6 Tipps zur reibungslosen Dienstplangestaltung

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten einen Dienstplan zu erstellen. Viele Arbeitgeber tun sich bei der Entscheidung zwischen einer händischer Dienstplanerstellung mit Papier und Stift, jener mit Excel oder mit einer Software-Lösung schwer – Dabei ist es doch so einfach! In diesem Beitrag verraten wir Ihnen 6 Tipps zur Dienstplangestaltung und wie Sie Ihren individuellen Dienstplan am einfachsten und schnellsten erstellen können.

Vorteile eines Dienstplans

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Eine gute Dienstplangestaltung ist essenziell für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Wieso? Je übersichtlicher der Dienstplan ist, desto weniger Zeit muss im Privatleben aufgewandt werden, um die Schichten und Arbeitszeiten überblicken zu können. Weitere Faktoren und Aspekte, die die Mitarbeiterzufriedenheit direkt beeinflussen, sind auch unmittelbar vor der Dienstplangestaltung zu beachten.

Ein guter Dienstplan steigert die Zufriedenheit Ihres Teams

Je mehr der gewünschten Schichten Ihre Mitarbeiter:innen bekommen, desto zufriedener sind sie. So lassen sich auch Konflikte untereinander vermeiden.

Doch auch als Chef:in können Sie bereits bei der Dienstplanung dafür sorgen, dass Sie die Arbeitszeit bestens im Blick haben und alle Bedürfnisse Ihres Personals und die Vorgaben für Ihren Betrieb erfüllen können.

Ein Dienstplan ist unersetzbar

Sehen Sie es mal so – Wie wäre es denn ohne einen Dienstplan? Im Prinzip ist der Dienstplan eine der Anforderungen für einen reibungslosen Ablauf im Betrieben. Damit verpasste Arbeitszeiten nicht zum dauerhaften Thema werden, lohnt es sich in einen guten Dienstplan zu investieren.

Wer erstellt den Dienstplan?

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Legen Sie im Betrieb immer eine feste Ansprechperson für die Dienstplangestaltung fest. Gerade bei Krankheit, Urlaubsplanung und anderen besonderen Situationen muss die verantwortliche Person sich Ihrer Aufgaben bewusst sein. Auch die Besonderheiten der verschiedenen beruflichen Einrichtungen müssen berücksichtigt werden. Die Dienstplangestaltung ist zurecht ein in der Planung intensiver Job. Mit dem ein oder anderen Tipp lässt sich der Dienstplan aber als intelligentes Instrument einsetzen.

Rechtliche Grundlagen

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Gerade in Deutschland gibt es zum Thema Dienstplan für Mitarbeitende Vieles zu beachten.

Hier sind einige der Punkte, die Sie zum Thema Recht beachten müssen:

• Ihre Mitarbeiter:innen dürfen nicht länger als 8 bzw. branchenspezifisch 10 Stunden arbeiten.
• An Sonn- und Feiertagen kann nur in Ausnahmen gearbeitet werden (§ 9 ArbZG).
• Berechnen Sie die korrekten Pausenzeiten Ihrer Mitarbeiter:innen ein. Vergessen Sie nicht den Nachweis der Pausenzeiten.
• Wenn Sie erstmal einen Dienstplan aushängen oder verschicken, ist dieser in dem Sinne verbindlich, als dass Sie etwaige Änderungen rechtzeitig im Voraus ankündigen müssen. Aber keine Sorge: Der Dienstplan ist nicht grundsätzlich verbindlich. Mehr Informationen entnehmen Sie branchenspezifischen Regelungen.

Optimale Vorlaufzeit

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Das Schlüssel zur entspannten Dienstplangestaltung ist: Genügend Zeit einplanen! Damit Dienstpläne nicht erst in letzter Minute zum Thema werden, lohnt es sich, eine Vorlaufszeit von etwa 2-4 Wochen einzuplanen. Die Jobart ist bei der Vorlaufszeit entscheidend. Arbeiten Ihre Mitarbeiter:innen eher im professionellen Bereich, z.B. nicht nur halb-, sondern ganztags, können Sie die Schichten schon früher planen. Da ist ein Vorlauf von sogar 3-6 Monaten intelligent.

Unternehmen, welche auf Flexibilität setzen, legen eine Gruppe unter Mitarbeitenden auf Messenger-Diensten an, um Schichten tauschen zu können. Doch diese Option ist umständlich und führt einer Nachrichtenflut, welche als störend empfunden werden kann.

TimeTrack bietet hierfür die ideale Lösung: Den Schichtplan. Als Chef können Sie einfach und schnell Schichten planen. Mit nur einem Klick benachrichtigen Sie all die betroffenen Mitarbeiter über den neuen Dienstplan per Mail.

 

Besonders praktisch ist die Möglichkeit für Änderungen, welche jederzeit vorgenommen werden können. Falls Ihren Mitarbeitenden eine Schicht nicht passt, so können sie Schichten tauschen, indem sie sich für eine neue Schicht bewerben.

6 Tipps zur Dienstplangestaltung

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1. Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen berücksichtigen

Ihre Mitarbeiter:innen werden Ihnen danken, wenn Sie ihre Bedürfnisse, Grenzen, Verfügung oder auch ihre aktuelle berufliche und private zeitliche Lage (wie z.B. Kinder) kennen. Reden Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen vor der Dienstplangestaltung! Bei Bedarf können Sie auch Sprechstunden einrichten, in denen Ihre Mitarbeiter:innen die Dienstplanung mit Ihnen besprechen können. In TimeTrack können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Verfügbarkeiten selbstständig angeben, was Sprechstunden überfällig macht und es Ihnen erlaubt die daraus gewonnene Zeit anderweitig einzusetzen.

2. Urlaubstage im Blick behalten

Für die entspannte Dienstplanung ist besonders entscheidend, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen rechtzeitig über ihre Urlaubsgestaltung Gedanken machen – Regen Sie sie gerne dazu an! Gerade Weihnachtsferien variieren selten, was dazu führt, dass ein Urlaub in dieser Zeit früh festgelegt werden kann. TimeTrack macht Urlaubsplanung zu einem Kinderspiel! Urlaubsanträge manuell ausfüllen ist von gestern. Sparen Sie sich Zeit – Mit TimeTrack! Lesen Sie hier mehr dazu.

3. Arbeitsfreie Tage nicht vergessen

Kennen Sie alle Feiertage in Ihrem spezifischen Bundesland? Diese haben natürlich einen Einfluss auf die Dienstpläne und die Arbeitszeit. Auch wenn Ihr Dienstplanprogramm diese vielleicht automatisch einträgt – überprüfen Sie rechtzeitig, ob alle erfasst worden sind.

Aber wie sind Feiertage im Arbeitsvertrag geregelt? Manche Berufe müssen auch an Feiertagen ausgeführt werden. Informieren Sie Ihr Personal über die Feiertage (z.B. mit einer E-Mail zum Jahresanfang) und erläutern Sie, ob man an diesen Tagen Zuschläge bekommt oder keine Arbeit eintragen soll. Da die Anzahl der Feiertage von Jahr zu Jahr variiert, müssten Sie sich jedes Jahr aufs Neue damit auseinandersetzen.

TimeTrack berücksichtigt die Feiertage Ihres individuellen Bundeslandes. Fügen Sie den Feiertagsplan Ihres Bundeslandes zu Ihrem Benutzerprofil hinzu und machen Sie sich nie wieder Gedanken um arbeitsfreie Tage! Neue Feiertage, wie zum Beispiel Firmentage, können jederzeit hinzugefügt werden. Diese werden automatisch in dem Kalender jedes Mitarbeitenden vermerkt.

4. Arbeitsbereiche und Arbeitsstandorte richtig zuweisen

„Wer macht nochmal wo und was?“ – Merken Sie sich die bevorzugten Arbeitsstandorte und Aufgabenbereiche Ihrer Mitarbeiter:innen. Mit unserer App müssen Sie die Arbeitsbereiche und -standorte und die dazugehörigen Mitarbeiter:innen nur einmal definieren.

5. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle beachten

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verlangen nach unterschiedlichen Dienstplänen. Dreht sich Ihre Dienstplangestaltung vor allem um das Thema Teilzeit? Dann gilt es, wie bei anderen besonderen Vorgaben auch, alle Einzelheiten zu beachten.

Branchenspezifische Dienstpläne

Pflegebereich, Gastronomie, Kita oder Kindergarten? Je nach Einrichtung und Beruf gibt es unterschiedliche Anforderungen an unterschiedliche Dienstpläne. All diese Bereiche haben ihre eigenen Ausnahmen und Spezifikationen. Die Möglichkeit den Dienstplan an seine individuellen Wünsche anzupassen überzeugte schon hunderte von Kunden. Überzeugen Sie sich nun selbst!

 

6. Rahmendienstpläne gestalten

Meistens wiederholen sich die Dienste der Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Muster. Doch viele Arbeitgeber plagen sich damit, dieselben Dienste jede Woche neu eintragen zu müssen. Mit TimeTrack können Sie ganz einfach Wiederholungen anlegen und sich somit die unnötige Schreibarbeit ersparen! Legen Sie dafür einen Rahmendienstplan an, welcher sich dank der intelligenten TimeTrack Software automatisch wiederholt.

Effektivere Dienstpläne mit TimeTrack erstellen

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Wenn Sie sich nach Lesen von diesem Artikel nun fragen, wie Sie diese Tipps optimal in ihrer aktiven Dienstplangestaltung anwenden, ist es lohnenswert, über einen digitalen Dienstplan wie der in der TimeTrack-App nachzudenken, denn:

All diese 6 Tipps implementiert der Dienstplan von TimeTrack automatisch für Sie!

Mit dem Dienstplan von TimeTrack können Sie unglaublich einfach die unterschiedlichsten Arbeitsbereiche für Ihre Standorte erstellen und genauestens definieren. Erstellen Sie zum Beispiel zugewiesene Farbmarkierungen oder individuelle Skills! So verlieren Sie nie den Überblick und können sorgfältig und strukturiert planen. Noch nie war die Dienstplangestaltung so leicht!

Ihre Mitarbeiter werden so nie den Überblick Ihrer Dienstpläne verlieren und haben somit einen frustfreien Umgang mit der Dienstplangestaltung, was wiederum für eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter führen wird.

Online Arbeitspläne erstellen: Langfristig schneller und zuverlässiger als per Hand

Dienstpläne online zu erstellen ist langfristig schneller und zuverlässiger als per Hand, da weniger Flüchtigkeitsfehler entstehen können. Der intelligente Algorithmus teilt jedem die bestmögliche Schicht zu, welche sich nach Bedarf auch schnell und unkompliziert tauschen lassen.

TimeTrack ist ein intelligentes Zeiterfassungssystem, das Ihre Mitarbeiter lieben werden.

Überzeugen Sie sich selbst und probieren Sie die kostenfreie 14-tägige Probeversion von TimeTrack!