Projektmanagement Methode

Schon im Vorhinein zu wissen, welche Projektmanagement-Methode die Richtige ist, ist nicht immer einfach. Um Unsicherheiten vorzubeugen und die richtige Wahl zwischen agilen und klassischen Methoden zu wählen, können Sie als Projektleiter die Stacey-Matrix verwenden. Was sie aussagt und wie sie angewandt werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Stacey Matrix – Welche Projektmanagement-Methode ist die Richtige?


Die Stacey-Matrix schafft ganz im Allgemeinen zunächst einen Überblick über die Komplexität eines Projekts. Der Projektleiter kann dann die passende Methode bzw. Vorgehensweise zur Realisierung vom Projektziel wählen.

Verschiedene Managementstrategien für Projekte sind zum Beispiel Wasserfall, Scrum, Kanban, Lean, Design Thinking. Die Stacey-Matrix ist eine Hilfe bei der Entscheidungsfindung. Hierfür bietet sie Orientierung bei der Frage, wann besser ein agiles Vorgehen und wann Lean- und Standardprozesse gewählt werden müssen. Auch wenn sie als Werkzeug eingesetzt wird, muss jedoch nicht immer eine eindeutige Antwort ablesbar sein.

Was ist die Matrix eigentlich?

Die Verwendung des Begriffs Matrix ist irreführend. Es geht eher nur um den ersten Quadranten im Koordinatensystem. In diesem werden die Achsen der Unsicherheit über die Anforderungen und der Unklarheit über den Lösungsansatz eines Projektziels zugeordnet.

Die Matrix kann also mit verschiedenen Fragestellungen verglichen werden.

  • Was trägt zur Komplexität des Sachverhaltes bei?
  • Wie trifft man Entscheidungen in unsicheren Situationen?
  • Welche Strategie verwendet man bei einer Entscheidung in komplexen Situationen am besten?

Die Stacey-Matrix dient also nicht der Wahl der besten Vorgehensweise in Projektmanagement, sondern eher der Entscheidungsfindung in komplexen Situationen.

So kann der Charakter des Projekts von einfach im Schnittpunkt der Achsen über kompliziert, komplex und chaotisch eingeteilt werden. Diese Charakterisierungen können von der Methodik ergänzt werden. Ein traditioneller Weg im Schnittpunkt und agile Hilfsmittel, wenn Ziel und Vorgehensweise der Maßnahme unbekannt sind.

 

 

Die ursprüngliche Stacey Matrix


Die Matrix von Ralph Douglas Stacey, einem britischen Professor für Management, entwickelte die nach ihm benannte Methode zur Auswahl in komplexen Entscheidungssituationen.

Aufbau der ursprünglichen Stacey Matrix

Der Professor für Management Stacey entwarf die Matrix zunächst zur Unterstützung von Entscheidungen unter Unsicherheit und für eine Übersicht darüber, welche Projektmanagement Methoden daraus resultieren. Der Komplexitätsgrad von einem Unternehmen bestimmt sich in der Darstellung anhand von zwei Faktoren auf den Achsen des Graphen.

Vertikal/Level of Agreement

Was soll erreicht werden? Das ist die Leitfrage der Y-Achse. Die Ziele und Anforderungen können ebenfalls Geschäftsziele und Projektziele sein. Je nach Klarheit bzw. Unklarheit dieser Ziele sind sie im Schnittpunkt oder weiter weg zu verorten. Mit einem großen Abstand zum Koordinatenursprung herrscht auch Unklarheit der Beteiligten darüber, was das Ziel eigentlich ist.

Horizontal/Level of Certainty

Wie kann es erreicht werden? So sind die Ziele auf der X-Achse zu beurteilen. Der Grad der Unsicherheit steigt mit der Entfernung vom Schnittpunkt der Achsen. Gewissheit und Sicherheit darüber, wie das Problem in den Griff bekommen werden soll, führen zur Nähe des Ziels am Koordinatenursprung. Wenn die Einordnung weiter weg zu verorten ist, herrscht Unklarheit über die Methoden und das Vorgehen.

Fünf Bereiche:

Stacey beschreibt fünf Bereiche, die eine unterschiedliche Komplexität haben.

  1. Close to agreement, close to certainty: Es herrscht Übereinstimmung und Sicherheit über das Vorgehen und die Entscheidung wird schnell getroffen.
  2. Far from agreement, close to certainty: Das Ziel ist klar, die Methode und die Werkzeuge jedoch nicht, was zu einer Entscheidung durch Kompromisse führt.
  3. Close to agreement, far from certainty: Unter den Beteiligten herrscht Übereinstimmung trotz Unklarheiten über die Details von Ziel und Methode. Projekte können verfolgt werden, ohne die Entwicklung detaillierter Schritte im Vorhinein.
  4. The zone of complexity: Im umfassendsten Bereich der Matrix treffen sich geringe Sicherheit und Einigkeit der Beteiligten. Innovation und Kreativität helfen Projekten zum Erfolg.
  5. Anarchy – far from agreement, far from certainty: Unsicherheit und fehlende Übereinstimmung führen dazu, dass Projekte in diesem Bereich eher vermieden werden sollten.

Stacey-Matrix

Die „neue“ Stacey Matrix nach Cynefin


Die neue Version zur Wahl der Projektmanagement-Methode betrifft die Umdeutung der Matrix aus dem agilen Umfeld. Sie entstammt dem Cynefin-Framework und widmet sich nun zusätzlich zur Kompliziertheit eines Vorhabens ebenfalls der Beschreibung von Wechselwirkungen eines Systems und dessen Umfeldes.

Aufbau

Die Darstellung der neuen Version der Stacey-Matrix spannt sich ebenfalls an zwei Achsen auf, zwischen welchen die Cynefin-Domänen einfach, kompliziert, komplex und chaotisch eingeordnet werden. Der Einsatz agiler Methoden soll hier für jede Situation richtig eingeschätzt werden. Handlungsalternativen werden abgewogen.

Vertikal/Anforderungen:

Wie groß ist Unsicherheit über die Anforderungen? Gibt es Einigkeit über das Umzusetzende? Die Forderungen des Projekts oder Produkts können klar und deutlich oder unklar und divers sein.

Horizontal/Technologie oder Methode

Sind Technologien, Methoden oder Vorgehen bekannt? Wie sollen die Anforderungen umgesetzt werden? Die Lösung der Projektmanagement Methode kann klar und bekannt sein oder unbekannt und neu.

Vier Bereiche:

Die Einordnung nach dem Was und Wie von einem Unternehmen leitet zu Schlussfolgerungen, welche Methode vom größten Vorteil ist. Dies zeigt sich anhand von vier verschiedenen Bereichen.

  1. Einfach/simpel: Die Best Practices sind bekannt und anwendbar für klare Ziele. Der Weg und detaillierte Ergebnisse stehen bereits fest. Beispiel: Inbetriebnahme von Anlagen
  2. Kompliziert: Das Projekt ist nicht mehr simpel, aber vorhersehbar. Wenn sich Stakeholder nicht auf Ziel einigen, kann das Projekt sozial oder politisch kompliziert sein. Technisch kompliziert ist es, wenn Einigkeit über das Ziel bei unklarem Vorgehen herrscht. Agile Ansätze wie Kanban und Lean können hier helfen. Beispiel: Produkt mit neuer Technologie entwickeln
  3. Komplex: Es bestehen Risiken und starre Pläne sind selten umsetzbar, deswegen kann Scrum eingesetzt werden. Transparenz, Innovation, Kreativität und Prüfpunkte sind wichtig. Beispiel: AI-Applikationen implementieren
  4. Chaotisch: Diese Projekte sind herausfordernd durch ihre Unklarheit. Traditionelles Planen hilft nicht und es besteht große Gefahr zu scheitern. Eine Lösung ist es, Anforderungen klarer zu definieren und somit das Projekt in den komplexen Bereich zu verschieben, durch Design Thinking, Kanban, Scrum.

Projektakte Informationen

Stacey Matrix – Beispiele für Positionen


Die Stacey Matrix kann zur Beurteilung von Zielen und Projekten leicht in den Arbeitsalltag integriert werden. Hier finden Sie eine kurze Einordnung von zwei Systemen.

Chaotisch

Wenn viel Unklarheit besteht und die Beteiligten  in den Anforderungen und der Vorgehensweise wenig miteinander übereinstimmen, dann kann das schnell zu chaotischen Zuständen führen. Schnelles Handeln und experimentelle Ansätze sind der Schlüssel zum Erfolg. Ein Toggle zwischen verschiedenen Methoden bietet Vorteile. Zögern und traditionelle Pläne können jedoch zu großen Nachteilen führen.

Einfach

Hier sind der Weg und die Schritte zur Projektverwirklichung klar. Es herrscht Einigkeit und die Umstände sind bekannt. Gewohnte Wege können weiterhin gegangen werden. Allerdings können auch hier die Augen für die zunehmende Komplexität der sich wandelnden Alltagswelt offen gehalten werden.

Wann können agile Methoden im Projektmanagement eingesetzt werden?


Die Frage nach dem Einsatz von agilen Methoden kann mit der Stacey-Matrix hervorragend beantwortet werden. Agile Projektmanagement-Methoden können in komplexen Systemen zum Einsatz kommen, also wenn die Anforderungen nicht geklärt sind und die Vorgehensweise nicht feststeht.

Diese Probleme befinden sich durch den Komplexitätsgrad in ständiger Wandlung, weswegen eine starre Organisation nicht durchzusetzen ist. Iterative Handlungen wie bei Scrum können Ergebnisse nachvollziehbar machen und falsche Entwicklungen aufzeigen.

Stacey Matrix im Projektmanagement

Die Matrix kann ganz einfach angewendet werden und der Erklärung folgender Tätigkeiten helfen. Jede Methode von klassischen bis hin zu agilen Methoden hat ihre Rechtfertigung durch individuelle Vor- und Nachteile je nach der vorliegenden Situation. Führungskräfte im Projektmanagement müssen sich also auf ihr Know-How verlassen und die richtige Methode für ihr Projekt wählen.

Projektmanagement

Stacey Matrix und der Einsatz agiler Methoden

Die Matrix von Ralph Douglas Stacey hilft beim Schließen auf die richtige Methode. Im Laufe des Projekts kann bei groben Fehlern auch zu Toggle kommen, also zum Ändern der Methode in der Laufzeit. Die Erfahrung der Beteiligten, insbesondere des Projektleiters in den jeweiligen Themen spielt dennoch auch eine große Rolle.

Scrum und OKR

Diese sollten in komplexen Situationen eingesetzt werden, hervorgerufen durch die Wechselwirkungen der vielen Einflussfaktoren. Scrum hilft dabei, die Arbeit verschiedener Teams zu synchronisieren und OKR können einen versteckten Zusammenhang offenbaren.

Lean und Design Thinking

Bei Themen völlige Unklarheit und des Chaos ist diese Methode umso wichtiger. Je ungewisser die Entscheidungsfindung desto eher sollte man Prototypen bauen und diese erproben, dann kann auch zur Lean Startup Methode übergegangen werden.

Kanban

Kanban sollte man bei Chaos und in komplizierten Situationen verwenden. Ist das Ziel nicht so klar, sollten Prozesse optimal gesteuert werden, um abweichende Vorstellungen zu Kompromissen zu bringen und Fakten zu schaffen.

Kritik an der Stacey Matrix


Die Organisationstheorie ist kein „Allheilmittel“ und kann schnell fehlinterpretiert werden, wie derzeit auch Stacey selbst empfindet. Sie kann helfen, eine Situation zu visualisieren und eine grobe Richtung aufzeigen.

Es gilt dennoch nach Verstand und Erfahrung zu handeln, denn die Umwelt vom Unternehmen wird in den einzelnen Situationen nicht betrachtet. Auch müssen Verfahrensweisen nicht nach dem Kriterium der Komplexität ausgewählt werden.

Die Matrix, welche im engeren Sinne keine ist, wird oft mit der Vorteilhaftigkeit agiler Methoden beworben, welche nicht immer umsetzbar sind.

Tipps für Projektleiter


Projektleiter sollten sich auf ihre Erfahrung im Projektmanagement verlassen und situativ entscheiden sowie flexibel sein. Agiler Methoden ist nicht unbegründet, aber dennoch sind die Verfahrensweisen des Trends nicht immer anwendbar.

Agile und klassische Methoden können ebenfalls hybrid angewendet werden. Um ein Projekt zum Erfolg zu bringen, sind Kommunikation und Transparenz für alle Beteiligten zur Realisierung des Produktes von Vorteil.

Ziele finden: SMART-Formel

Wenn Sie die Matrix anwenden wollen und eine optimale Wahl der Methode des Vorhabens treffen möchten, sind klare Definitionen unverzichtbar.

Diese können durch die SMART-Formel formuliert werden. Das Akronym steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar. Wie die Formel ihrem Projekt zu Erfolg verhelfen kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wahl der Methode und Fehler vermeiden

Im Projektmanagement machen auch Projektleiter Fehler und fehlerfreies Arbeiten ist utopisch. Die Projektdurchführung hat immer ihre Herausforderungen, wie mangelhafte Kommunikation. Das Vertrauen aller Beteiligten kann Abhilfe schaffen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie sie Fehlerquellen in Zukunft vermeiden können.

Digitale Transformation und Stacey Matrix

Digitalisierung ist nicht unbedingt kompliziert, sondern auch komplex. Projekte verschieben sich also nicht nur auf der X-Achse, sondern auch auf der vertikalen Y-Achse. Des Weiteren muss bei den Stakeholdern des Unternehmens Aufklärung über die digitale Transformation und deren Zusammenhang betrieben werden. Bei einer hohen Übereinstimmung über das Ziel der digitalen Transformation lässt sich besser auf die Anforderung und deren Wirkung für das Unternehmen schließen.

Überblick behalten beim Projekte planen

Deadlines, Budgetüberschüsse, Projektberichte, Tätigkeiten, Ausgaben, Verantwortlichkeiten. Das alles sind Dinge, die ein Projektleiter immer wissen und parat haben muss. Der Projektplan ist der Grundstein für das Erreichen der Ziele. Lesen Sie hier, wenn Sie einen Leitfaden zum Erstellen der Projektplanung suchen.

TimeTrack ist ein optimales Tool, das Ihnen Hilfestellung bei der Planung bieten kann. TimeTrack kann Ihnen über den gesamten Projektverlauf hinweg ein zuverlässiges Monitoring bieten und Transparenz schaffen. Probieren Sie gerne unsere kostenlose 14-tätige Testversion.

Fazit


Die richtige Projektmanagement Methode zwischen traditionell, agil und hybrid zu wählen ist nicht einfach und die Matrix kann eine Richtung vorgeben. Es gehört jedoch viel mehr dazu, als ein Projekt in die Matrix einzuordnen. Hier gilt: Verlassen Sie sich auf Ihre Erfahrung und suchen Sie sich die optimalen Tools zur Hilfe. Viel Erfolg bei der Realisierung Ihrer Ziele!