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Der erste Eindruck zählt. Das Onboarding hat oftmals einen exakten Ablauf und festgelegte Prozesse. Doch was ist mit dem letzten Eindruck? Wird er unterbewertet? Lesen Sie in diesem Beitrag alles über den Offboarding Prozess und lernen Sie, worauf am meisten geachtet werden muss.

Definition von Offboarding

Das Offboarding bietet den Rahmen für einen professionellen und organisierten Austritt mit einer positiven Atmosphäre, zunächst unabhängig davon, welcher Grund zum Ende des Arbeitsverhältnisses führte. Es ist grundlegend eine Disziplin der HR-Abteilung unter Einbezug des Personalverantwortlichen und der IT. Dies hat Gründe der Neubesetzung, der Koordination des beteiligten Teams und der technischen Vorgänge, die in Ihrem Unternehmen ausgelöst werden.

Das Gegenstück zum Offboarding ist das Onboarding, welcher den Start von neuen Mitarbeiter:innen bezeichnet. Wie auch das Offboarding sollte man beim Onboarding viele verschiedene Faktoren beachten, um dieses ideal zu gestalten. Doch nun zurück zum Offboarding.

Gründe für das Offboarding

Es gibt verschiedene Gründe für den Austritt einer Arbeitskraft aus dem Unternehmen oder für das Aufheben eines Arbeitsverhältnisses seitens des Personalmanagements. Trennung in der Probezeit, befristete Arbeitsverhältnisse, eine einvernehmende Kündigung, Fehlverhalten oder Ruhestand – es gibt viele Kündigungsgründe. Das Offboarding sollte dennoch immer professionell erfolgen, auch wenn die technischen und emotionalen Prozesse während eines Offboardings manchmal überfordernd sein können.

Technische Prozesse in einem Offboarding

Der technische Part betrifft das Personalmanagement, die Buchhaltung und die IT. Diese bearbeiten Themen rund um Schlüssel, Ausweise, Zugangsdaten, Firmenwagen, technische Geräte, Arbeitszeugnis und finanzielle Ansprüche.

 

Emotionen im Offboarding

Die emotionale Bindung von einem/einer Mitarbeiter:in zu Ihrem Unternehmen und auch an die Kollegen und Kolleginnen erfordert Offenheit und Ehrlichkeit von beiden Seiten während des Offboardings. Emotionen werden meistens durch die Kollegen und Kolleginnen ausgelöst, denn der Einfluss des Einzelnen auf die anderen Mitarbeiter:innen und den/die Arbeitgeber:in oder das gesamte Unternehmen kann sehr stark sein.

Der Offboarding Prozess in der Praxis

Der Prozess beginnt mit einer schriftlichen Kündigung. Mit dem letzten Arbeitstag beziehungsweise mit Abschluss aller formalen Notwendigkeiten endet das Offboarding. Wie bei jedem guten Prozess muss auch beim Offboarding die genaue Zuständigkeit der einzelnen Kollegen und Kolleginnen im Unternehmen geklärt werden.

Hier finden Sie einen allgemeinen Überblick zu einem standardisierten Offboarding Prozess:

  1. Kündigung
  2. Kommunikation des Beginns vom Offboarding an die Personalabteilung und das Team
  3. Übergabe
  4. Nachfolge suchen
  5. Kommunikation an Kunden und Kundinnen
  6. Kommunikation an Buchhaltung wegen beidseitiger finanzieller Ansprüche
  7. Konstruktives Offboarding-Gespräch mit dem/der Mitarbeiter:in
  8. Formalitäten klären und Übergabe von Firmeneigentum
  9. Verabschiedung angemessen feiern
  10. Eventuell einander auf sozialen Netzwerken folgen und in Kontakt bleiben

Essenziell für den Erfolg sind ein Gespräch über Austritt, Wissensübergabe, ehrliche Kommunikation, Dokumentation, Verabschiedung und Bearbeitung der Zugangsrechte. Das Offboarding und die zugehörigen Maßnahmen sind situationsabhängig und je nach dem eintretenden Fall zu perfektionieren.

Beispiele für Offboarding Prozesse

Je nachdem, wie der Kündigungsgrund lautet, bedarf es einer angepassten Vorgangsweise. Es gibt verschiedene Tipps für das Offboarding. Hier finden Sie zwei verschiedene Szenarien:

Szenario A: Mitarbeiter:in aus Kostengründen kündigen

Sie müssen eine/n Mitarbeiter:in aus Kostengründen entlassen. Besonders wichtig ist hier, ehrlich zu sein und eventuell eine Outplacement Beratung bereitzustellen. Diese hilft dem/der Arbeitnehmer:in während des Offboarding Prozesses bei der Neuorientierung und Bewerbung. Selbstverständlich müssen andere Maßnahmen, wie die Übergabe firmeneigener Gegenstände oder die angemessene Verabschiedung auch hier berücksichtigt werden.

Szenario B: Mitarbeiter:in geht in Rente

Ein/e Arbeitnehmer:in ist dabei, in die Rente überzugehen und ist mit dem Gedanken „nicht mehr gebraucht zu werden“ überfordert sein. Feiern Sie den Abschied richtig und zeigen Sie Wertschätzung für das Arbeitsleben Ihres Mitarbeiters beziehungsweise Ihrer Mitarbeiterin. Auch hier kann Kontakt gepflegt und zum Beispiel zu Firmenfeiern geladen werden.

Konstruktive Gespräche beim Offboarding Prozess

Tipps für gute Mitarbeitergespräche und für ein erfolgreiches Feedback sind Offenheit und Ehrlichkeit vom Arbeitgeber und der Mitarbeitenden. Mitarbeitergespräche im Allgemeinen dienen der Motivation und bieten Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Das Gespräch beim Offboarding sollte gut vorbereitet sein und vom direkten Vorgesetzten oder einem HR Mitarbeiter durchgeführt werden. Zeigen Sie Wertschätzung und sprechen Sie Aufforderung zur Ehrlichkeit aus, denn es hat keinen Einfluss auf das Arbeitszeugnis. So können Sie ein konstruktives Feedback einholen. Neue Erkenntnisse durch das Feedbackgespräch bieten die Möglichkeit, Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Wenn Sie jemanden zu einem Offboarding Gespräch eingeladen haben, können Sie sich in der Vorbereitung an diesen Fragen orientieren:

  • Was ist der Kündigungsgrund?
  • Sind Sie dennoch mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
  • Gibt es Probleme in unserem Unternehmen, auf die Sie mich gerne aufmerksam machen würden?
  • Was raubt Ihnen die Motivation in diesem Job?
  • Haben Sie Vorschläge für mich als Vorgesetzten?
  • Was könnte das Unternehmen allgemein besser machen?
  • z.B.: Start im Unternehmen, People and Culture, Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Führungsstil

Checkliste zum Offboarding Prozess

Es gibt explizite Aufgaben, die man bei Offboarding erfüllen muss. Zuständigkeiten sind klar abzustecken und ein definierter Inhalt der Aufgaben von dem/der Mitarbeitender:in bietet den Rahmen für koordinierte Handlungen der Kollegen und Kolleginnen. Hier finden Sie eine Checkliste für den Vorgesetzten, das HR und den/die scheidende:n Mitarbeiter:in.

Für den Vorgesetzten

  • Kommunikation an den/die Mitarbeiter:in
  • Offboarding Gespräch
  • Personalabteilung informieren
  • Neubesetzung suchen und Stellenprofil mit HR prüfen
  • Transfer von Know-How sicherstellen: Kunden und Kundinnen und Projekte übergeben beziehungsweise die Betroffenen informieren
  • Angemessener Abschied
  • Evtl. Kontakt pflegen

Für die Personalabteilung

  • Kündigungsbestätigung erstellen
  • Bei Kündigung durch das Unternehmen Rechtskräftigkeit prüfen
  • Arbeitszeugnis übersenden
  • Neubesetzung der Stelle starten und Stellenprofil durch Personalverantwortliche prüfen
  • Verträge und finanzielle Ansprüche in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung prüfen
  • Technisches Offboarding: Zugänge sperren, E-Mails weiterleiten bzw. E-Mail-Adresse löschen
  • Rücknahme von Firmeneigentum

Für den/die Mitarbeiter:in

  • Übergabe- und Abschlussgespräche, auch Übergabe von Kunden
  • Arbeitszeugnis erhalten
  • Rückgabe von Firmeneigentum

Schwierigkeiten beim Offboarding

Spontane Veränderungen in der Einplanung von Mitarbeitern stellen das Personalmanagement und das Unternehmen oftmals vor Herausforderungen. Ein strukturiertes Exit Management kann bei Fluktuation von Personal im Unternehmen vorbereiten und Abläufe standardisieren. Somit kann man mit Änderungen effizient umgehen und immer gewappnet sein.

Des Weiteren kann die Präsenz von dem Unternehmen in sozialen Netzwerken und auf Websites durch scheidende Mitarbeiter:innen beeinflusst werden. Kollegen und Kolleginnen verabschieden sich nicht immer konfliktfrei. Entscheidend hierfür sind der Grund, warum der/die Mitarbeiter:in geht. Ganze egal welche Position belegt wurde, ein professioneller letzten Eindruck wird immer sehr wertgeschätzt.

Fehler beim Offboarding Prozess

Grundlegend kann erst einmal festgehalten werden, dass der/die Mitarbeiter:in im Offboarding nicht aus dem Auge verloren werden darf, wenn Arbeitsgebiete umverteilt und die Einsatzplanungen neu gestaltet werden müssen. Ebenfalls können Fehler aus Datenschutz-Gründen schnell relevant werden. Hier finden Sie einige typische Fehler vom Offboarding.

  1. Austritt zu spät geplant
  2. Keine Offboarding Checkliste und keine Maßnahmen vorbereitet
  3. Transfer von Wissen des Kollegen/ der Kollegin findet nicht statt, Know-How geht verloren
  4. Rechte von Zugriff, Zutritt und Nutzung von Endgeräte zu Arbeitsbeginn nicht festgehalten
  5. Zugänge und Email-Adressen wurden nicht gesperrt (Interna des Unternehmens werden öffentlich)
  6. Keine Rücksprache bezüglich Feedback zum Unternehmen
  7. Emotionaler Prozess vernachlässigt
  8. Kein Art von Abschied im Unternehmen gestaltet
  9. Arbeitszeugnis vom HR zu spät und unpersönlich ohne Einbezug von Mitarbeiter:in und Vorgesetzten

Nehmen Sie sich deshalb die davor erläuterten Tipps eines gut strukturierten Ablaufs vom Offboarding sowie die Checkliste zu Herzen, denn ehemalige Mitarbeiter:innen sind auch immer Botschafter der Arbeitgebermarke.

Vorteile eines digitalen Offboardings

Offboarding Tasks können in digitalen Prozessen erledigt werden. Das ist gerade für administrative Aufgaben von Vorteil, weil Ende des Arbeitsverhältnisses auch oft überraschend kommt und somit weniger fehleranfällig ist.

Ein guter Eindruck bleibt länger bestehen und digitale Prozesse führen zu einer qualitativ besseren Übergabe. Das Wissen wird bei einer guten Struktur bestmöglich weitergegeben.

Ein gutes Exit-Management und die Realisierung mittels einer Software kann finanzielle Verluste minimieren. Diese Software kann kann für Ihr HR-Team eine große Bedeutung haben und ist in der Praxis sehr wertvoll. Zum Beispiel bieten sie die Möglichkeit, automatisierte Einladungen zu Gesprächen per E-Mail zu versenden. Eine Toggle Navigation kann dabei als Inhaltsverzeichnis immer wieder eingeblendet werden, um den Stand vom Offboarding einzusehen.

Wie TimeTrack Ihnen beim Offboarding helfen kann

TimeTrack als cloudbasierte Software zur Projektzeiterfassung bietet auch für das Offboarding viele Vorteile. Dank der intuitiven Bedienung und des Zugriffs von überall aus, ist es ein einfaches Tool auch für Einsteiger:innen. Auch bei einem Offboarding bewährt sich TimeTrack als die ideale Lösung. Die Zugänge einzelner Mitarbeiter:innen müssen nicht gelöscht, sondern können auch nur für einen gewissen Zeitraum deaktiviert werden. Statt stundenlang nach den Daten von Mitarbeiter:innen zu suchen, kann man mithilfe von praktischen Filterfunktionen die gewünschten Arbeitszeiten oder Projektzeiten mit wenigen Klicks finden. Probieren Sie unsere 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich selbst.

Zusammenfassung

Der Eintritt und Austritt aus dem Unternehmen, sind gleich zu bewerten. So hat ein organisiertes Exit Management die Funktionen einer stärkeren Bindung der Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen und des höheren Engagements der Arbeitnehmer:innen.

Es ist immer vorteilhaft, einen guten und professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen. Ehrlichkeit und Kommunikation haben einen hohen Stellenwert für die Verabschiedung eines Mitarbeitenden. Transparenz und Feedback sind im Offboarding von großer Bedeutung. Es sind also Ihre Soft Skills gefragt, um sich in die Mitarbeiter:innen hinein zu versetzen. Verlieren Sie die Checkliste von Ihrem individualisierten Offboarding nicht aus den Augen, um den Offboarding Prozess ideal zu gestalten.