Warum Sie beim Projektmanagement auf Excel verzichten sollten

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Im Projektmanagement lohnt es sich oft, von alten Trampelpfaden abzuweichen und neue Wege zu erkunden. Das gilt auch für Projektmanagement Tools. Warum alt nicht immer altbewährt heißt und moderne Projekte moderne Projektmanagement Softwares verlangen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. 

Excel im Projektmanagement

Man muss Ihnen wahrscheinlich nicht erklären, wie Microsoft Excel funktioniert. Das MS Office Tool ist eines der meistgenutzten Softwareprogramme für viele Lebens- und Arbeitsbereiche. Auch im Projektmanagement ist die Nutzung der Software oft eine gängige und intuitive Lösung. Wie Excel im Projektmanagement genutzt werden kann und wo die Software an ihre Grenzen stößt, lässt sich im Folgenden sehen. Die gute Nachricht vorab: An den Grenzen von Excel fangen die Möglichkeiten anderer Tools erst an.

Obwohl es kein spezielles Projektmanagement-Tool ist, nutzen viele Unternehmer und Freelancer Excel gut und gerne genau dafür. Es mag die Macht der Gewohnheit sein, die Benutzer nicht vom vertrauten Umgang mit Excel auf ein dezidiertes Projektmanagement-Tool wechseln lässt. Das einfache Eingeben in Zeilen zum Erstellen von simplen Tabellen und Übersichten ist altbekannt und altbewährt. Übersichtliche Check- und Aufgabenlisten sind mit Excel zuverlässig und hilfreich erstellt. In der Anfangsphase eines Projektes lassen sich mit Excel genauso schnell Aufgabenlisten erstellen, wie sich zum Abschluss eines Projektes Checklisten abhaken lassen. Als Liste lassen sich darüber hinaus Arbeitszeiten erfassen. In Excel abgetragen, lassen sich die Arbeitsstunden speichern und Arbeitgeber*Innen am Ende des Monats vorlegen.

Darüber hinaus werden die Excel typischen Tabellen für ihre Kalkulationsfunktion und die Möglichkeit der Datenfilterung, der Analyse von Details und der Visualisierung genutzt. Neben Tabellen und Listen lassen sich Gantt Charts, Diagramme und Grafiken erstellen, die etwa der Visualisierung von Arbeitsergebnissen und dem Reporting dienen können. Die jeweils relevanten Excel Outputs lassen sich Kolleg*Innen einfach zur Verfügung stellen.

Grundsätzlich ist Excel also eine solide Software zur grundständigen Begleitung von Projekten. Die Vorteile der Software liegen dabei ganz klar in Ihrer Einfachheit. Excel wird seit jeher für die Unkompliziertheit seiner Darstellungsmöglichkeiten geschätzt. Vielseitig und flexibel einsetzbar begleitet und unterstützt es Projekte verschiedenster Branchen.

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Die Nachteile von Excel

Einfachheit

Mit Einfachheit liefert uns Excel gleichzeitig seine größte Stärke und Schwäche. Bei unkomplizierten Aufgaben leistet die Software gute Dienste. Steigen die Anforderungen eines Projektes, sinkt jedoch ihre Leistungsfähigkeit. Während sie kleine und einfache Projekte gut begleiten kann, kommt sie bei komplexeren an ihre Grenzen.

Fehleranfälligkeit

Etwa das scheinbar kleine Projekt der Arbeitszeiterfassung wird durch Excel sehr fehleranfällig. Die manuelle Tabellenanpassung erfordert eine manuelle Überprüfung, die viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Reproduzierte Ungenauigkeiten bei gerundeten oder geschätzten Arbeitszeiten werden auf die Dauer zu Fehlern.

Unübersichtlichkeit

Zudem ist die Zeiterfassung sowohl für Arbeitgeber*Innen als auch den/ die Verfasser*In selbst teilweise schwer nachzuverfolgen. Vor allem bei der gleichzeitigen Arbeit in mehreren Projekten verliert man schnell den Überblick. Excel stiehlt Zeit. Das bezieht sich leider nicht nur auf die Arbeitszeiterfassung. Auch bei Multiprojektansichten wird es schnell unübersichtlich bei Excel. Zeit- und Budget Ressourcen mehrerer Projekte lassen sich nur schwer gleichzeitig und in Echtzeit abbilden. Dabei ist es genau das, was komplexere Projekte verlangen: Den ständigen, aktuellen Überblick über den Status des Projektes.

Komplexe Projekte verlange zudem nach effizienter Teamarbeit. Das bedeutet zu großen Teilen, auch gleichzeitig an einem Projekt zu arbeiten und die Arbeitsprozesse zu kommunizieren. Außer über eine spezielle Cloud Einrichtung ist das mit Excel nicht oder nur unter einem bestimmten Mehraufwand möglich. Schade, dabei ist genau das in Zeiten des Home-Office so wichtig.

Aufwändigkeit

Das Sparen von Anschaffungskosten resultiert bei Verwendung von Excel im Projektmanagement oft in anderen Kosten. Vorerst kostet es Zeit und nicht selten Nerven. Ganz schnell wird daraus echtes Geld. Der Aufwand, sich Excel nützlich zu machen, lohnt sich im Rahmen kleiner Projekte und wenig Mitarbeitender. Mit wachsender Projektkomplexität wächst jedoch auch die Unrentabilität von Excel und man begegnet immer mehr Herausforderungen. Sicher doch, Herausforderungen lassen Sie, Ihr Team oder Ihr Projekt wachsen. Dass diese Herausforderungen von Seiten Ihrer Projektmanagement Software kommen müssen, ist zu bezweifeln. Da Herausforderungen im Projektverlauf gerne auf einmal aus allen Richtungen gleichzeitig kommen können, verfügt man besser über ein Tool, das einem den Rücken freihält und den Überblick behalten lässt.

Was genau muss also ein Tool für erfolgreiches Projektmanagement können? Die einfachste Antwort darauf wäre wohl: Helfen, Projektphasen zu überblicken und zu kontrollieren, um eine effiziente Projektdurchführung zu ermöglichen.

Vorteile von Projektmanagement Tools wie TimeTrack

Softwares wie TimeTrack setzen genau da an. Sie schaffen Überblick und ermöglichen Kontrolle eines Projekts. Sie helfen, „on track“ zu bleiben, stets den aktuellen Status des Projekts und des eigenen Investments zu verfolgen.

Detaillierte Projektplanung und -verfolgung

In der Projektplanung eines erfolgreichen Projektes ist es essentiell, über einen guten Projektplan zu verfügen. Er liegt schließlich der Projektdurchführung und Projektverfolgung über die Dauer des gesamten Projektes zu Grunde. Dauer, Budget, Aufgaben und Kosten des Projektes können zu Beginn des Projektes mit TimeTrack geplant und über die gesamte Dauer des Projektes verfolgt werden. Mit Excel ist so eine Planung grundsätzlich auch möglich, doch wirklich nicht praktisch. Während Excel Tabellen diese Komponenten eigenständig abbilden können, ermöglicht TimeTrack eine Gegenüberstellung der Ressourcen. Projektfortschritte können dann mit Aktivierung der Projektverfolgung überblickt werden.  Soll/ Ist Vergleiche deuten nicht nur auf den Stand eines Projektes hin, sondern auch auf seine Effizienz.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Genaue Arbeitszeiterfassung

Während der Projektdurchführung ist Projektcontrolling nicht zu unterschätzen. Das ständige Überwachen aller Prozesse im Projekt erspart Zeit und Geld an allen Enden. Angefangen bei den Arbeitszeiten. Während die Arbeitszeiterfassung mit Excel fehleranfällig ist, bietet TimeTrack mit einer digitalen Stoppuhr eine sekundengenaue Zeiterfassung. Die eigenen Arbeitszeiten werden nicht händisch in Tabellen eingetragen, sondern per Tastendruck Sekundengenau erfasst. Die Unübersichtlichkeit der Multiprojektarbeit, mit der man in der Arbeit mit Excel konfrontiert ist, umgeht man bei TimeTrack durch einfaches Wechseln zwischen vorab angelegten Projekten. So wird dynamisches Arbeiten in mehreren Projekten möglich und der eigene Arbeitsaufwand immer im Blick.

Bessere Kommunikation und Teamarbeit

Neben den Vorteilen für die Einzelarbeit birgt das Tool auch Vorzüge für die Teamarbeit. Die Diversität und Heterogenität von Projektteams stellen eine der Herausforderungen dar, die ein Projekt erstarken lassen. Das erfolgreiche Management vielseitiger Denk- und Arbeitsweisen ist wiederum eine Herausforderung, die gerne von einem kompetenten Tool übernommen werden sollte. Um die einzelnen Arbeitsschritte der Mitarbeitenden zu koordinieren und ihren Fortschritt zu verfolgen, hat TimeTrack Lösungen parat. Jedem Projekt können Mitarbeitende mit verschiedenen Berechtigungen zugewiesen werden. So behält jede*r den Überblick über die individuellen Aufgabenbereiche und einzelne Fortschritte können von Projektleitender*Innen eingesehen werden.

Teambuilding Titelbild

Zentral für erfolgreiches Teamwork und Projektmanagement ist nun einmal die gute Kommunikation der einzelnen Arbeitsschritte. Wie gesagt: Vor allem in Zeiten des Home-Office. Im Gegensatz zu Excel liefert TimeTrack hier ab.

Übersichtliche Auswertungen und Berichte

Weiterhin essentiell für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist ihr regelmäßiges Auswerten. Das passiert am besten in Form von Berichten. TimeTrack ermöglicht flexibel gestaltetes Berichtswesen. Mit Excel lassen sich manuell die gewünschten Projektberichte erstellen. Ein unnötiger Zeitaufwand, der mit TimeTrack zu umgehen ist. Mit Such- und Filtermöglichkeiten lässt sich bequem auswählen, für welchen Kunden, Mitarbeitende, Tätigkeit oder welches Projekt ein Bericht erstellt werden soll. Richtig: der Bericht wird durch nur einen Klick erstellt. Die Einfachheit der Berichterstellung ist aber nicht, wie man vielleicht erwarten könnte, der Qualität abtrünnig.

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TimeTrack hat erkannt, dass Kommunikation im Projektmanagement das A und O ist. Und zwar nicht nur am Anfang und Ende des Projekts. Werden alle Schritte ständig im Blick behalten, wird es möglich, rechtzeitig Schieflagen in Zeit oder Budget zu erkennen und gegen sie zu wirken. TimeTrack ermöglicht mit seinen verschiedenen Tools, den Stand des Projekts zu jedem Zeitpunkt einzusehen und zu berichten. So erspart sich das Projekt viel Zeit und Geld – Ressourcen welche die Arbeit mit Excel zuhauf fordert.

Erinnern Sie sich noch warum? Hier kommt eine zusammenfassende Gegenüberstellung der Vorteile eines Projektmanagement Tools wie TimeTrack gegenüber Excel:

  • Steigerung der Effizienz
  • Projektstatus Updates in Echtzeit
  • Leichtes Teammanagement
  • Kommunikation von Arbeitsschritten in Echtzeit
  • Nachverfolgung der Ressourcenverteilung

Fazit

Der Mehraufwand, den Excel benötigt, um den Anforderungen modernen Projektmanagements gerecht zu werden, bedeutet also nicht unbedingt einen Mehrwert. Zumindest nicht gegenüber Projektmanagement Softwares wie TimeTrack.

So altbewährt wie Excel in manchen Bereichen sein mag, so veraltet ist es hinsichtlich modernen Projektmanagements. Moderne Projekte verlangen neben Zeit- und Kosteneffizienz die Möglichkeit einer Durchführung auf Distanz. Die Möglichkeit zur Kommunikation von Ergebnissen aus effizienter Teamarbeit muss genauso gegeben sein wie die Echtzeitverfolgung des Projektstands.

Am Ende ist Zeit immer noch Geld. Excel frisst Zeit, die einem moderne Projektmanagement Softwares wie TimeTrack durch effiziente Lösungen der Echtzeit Projektverfolgung schenken.

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen nach zeitgemäßen Lösungen für effizientes Projektmanagement suchen, bietet TimeTrack Ihnen flexible und präzise Tools für Ihren Bedarf. Testen Sie es jetzt 14 Tage lang kostenlos! 

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