dass dieser Entscheidungen fällt, die auf einem logischen statt emotionalen Fundament fußen. Logische Entscheidungen zu fällen setzt die Fähigkeit zum kritischen Denken voraus. Schlussfolgerungen aufgrund einer Faktenbasis zu fällen, resultiert aus einer methodischen Kompetenz aus Expertenwissen und Intelligenz.

6. Die Fähigkeit zur kreativen Ideenfindung

Von Managern wird verlangt, das Projekt so effektiv und effizient wie möglich zu managen. Das bedeutet oft, kreative Lösungen zu suchen. Kreativität bietet – im wahrsten Sinne des Wortes- außergewöhnliche Lösungen. Effektive Lösungen zu finden bedeutet eigentlich immer außergewöhnliche Lösungen zu finden. Jeder Use-Case ist schließlich etwas anders. Die Trampelpfade der Produktentwicklung und des Projektmanagements reichen oft nicht aus für wirklich gute Lösungen. Design Thinking nimmt genau diesen Denkansatz als Grundlage für einen Produktentwicklungsprozess.

Die Fähigkeit zur kreativen Ideenfindung entsteht aus einer grundlegenden methodischen Kompetenz und einer persönlichen Kompetenz. Wenn man sich selbst über die eigenen Werte und Motive – auch im Projekt- bewusst ist; man über eine gewisse Expertise, Intelligenz und Flexibilität im Denken verfügt, ist kreative Ideenfindung erst möglich. Der Design Thinking Prozess kann dem als Unterstützung dienen.

Fazit

Ob Konfliktmanagement Beauftragter, Teamführer oder generelle Leadership. Jede Management Rolle muss über bestimmte Soft Skills verfügen. Diese Kompetenzen sind im Einstellungsverfahren nicht so leicht prüfbar wie Hard Skills. Statt Zertifikate zu prüfen, verlassen sich Personaler bezüglich der erforderten Soft Skills im Einstellungsverfahren oft auf ihr Bauchgefühl. Dabei können Soft Skills ebenso gut wie Hard Skills überprüft werden. Statt Zertifikate zu überprüfen, müssen Unternehmern jedoch zu etwas aufwendigeren Verfahren greifen und Eignungstests erstellen und durchführen. Wie sich anhand der Darstellungen zeigt, fußen die Projektmanagement Kompetenzen auf speziellen Persönlichkeitseigenschaften. Statt also nur nach Bauchgefühl einzustellen, sollten Personaler öfter spezielle Persönlichkeitstests durchführen.

Warum sich der Aufwand lohnt, hat der genauere Blick auf die Soft Skills, die keinem Projektmanager fehlen dürfen, gezeigt. Statt nur über technisches Knowhow zu verfügen, bringen die Soft Skills ein gewisses Extra und ein Maß an Cleverness in Projekte. Vor allem in Management Positionen ist das gefragt.

Soft Skills gehen Hand in Hand mit Hard Skills. Sie „beleben“ gewissermaßen die Hard Skills, nach denen eine Projektmanagement Rolle fragt. Die Hard Skills werden wiederum stark von Projektmanagement Softwares unterstützt und teilweise sogar kompensiert.

Jede Management Rolle fragt also nach einem Dreiglied aus Soft Skills, Hard Skills und Projektmanagementsoftware. Mit TimeTrack unterstützen sie die Kompetenzen Ihres Managements. Probieren Sie es jetzt gleich kostenlos in der zweiwöchigen Probeversion aus!

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