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Wie legen Führungskräfte fest, welchen Bedarf sie aktuell und in Zukunft an Mitarbeiter/-innen haben? Das Personalmanagement ist ein sehr breit gefächertes Gebiet und hier möchten wir Ihnen zeigen, was ein qualitativer Personalbedarf auf sich hat und wie man diesen ermittelt. Tauchen Sie mit uns ab in die Welt der Fähigkeiten, Qualität und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter/-innen und erfahren Sie, wie Sie Ihren Betrieb mit gezielten Maßnahmen optimieren.

Qualitativer Personalbedarf – Definition


Die qualitative Personalbedarfsplanung bezieht sich auf die Qualifikationen der Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens, welche innerhalb eines bestimmten Zeitraums für einen Einsatzort gebraucht werden.

Der qualitative Personalbedarf wird festgelegt aus den Aufgaben der Mitarbeiter/-innen und leitet daraus ab, welche Fähigkeiten man im Personal benötigt und welche Inhalte mehr Aufmerksamkeit bekommen müssen.

Damit immer genügend Mitarbeiter/-innen mit dem richtigen Know-how vor Ort sind, hilft eine intelligente automatische Planung, wie von TimeTrack. Damit können alle wichtigen Details beachtet und der Plan ohne großen Zeitaufwand erstellt werden.

Die Personalbedarfsplanung

Die Personalbedarfsplanung beschäftigt sich also mit allen Aufgaben und Methoden rund um den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern. Das soll einen langfristigen Beitrag dazu leisten, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Zu den verschiedenen Bereichen des Personalmanagements zählten ebenfalls die Methoden der Personalbedarfsplanung. Personalbeschaffung bzw. Recruiting, Personalentwicklung, Personaleinsatzplanung und Personalfreisetzung gehören ebenfalls dazu.

Eine gute Personalbedarfsplanung ist also sowohl operativ mit einem kurzfristigen Planungshorizont, als auch strategisch mit einer langfristig orientierten Planung.

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TimeTrack – Dienstplan

Warum ist die qualitative Personalbedarfsplanung wichtig?

Mit Ausnahme weniger Einzelfälle gilt also, dass die Qualität der Mitarbeiter/-innen durch ihre Qualifikationen vor deren Quantität geht.

Wenn der Personalbedarfs optimal ausgerichtet wurde, können so die anfallenden Aufgaben im Unternehmen stets durch die Arbeitskräfte der passenden Stellen, die über die richtigen Kenntnisse verfügen, ausgeführt werden.

Die Kernaspekte der qualitativen Personalbedarfsplanung


Wir möchten Ihnen hier einmal zusammenfassen, worum es bei der Planung vom Personalbedarf wirklich geht und hoffen dabei, alle Fragen zu beantworten.

Ermittlung der Aufgaben und Kompetenzen

Es ist unbedingt notwendig, die Aufgabenfelder festzulegen. Ohne diese kann der Personalbedarf in den Stellenanzeigen nicht nach gewünschten Qualitäten bzw. Qualifikationen suchen.

Die Kompetenzen der Mitarbeiter/-innen stehen in der Personalbedarfsermittlung im Vordergrund und so muss die Personalführung die fachliche Eignung der Mitarbeiter/-innen ausreichend überprüfen.

Auf der Suche nach neuem Personal werden neue Stellen nicht nur anhand der Hard-Skills besetzt. Das Recruiting richtet seine Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten immer mehr anhand ihrer Soft-Skills aus.

Bei all diesen Entscheidungen darf die Personalbeschaffung auch zukünftige Entwicklungen nicht aus den Augen verlieren, denn morgen können Qualifikationen bei Personen gefragt sein, die man heute noch nicht offensichtlich benötigt.

Qualitativer Personalbedarf: Wer ist für die Analyse verantwortlich?

Führungspersonen und Geschäftsführer/-innen sind dafür zuständig, den Anforderungen im Unternehmen zu meistern. Hierzu gehört es auch, die Personalressourcen zu verwalten und auf Veränderungen zu reagieren.

Wer das vollständige Potential seines Unternehmens ausschöpfen will, muss sich einen guten Überblick über den Personalbestand verschaffen.

Die Aufgaben der Personalbedarfsermittlung

Es ist nicht einfach, diesem Feld der Personalbedarfsplanung eine gewisse Größe oder Struktur zuzuordnen. Um diese Themen dennoch optimal planen zu können und eine Entwicklung des Personals möglich zu machen, können Sie verschiedenen Schritten folgen.

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1. Ist Zustand identifizieren

Damit Sie zur Planung Ihres Personals genau wissen, welche Arbeitnehmer/-innen benötigt oder gefördert werden, müssen Sie das bestehende Personal im Betrieb analysieren. Ohne die Ausgangssituation zu kennen, sind zielführende Maßnahmen nicht identifizierbar.

Um den Einsatzbedarf also exakt planen zu können, braucht es eine Ermittlung der Qualifikationen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter/-innen. Hierbei ist es dienlich zu überlegen, welche Skills bei den Anforderungen Ihres Unternehmens die Produktivität am meisten steigern. Orientieren Sie sich also an folgenden Fragen:

  • Welche Fähigkeiten tragen am meisten zum Erfolg bei?
  • Fehlen gewissen Skills im Team? Wenn ja, welche?
  • Welche Stellen im Unternehmen haben Bedarf, ausgebaut zu werden?

2. Förderungsmöglichkeiten herausfinden

Um dem Personalbedarf gerecht zu werden, sollte immer bei der Förderung der bestehenden Mitarbeiter/-innen begonnen werden. Wenn die Personalbedarfsermittlung abgeschlossen ist, sind Weiterbildungen und Schulungen für das Personal zu organisieren. Damit das alles im Blick behalten wird, fragen Sie sich am besten:

  • Wie kann man die Qualität vom Know-how des Teams steigern?
  • Kann der Bedarf durch internes Personal abgedeckt werden oder muss jemand neu eingestellt werden?

3. Den Planungshorizont festlegen

Wie bei allen Aufgaben der Planung, ist auch in der Personalbedarfsplanung ein Zeitraum festzulegen, welchen die Maßnahmen abdecken sollen. Nur so können Sie erkennen, ob Ihre Ziele durch das Personal erreicht werden. Sie sollten also bestenfalls folgende Frage beantworten:

  • Wie sieht der Planungshorizont der Personalbeschaffung aus?

4. Kompetenzzentren aufbauen

Schaffen Sie Kompetenzzentren! Um in der Personalbedarfsplanung der Mitarbeiter/-innen von Ihrem Unternehmen nicht den Überblick zu verlieren, hilft es, bestimmte Bereiche zu Kompetenzzentren zu bündeln. Das erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern hat auch noch einen anderen Grund.

Die Kernkompetenzen im Unternehmen können so besser geplant und auf verschiedene Stellen verteilt werden. Eine Weiterbildung sollten zum Beispiel immer mehrere Mitarbeiter/-innen einer Abteilung führen, falls es einmal zu Krankheitsfällen kommt.

  • Welche Anzahl an Mitarbeiter/-innen benötigt welche Schulung?
  • Welchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Unternehmen, werden die gleichen Kompetenzen anvertraut?

5. Welche Fähigkeiten sind nicht mehr notwendig?

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von einem Unternehmen wird immer geraten, eine To-Do und eine Not-To-Do-Liste zu führen. So ähnlich verhält es sich auch mit den Anforderungen an das Personal, denn es ist auch von hohem Wert zu wissen, welche Kenntnisse nicht mehr notwendig sind.

  • Welche Fähigkeiten werden nicht mehr gebraucht?
  • Was wird in neuen Stellenausschreibungen beim Recruiting gar nicht mehr gesucht?

Qualitativer Personalbedarf vs. qualitative Personalplanung


Schon längst wurde klar, die Personalbedarfsplanung und Personalbedarfsermittlung in einem Unternehmen bedarf nicht nur der Qualifikationen im Job, sondern es muss auch eine genaue Anzahl der Mitarbeiter/-innen bestimmt werden.

Maßnahmen der qualitativen Personalbedarfsplanung

Weiterbildung, Neueinstellung, Versetzung – das sind die drei grundlegenden Methoden für die qualitative Personalbedarfsplanung. Weiterbildungen und Schulungen innerhalb vom Personalbestand sollten immer die erste Wahl sein, um die Kosten möglichst gering zu halten. Wenn das nicht möglich ist, können bestmöglich qualifizierte Fachkräfte eingestellt werden. Auch kann man hoch qualifiziertes Personal innerhalb vom Unternehmen versetzen, um die Anforderungen von Stellen im Betrieb zu erfüllen.

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Eine optimale Personaleinsatzplanung kann Sie und Ihr Unternehmen zum Ziel führen. TimeTrack als cloudbasiertes Softwaretool unterstützt Ihre Arbeits- und Dienstpläne ohne großen zeitlichen Aufwand.

 

 

Was passiert in der quantitativen Personalplanung?

Die Anzahl der benötigten Mitarbeiter/-innen ist entscheidend für den Erfolg von einem Unternehmen. Die Ermittlung vom quantitativen Personalbedarf kann kurzfristig und langfristig orientiert sein und anhand dessen unterscheidet sich der Brutto-Personalbedarf sowie der Netto-Personalbedarf.

Auf den zweiten Blick ergeben sich in der quantitativen Planung vom Personalbedarf im Unternehmen verschiedene Arten. Der Wert bzw. die Anzahl neuer Mitarbeiter/-innen muss unterschieden werden in:

  • Einsatzbedarf
  • Zusatzbedarf
  • Reservebedarf
  • Ersatzbedarf
  • Neubedarf

Qualitativer Personalbedarf Ermittlung


Der qualitativen Personalplanung genaue Werte und Skalierungen zuzuordnen ist nicht einfach. Grundsätzlich kann jedoch gesagt sein, dass in den meisten Fällen subjektive Einflüsse nicht ausbleiben, wenn Eignungs- und Anforderungsprofile erstellt werden. Es existieren also immer Probleme bei der Quantifizierung.

Hilfreiche Tools zur Unterstützung

Die Arbeitszeiterfassung per Stempeluhr kann Ihnen dabei helfen, den Personalbedarf zu ermitteln. Lassen Sie sich übersichtliche Berichte erstellen und erkennen Sie direkt, welche Mitarbeiter/-innen Unterstützung, durch einen optimierten Personalbedarf, benötigen. Dies ist umso einfacher, wenn schnell ersichtlich ist, wann und wo Mitarbeiter/-innen auch welchen Kompetenzzentren arbeiten.

Eine transparente Planung auf Knopfdruck durch unseren intelligenten Algorithmus‘ kann dabei helfen, den Personalbestand optimal in fehlerfreie Schichten einzuteilen. So haben Sie jederzeit Mitarbeiter/-innen mit den richtigen Qualifikationen im Einsatz.

Gibt es eine Berechnung zum qualitativen Personalbedarf?


Geeignete Merkmale können mit einer Skalierung versehen und anschließend mit abgestimmten Verfahren gemessen werden. Nach der Ermittlung der Werte, kann ein Vergleich der verschiedenen Profile aller Angestellten stattfinden.

Zur Hilfe können Sie hier ebenfalls Tests, Beurteilungen und Interviews nehmen. Auch Assessment-Center können einen positiven Beitrag leisten.

Zusammenfassung


Das Gebiet der qualitativen Personalbedarfsplanung ist sehr komplex und innerhalb des Personalmanagements auch nicht immer klar abzugrenzen. Wenn Sie jedoch einmal damit beginnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter/-innen zu analysieren, können Sie mit gezielten Maßnahmen die Produktivität Ihres Unternehmens optimieren.

Wenn Sie diesen Artikel der Maßnahmen und Eigenschaften sowie die Abgrenzung zur quantitativen Bedarfsplanung in Ihrem Arbeitsalltag als Führungskraft berücksichtigen, fällt Ihnen die Personalbeschaffung und Personaleinsatzplanung garantiert leichter. Lassen Sie sich doch gerne von den Vorteilen TimeTracks überzeugen und erhalten Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.