Schritt 1: Aufgaben identifizieren und Prioritäten setzen Bevor Sie mit der Einteilung beginnen können, müssen Sie sich mit der Identifikation Ihrer Aufgaben, Projekte oder Aktivitäten auseinandersetzen. Was gilt es für Sie zu erledigen und vor allem, in welcher Reihenfolge? Priorisieren Sie die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Wichtig ist, dass Sie eine klare Vorstellung davon bekommen, was genau Sie in Ihren einzelnen Timeblocks erreichen möchten.
Schritt 2: Zeitfenster festlegen Nachdem Sie Ihre Aufgaben identifiziert und in eine Reihenfolge gebracht haben, gilt es festzulegen, wie viel Zeit Sie für jeden dieser Punkte auf Ihrer Aufgabenliste benötigen, sprich den Aufwand einzuschätzen. Die entsprechenden Zeitfenster können Sie anschließend in Ihrem Kalender blockieren.
Schritt 3: Feste Regeln aufstellen Definieren Sie klare Regeln für das Time Blocking. Beispielsweise können Sie Ablenkungen minimieren, indem Sie innerhalb eines Zeitblocks keine E-Mails und Nachrichten checken oder Anrufe annehmen. Das Ziel ist es, eine produktive und neutrale Umgebung zu schaffen, damit Sie sich in aller Ruhe mit den Aufgaben auseinandersetzen können.
Schritt 4: Zeitblöcke effektiv nutzen In jedem der Zeitblöcke sollen Sie sich uneingeschränkt der zugewiesenen Aufgabe oder Aktivität widmen. Vermeiden Sie daher jegliche Ablenkungen und Unterbrechungen, um fokussiert zu bleiben, nur so können Sie die vorgegebenen Zeitblöcke auch effektiv nutzen.
Schritt 5: Pausen und Erholung einplanen Planen Sie auch Pausen ein, um Ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und Ermüdung vorzubeugen. Wir können nicht durchgängig konzentriert sein, nutzen Sie also Ihre Pausen, um zu entspannen. Machen Sie eine kurze Kaffeepause, gehen Sie ein wenig an die frische Luft oder spazieren umher, wie Sie Ihre Pause nutzen, ist ganz Ihnen überlassen. Idealerweise lässt sich nach jedem Timeblock Zeit für eine kurze Verschnaufpause einplanen.
Schritt 6: Flexibilität bewahren Wie schon zu Beginn erwähnt, ist es wichtig, beim Time Blocking nach wie vor flexibel zu bleiben und den Zeitplan gegebenenfalls anzupassen. Manchmal können unvorhergesehene Ereignisse auftreten oder Aufgaben länger dauern als erwartet. Darum sollten Sie sich immer die Möglichkeit offen halten, den Zeitplan anzupassen und Pufferzeiten einzuführen, um auf solche Situationen zu reagieren.
Schritt 7: Überprüfen und optimieren Am Ende des Tages oder der Woche gibt es immer die Möglichkeit zu reflektieren. Wie gut hat das Time Blocking funktioniert? Gibt es etwas, das nicht so gut funktioniert hat? Benötigen manche Aufgaben mehr oder weniger Zeit als gedacht? Identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie Ihre Effizienz noch weiter steigern können und optimieren Sie Ihren Zeitplan, wenn nötig.
