Onboarding Titelbild

Der Onboarding Prozess ist als Teil des Personalmanagements für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zuständig. Ganz nach dem Motto „Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“ bedarf es auch für das Onboarding einer detaillierten und realistisch umsetzbaren Planung. Wieso Sie sich hierfür genügend Zeit frei schaufeln sollten und worauf Sie achten müssen, um am Ende einen erfolgsversprechenden Onboarding Prozess vorliegen zu haben, erfahren Sie hier.

Was ist Onboarding?


Onboarding ist ein Konzept aus dem englischen was grob übersetzt so viel bedeutet wie „Mit ans Board holen“.  Im Personalmanagement wird unter Onboarding die systematische Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen verstanden.

Der gesamte Prozess steht unter der Devise das neue Teammitglied mit offenen Armen zu empfangen und die unbekannte Unternehmenskultur möglichst angenehm kennen lernen zu können. Diese Gesamtheit aller Faktoren, die zur systematischen Planung und Eingliederung von neuen Mitarbeitern herangezogen werden, nennt man den Onboarding Prozess.

Ein gut strukturierter Onboarding Prozess dient vor allem aber nicht nur dem Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen. Neben dem Fokus auf die Mitarbeiter*innen sichert ein gelungener Onboarding Prozess auch die Bindung das neue Kolleg*innen an das Unternehmen und ist deshalb von hoher Priorität.

Aufgaben und Ziele des Onboarding Prozess

Welche Ziele werden verfolgt?

  • Employer Branding stärken
  • Motivation von Beginn an fördern
  • Produktivität erhöhen
  • Loyalität zum Unternehmen aufbauen und aufrechterhalten

Welche Aufgaben müssen bewältigt werden?

Um Zielstellungen wie Motivation, Produktivität oder die Verbundenheit zum Unternehmen zu erreichen steht der Onboarding Prozess vor verschiedensten Herausforderungen, die je nach Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit, individuellen Kompetenzen sowie Zahlreichen anderen Faktoren ergänzend oder dezimierend wirken können.

Stellen Sie sich den Aufgabenbereich wie eine Pyramide vor. Aufgaben wie das möglichst schnelle heranführen neuer Teammitglieder bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung, eine transparente Unternehmensstruktur, welche einen einfachen Einstieg ermöglicht, bildet neben der Herausforderung der Sozialen Integration durch Networking das Gerüst, um von hier aus weiter zu machen. Man spricht hier von den sogenannten Kernaufgaben des Onboarding Prozesses.

Die Phasen des Onboarding Prozess im Überblick


Der Onboarding Prozess beginnt noch vor dem ersten Arbeitstag pünktlich zum Vertragsabschluss und findet sein Ende meist nach Absolvierung der Probezeit. Die durchschnittliche Probezeit läuft in den allermeisten Fällen nach ungefähr sechs Monaten aus, kann jedoch immer variieren.

Eine allgemeingültige Aussage zur exakten Dauer gibt es aufgrund der diversen individuellen Unternehmen und den damit einhergehenden Arbeitsaufwänden nicht. Jede Position erfordert eine individuelle Betrachtung. Wenn man die verschiedenen Phasen jedoch runterbrechen müsste, um den Zusammenhang mit dem Einfluss nehmenden Faktoren zu verstehen, dann wären die Phasen die folgenden:

1. Vorbereitungsphase:

Die Vorbereitungsphase bildet den Anfang des Onboardings und zielt vor allem auf die Präsentation Ihres Unternehmensbild ab. Hier geht es darum sich vertrauenswürdig und seriös zu präsentieren, um dem neuen Zuwachs zu vermitteln, dass Sie als Arbeitgeber eine Bereicherung und keine Belastung sind. Sie wollen in der ersten Phase also Sympathie präsentieren und vertrauen generieren, um möglichst attraktiv zu erscheinen.

Die Vorbereitungsphase beginnt grundsätzlich mit Vertragsunterzeichnung und endet mit dem Übergang in die Orientierungsphase.

2. Orientierungsphase:

In der zweiten Phase geht es vor allem um Networking, also Kontakte kennen lernen, verknüpfen und interne Netzwerke aufbauen. Ein weiterer Aspekt während der Orientierungsphase ist auch die bestehende Unternehmenskultur kennen zu lernen und bereits existente Regelungen und Abläufe kennen zu lernen. Zudem tauchen hier die ersten Erwartungen und Zielvorstellungen beider Seiten auf.

Regulär findet die Orientierungsphase oft schon in den ersten Wochen, wenn nicht sogar ersten Tagen statt und wird durch die Integrationsphase abgelöst.

3. Integrationsphase:

Die letzte relevante Phase wird durch die absolvierte Orientierungsphase angekündigt und startet nach Ablauf der Probezeit. Hier geht es um Reflektion, Feedback und mögliche Kritik. Mitarbeiter*innen werden aktiv beobachtet, befragt und in den bisherigen Prozess mit ein gebunden.

Onboarding_Titelbild

Planung: die ersten 90 Tage sind entscheidend


Die Planung vor dem ersten Arbeitstag

Damit das neue Teammitglied von Beginn die optimalen Voraussetzungen für den Start in Ihrem Unternehmen dargeboten sind ist es wichtig während der Vorbereitungsphase auf folgende Punkte zu achten:

1. Klären Sie alle Vertraglichen Angelegenheiten, um Misstrauen zu vermeiden.

Planen Sie den Prozess so, dass bereits vor dem ersten Arbeitstag klar ist wo sich das Teammitglied wann und unter welchen Bedingungen aufzuhalten hat.

  • Welche Regeln und Konsequenzen gibt es bei Ihnen?
  • Was sind Rechte und Pflichten als Angestellte*r in Ihrem Team?
  • Wann ist Zahltag und welche Erwartungen haben Sie?

Falls es einen einheitlichen Dresscode gibt, dann ist jetzt der Moment zum Kommunizieren.

  • Gibt es Dienstkleidung? Wenn ja, welche? Wird diese gestellt oder werden die Kosten von Person X selbst getragen?

Dienstkleidung sollte immer mindestens 2 Wochen im Voraus vorhanden sein! Genau solche Formalitäten finden in der Phase der Vorbereitung also noch vor Beginn der eigentlichen Arbeit ihren Platz.

Wenn das geklärt ist, dann bietet es sich immer an nochmal nachzufragen, ob es noch offene Fragen gibt und das besprochenen zu wiederholen. Falls ja, gehen Sie darauf ein und fragen Sie sich was Sie interessieren würde als Angestellter Ihres Unternehmens.

2. Präsentieren Sie sich authentisch und begegnen Sie sich auf persönlicher Ebene.

„Authentisch und Persönlich“ die Wörter, die Ihre Mitarbeiter unterbewusst wie Sekundenkleber an Ihr Unternehmen binden und ein Gefühl von Augenhöhe und Vertrauen schaffen werden Ihnen in diesem Artikel später noch vertiefend vorgestellt. Für diesen Abschnitt jedoch reicht es, wenn Sie sich dessen bewusst sind, dass Sie genau darauf achten. Das tun Sie durch das Finden eines Interessenskompromisses.

Bedeutet: Finden Sie Gemeinsamkeiten von Unternehmerischen Zielen und Interessen des Mitarbeiters. Beispiele hierfür könnten umweltschonendes Verhalten durch Recycling oder Moralische Ansätze wie „Fleiß wird belohnt“ sein. Bewerben Sie Ihr Unternehmenskonzept und gehen Sie ruhig auch auf die Details ein.

Achten Sie lediglich darauf authentisch zu bleiben und keine falschen Werte zu verkaufen, dies würde sich spätestens nach Ablauf der Probezeit bemerkbar machen und nur negative Auswirkungen mit sich bringen!

3. Beziehen Sie die internen Abteilungen mit ein.

Der Onboarding Prozess nennt sich nicht um sonst im Volksmund „Mit ans Board holen“. Der Prozess ist kein ein Mann Job, sondern bedarf des Mitwirkens des ganzen Teams. Bereiten Sie die verschiedenen Instanzen also darauf vor welche Kompetenzen Sie dem neuen Teammitglied vermitteln sollen und womit es noch zu warten gilt. Versuchen Sie noch vor dem ersten Kennenlernen eine möglichst transparente Planung mit Bereichen wie: Sekretariat, Managementabteilungen und anderen für Sie relevanten Teilbereiche zu kommunizieren.

Es ist niemandem geholfen, wenn keiner weiß welche Aufgaben es zu übernehmen gilt. Außerdem ist an dieser Stelle hilfreich nochmal an die Höflichkeit und Offenheit der bereits vorhandenen Mitarbeiters gegenüber dem Neuzuwachs zu appellieren.

4. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz bereit steht.

Mit einem kaputten WLAN- Router oder einem gesprungenen Display lässt es sich schwer arbeiten. Kontrollieren Sie deshalb noch vor dem ersten Tag, ob alles so funktioniert wie es für die neu besetzte Stelle benötigt wird.

  • Sind alle Akten und Dateien abrufbar?
  • Ist alles funktionsfähig?
  • Was muss noch korrigiert oder installiert werden?
  • Wird ein Firmenwagen gestellt, sollte auch dieser nochmal ein Check-up bekommen.

Die Planung der ersten Woche

Nachdem der erste Arbeitstag geplant und überstanden ist, geht es weiter. Wir befinden uns nun nicht mehr in der Vorbereitung,- sondern in der Orientierungsphase.

1. Transparenz und Aufklärung

Erklären Sie dem Neuzuwachs was in der kommenden Woche ansteht und welche Rolle er/sie dabei übernehmen soll. Gehen Sie nochmal auf die in der Vorbereitungsphase besprochenen Erwartungen ein und wie Sie sich die Ausführung dieser vorstellen.

2. Die ersten Termine

Inkludieren Sie das neue Mitglied gerne schon in der ersten Woche in bereits geplante Meetings, um bereits einen ersten realistischen Eindruck des kommenden Alltages zu geben. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie das neue Personal nicht direkt überfordern und auch ein „Nein, danke“ souverän entgegennehmen können. Nicht jeder hat das gleiche Tempo und das ist auch völlig in Ordnung so, schließlich brauchen Sie einen ehrlichen Mitarbeiter*in und niemanden der zu allem ja sagt und dann doch nichts hinbekommt.

3. Teamplayer

Grade zu Beginn eines neuen Angestelltenverhältnisses tun sich die meisten Uhrgesteine oft schwer. Gehen Sie deshalb aktiv auf alte und neue Mitarbeiter*innen zu und fragen Sie nach ihrer Meinung. So geben Sie dem bereits eingeschweißten Team die Anerkennung, um die es fürchtet sie zu verlieren. Fragen Sie parallel aktiv bei der neuen Besetzung nach, ob es zu diversen Unstimmigkeiten gab oder sie sich wohlfühlen. Betonen Sie Ihre eigene Verantwortung und dass Sie jederzeit bei Fragen oder Problemen zur Verfügung stehen. Motivieren Sie die Angestellten dazu sich freundlich zu geben und sich nicht vom neuen bedroht zu fühlen.

Die Planung nach der Probezeit

Die letzte Phase des Onboarding Prozess, die Integrationsphase, wird mit der tatsächlichen Einleitung der Mitarbeiter*in in den Betrieb eingeleitet. Hier können Sie das letzte Mal einen großen Einfluss auf Motivation und Loyalität nehmen. Man geht prinzipiell davon aus, dass nach Ende des 90sten Arbeitstag der Grundstein für die weiteren Jahre gelegt worden sind. Danach entscheiden sich Personen entweder passiv für oder gegen Sie als Arbeitgeber und den jeweiligen Arbeitsaufwand.

Sie möchten ein Gefühl von Gemeinsamkeit und Teamgefühl erreichen. Wie aber erzielen Sie dieses?

  1. Sorgen Sie für ein gemeinsames Mittagessen unter Kolleg*innen, schließlich geht Liebe durch den Magen.
  2. Fangen Sie an Feedback Gespräche oder ein digitales Feedback der erbrachten Leistung durch Unternehmenstools wie TimeTrack zu nutzen.

Mitarbeitermotiavtion_Titelbild

Einfluss nehmen: Feedback und Lob äußern

Das A und O für den Erfolg Ihres Onboarding Prozesses ist gerade in den ersten Wochen regelmäßiges gegenseitiges Feedback. Fordern Sie aktiv Feedback ein und stehen Sie jederzeit bereit für Verbesserungsvorschläge und Kritik von Ihrem neuen Mitarbeiter*innen.

Der offene Austausch in Mitarbeitergesprächen über eventuell verbesserungsfähige Abläufe, aber auch das Ansprechen von bereits gut laufenden Prozessen sind für die Entwicklung der Performance der Mitarbeiter*innen essenziell. Getreu dem Motto „Zuckerbrot und Peitsche“ können Sie ganz bewusst beeinflussen woran in Zukunft mehr gearbeitet werden sollte.

Achten Sie unbedingt darauf Ihr Feedback Positiv zu formulieren, zu strenge Beurteilungen oder Konzentration auf die negativen Aspekte ist oft eher kontraproduktiv. Ihre Mitarbeiter*innen sollten grundsätzlich immer mit einem guten Gefühl aus den Gesprächen gehen, ein negatives Umfeld oder zu harte, unerreichbare Ziele führen sehr häufig zu einer Kündigung.

Ein weiterer guter Weg zu einem für alle angenehmen und produktivem Arbeitsklima sind Teambuilding Maßnahmen. Fördern Sie die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter*innen untereinander, gerade in den ersten Tagen ist ein Austausch auch auf privater Ebene zwischen den neuen Mitarbeiter*innen und den „alten Hasen“ Ihres Unternehmens wichtig für einen angenehmen Einstieg.

Von einem freundschaftlichen, kollegialen Arbeitsumfeld profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch Sie direkt. Da Fragen bei komplizierten Themen schneller und effizienter beantwortet werden können, wenn die Mitarbeiter*innen sich gegenseitig Vertrauen und Spaß an der gemeinsamen Arbeit haben. Es ist also keine Frage des Zufalls oder der Sympathie inwieweit Sie Erfolg durch positives Feedback und offene Kommunikation generieren können, sondern eine strategische Herangehensweise.

Die Kompakte Checkliste für Ihr Onboarding


  1. Sind alle Formalitäten wie Emails, Dienstkleidung oder Vertragliches geklärt?
  2. Ist das Team auf das neue Mitglied vorbereitet?
  3. Wurden alle Fragen geklärt?
  4. Ist der Arbeitsplatz vorbereitet?
  5. Haben Sie Ihre Erwartungen kommuniziert?
  6. Herrscht ein angenehmes und persönliches Klima in Ihrem Betrieb?
  7. Welche Aufgaben werden von wem übernommen?
  8. Wurden alle Aufgabenbereiche ausreichend kommuniziert?
  9. Sind Sie offen für Kritik?
  10. Was sagt das Feedback?
  11. Fühlt sich das neue Mitglied wohl?
  12. Was kann verbessert werden?

Fazit


Um sich bürokratische Aufwände wie Feedback-, Gespräch- und Planungsprozesse zu erleichtern macht es oftmals Sinn Online Tools wie TimeTrack zu nutzen. Projektmanagementtools wie TimeTrack sind mit Hilfe der Digitalisierung in der Lage Projekte zu planen, Arbeitszeiten zu erfassen aber auch wie im Onboarding benötigte Feedbacks transparent und in Echtzeit zu präsentieren und erleichtern den gesamten Planungsprozess dadurch enorm.

Durch die Nutzung von TimeTrack ergibt sich mehr Raum für Bereiche wie das Employer Branding und das Begegnen auf persönlicher Ebene. Es ist also eine Überlegung wert und definitiv auch eine Erleichterung. Testen Sie jetzt TimeTrack 14 Tage lang kostenlos!