10 Wege, wie Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiter*innen steigern können

Effizient, effizienter, am Effizientesten – oft und gerade im Büro oder Berufsleben fällt dieser Begriff der Effizienz. Es scheint gerade das große Ziel zu sein, „effizienter zu arbeiten“, doch: Was heißt das überhaupt? Und wie lassen sich die Maßnahmen einer effizienten Prozessoptimierung ideal in die Firmenstruktur von einem Unternehmen implementieren?

Natürlich hat man nicht immer den besten Tag – manchmal fühlt es sich so an, als müsste man sich ins Büro beinahe quälen. Doch es gibt zahlreiche Möglichkeiten, diesem Problem entgegenzusteuern. Wie man das Arbeitsleben so gestalten kann, dass jede*r gerne zur Arbeit geht – erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wann ist ein Unternehmen effizient?

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Unter Effizienzsteigerung verstehen wohl die Meisten intuitiv Folgendes:
Wenn man Dinge effizienter tut, tut man sie nicht nur besser, sondern auch schneller. Alles in allem erledigt man eine Aufgabe also umso schneller und besser, je effizienter man sie angeht. Doch wie kann das gelingen?

Wie erkennt man eine Effizienzsteigerung und warum ist sie wichtig?

Eine Effizienzsteigerung hat zu aller Erst mit den eigenen festgelegten Zielen zu tun. Man muss zuerst sein eigenes Ziel kennen, um zu wissen, auf welche Wege es erreicht werden kann.

Schafft man es, dieses Ziel auf eine schnellere, entspanntere, schönere und anders herum formuliert weniger stressige, weniger beanspruchende und weniger nervenzehrende Art und Weise zu erreichen, dann spricht man von einer gesteigerten Effizienz.

Warum eine Effizienzsteigerung von Vorteil ist, erklärt sich fast von selbst: Wer möchte schon für eine Aufgabe mehrere Tage brauchen, wenn man diese vielleicht auf einem anderen Wege auch in viel kürzerer Zeit erledigen kann? Per Definition ist Effizienz bereits etwas sehr Sinnvolles, weil man entweder mehr in weniger Zeit erledigt und deswegen schneller Erfolgssteigerungen erlebt, oder eben weil man die gewonnene Zeit auch für größere Ruhephasen nutzen und somit für eine Stressreduktion sorgen kann.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz

Während die Begriffe Effektivität und Effizient sowie ihre zugehörigen Adjektive effektiv und effizient im Alltag oft synonym verwendet werden, gibt es einen kleinen Unterschied:

• Effektivität: „Die richtigen Dinge tun“ – wichtigster Faktor zum Ergebnis: Das tatsächliche Ergebnis
• Effizienz: „Die Dinge richtig tun“ – wichtigster Faktor zum Ergebnis: Der zum Ergebnis betriebene Aufwand

Solange ein angestrebtes Ziel in der Art und Weise, wie man es sich vorgestellt hat, erreicht wird, war man effektiv. Das heißt aber noch nicht, dass man dabei auch effizient war: Wenn das Ziel beispielsweise ist, ein leckeres Team-Essen zu kochen, bin ich effektiv, wenn es allen schmeckt, aber erst effizient, wenn ich dafür nicht lange gebraucht habe, die Küche halbwegs sauber geblieben ist und es vielleicht auch nicht viel gekostet hat.

Wie berechnet man eine Effizienzsteigerung?

Die Steigerung der Effizienz setzt sich aus dem Ergebnis und den für das Erreichen des Ergebnisses betriebenen Aufwand zusammen.

Aufwand / Ergebnis = je kleiner die Prozentzahl, desto höher die Effizienz

Das ist auch intuitiv einleuchtend: Je weniger ich Aufwand betreiben muss, um zu meinem optimalen Ergebnis zu kommen, desto höher ist meine Effizienz.

Wie lässt sich die Effizienz der Mitarbeiter*innen nachhaltig steigern?

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Sie sind neugierig geworden, wie 10 solcher Ansätze für eine optimale Effizienzsteigerung aussehen könnten?

Hier sind 10 Tipps, wie sie die Effizienz ihres Teams optimieren können:

1. Nur sinnvolle Aufgaben erteilen: Welche Projekte lohnen sich wirklich?

Eine der besten Methoden, um die besten Maßnahmen des effizienten Arbeitens in den Vordergrund zu stellen, setzt an, bevor überhaupt gearbeitet wird: Denn es geht bei der Prozessoptimierung eines Unternehmens nicht nur um die effektive Ausführung gewisser Projekte und Aufgaben, sondern es geht auch darum, möglichst genau festlegen zu können, welche Aufgaben das Unternehmen überhaupt in eine zielführende Richtung gehen.

Gerade Mitarbeiter*innen, die entweder erst seit sehr Kurzem oder sehr Langem in einem Unternehmen arbeiten, sind dafür anfällig, ihre Aufgaben einerseits nicht konkret einschätzen zu können, oder sie sind bereits so routiniert in ihrem Büroalltag, dass sie lieber alles sehr langsam angehen und möglicherweise oft nicht den schnellsten, schlausten und damit effektivsten Arbeitsweg einzuschlagen.

Die richtige Formulierung macht den Unterschied

Als Unternehmen kann man sich daher fragen, ob die Aufgaben für Ihre Mitarbeiter*innen überhaupt ordentlich formuliert worden sind und ob diese dabei helfen, kurz- und längerfristige Unternehmensziele zu erzielen. Vielleicht überlegen Sie sich auch einen Workflow, bei dem diese Aufgaben möglichst produktiv übermittelt werden können.

Braucht es dafür ausführliche Meetings oder lassen sich diese auch beispielsweise wöchentlich schriftlich formulieren?

2. Sehr genaue Projektziele und Aufgabenstellungen definieren

Organisation ist alles: Sind einmal die genauen Aufgaben gefunden, ist es dabei noch nicht getan: Die Art und Weise, wie diese Projektziele und Aufgabenstellungen formuliert werden, hat enorm viel mit dessen effizienter Umsetzung zu tun. Eine Effizienzsteigerung kann vor allem dann erfolgen, wenn die Aufgaben so gestellt werden, dass sie für Ihre Mitarbeiter*innen zwar knapp und übersichtlich formuliert werden, aber auch so logisch beschrieben werden, dass die Abläufe für jeden klar sind.

Das Ziel einer Aufgabe immer mitformulieren

Was auch bei einer Effizienzsteigerung hilft, ist es den Grund für diese Aufgabe deutlich ersichtlich zu machen. Warum müssen Ihre Mitarbeiter*innen das tun? Was ist das gemeinsame Ziel? Was sind die Aussichten, was kann darauf folgen?

Falls Sie mit Kunden beispielsweise im B2B-Bereich zusammenarbeiten, die für Sie und Ihr Team Aufgaben formulieren, kann es sehr hilfreich sein, diese auch genau durchzulesen und zu hinterfragen, bevor sie diese an Ihr Team weiterleiten.

3. Die richtigen Leute für die richtige Aufgabe: Effizienz beginnt im Recruiting

Auch Sie selbst haben sich zwischen vielen Berufen für einen entschieden, den Sie hoffentlich als für Sie passend beschreiben würden. Daher verstehen Sie vielleicht sofort intuitiv, warum es wichtig ist, die passenden Leute für die richtigen Positionen zu besetzen, damit sich eine Effizienzsteigerung auch wirklich erzielen lässt.

Haben Ihre Mitarbeiter*innen auch wirklich das gleiche Ziel wie Sie? Brennen sie, für das, was sie tun?

Das Recruiting ist eine der zentralsten Schnittstellen in Ihrem Unternehmen, die Ihre Prozesse und Methoden genauso kennen muss wie Sie selbst, um das Unternehmen auch wirklich effizient verbessern zu können. Wer gibt dem Unternehmen einen Mehrwert, und wer erzeugt mehr Kosten als Nutzen?

4. Kosteneffiziente Unternehmensstrukturen

Doch nicht nur in der Recruitingphase können Sie eine Effizienzsteigerung für Ihr Unternehmen erzielen – auch bereits bestehende Unternehmensstrukturen können auf ihre (Kosten-)Effizienz geprüft werden.

Lohnt sich die Lage Ihres Firmensitzes, lohnt sich die Größe des Standortes? Oder könnten Sie durch einen Umzug, der zwar auf den ersten Blick lästig erscheint, Prozesse effizienter gestalten? Prüfen Sie außerdem Ihre Abonnements als Firmenchef*in – welche Programme nutzen Sie im Unternehmen wirklich? Gibt es günstigere Programme für ähnliche Prozesse?

Kosteneffizienz ist mehr als nur Sparsamkeit

Doch das effiziente Kostenwirtschaften bedeutet nicht zwingend die absolute Sparsamkeit – es geht darum, das Geld möglichst gut einzusetzen. Bieten Sie beispielsweise eine Sportmitgliedschaft für Ihr Team an, die aber kaum einer nutzt? Dann könnten Sie sich überlegen, was besser zu Ihren Mitarbeiter*innen passen könnte – vielleicht ist das ein einmonatiger Teamlunch oder ein bezahlter Unternehmensfeiertag, an dem Sie einen Ausflug planen.

5. Vorfreude auf Teamevents: Intrinsische Motivationen stärken die Effizienz

Effizienz bedeutet auch, Dinge schneller zu erledigen und somit mehr Zeit zu haben. Wenn Sie Ihr Team dazu motivieren, effizienter zu arbeiten, ist schnell ein freier Tag gewonnen, den sie als Teambuilding-Maßnahme und als Belohnung nach einem gemeinsam festgelegtem Teamziel nutzen können. Doch ein Teamevent gilt es gut zu planen. Hier sind einige Vorschläge:

Teamevents, die Ihr Team begeistern können, könnten zum Beispiel sein:

• Ein Besuch in der Karaoke-Bar
• Einen Abend kegeln oder bowlen
• Einen Vortrag von einem geladenen Gast genießen, z.B. von einem Fachexperten
• Eine gemeinsame Fortbildung in Ihrem Spezialgebiet
• Ein Tag, an dem Sie sich zusammen ehrenamtlich verpflichten
• Eine gemeinsame Firmenfeier im Büro, z.B. eine Mottoparty
• Ein Ausflug in einen Klettergarten
• Ein Ausflug auf eine Messe in Ihrem Spezialgebiet

Eine gelungene Abwechslung zum Arbeitsalltag ist nicht nur für ein effektives Teambuilding, sondern gibt oft den nötigen Schwung, um bei kommenden Aufgaben dann doppelt anzupacken.

6. Den Überblick behalten: Professionelle Tools implementieren

Wenn Sie sich fragen, warum Sie überhaupt eine Effizienzsteigerung erzielen möchten, könnte Ihnen der Gedanke kommen, dass Sie vor allem mehr Zeit haben möchten. Bevor Sie sich auf ein subjektives Empfinden verlassen müssen, ist es hilfreich, sich mit professionellen Tools zu befassen, die als Tracking-Instrument dienen können.

Effizienter arbeiten mit der TimeTrack App

Mit TimeTrack´s Projektverfolgung erreichen Sie einen verbesserten, effizienten Workflow, behalten einen Überblick und können so die Prozesse, Ziele und Angaben zum Budget optimieren. Die Softwarelösung managet nicht nur die Projektzeiterfassung, sondern auch die Dokumentation, Planung und Durchführung diverser Projekte bis zu ihrem Controlling bzw. Abschluss.

Aktivitäten wie beispielsweise bestimmte Tätigkeiten oder Zwischenschritte lassen sich mit TimeTrack entspannt und deutlich ersichtlich festlegen. Natürlich spielt aber auch der Einsatz einer digitalen Stempeluhr eine große Rolle, mit der sich auf dem PC oder sogar auf dem Smartphone entspannt die Aufzeichnung der Arbeitszeiträume starten oder stoppen lässt.

TimeTrack – Berichte & Analysen

7. Pausen ernst nehmen – auch als Arbeitgeber*in

Es ist wichtig, als Unternehmen auf Pausenzeiten ein Auge zu haben, da nach Pausen meist doppelt so produktiv gearbeitet wird wie kurz vor der Pausenzeit. In der Pause haben die zuvor erarbeiteten Themen den nötigen Spielraum, um nochmals florieren zu können. Doch auch die effiziente Organisation macht macht bei einer Pausenplanung unmittelbar einen großen Unterschied. So bietet eine Pause an der frischen Luft dabei deutlich mehr Effizienzsteigerung als eine im Büro interne verbrachte Ruhepause.

Nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die Pausenzeiten festhalten

Mit einem online Zeitmanagement-Tool wie der TimeTrack-App lassen sich natürlich nicht nur die Arbeits-, sondern auch die Pausenzeiten der jeweiligen Mitarbeiter*innen überblicken. Wenn Sie als Arbeitgeber auch die Pausenzeiten ihrer Mitarbeiter*innen ansprechen, zeigt dies, dass Ihnen die für die seelische sowohl physische Gesundheit ihrer Arbeitnehmer*innen relevanten Themen grundsätzlich am Herzen liegen. Dabei profitiert häufig das Unternehmen bzw. verbessern Sie nicht nur den Ruf Ihres Unternehmens nach außen, sondern die Produktivität der Personen lässt sich dabei tatsächlich steigern: Beide Seiten spielen hier also eine relevante Rolle.

TimeTrack – Arbeits- und Pausenübersicht

8. Ablenkungen und Unterbrechungen minimieren

Sowohl in der Pause als auch während produktiver Arbeitsphasen ist es wichtig, die lästigen und alt-bekannten Ablenkungen und Unterbrechungen effizient zu minimieren. Im Jahre 2021 kommt man um Social Media Plattformen nicht herum, und auch bei deren Benutzung stellt sich die Frage, wie man diese so effizient nutzen kann, dass man zwar alle Vorteile wie die Vernetzung und Inspiration mit und durch andere User zwar genießen, aber man nicht die Nachteile zu spüren bekommt.

Wahrscheinlich kennt heutzutage jeder die typischen Zeitdiebe am Arbeitsplatz, und es fällt oft nicht leicht, Kontrolle über Ablenkungen wie das verlockende Smartphone zu gewinnen.

9. Die richtige Ausstattung im Büro als auch im Home Office

Eine optimale Arbeitsausstattung, die in ihrer Definition auch die Atmosphäre des Arbeitsplatzes mit einschließt, ist wohl 2021 wichtiger denn je: Noch nie waren wir so vielen Ablenkungen ausgesetzt. Damit ist natürlich nicht nur das Smartphone, Tablet oder der Computer gemeint: Häufig arbeiten Menschen im Home Office in einem sehr reizintensivem Umfeld. Gerade in einem privaten Umfeld führt eine persönliche Unordnung dazu, dass die Gedanken beim äußerlichen Wirrwarr hängenbleiben. Dabei sollten Ihre Teammitglieder Ihre volle Aufmerksamkeit auf Ihre täglichen Aufgaben richten können.

Ebenso störend ist auch ein schmerzender Rücken oder diverse Verspannungen im Hals-Nacken-Bereich, dessen Ursache häufiger mal der Schreibtischstuhl oder -Tisch sind. Auch die Bildschirmhelligkeit kann eine Rolle spielen. Nicht nur spezielle Blaulicht-Apps für den Computer könnten ein toller Hinweis für ihre Mitarbeiter*innen sein, sondern auch Tipps zum korrekten Sitzen oder Stehen am Arbeitsplatz.

Pflanzen und stimulierende Düfte haben oft eine sehr beruhigende Wirkung, und auch ein angenehmes Licht am Arbeitsplatz kann bei einer Effizienzsteigerung helfen.

10. Go Green: Nachhaltige Effizienz ist ein relevantes Thema

Nicht erst seit 2021 ist Nachhaltigkeit nicht nur für Kunden, sondern auch für Unternehmen ein wichtiges Thema, welches tatsächlich mehr mit einer Effizienzsteigerung und auch Prozessoptimierung zu tun hat, als die meisten wissen oder vermuten. Wer schneller Aufgaben am PC erledigt – der spart auf lange Sicht gesehen Strom, wer deutliche Ziele formuliert, kann im besten Falle den Briefverkehr kurz halten – was auf den ersten Blick nach Kleinkrämerei klingt, hat langfristig einen großen Effekt auf unseren Planeten. Das Thema Nachhaltigkeit ist also nicht nur im Bereich der Produktion interessant, sondern auch im typischen Büroalltag kann Nachhaltigkeit etwas im Bereich der Effizienz verbessern. Außerdem ist die Nachhaltigkeit ein tolles Tool, um Effizienz an einem Beispiel deutlich zu machen.

Fazit

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Wenn Sie effizient sein wollen, müssen Sie das nicht gleich mit dem Begriff „sparsam“ gleichsetzen: Eine Effizienzsteigerung wird vielmehr dadurch erzielt, als dass man seine Kräfte an den passenden Stellen optimal einsetzt und ohne große Ablenkungen und Verwirrungen zum festgelegten Ziel kommt.

Um nicht den Überblick zu verlieren, lohnt sich eine strukturierte Herangehensweise immer. Empfehlenswert hierfür ist es Ihrem Arbeitsteam eine feste Struktur anzubieten, die es übernehmen kann. Als Unterstützung hierbei dient das Zeiterfassungstool TimeTrack, mit dem Sie ihre Projekte von Anfang bis Ende im Überblick behalten können. Außerdem können Sie genauestens festhalten, wie lange für gewisse Projekte gebraucht wurde – und nur durch eine konkrete Dokumentation der Zeit lässt sich feststellen, ob es auch wirklich schneller und somit effizienter ging als beim letzten Mal. Überzeugen Sie sich doch jetzt selbst mit der 14-tägigen kostenlosen Probeversion der TimeTrack App und fördern Sie so Ihre Effizienzsteigerung!