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Der Dienstplan ist ein zentraler Bestandteil im Werktag vieler Arbeitnehmer:innen und Vorgesetzten. Die Dienstplanerstellung ermittelt den Personalbedarf der Mitarbeitenden und mit ihm steht und fällt ein gelungener Arbeitsalltag. Wofür die Abkürzungen im Dienstplan stehen, wie Sie Ihre Angestellten besser in die Dienstplanung integrieren können und welche Vorteile eine digitale Einsatzplanung bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Kürzel des Dienstplans


In Dienstplänen können viele Abkürzungen verwendet werden, die nicht immer eine klare Bedeutung haben. Hier finden Sie eine Legende mit den wichtigsten Abkürzungen im Überblick.

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Jede weitere Abkürzung hat ihre Berechtigung, insofern sie von dringender Notwendigkeit ist und nicht die Übersichtlichkeit des Plans in Gefahr bringt.

Bestandteile vom Dienstplan

  • Zu den Kriterien eines erfolgreichen Dienstplans gehört ebenfalls eine Legende der Dienstplan Abkürzungen, in welcher alle Arbeitnehmer auf die Kürzel und Abkürzungen zurückgreifen können.
  • Die Mitarbeiter:innen sollten bestenfalls mit Vornamen und Nachnamen im Dienstplan genannt werden, um Verwechslungen zu vermeiden.
  • Wichtig sind das Erstellungsdatum und der Name des Verantwortlichen im Dienstplan (auch gerne als Abkürzungen).
  • Bei Schichtarbeit müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit im Dienstplan genannt werden.
  • Bei Gleitzeit sind Arbeitstage, Sollarbeitszeit und Kernarbeitszeit im Dienstplan per Abkürzung zu nennen.

Der Dienstplan sollte also optimalerweise vereinheitlicht werden. Dies betrifft auch die Abkürzungen und deren Bedeutung der Symbole. So werden ebenfalls Fehler des fehlenden Überblicks bei der Planung vermieden. In den Dienstplan gehören nur die Dinge, die dort auch kommuniziert werden sollen. Auch hier sollte es eine feste Legende für Kürzel der Dienstplan Abkürzungen geben.

Vor- und Nachteile von Abkürzungen im Dienstplan


Dienstpläne verschaffen den Arbeitskräften Überblick – doch nur, wenn die verwendeten Symbole und Kürzel im Dienstplan klar sind. So ist zum Beispiel die Bedeutung der Abkürzung „koa“ nicht zu Beginn offensichtlich.

Hier muss auch die Einheitlichkeit der verwendeten Symbole festgehalten werden, damit alle Abkürzungen und Vorgaben dem Arbeitnehmer sowie dem Arbeitgeber bekannt sind.

Es muss geregelt werden, ob Abwesenheiten und Urlaub mit auf den Dienstplan gehören. Denn diese erhöhen trotz Abkürzungen die Unübersichtlichkeit im Dienstplan.

Kurzfristige Änderungen bei der Dienstplanerstellung können durch Abkürzungen schnell verloren gehen, wenn diese nicht entsprechend hervorgehoben werden. Diese Bestimmungen sollten klar an die Mitarbeiter:innen kommuniziert werden.

Dienstplan: Digitale Lösungen schaffen mehr Überblick


Es gibt immer mehr digitale Möglichkeiten zur Abbildung des Dienstplans, wie auch TimeTrack sie bietet. Sogenannte Dienstplan-Softwares bieten viele Vorteile. Überblick und Kontrolle durch den Vorgesetzten bieten Freiheiten für die Mitarbeiter:innen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen führt wiederum zu hoher Effizienz. Folgen Sie unseren Tipps zur erfolgreichen Dienstplangestaltung!

Mitarbeiterintegration

Die digitale Dienstplanerstellung kann Vorgaben umfassender erfüllen und Mitarbeiter:innen besser in die Gestaltung vom Monatszeitraum einbinden.

1. Verfügbarkeiten mit Bestätigung durch die Mitarbeiter:innen

Mit TimeTrack können Angestellte Verfügbarkeiten selber angeben und Notizen hinterlassen, um Gründe für eine kurze Verfügbarkeit zu geben.

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2. Bewerbung für Schichten und Schichttausch

Die Möglichkeit des Bewerbens für Schichten, zum Beispiel im Dienstplan für Pflegefachkräfte, bietet Vorteile beim Tauschen von Schichten im Plan. Dies kann in TimeTrack durch Benutzerrechte geregelt werden. Der Schichtplanende behält dennoch die übergeordnete Kontrolle.

3. Selbsteinteilung

Dank definierter Arbeitstage und vorgegebener Sollstunden können Angestellte ihre Verfügbarkeiten selber einteilen. Das gibt den Mitarbeitenden mehr Freiheit den Dienstplan an ihren eigenen Terminplan anzupassen.

4. Hierarchien und Rolleneinteilung

Alle Funktionen können über Benutzerrechte für die Mitarbeiter:innen verwaltet werden. So planen Sie Schichten flexibel und einfach, nachdem jedem Mitarbeitenden bestimmte Arbeitsbereiche und Standorte zugeordnet wurden.

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5. Zeiterfassungen und Abwesenheiten

TimeTrack erstellt automatisch einen Stundenzettel aus den Arbeitszeiten. Feiertage und Abwesenheiten werden ebenfalls berücksichtigt und eingefügt. Dies bietet einen optimalen Überblick bei der nächsten Dienstplanerstellung.

6. Stammdaten

Die Stammdaten der am Plan beteiligten Personen können verknüpft und automatisch übernommen bzw. geändert werden. In den Dienstplänen sind so alle aktuellen Informationen vom Unternehmen und Mitarbeiter:innen enthalten.

7. Überblick

Veränderungen des Dienstplans werden bei der Integration aller Mitarbeitenden vereinheitlicht. Durch klare Legenden und Abkürzungen im Dienstplan werden Verwechslungen und Unklarheiten vorgebeugt und die individuelle Freiheit dennoch erhöht. Auch kurzfristige Änderungen können den Angestellten durch Mitteilungen trotz der Dienstplan Abkürzungen im digitalen Bereich optimal erreichen.

 

Verschiedene digitale Methoden

Moderne Programme der Cloud-Software bieten viele Vorteile für sowohl Mitarbeiter:innen als auch Unternehmen bei der Erstellung von Dienstplänen. Sie überzeugen oftmals durch Benutzerfreundlichkeit, Schnelligkeit und Effizienz. Dem gegenüber steht die klassische Erstellung von Dienstplänen in Excel.

Vor- und Nachteile von Excel:

Altes ist nicht immer altbewährt und so verhält es sich auch mit der Gestaltung vom Dienstplan im Unternehmen. Excel ist zwar eines der meistgenutzten Softwareprogramme, auch von Freelancern im Projektmanagement, doch zu unrecht. Zu den Nachteilen von Excel gehört dessen Fehleranfälligkeit, Unübersichtlichkeit und extremer Aufwand. Einheitliche Abkürzungen im Dienstplan können festgelegt werden, jedoch ist dies in Excel fehleranfällig.

Welche Nachteile Excel weiterhin für das Projektmanagement bietet und über die Alternativen hierzu, können Sie in diesem Artikel lesen.

Dienstplangestaltung mit TimeTrack

TimeTrack bietet die optimale Lösung für eine einfache Dienstplanerstellung. Dienstvereinbarungen können schnell getroffen und Dienstplan Abkürzungen einfach festgelegt werden. Die Arbeitszeiterfassung mit TimeTrack läuft vollständig automatisiert ab und auch gesetzliche Regelungen werden bei der Zeiterfassung berücksichtigt. Überstunden, Abwesenheiten und der Urlaubsanspruch werden auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodells berechnet. Die Verantwortlichkeiten sind eindeutig geklärt. Es gibt Benutzerrechte zur Integration der Mitarbeiter:innen und Dienstplan Abkürzungen sind individuell anpassbar.

Die Planung vom Dienstplan mit TimeTrack bietet also umfassende Antworten auf viele Fragen des Projektmanagements. Abwesenheitsverwaltung, Anwesenheitsplanungen, Stempeluhr, online Stundenzettel, Arbeitszeiterfassung und offline Zeiterfassung sind nur einige der Vorteile. Überzeugen auch Sie sich davon mit unserer 14-tägigen Testversion!

Tipps für das Projektmanagement

Kosten, Qualität und Zeit sind die drei Schlüsselwörter und Grundsätze des Projektmanagements.

Das Budget als finanzielle Grenze eines Projekts, der qualitative Anspruch eines Projekts und der gegebene Zeitraum bilden das magische Dreieck. Im Zusammenspiel ergibt sich ein klares Bild, dessen Erfolg von der Einhaltung dieser Variablen abhängig ist.

Klare und gut strukturierte Dienstpläne sind also direkt mit dem Management verschiedener Aufgaben verbunden. Diese muss der Projektleiter:in identifizieren und benennen. Der Zeitrahmen, Aktivitäten, Reihenfolgen, Ressourcen, Dauer und Fortschritt können in digitalen Zeiterfassungen einfach und übersichtlich dargestellt werden.

Fazit


Festgelegte Abkürzungen können Fehlern und Verwirrungen im Dienstplan vorbeugen. Besser noch sind digitale Zeiterfassungssoftwares mit festgelegten Abkürzungen zur Nutzung. Steigern auch Sie Ihre Effizienz und Vereinheitlichen Sie Ihre Dienstplan Abkürzungen mit einer optimalen Arbeitszeitplanung.