Schritt 1: Berechnung des Brutto-Personalbedarfs Der Brutto-Personalbedarf setzt sich aus dem Bedarf für den Einsatz von Mitarbeitern und dem Bedarf für Reserven zusammen, um die geplanten Arbeitsmengen zu bewältigen. Es zeigt an, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation benötigt werden. Der zukünftige Arbeitszeitbedarf wird ermittelt, um die Unternehmens- und Absatzziele zu erreichen. Der Bruttopersonalbedarf zeigt auch auf, wie viele Mitarbeiter/-innen notwendig sind, um die Erreichung der Unternehmensziele zu gewährleisten.
Schritt 2: Fortgeschrittener Personalbestand Indem man die bekannten Neueinstellungen zum aktuellen Personalbestand hinzufügt und die bekannten sowie vorhergesagten Abgänge subtrahiert, erhält man den fortgeschrittenen Personalbestand. Es kann hilfreich sein, eine monatliche Statistik der Zu- und Abgänge sowie die Aufzeichnung der Gründe für Zu- und Abgänge zu erstellen. Abgänge können Kündigungen, Pensionierungen, Elternzeit oder Mutterschutz sein. Zugänge können aus längerer Krankheit, Neueinstellungen oder Berufsrückkehrern nach längerer Eltern- oder Pflegezeit resultieren. Durch die Berechnung der Zugänge und Abgänge wird der voraussichtliche Personalbestand im Planungszeitraum ermittelt.
Schritt 3: Berechnung des Netto-Personalbedarfs Der Netto-Personalbedarf gibt Auskunft darüber, ob im Rahmen der Planungsperiode eine Über- oder Unterdeckung von Personal besteht und entsprechende Maßnahmen zur Personalbeschaffung oder -freisetzung erforderlich sind. Durch Subtraktion des fortgeschrittenen Personalbestands (Schritt 2) vom Bruttopersonalbedarf (Schritt 1) erhält man das gewünschte Ergebnis, den Netto-Personalbedarf. Ein Netto-Personalbedarf grösser als null bedeutet eine Unterdeckung und einen Bedarf an Personalbeschaffung. Ein Netto-Personalbedarf kleiner als null deutet auf eine Überdeckung und möglicherweise notwendige Personalfreisetzungen hin.
