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In vielen Branchen soll bald die tägliche Arbeitszeit sofort und digital erfasst werden. Dies geht aus dem neuen Gesetzesentwurf zu „Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung“ hervor. Von neuen Regelungen betroffen sind aber viele Betriebe, selbst wenn sie keine Minijobber:innen beschäftigen.

Neue Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung – was sich ab Oktober ändert


Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll die Erfassung der Arbeitszeit stets elektronisch, sofort und manipulationssicher erfolgen. Künftig sollen nach dem Mindestlohngesetz („MiLoG“) Beginn der täglichen Arbeitszeit jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufgezeichnet und elektronisch aufbewahrt werden. Die geplante Regelung wird in § 17 MiLoG eingefügt und soll bereits ab Oktober 2022 gelten.

Unverändert bleibt die Aufbewahrungsfrist. Die Aufzeichnungen der Arbeitszeit sind zwei Jahre lang aufzubewahren.

Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung – aktuelle Regelung


Im Jahr 2015 wurde in Deutschland besondere Arbeitszeiterfassungspflicht für Minijobber:innen und bestimmte Branchen eingeführt, die besonders von Schwarzarbeit bedroht sind. Die Zeiterfassung minimiert seither die Missbrauchsgefahr für betroffene Mitarbeiter:innen. Denn nur mit den genauen Aufzeichnungen kann überprüft werden, ob für die erbrachte Arbeit die entsprechende Entlohnung ausbezahlt wurde.

Nach dem geltenden Mindestlohngesetz müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit enthalten. Arbeitszeiten müssen daher schon jetzt täglich erfasst werden, allerdings nicht notwendigerweise digital und sofort: Papierform ist derzeit noch erlaubt. Die betroffenen Betriebe haben sieben Tage Zeit, um die erbrachten Arbeitsstunden in ihre Aufzeichnungen nachzutragen.

In diesem Zusammenhang ist zu erwähnen, dass auch das EU-Recht eine umfassende Aufzeichnungspflicht vorsieht. Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) alle Arbeitgeber:innen innerhalb der EU zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Somit müssen laut dem EuGH-Urteil sämtliche Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen. Der EuGH überlässt es den Mitgliedstaaten, rechtliche Grundlagen dafür zu schaffen, dass die Arbeitszeit aller Arbeitnehmer:innen systematisch erfasst wird. Der EuGH äußert sich aber nicht über die Form der Zeiterfassung, gibt aber vor, dass die benutzten Erfassungssysteme objektiv, verlässlich und zugänglich sein müssen.

Welche Branchen sind betroffen?


Pflicht zur umfassenden Arbeitszeitauszeichnung betrifft folgende Branchen:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Speditions-, Transport- und Logistikbereich
  • Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung
  • Messebau
  • Zeitungszustellung, Paketdienste
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

Es ist zu beachten, dass immer der/die Arbeitgeber:in für die Führung von Stundenaufzeichnungen ihrer Mitarbeiter:innen zuständig sind. Wenn die Stunden garnicht, unvollständig oder nicht mindestens zwei Jahre aufzeichnet bzw. aufbewahrt sind, drohen dem/der Arbeitgeber:in hohe Bußgelder.

Bessere Kontrolle durch Digitalisierung


Die neuen Anforderungen sollen in erster Linie dem Bürokratieabbau durch Digitalisierung sowie der Verhinderung von Manipulationen bei der Arbeitszeitaufzeichnung dienen. Durch digitale und sofortige Arbeitszeitaufzeichnung können künftig Kontrollen effektiver durchgeführt und auch Arbeitgeber:innen auf Dauer entlastet werden.

Wird die Arbeitszeiterfassung digital gemacht, werden außerdem Manipulationen der Aufzeichnungen besser verhindert. Digitale Arbeitszeiterfassung schützt am besten vor inhaltlich falschen oder nachträglich geänderten Eingaben durch den/die Arbeitgeber:in oder seine/ihre Mitarbeiter:innen. Durch digitale Arbeitszeiterfassung muss verhindert werden, dass die Aufzeichnung durch den/die Arbeitgeber:in so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt der Aufzeichnung nicht mehr feststellbar sei. Erfasste Daten dürften daher nicht ohne entsprechenden Hinweis überschrieben, gelöscht oder geändert werden können.

Projektcontrolling Stempeluhr

TimeTrack – Digitale Stempeluhr

Mit TimeTrack die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen ab sofort digital erfassen


Zeiterfassung per Stempeluhr (Browser und Mobile App)

Mit TimeTrack können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone unkompliziert erfassen. Dabei können alle Änderungen der bereits erfassten Arbeitszeiten nachverfolgt werden.

Mitarbeiter:innen haben Zugriff auf eine digitale Stempeluhr für Desktop oder Smartphone. Immer wenn Mitarbeiter:innen anfangen oder aufhören zu arbeiten, betätigen sie einfach den grünen oder roten Knopf auf der Schaltfläche der App. Die Arbeitszeit wird somit automatisiert und sekundengenau erfasst. Dabei entstehen keine Lücken. Zeitgleich zur Erfassung, wird die Arbeitszeit im Hintergrund schon dokumentiert. Zu jedem Zeitpunkt können Mitarbeiter:innen, Vorgesetzte oder andere Befugte die geleisteten Arbeitszeiten und Überstunden dank TimeTracks Stundenzettel einsehen.

TimeTrack überprüft automatisch die Einträge aller Mitarbeiter:innen auf ihre Korrektheit, erkennt und meldet eventuell fehlerhafte Einträge. Die erfassten Arbeitszeiten werden zentral gespeichert und können stets eingesehen und berichtet werden.

Zeiterfassung via Browser-App

TimeTrack – Stempeluhr via Browser

Zeiterfassung via manuelle Zeiteinträge

Doch die Stempeluhr ist nicht die einzige Methode, wie Sie mit TimeTrack Arbeitszeiten erfassen können. Je nach den Bedürfnissen Ihrer Branche und Ihres Teams, können Sie Ihre Arbeitszeiterfassung per manuellen Zeiteinträgen erledigen. Hierbei können die Mitarbeiter:innen einfach den Arbeitsstart und -ende, sowie die Pausenzeit, vermerken. Dieses System mag vielleicht an ein einfaches Excel-System erinnern, jedoch profitieren Sie hierbei von der einfacheren bzw. übersichtlicheren Dokumentation und der automatischen Erstellung von Stundenzetteln.

Stationäre Zeiterfassung per Terminal

Weiters können Sie die Terminal App nutzen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen Ihre Arbeitszeiterfassung vollständig zu automatisieren und findet besonders Anklang in der Bau-, Büro-, Handels-, Produktions- und Dienstleisterbranche. So kann mittels NFC/RFID Tags (über Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort gestempelt werden und alle Zeiteinträge werden zentral in der Web App gespeichert, damit Sie den Überblick bewahren.

TimeTrack ermöglicht es Ihnen außerdem, jederzeit Reports über geleistete Arbeitsstunden zu erstellen. Mit TimeTrack fallen für Mitarbeiter:innen Arbeitsschritte weg, die in nicht digitalen Zeiterfassungsarten noch existent sind. Somit bietet TimeTrack ein für alle Seiten höchst effizientes Tool und ist gleichzeitig gesetzeskonform.

Finden Sie jetzt heraus welche Zeiterfassung für Ihrem Unternehmen passt und legen Sie gleich ein kostenloses Testkonto an, um die Zeiterfassungsmethode Ihrer Wahl direkt auszuprobieren!