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Heute finden immer mehr agile Projektmanagement Methoden in zahlreichen Branchen ihren Einsatz. Warum sich jedoch manchmal klassisches Projektmanagement besser als agile Frameworks eignet und wie Sie die richtige Methode für Ihr Projekt finden, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist Projektmanagement?


Per Definition umfasst das Projektmanagement die Konzeption, Durchführung, Steuerung, Kontrolle und Kommunikation von Aufgaben bzw. Projekten.

Ein Projekt ist eine zeitlich gebundene und risikohafte, komplexe Aufgabe, die oftmals auch von äußeren Faktoren abhängig ist. Unterschiedliche Projekte bedürfen also ebenso unterschiedlicher Methoden zu ihrer erfolgreichen Realisierung. Projektmanagement Methoden können in klassische, agile oder hybride Formen unterteilt werden. Klassisches Projektmanagement steht in diesem Artikel im Fokus, weiterführende Beiträge können Ihnen einen Überblick über agile und hybride Methoden für Ihr Projekt liefern.

Die Projektplanung ist vielschichtig und sollte zum Grundstein Ihres Vorhabens werden. Der Projektmanager macht mit dieser die Projektdurchführung für alle Beteiligten nachvollziehbar und transparent. Den Projekten werden Umfang und Ressourcen zugeordnet und ein Monitoring eingeführt.

Klassisches Projektmanagement – Was Sie wissen müssen


Der traditionelle Projektmanagement Ansatz orientiert sich an der detailliert geplanten und fixierten Erreichung eines definierten Endzustandes.

Die Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn man schon vorher das Ziel definiert hat und ohne risikohafte Veränderungen planen kann. Zum Beispiel ist diese Methode vorteilhaft, wenn das Projektziel bekannt ist.

Merkmale des traditionellen Projektmanagements sind abgegrenzte Phasen und schon zu Beginn detaillierte Anforderungen an das Projekt. Auch eine intensive Planungsphase mit wenig voraussehbaren Änderungen sind typisch für klassisches Projektmanagement.

Klassisches Projektmanagement unterteilt alle Beteiligten in:

  • Projektleiter:innen
  • Modulleiter:innen
  • Projektmitarbeiter:innen
  • Projekt Management Office
  • Experten und Expertinnen
  • Auftraggeber:innen
  • Kunden und Kundinnen

Die Wasserfall-Methode

Die Wasserfall-Methode wird auch Kaskaden-Methode genannt, denn es gibt eine zwingende Abfolge von Sequenzen des Projektes. Diese wird linear nach jeweiligem Abschluss jeder Phase umgesetzt . Das Vorgehen nach dieser Art vom klassischen Projektmanagement wird durch den/ die Projektleiter:in sichergestellt. Die Arbeit muss strikt umgesetzt werden. Zu vergangenen Schritten zurückzukehren ist nahezu unmöglich und außerdem kostenintensiv.

  1. Planung: Anforderungen und Ziele formulieren
  2. Definition: Analyse der Bedürfnisse des Kunden
  3. Entwurf: Design nach gewünschten technischen Spezifikationen
  4. Implementierung: Produktentwicklung
  5. Testen: Validierung der Funktionen des Produkts
  6. Inbetriebnahme: Übergabe an den Kunden / die Kundin und Wartung des Produkts

Der V-Zyklus

Die Planungsphase nach dem V-Zyklus erfordert enorme Genauigkeit, da in der Sequenzabfolge auf eine absteigende Phase eine aufsteigende Phase folgt. Dieser Ansatz des Projektmanagements wird in zwei Phasen unterteilt.

Planungsphase

  1. Planung: Zielformulierung durch den/ die Auftraggeber:in
  2. Definition: Analyse der Kundenwünsche für das Pflichtenheft durch das Team
  3. Design: Formulierung des Produktdesigns
  4. Entwurf: detaillierter Entwurf vom Projektteam
  5. Implementierung: Produktentwicklung

Testphase

  1. Unit-Tests: Team testet einzelne Funktionen des Produkts
  2. Integrationstests: Team testet Gesamtfunktion des Produkts
  3. Systemtests: Team testet Funktion des Produkts in seinem Umfeld
  4. Abnahme: Prüfung durch den Kunden/ die Kundin

Klassisches Projektmanagement und dessen Ziele

Ziel dieser Methode ist es, Projekte mit hoher Sicherheit ohne plötzliche Veränderungen zu verwirklichen. Diese Vorgehensweise steht für Kontrolle und Steuerung durch den/ die Projektleiter:in.

Die Methode ist sowohl für Vorhaben mit festen Rahmenbedingungen und stabilen Umgebungen als auch für regulierte Projekte geeignet. Beispiele dafür wären Bereiche der Baubranche, der Anlagenbau, Pharmaunternehmen mit spezifischen und strengen Dokumentationsvorschriften oder die Erstellung einer Website.

Vorgehensweisen im klassischen Projektmanagement

Das Konzept ist die Basis für Umsetzung – Es ist linear und prognostizierend. Die Nutzung des Produkts steht erst am Ende des Gesamtergebnisses und ist mit wenig Interaktion mit dem Kunden/ der Kundin verbunden.

Im klassischen Projektmanagement gibt es klare Rollenaufteilungen und Verantwortlichkeiten.

  • Auftraggeber:in und Kunde/ Kundin: Erteilen Aufträge und sitzen im Lenkungsausschuss
  • Projektleiter:in: sind für Konzept, Steuerung, Dokumentation und Kommunikation (auch mit Stakeholdern) verantwortlich
  • Team: arbeiten am Projekt und sind für das Zeitmanagement zuständig

Die Kommunikation findet stets über Statusberichte und Meetings statt. Kennzeichnend hierfür sind das Kickoff-Meeting oder Meetings während der Projektlaufzeit.

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Die Phasen des Projektmanagement

Ein Ausschuss kontrolliert die Ergebnisse der verschiedenen Phasen und versichert den Übergang in die folgende Phase. Der/ Die Projektleiter:in ist dennoch der/ die zentrale Ansprechpartner:in und sollte Zeitpuffer einplanen, um die lineare und sequenzielle der abgetrennten Phasen sicherzustellen.

  1. Projektinitiierung
  2. Projektplanung
  3. Projektumsetzung
  4. Projektsteuerung
  5. Projektabschluss

Das agile Projektmanagement


Per Definition ist methodisch flexibles, proaktives und antizipierendes Handeln in der Projektverwirklichung als agiles Projektmanagement zu verstehen.

Das sogenannte Agile Manifest charakterisiert die wichtigsten Faktoren zur Anwendung der flexiblen Prozesse.

  1. Interaktion ist wichtiger als Prozesse
  2. Funktionsfähige Produkte sind wichtiger als Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
  4. Flexibilität bei Veränderungen ist wichtiger als strikte Pläne

Die am meisten verbreiteten agilen Projektmanagement Methoden sind Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Startup Methode und Feature Driven Development.

Die Scrum-Methode

Hervorgehoben werden soll die Scrum-Methode, denn sie ist am weitesten verbreitet und eignet sich sehr gut bei fehlendem Wissen über die vollständige Vorgehensweise des Projekts. Die Projektdurchführung findet schrittweise als festgelegte Meetings für alle Beteiligten eines Projekts statt.

Charakteristisch ist Einteilung in Rollen und Phasen. Typische Rollen im Team sind Scrum Master, Product Owner und das Entwicklungsteam; die einzelnen Phasen werden als Sprints bezeichnet.

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Hybride Ansätze im Management eines Projektes


Laut der Definition gilt eine Projektmanagement Methode als hybrid, wenn sie eine Mischform aus mindestens zwei Management Systemen ist. Diese Vorgehensmodelle vereinen die Vorteile von klassischen und agilen Methoden durch klare Strukturen in Verbindung mit agilen Vorgehensmodellen des Monitorings und der Meeting Planung.

Die Kombination aus traditionellen und agilen Projektmanagement Methoden ist quasi zum Synonym für hybride Projektmanagement Methoden geworden, denn sie ist für viele Unternehmen der attraktivste Weg und erzielt die meiste Aufmerksamkeit.

Hybrides Projektmanagement kann Brücken schlagen und das Beste aus zwei Methoden vereinen. Die Mischung beider Ansätze kann die Bemühungen von Ihrem Projektteam zum Erfolg führen. Agile Lösungen können in einzelnen Projekten und Abteilungen sehr sinnvoll sein. Flexiblere Kommunikation und mehr Rücksprachen können das klassische Projektmanagement entscheidend verändern und optimieren.

Leider ist die Prozesskoordination recht schwierig und die Vereinigung zweier Systeme herausfordernd. Der hybride Ansatz ist mit Mehraufwand in der Organisation verbunden. Besonders wichtig ist es hybride Management Ansätze überblicken zu können.

Projektmanagement Softwares können Sie hierbei unterstützen. Projektphasen, Rollenverteilungen, Projektstände, Arbeitsaktivitäten und noch viel mehr sind leichter nachvollziehbar. Unverbindlich können Sie die kostenlose Testversion von TimeTrack für 14 Tage ausprobieren und sich selbst überzeugen.

 

 

Agile vs. klassische Vorgehensweisen


Agiles Projektmanagement und klassisches Projektmanagement sind nahezu gegenteilig in ihrer Methodik. Standardisierung, Konzept und Vorgaben zur Zielerreichung stehen Flexibilität sowie die Änderungen der Ziele und Planung gegenüber.

Agile Methoden sind iterativ und haben während der Produkttests die Kundenzufriedenheit im Fokus. So können diese das Ergebnis so jederzeit an die Wünsche des Kunden anpassen.

Agile vs. traditionelle Methoden

Im direkten Vergleich der agilen und traditionellen Vorgehensweise ergeben sich Unterschiede in der Art des Managements, der Teamgröße, dem Vorgehen, der Konzeption, der Flexibilität, der Qualitätskontrolle und der Dokumentation sowie der Erfolgskontrolle.

Querschnitt: klassisches Projektmanagement

  • Der Projektumfang ist bei variablem Aufwand festgelegt
  • Die Anforderungen werden nur zu Beginn der Projektentwicklung erfasst
  • Der Prozessablauf ist ein Wasserfall-Modell, ein linearer Prozess ohne Flexibilität
  • Im Verlauf des Projekts sinkt der Einfluss von Stakeholdern
  • Die gesamte Verantwortung liegt bei dem/der Projektmanager:in
  • Umfassende Meetings und Dokumente sind Grundlage der Kommunikation
  • Die Ergebnisse werden nur am Ende geliefert und bewertet

Querschnitt: agiles Projektmanagement

  • Zeit und Aufwand sind festgelegt, der Umfang ist variabel
  • Die Anforderungen werden kontinuierlich in der Projektlaufzeit erfasst
  • Iterative Prozesse werden dauerhaft verbessert und angepasst
  • Der Einfluss der Stakeholder im Projekt ist konstant
  • Das Team organisiert sich selbst und trägt gemeinsam die Verantwortung
  • Kurze und regelmäßige Dokumentationen werden kommuniziert
  • Das Ergebnis wird im Projektverlauf regelmäßig geliefert und bewertet

Vorteile und Nachteile klassischer Ansätze

Pro und Kontra Argumente für klassisches Projektmanagement sind abhängig von den Projekten und muss situativ charakterisiert werden.

  • weniger Spielraum für Eventualitäten
  • geregelter Projektverlauf und Vorhersehbarkeit durch festen Plan
  • vermeiden plötzlicher Budgetanpassungen
  • klare Meilensteine, Projektphasen und Budgets
  • wenig Spielraum bei Veränderungen der Wünsche und Anforderungen des Kunden
  • Kunde kontrolliert Qualität erst zum Schluss
  • ausführliche Dokumentation als Rahmenplan und Unterstützung von Projekten
  • überschaubar durch lineare Sequenzen
  • geringe Komplexität durch bekannte Meilensteine
  • Kommunikation mit Kunden /Kundinnen und Auftraggebern / Auftraggeberinnen sehr gering
  • gutes Monitoring
  • hohe Planungssicherheit, effizient geplante und effektiv genutzte Ressourcen
  • fehlender Überblick bei komplexen Vorhaben führt zu kostenintensiven Korrekturen, oftmals kein Rückschritt möglich
  • wenig Flexibilität
  • kein Feedback von Auftraggeber und Kunden in Projektdurchführung
  • Einhaltung von Kosten, Terminen und Qualität vom Projekt

Vorteile und Nachteile agiler Methoden

Die Vor- und Nachteile einer agilen Methode sind ebenfalls individuell und situativ abzuwägen, weswegen Merkmale aufgezählt werden, die in Anbetracht des Projekts Ihres Unternehmens zu beurteilen sind.

  • Freiheit im Projektverlauf
  • horizontale Zusammenarbeit
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
  • plötzliche Budgetanpassungen
  • Planungsunsicherheit, adaptive Konzeption im Projektverlauf
  • wenig klar formulierte Meilensteine und Anforderungen
  • Anpassung an veränderte Kundenbedürfnisse
  • Kunden / Kundinnen greifen häufig ein, was aber bei der Validierung der Projekte hilft
  • wenig Dokumentation und regelmäßiges Kundenfeedback
  • iterative und sequenzielle Vorgehensmodelle
  • Erfolgskontrolle durch Kundenzufriedenheit

Wie wählt man die richtige Projektmanagement-Methode?


Keine Methode ist perfekt. Je nach Situation sollte die Wahl der Projektmanagement Methoden getroffen werden. Eine Planung mit Erfolg tritt vor allem dann ein, wenn Sie bei der Wahl Art und Zweck der Projekte sowie die Struktur von Ihrem Unternehmen beachten. Mitarbeiter:innen können zu Experten / Expertinnen werden und Erfahrungen in der Anwendung einer Methodik sammeln.

Ein Tipp: Die Stacey-Matrix zur Entscheidungsfindung

Welche Projektmanagement Methode die Umsetzung in Ihrem Unternehmen finden soll, können Sie mit der sogenannten Stacey-Matrix festlegen. Die Einordnung auf dieser Grafik kann Ihnen den entscheidenden Tipp zur Wahl der Methode geben und der Start für eine erfolgversprechende Projektplanung sein. Auf der Matrix können Aufgaben in einfach, kompliziert, komplex und chaotisch eingeordnet werden. Je nach Zuordnung können Sie zwischen klassischen, agilen und hybriden Methoden wählen.

Stacey-Matrix

Warum klassisches Projektmanagement?

Kaskaden-Modelle für das klassische Projektmanagement können vor allem dann gewinnbringend sein, wenn ein guter Überblick über zukünftige Entwicklungen besteht und alles im Voraus bis ins kleinste Detail geplant werden kann. Aufgaben unter potenziellen Risiken zu erfüllen, schreckt Sie nicht ab, auch wenn eine Validierung erst nach Beendung des Projekts stattfindet. Klassisches Management ist vom Vorteil, wenn für den Kunden eine enge Zusammenarbeit nicht infrage kommt und die iterative Validierung ansonsten nicht umsetzbar ist. Entscheidungen über Aufgaben werden oftmals schnell und in hierarchischer Ausprägung getroffen. Das alles sind Gründe des Projektmanagements, klassische Methoden zu wählen.

Andernfalls gibt es Gründe des Projektmanagements eher nach agilen Methoden wie Scrum vorzugehen. Zum Beispiel bei wahrscheinlichen Änderungen im Verlauf des Projektes, bei fehlende Dokumentation und fehlendem detaillierten Entwurf, einem hohen Maß an Teamarbeit und einer engen Zusammenarbeit mit dem Kunden / der Kundin.

Fazit


Für ein erfolgreiches Projekt ist nicht nur der Plan entscheidend, sondern auch der verantwortungsvolle Umgang mit Softwares und Werkzeugen. Auch kontinuierliche Prüfung des Produkts ist wichtig unabhängig von der Zusammenarbeit mit dem Kunden. Vertrauen Sie auf Ihre Erfahrungen und nutzen Sie die richtigen Tools, um in der Projektlaufzeit die wichtigen Kennziffern nicht aus dem Auge zu verlieren.