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Was ist ein Dienstplan? Und was muss man beim Dienstplan beachten? Die Antworten zu diesen Fragen und Näheres zum Dienstplan sowie auch hilfreiche Tipps und Tricks erfahren Sie in diesem Beitrag.

Dienstplan – Definition


Kurz gesagt ist ein Dienstplan ein Planungsinstrument, welches Mitarbeiter:innen zeitlich und räumlich einteilt. Der quantitative und qualitative Gebrauch der Arbeitskräfte wird so definiert. Mit passend geregelten Dienstplänen stellen Sie sicher, dass die Ziele eines Unternehmens erreicht werden können. Mit einer übersichtlichen Ansicht der geplanten Dienste kann mangelnde Arbeitskraft erkannt und im Handumdrehen ergänzt werden. Doch damit ein Dienstplan auch umsetzbar ist, muss er vor allem verständlich formuliert sein. Beispielsweise plagen sich viele Mitarbeiter:innen mit unklaren Abkürzungen, welche schnell zu Missverständnissen führen und somit ultimativ zu einem Risiko für das ganze Projekt werden.

Warum ist der Dienstplan so wichtig?

Ein Dienstplan bringt zahlreiche Vorteile im Rahmen einer Planung. Einerseits werden mit den Dienstplänen die Schichten der Mitarbeiter:innen geplant. So wissen Arbeitnehmer:innen, wann und wo sie eingeteilt sind, wie lange ihre Schicht dauert oder wann sie keinen Einsatz haben. Für die Arbeitgeber:innen ist ein Dienstplan jedoch von ebenso großer Relevanz. So steht und fällt mit dem Dienstplan auch die Planung der zu bearbeitenden Projekte. Der Dienstplan dient als allgemeine Übersicht einer Firma dazu, wie und wann an was gearbeitet wird.

Aufgrund der großen Bedeutung von Dienstplänen ist es wichtig diese richtig zu planen. Viele Unternehmen greifen hierfür auf Software-Lösungen. Mit TimeTrack wird Ihre Dienstplanung zu einem Kinderspiel! TimeTrack ermöglicht nicht nur die Schichtplanung, sondern auch das Erstellen von Verfügbarkeiten, welche automatisch in der Dienstplanung berücksichtigt werden.

 

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TimeTrack – Verfügbarkeiten erstellen

Worauf muss man beim Dienstplan achten?

Viele Anforderungen kommen Ihnen bei der Dienstplanerstellung entgegen. Besonders wichtig ist es die Arbeitszeitmodelle und Ruhezeiten Ihrer Mitarbeitenden zu berücksichtigen und sich an das Arbeitszeitgesetz zu halten.

Kriterien für einen guten Dienstplan


Egal auf welche Art Sie einen Dienstplan erstellen, ob auf Excel, händisch oder mit einer Software –Achten Sie auf die folgenden Kriterien um möglichst effizient zu planen.

Ziele des Unternehmens

Dienstpläne müssen die Ziele des Unternehmens widerspiegeln. Haben Sie genügend Mitarbeiter eingeplant? Sind die Mitarbeiter für die geplanten Schichten genügend qualifiziert? Haben Sie genügend Mitarbeiter als Back-Up bereit, damit diese einspringen könnten, falls das notwendig sein sollte? Vergessen Sie außerdem nicht auf die aus dem Dienstplan resultierenden Kosten, denn wenn diese aus dem Ruder laufen, bringt Ihnen auch ein perfekter Dienstplan nichts!

Gesetzliche Legalität

Wenn Sie Ihren Dienstplan nicht innerhalb der Regelungen der Gesetze planen, dann werden Sie sehr rasch sehr viele Probleme bekommen. Das Arbeitszeitgesetz ist zentral, denn es schreibt nicht nur die maximale Arbeitszeit, sondern auch Überstundenregelungen und fällige Ruhezeiten vor. Bei der Dienstplanung müssen außerdem die Sonntagsarbeit und die Feiertagsarbeit berücksichtigt werden. Des Weiteren sollte gegebenenfalls auch das Mindestlohngesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz oder das Mutterschutzgesetz beachtet werden.

Einhalten der Mitarbeiterverträge

Ihre Mitarbeiter:innen dürfen nur so viel bzw. so wenig arbeiten, wie der entsprechende Vertrag vorgibt. Arbeitszeiten müssen also dem jeweiligen Vertrag angepasst werden. Es gibt hierbei Überschneidungen mit der gesetzlichen Legalität, wie zum Beispiel das Verbot der Nachtarbeit bei Minderjährigen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstplan diese Vertragsregelungen berücksichtigt.

Akzeptanz der Mitarbeiter:innen

Je nach Möglichkeit sollten die Wünsche Ihrer Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden. Der Dienstplan wird dadurch eher von den Mitarbeitenden akzeptiert, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führt.

Einhalten der arbeitswirtschaftlichen Kriterien

Hierbei handelt es sich einerseits um einen moralischen Aspekt, andererseits auch um einen Aspekt, welcher für Unternehmenserfolg wichtig ist. Arbeitswirtschaftliche Kriterien sind anerkannte Funde der Dienstplanerstellung, welche zu höheren Effizienz der Mitarbeitern führt. Ein Beispiel für einen solchen Fund ist, dass eine Frühschicht, welche einer Spätschicht folgt, zu gesundheitlichen Folgen der Mitarbeiter:innen führt. Dienstpläne sollten zwingend solche arbeitswirtschaftliche Kriterien einhalten.

Flexible Planung mit Spielraum

Wenn Sie bei der Dienstplanung rigid waren und keinen Spielraum eingeplant haben, dann ist spontanes Ausfallen von Arbeitskräften ein großes Problem für den anstehenden Dienst. Sind Sie jedoch flexibel und die Belegschaft kann ersetzt werden, so sind Sie noch im Spiel. Robuste Planung führt zu größerem Erfolg!

Frühe Bekanntgabe

Publizieren Sie Ihren Dienstplan so früh wie möglich! Schicken Sie schon anfangs Monat eine E-Mail mit einer provisorischen Planung für den folgenden Monat oder publizieren Sie die Schichten in einer Online App. Oft wird auch Excel gebraucht um Schichtpläne darzustellen, jedoch kann dies bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern unübersichtlich werden.

Bei früher Bekanntgabe geben Sie Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit ihr privates Leben besser zu planen. So wird eine positive Work-Life-Balance in den Mittelpunkt gestellt und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen gesteigert.

Strategien zur Erstellung des Dienstplans


Wenn Sie Dienstpläne erstellen, dann gibt es einige Strategien, wie Sie zum größten Erfolg kommen. Solche Strategien dienen bei manueller Dienstplanerstellung. TimeTrack hilft Ihnen bei der Implementation von verschiedenen Strategien.

Erstellung auf Basis des letzten Dienstplans

Viele Unternehmer passen einen bestehenden Dienstplan an aktuelle Gegebenheiten an. Neben der aufwändigen Schreibarbeit hat diese Methode auch zum Nachteil, dass die langfristige Planung schlecht erfolgt und sehr fehleranfällig und unübersichtlich ist.

Erstellung auf Basis der Mitarbeiterwünsche

Am glücklichsten werden Ihre Mitarbeiter:innen, wenn Sie deren Wünsche berücksichtigen. Problematisch wird es hierbei nur, wenn alle gleichzeitig frei haben möchten oder in den Urlaub fahren möchten. Wenn Sie basierend auf Wünschen planen, dann müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie die beliebten Schichten fair verteilen! Je nach Arbeitsbereichen ist diese Strategie nur begrenzt anzuwenden.

Dienstplan wird von Mitarbeiter:innen erstellt

Mitarbeiter:innen den Dienstplan selbst erstellen lassen ist keine gute Strategie. Nicht nur aufgrund von mangelndem Know-How sondern auch aufgrund von Vernachlässigung unbeliebter oder notwendiger Schichten birgt diese Strategie viele Risiken.

Software-Lösungen

Schlussendlich werden Sie zum größten Erfolg kommen, wenn Sie die oben genannten Strategien kombinieren. Benutzen Sie TimeTrack, um Schichten unter Berücksichtigung von sowohl dem Arbeitszeitmodell, den angegebenen Verfügbarkeiten und anstehenden Abwesenheiten wie Urlaub zu planen. TimeTrack informiert Sie mithilfe von Warnungen über überlappende Schichten. Überzeugen Sie sich mit unserer kostenlosen 14-tägigen Probeversion selbst!

 

 

Weitere Tipps beim Dienstplan erstellen


Um garantiert zum besten Plan zu kommen nennen die folgenden drei Abschnitte noch ein paar Tipps, welche die Planung der Arbeit zu einem wahren Vergnügen machen. Lesen Sie weitere Tipps zur Dienstplangestaltung.

Die Mitarbeiter:innen berücksichtigen

Seien Sie konstant mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt und holen Sie sich Rückmeldungen zu den Dienstplänen. Niemand möchte am eigenen Geburtstag arbeiten. Alle möchten am Freitag Nachmittag frei haben. Positive Work-Life-Balance der Mitarbeiter ist zentral und kann nur mit konstantem Feedback erreicht werden.

Die Zeit im Auge behalten

Zeit ist Geld. Überstunden sind teuer! Bei schlechter Planung werden Ihre Mitarbeiter:innen zu Überzeit gezwungen sein. Definieren Sie Ihre Ziele und die dafür benötigten Ressourcen genau bevor Sie mit der Dienstplanung beginnen.

Die Kunden nicht auslassen

Lassen Sie Daten über Ihre Kunden in die Planung einfließen. Wann ist der Betrieb stark beschäftigt und wann nicht? Stellen Sie sicher, dass Sie dies bei der Personaleinsatzplanung im Hinterkopf behalten, um Ihren Kunden den besten Service liefern zu können.

TimeTrack als Assistent


TimeTrack ist Ihnen eine enorme Hilfe bei der Dienstplanung. Da die App sehr einfach und intuitiv gehalten ist, ist sie sehr einfach zu bedienen. Mit den In-App Video-Erklärungen lernen Sie jedes unserer Features genau kennen und können schnell einen Dienstplan erstellen. Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeitenden mit nur einem Klick über den neu erstellen Dienstplan. Diese bekommen daraufhin automatisch eine E-Mail zugeschickt, was die Kommunikation erheblich erleichtert. Mithilfe der zahlreichen Filteroptionen können Sie in TimeTrack nicht nur nach Mitarbeiter:innen, sondern auch Skills oder Arbeitsbereichen filtern.

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TimeTrack – Dienstplan

Fazit


Folgen Sie den oben genannten Tipps und gestalten Sie sich die Planung einfach – mit TimeTrack. Mit TimeTrack können Sie Schichten definieren, um schneller zu einem funktionierenden Schichtplan zu kommen. Durch die automatische Berücksichtigung von dem Arbeitszeitmodell und der Gesetzeskonformität sparen Sie mit TimeTrack viel Zeit. Verschwenden Sie keine Zeit und probieren Sie die kostenlose Test-Version noch heute!