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Im Laufe eines Arbeitstages wird man mit einer Menge an Aufgaben konfrontiert und gerät so schnell mal unter Zeitdruck und Stress. Um dieses Problem zu umgehen, gibt es verschiedenste Zeitmanagement-Methoden und eine von diesen ist die Ivy Lee-Methode. Wenn Sie sich nun fragen, was genau das ist, warum sie so viel wert ist und wie die Ivy Lee-Methode funktioniert, dann lesen Sie jetzt weiter. Genau diese Fragen werden wir nämlich im Inhalt dieses Blogposts beantworten.

Was ist die Ivy Lee-Methode?


Die Methode entstand zwar bereits vor mehr als 100 Jahren, aber sie konnte sich bis heute durchsetzen. Denn selbst die technologischen Veränderungen auf der Welt haben ihre Nützlichkeit nicht geschmälert und die Ivy Lee-Methode funktioniert nach wie vor.

Die Ivy Lee-Methode basiert auf einem simplen To-do-Listen Konzept und hilft Ihnen dabei stets den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten, Prioritäten zu setzen und das Wichtigste zuerst zu erledigen. Das wiederum hilft der Steigerung Ihrer Produktivität und das ohne viel Aufwand.

Die Geschichte der Ivy Lee-Methode


Die Geschichte und der Name der Ivy Lee-Methode gehen – wer hätte es gedacht – auf den Unternehmensberater Ivy Lee zurück. Dieser wurde 1918 von einem der reichsten Männer des 20. Jahrhunderts, nämlich dem Stahlunternehmer Charles M. Schwab, als Berater angeheuert, um diesem bei der Steigerung der Produktivität in seinem Unternehmen zu helfen.

Sein Ziel war es von Ivy Lee zu erfahren, wie er in einem gleichen Zeitraum mehr schaffen könnte. Daraufhin bat Ivy Lee den Unternehmer um 15 Minuten mit ihm und seinem Team. Sie sollten diese seine Methoden, Technik und Ideen testen und wenn diese funktionierten, sollte Schwab ihm nach drei Monaten so viel bezahlen, wie er für angemessen hielt.

Siehe da, drei Monate später überreichte Charles M. Schwab Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar, weshalb die Methode auch als 25.000 Dollar Methode bekannt ist. Diese Summe war für damalige Verhältnisse unvorstellbar hoch und ein wahres Vermögen, aber der Unternehmer sagte später, dass dies die beste und gewinnbringendste Lektion in seinem Leben gewesen sei und daher jeden Dollar wert.

Wie funktioniert die Ivy Lee-Methode?


Auch wenn die Tatsache, dass Charles M. Schwab 25.000 Dollar für diese Methode gezahlt hat, vermuten lässt, dass diese Methode kompliziert ist und viel Arbeit bedeutet, so ist die Ivy Lee-Methode eigentlich ganz simpel und deshalb so effizient. Vorausgesetzt, sie wird jeden Tag konsequent anwendet.

Bevor Sie mit der eigentlichen Planungsroutine nach Ivy Lee beginnen können, müssen Sie Ihre Ziele festlegen, denn diese sind später die Leitplanken für die täglichen Schritte.

Die sechs Planungsschritte der Ivy Lee-Methode


Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Setzen Sie sich jeden Abend hin und schreiben Sie sich sechs Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag bearbeiten möchten. Sie können natürlich auch mehr oder weniger Aufgaben wählen, allerdings waren es in der ursprünglichen Ivy Lee-Methode sechs. Sollten Sie zum Beispiel ausschließlich große Aufgaben auf der Liste haben, für die Sie viel Zeit benötigen, schreiben Sie sich nur drei auf. Wenn es allerdings nur kleine Aufgaben sind, können Sie die Liste auch einfach erweitern.

Testen Sie einfach ein paar Tage lang, wie viele Aufgaben Sie schaffen und richten Sie Ihre Planung danach. Behalten Sie außerdem immer Ihre Ziele im Blick und erledigen Sie vorrangig die Aufgaben, die Sie diesen Zielen näherbringen.

Um Ihre Aufgabenliste immer griffbereit und übersichtlich zur Hand zu haben, empfehlen wir Ihnen die Nutzung unserer Software zur Arbeitszeiterfassung. Hier können Sie einen Aufgabenplan erstellen und jede Aufgabe genau definieren. Sollten Sie den Plan nicht für Ihre persönliche Planung verwenden, haben Sie sogar die Möglichkeit Aufgaben an andere Mitarbeiter:innen zu delegieren.

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Zusätzlich hilft TimeTrack natürlich auch bei der Zeitverfolgung und so sehen Sie immer, wie lange Sie für die Bearbeitung der verschiedenen Aufgaben benötigt haben. Das hilft auch dabei, eventuelle Störungen und Ablenkungen ausfindig zu machen.

 

Priorisieren Sie die Aufgaben

Als Nächstes priorisieren Sie Ihre Aufgaben und schreiben die wichtigste an den Beginn der Liste und die unwichtigste ans Ende. Dringende Aufgaben, die eine akute Deadline haben, kommen also weit nach oben auf die Liste. Dasselbe gilt für jene Aufgaben mit dem größten Einfluss auf Ihre Ziele.

Setzen Sie die Ziele um

Wichtig ist, dass Sie Ihre Liste am nächsten Tag genauso umsetzen, wie Sie sie am Abend zuvor formuliert haben. Überlegen Sie auch nicht, ob Sie noch etwas tauschen oder ändern könnten, sondern setzten Sie sich an Ihren Schreibtisch und fangen mit der Aufgabe an, die ganz oben auf deiner Liste steht. Vermeiden Sie Störungen so gut es geht und arbeiten Sie die Aufgabe bis zum Ende ab, bevor Sie sich der nächsten widmen.

Überprüfen und aktualisieren Sie die Liste

Ein Arbeitstag läuft nicht immer wie geplant ab und die Dinge können sich anders entwickeln als gedacht. Aus diesem Grund sieht die Ivy Lee-Methode auch eine Überprüfung der Liste vor. Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, überprüfen Sie also Ihre Liste auf folgende Punkte:

  • Prüfen Sie, ob die Aufgaben darauf immer noch die sechs wichtigsten sind. Sollte dies nicht so sein und Sie möchten Ihren To-dos eine neue Aufgabe hinzufügen, streichen Sie dafür eine andere, sodass weiterhin nicht mehr als sechs Aufgaben auf der Liste stehen.
  • Überprüfen Sie, ob die Prioritäten noch stimmen. Wenn beispielsweise am Nachmittag ein Kundentermin ansteht und Sie die Präsentation für diesen davor noch fertig machen wollten, aber nun erfahren, dass der Kundentermin vorverlegt wurde, dann rückt auch die Erstellung der Präsentation in der Tagesplanung und so auch auf der Liste Ihrer To-dos nach vorne.

Zurück zum Anfang

Nun fangen Sie wieder von vorne an und bearbeiten die Aufgabe, die nun an erster Stelle Ihrer To-do-Liste steht. Auch hier gilt es wieder Störungen zu vermeiden.

Die Liste für den nächsten Tag

Mit dem letzten Punkt endet und beginnt der Kreislauf wieder. Setzten Sie sich hin und schreiben Sie Ihre To-do-Liste mit den Aufgaben für den nächsten Tag auf.

Vorteile der Ivy Lee-Methode


Die Planungsmethode von Ivy Lee bringt eine ganze Menge an Vorteilen mit sich. Und diese möchten wir Ihnen hier darlegen:

  • Fokus

    Multitasking ist nicht immer die beste Strategie, denn wer versucht, alles gleichzeitig zu machen, schafft dabei am Ende meist weniger und die Ergebnisse fallen obendrein schlechter aus. Die Ivy Lee-Methode hingegen hilft Ihnen dabei, Ihre Konzentration gezielt auf eine Aufgabe nach der anderen zu richten und diese erfolgreich zu beenden.

    So bekommt jedes Projekt die Aufmerksamkeit, die es benötigt, um die besten Leistungen zu erreichen. Zudem hilft der Fokus Ihnen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

  • Priorität

    Viel zu schaffen, bringt Sie Ihren Zielen nicht näher, wenn die Energie an den falschen Stellen investiert wird. Leider passiert genau das sehr oft und die wirklich wichtigen Dinge bleiben unerledigt.

    Der Vorteil der Ivy Lee-Methode ist hier, dass gezielt und vor allem wiederholt die Prioritäten gesetzt werden. So werden die wichtigsten Aufgaben als erstes angepackt und abgeschlossen.

  • Effizienz

    Jeder kennt es, dass Ablenkungen und auch Multitasking oft dazu führen, dass viel gearbeitet, aber leider wenig geleistet wird. Denn immer ein bisschen hier, ein bisschen da lässt den Tag wie im Flug vergehen, ohne dass irgendetwas wirklich vorangegangen ist.

    Die Ivy Lee-Methode hilft dabei, die Zeit auch effizient zu nutzen und die fördert die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Das heißt aber nicht, dass Sie auf Ruhephasen verzichten müssen. Diese sollten aber am besten zwischen den einzelnen Aufgaben stattfinden und Sie nicht von Ihren Erledigungen abhalten.

  • Organisation

    Auf dem Schreibtisch stapeln sich Aufgaben und Ordner, die ganze Zeit trudeln neue E-Mails und Nachrichten ein, die To-do-Listen werden immer länger und das Chaos wird zu einem Problem, weil bei der Organisation Fehlanzeige herrscht.

    Mit der Ivy Lee-Methode behalten Sie automatisch den Überblick über jede einzelne Aufgabe. Außerdem wird die Organisation der Aufgaben zur Gewohnheit, da Sie sich jeden Abend und auch zwischen den To-dos mit den anstehenden Herausforderungen beschäftigen und immer wissen, was als Nächstes kommt.

  • Motivation

    Dadurch, dass ständig neue Arbeit aufkommt oder Sie Ihre Aufgaben einfach nicht erledigen können, kann es im Laufe des Arbeitstags schnell passieren, dass einem der ständige Stress zu Kopf steigt, Sie mit allem überfordert sind und Ihre Motivation schwindet.

    Die Ivy Lee-Methode setzt aber auch hier mit Ihrer Technik an, denn durch das Erledigen der anspruchsvollsten Aufgaben oder jene mit der obersten Priorität, bekommen Sie eine Bestätigung, dass Sie auf einem guten Weg sind und wirklich etwas geleistet haben, das zum Erfolg (Ihrem persönlichen und dem des Unternehmens) beiträgt und Ihnen zudem einen ordentlichen Motivationsschub gibt.

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Fazit


Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem Beitrag einen besseren Einblick in diese Zeitmanagement-Methode geben und Sie können diese in Zukunft erfolgreich in Ihrem Unternehmen anwenden. Damit Ihnen die Umsetzung noch leichter fällt, testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrack-App und lernen Sie die verschiedenen Features wie die Projektverfolgung, Zeiterfassung und auch die Aufgabenplanung kennen.