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Der Dienstplan: Er regelt unterschiedliche Arbeitszeiten und passt sich im besten Falle immer an die Situation und Pläne Ihrer Arbeitnehmer:innen an. Ihn zu erstellen ist nicht immer leicht – denn auch die Aushangfrist gehört dazu.

Wie sehr im Voraus sollten Sie eigentlich einen Dienstplan aushängen? Nicht zu früh, um eine Dienstplanänderung vorzubeugen – aber auch nicht zu spät, damit jeder die Ankündigung und den aktuellen Status des Dienstplans im Kopf behalten kann.

Wie früh muss man einen Dienstplan bekannt geben?


Bevor die Frage, wann ein Dienstplan veröffentlicht werden sollte, geklärt wird, lohnt es sich vorerst die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

Schichtwünsche der Arbeitnehmer:innen in Betracht ziehen

Bevor es darum geht, die Arbeitszeiten zu verteilen und zur Veröffentlichung freizugeben, müssen Ihre Arbeitnehmer:innen erstmal Ihre Wünsche für Ihre Schichten abgeben. Wer übernimmt zum Beispiel den Spätdienst?

Nehmen Sie Rücksicht darauf, dass das Abgeben der Wunschzeiten nicht sofort erfolgen kann. Geben Sie Ihren Arbeitnehmer:innen Zeit, sich unter einander absprechen zu können. Dann sparen Sie sich eventuell auch Arbeit an etwaigen Überschneidungen.

Zeitsparende Dienstplanerstellung

In großen Unternehmen besetzen meist qualifizierte Mitarbeiter:innen die Position des Dienstplaners bzw. der Dienstplanerin. Dies ist jedoch in kleineren Unternehmen eher selten der Fall, da häufig der/die Arbeitgeber:in selbst die Dienste einteilt. Diese unterschätzen jedoch oft die Zeit, die es in Anspruch nimmt, einen Dienstplan zu erstellen.

Wie viel Zeit sollte man sich also für die Dienstplanerstellung einplanen? Die Antwort darauf ist kurz: Umso schneller, desto besser. Die Dienstplanerstellung per Hand oder mit Excel dauert häufig stundenlang geht mit strapazierten Nerven und verlorener Zeit Hand in Hand. Software-Lösungen wie TimeTrack bewährten sich als die ideale Lösung für die Dienstplanerstellung.

In TimeTrack können Ihre Mitarbeiter:innen Verfügbarkeiten erstellen, welche automatisch bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Teilen Sie Ihre Angestellten schnell und einfach nach Arbeitsbereichen und Skills ein und sparen Sie sich Zeit!

Schichtplan - Verfügbarkeiten für eine genaue Schichtplanung

TimeTrack – Verfügbarkeiten wiederholen

Veröffentlichung des Dienstplans

Gehen Sie sicher, dass jede Arbeitsleistung zum Anmelden eingetragen worden ist, damit Sie alle Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes einhalten können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die einzelnen Unterpunkte im Arbeitsvertrag bzw. der unterschiedlichen Arbeitsverträge kennen und über die jeweiligen Rechte Bescheid wissen.

In der Praxis hat es sich bewährt, Dienstpläne mindestens 4 Tage früher bekannt zu geben. Grundsätzlich gilt: Umso früher, desto besser. Bewahren Sie bei der Veröffentlichung der Dienstpläne Kontinuität und steigern Sie somit die Mitarbeiterzufriedenheit. Sehr praktisch ist die Bekanntgabe von Dienstplänen in TimeTrack: Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit mit nur einem Klick über den Dienstplan.

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TimeTrack – Mitarbeiter:innen über den Dienstplan benachrichtigen

Was muss bei der Bekanntgabe von Dienstplänen beachtet werden?


Regelungen zum Datenschutz

Natürlich möchten Sie Ihre Dienstpläne nicht in der Weltgeschichte verbreiten – auf der anderen Seite können Sie aber auch nicht nur die Zeiten der einzelnen Mitarbeiter:innen an jede Person einzeln verschicken. Finden Sie also einen Mittelweg, indem Sie den Dienstplan immer an alle beteiligten Kollegen und Kolleginnen verschickt wird.

Durch eine digitale Bekanntgabe wird auch eine eventuelle Dienstplanänderung erleichtert. Am Besten verschicken Sie ihn digital – nicht immer sind alle Mitarbeiter:innen regelmäßig an der Dienststätte, um die Diensteinteilung einzusehen.

Verbreitung der Dienstpläne

Je nach Betrieb und der entsprechenden Betriebsvereinbarung gibt es unterschiedliche Teams und Aufgabenbereiche. Wenn Sie beispielsweise nur für spezielle Veranstaltungen Hilfskräfte buchen, schicken Sie den Dienstplan nur an diese. Wenn dabei aber auch Personen Ihres Kernteams involviert sind, müssen Sie ihn besser an alle schicken. Auch das ist also in jeder Situationslage und auf jeder Arbeit zu Recht unterschiedlich.

Wann ist ein Dienstplan bindend?

Behalten Sie einen Überblick über Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz oder den Arbeitsvertrag, die ein oder andere Betriebsvereinbarung, damit Sie allen rechtlichen Umständen gewappnet sind. Je nach Form des angebotenen Diensts sind Dienstpläne unterschiedlich bindend.

Änderungen in einem Dienstplan

Wenn Änderungen im genehmigten Dienstplan entstehen, ist es wichtig, nicht für noch größere Verwirrung und Komplikationen zu sorgen. Daher ist es sinnvoll, Änderungen wie zum Beispiel Schichttausche übersichtlich umändern zu können.

Besonders gut geht das mit einer Software wie der TimeTrack App. Gerade wenn es öfters Änderungen gibt – aktuell zum Beispiel durch die Corona-Pandemie oder sonstige Krankheitsfälle bedingt – wäre es gut, dieses anstehende Problem durch digitale und intelligente Dienstpläne in den Griff zu bekommen.

 

 

Analog aushängen oder digital verschicken?


Aus gutem Grund hängen heutzutage die wenigsten Betriebe noch einen analogen Dienstplan aus. Gerade in Zeiten des Home Office gab es hierzu kaum mehr die Möglichkeit. Viele stiegen auf die digitale Dienstplanung um, was sich als die richtige Entscheidung bewährt hat.

Die digitale Version der Regelung der Arbeitszeiten hat außerdem zum Vorteil, dass Sie als Chef nicht nur Umweltressourcen wie Papier einsparen und mit Hilfe digitaler Tools das Arbeitsumfeld übersichtlich halten, sondern Sie auch allen Umständen – zum Beispiel Schichtwechsel – besser gewappnet sind.

Zeit sparen mit intelligenten Tools zur Dienstplanerstellung


Wenn Sie einen Schichtplan möglichst einfach erstellen wollen, kommen Sie an intelligenten digitalen Tools nicht vorbei. Die TimeTrack App kann beispielsweise zwischen unterschiedlichen Standorten und Arbeitsbereichen unterscheiden, um Ihnen das Einteilen so leicht wie möglich zu machen.

Mit innovativen Filtern wie der Skills-Funktion können Sie jedes Teammitglied optimal für die passenden Arbeitsbereiche einteilen.

Richtige Kommunikation im Team ist der Schlüssel zum Erfolg – und das zeitige Verschicken eines Dienstplans ist Teil einer solchen Kommunikation. Wenn Mitarbeiter:innen die gesuchte Information schnell finden, steigt zurecht Arbeitszufriedenheit.

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TimeTrack – Dienste anlegen

Fazit: Einheitlich planen


Einen Dienstplan zu erstellen kann bei vielen Arbeitnehmer:innen aufwendig werden – umso besser also, wenn Sie über die Tipps und Tricks zum Thema Aushangfrist Ihrer Dienstpläne Bescheid wissen.

Obwohl es nicht zwingend ein richtig und falsch in diesem Thema gibt, ist der wichtigste Tipp die Kontinuität! Sagen Sie neuen Teammitgliedern früh genug, wann und wie Sie selber ihre Schichtwünsche abzugeben haben und wann Sie diese final einteilen.

Konsistent und konsequent: Bei der Aushangfrist regelmäßig bleiben

So entsteht eine Regelmäßigkeit, an die sich alle gewöhnen können. Bleiben Sie dabei digital, um bei eventuellen Änderungen angenehm flexibel bleiben zu können, wie zum Beispiel mit der TimeTrack App.

Sie sind neugierig geworden? Dann möchten wir Ihnen die Anwendung der kostenlose 14-tägigen Testversion ans Herz legen. Die App bringt viele Projektmanagement-Tools mit sich und wird Ihnen Ihre Arbeit garantiert erleichtern. Legen Sie jetzt damit los, eine gute Übersicht in Ihre Projekte zu Einheit zu bringen!