timeboxing

Auf unserem Blog haben wir Ihnen schon viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden vorgestellt. Die Methode, die wir Ihnen heute näher bringen möchten, nennt sich Time-Boxing. Wie Sie bei dieser Methode vorgehen, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt und was Time-Boxing überhaupt ist, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist Time-Boxing?


Das sogenannte Timeboxing ist eine Methode, die im Zeitmanagement eingesetzt wird, um die Organisation der anstehenden Aufgaben zu erleichtern. Dazu wird für jeden Punkt auf Ihrer To-do-Liste ein fester Zeitblock definiert, in dem bestimmte Aufträge erledigt werden. Jede dieser Boxen steht also für einen genauen Zeitabschnitt, an dessen Ende ein bestimmtes Aufgabenziel erreicht werden muss. Diese Technik stammt übrigens aus der Software-Entwicklung und war 1991 initialer Teil des Rapid Application Development (RAD) von James Martin.

Eine Timebox kann dabei mehrere Minuten, Stunden oder Tage umfassen – je nach Aufgabe. Das Ziel dieser Strategie ist es, die Produktivität innerhalb eines Unternehmens oder auch eines Teams zu erhöhen und die Abläufe zu optimieren. Im Voraus zu planen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung von Aufgaben benötigen, hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und den Arbeitsaufwand rund um Ihre eigentliche Arbeit zu reduzieren. Diese nimmt nämlich sonst bis zu 60% unserer tatsächlichen Aufgabe ein. Mit der Time-Box setzen Sie sich also das Ziel, eine spezifische Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen.

Arten von Time-Boxing


Beim Timeboxing gibt es zwei unterschiedliche Varianten, nämlich die „harte“ oder „weiche“ Timebox.

Harte Timebox als fixe Deadlines

Wenn wir von harten Timeboxen reden, dann bedeutet das, dass diese endet, wenn die Zeit abgelaufen ist. Hierbei ist es egal, ob Sie Ihre Aufgabe erledigt haben oder nicht. Diese Variante ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie zu Perfektionismus neigen und bestimmte Tätigkeiten wiederholt überarbeiten. Innerhalb eines Teams stellt sie die Erledigung sämtlicher anstehender Aufgaben sicher und während eines Meetings hilft die harte Timebox dabei, sicherzustellen, dass alle Tagesordnungspunkte besprochen werden.

Weiche Timebox als flexible Lösung

Eine weiche Timebox im Gegensatz bringt Flexibilität mit sich. Diese Timebox dient also lediglich als Rahmen, damit Sie im Blick haben, wann Sie die aktuelle Tätigkeit beenden und zur nächsten Aufgabe übergehen sollten. Weiche Timeboxen eignen sich für komplexere Arbeiten, bei denen Sie sich am Anfang noch nicht sicher sind, wie lange Sie dafür brauchen werden. Auch im Team können Sie mit weichen Boxen Ihren Kollegen mehr Flexibilität geben und trotzdem einen groben Plan vermitteln und eine Idee, wann die Aufgaben beendet sein sollten. In Besprechungen hilft diese Timeboxing Variante dabei, auf Kurs zu bleiben, ohne die Gespräche abzubrechen.

Wichtig zu wissen ist, dass Sie die beiden Varianten auch mischen können und für jede Timebox individuell entscheiden können, ob diese hart oder weich ist.

 

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Wo wird Time-Boxing eingesetzt?


Generell gibt es zwei Einsatzmöglichkeiten für diese Zeitmanagement-Methode. Zum einen als Vorgehensweise in Teams und zum anderen als Methode zur Selbstorganisation. Im Team kommt diese Methode vor allem bei agilen Ansätzen wie Scrum zum Einsatz, um die Aufgabenplanung in der Gruppe zu steuern.

Im persönlichen Zeitmanagement hilft es ebenfalls dabei, Aufgaben zu planen und klare Zeitrahmen zu definieren. Hier lässt sich das Timeboxing mit dem Pomodoro-Prinzip vergleichen, denn auch hier gibt es feste Zeitblöcke und vorgeplante Pausen.

Time-Boxing im Projektmanagement

Typischerweise werden im traditionellen Projektmanagement alle durchzuführenden Arbeiten in Arbeitspaketen zusammengefasst und anschließend die dafür benötigte Zeit geschätzt. Wenn hier nun die Methode des Time-Boxing angewendet wird, dann wird der Zeitrahmen für die Arbeiten in Boxen zerlegt. Sollte der Zeitrahmen nicht eingehalten werden können, dann werden Inhalt und Umfang verändert. Mit dem Ende der Timebox wird auch der Vorgang beendet, selbst wenn die Arbeiten nicht vollständig abgeschlossen sind. Nicht durchgeführte Arbeiten werden gestrichen oder in andere Timeboxen verschoben.

Der Vorteil vom Time-Boxing innerhalb eines Projekts ist jener, dass es uns die Planung ermöglicht, auch wenn die Projektinhalte nicht genau spezifizierbar sind, das Umfeld des Projekts dynamisch ist und Änderungen im Inhalt und Umfang des Projekts erforderlich sind.

Der Unterschied zum klassischen Projektmanagement ist also, dass nicht die Abfolge von Vorgängen geplant wird, sondern die Abfolge von Arbeitsabschnitten. Bei der traditionellen Vorgehensweise können sich so die geplanten Zeiten für die Vorgänge verschieben, beim Timeboxing aber die geplanten Inhalte der Arbeitsabschnitte, beispielsweise indem man zu erledigende Dinge streicht oder die Qualität reduziert.

Time-Boxing im traditionellen Projektmanagement

Trotz seines agilen Ansatzes kann Timeboxing aber auch in nach traditionellen Methoden geleiteten Projekten verwendet werden. Dazu wird das Projekt nach wie vor mit Arbeitspaketen geplant und teilt diese anschließend in Timeboxen auf. Zudem kann man die traditionelle Planung und Time-Boxing in einer hybriden Planung kombinieren. Hierbei wird ein Teil der Aufgaben traditionell mit Arbeitspaketen und der anderen Teil mit Timeboxes geplant.

Um die Planung Ihrer Projekte generell zu vereinfachen, empfehlen wir Ihnen das Projektmanagement-Tool TimeTrack. Hier können Sie digital mehrere Projekte anlegen und alle dazugehörigen Details wie Meilensteine, Ressourcen etc. speichern. Außerdem können Sie Ihr Team anlegen und diesem Zugriff auf all diese Daten gewähren.  Das erleichtert die Navigation im Projektmanagement und hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, alle Projekte im Blick zu behalten.

 

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Projektmanagement mit TimeTrack

 

Persönliches Zeitmanagement mit Time-Boxing

Dass die Technik des Time-Boxing dabei hilft, die zu erledigenden Arbeiten effizient durchzuführen, zeigt zum Beispiel auch die Arbeitsweise von Unternehmer Elon Musk. Dieser teilt seinen Arbeitstag nämlich in Timeboxen, schätzt die Zeit für die zu erledigenden Arbeiten und macht sich dann an die Umsetzung der Aufgaben.

Damit Sie nicht zu sehr unter Stress geraten und die Deadlines einhalten können, ist es ratsam kleine Puffer einzubauen, die sicher stellen, dass die Arbeiten tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Die Timeboxen werden dann wie gewohnt nacheinander abgearbeitet. Wichtig dabei ist aber, dass die gesetzten Zeitgrenzen eingehalten werden.

5 Schritte zum erfolgreichen Time-Boxing


Der erste Schritt, bevor Sie überhaupt eine Timebox erstellen können, ist es eine Aufgabe oder Arbeit zu identifizieren, die Sie erledigen müssen. Anschließend überlegen Sie, wieviel Zeit Sie für diese Aufgabe einkalkulieren sollten und finden in Ihrem Kalender einen Zeitraum, in dem Sie die Arbeit erledigen können.

Wie Sie bereits wissen, haben Sie zudem die Auswahl zwischen zwei Methoden des Time-Boxing. Wählen Sie also zwischen harten oder weichen Timeboxen und starten Sie diese anschließend. Von da an gilt es nur noch, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren und jegliche Ablenkungen zu vermeiden. Wenn Sie fertig mit der Timebox sind, genehmigen Sie sich eine Auszeit und wiederholen Sie diese Pausen nach jeder Ihrer Boxen.

  1. Aufgaben definieren
  2. Aufgabendauer angeben
  3. Zeitraum zur Erledigung der Aufgabe festlegen
  4. Weiche oder harte Timebox anwenden
  5. Aufgabe starten
  6. Ablenkungen vermeiden
  7. Nach Ende der Timebox eine Pause machen

Wie lang sollte eine Timebox sein?


Wie lange eine Timebox dauern soll, dafür gibt es keine bestimmte Regel. Vor allem Agile-Teams nutzen teilweise Timeboxen, die Wochen oder Monate ihrer Arbeit umfassen. Wichtig ist, dass, wenn Ihre Box effektiv sein soll, Sie ein Zeitfenster wählen, in dem Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Besonders hilfreich könnte dabei effektive Aufwandschätzung sein, mit welcher Sie das Ausmaß Ihrer Aufgaben nicht über- oder unterschätzen.

Natürlich können Sie Ihre Timeboxen auch für größere Arbeiten nutzen, sollte diese aber mehr als zwei oder drei Stunden in Anspruch nehmen, dann ist es hilfreich, verschiedene Unteraufgaben zu definieren. Vergessen Sie nicht, dass Time-Boxing keine Strategie ist, um Ihre Arbeit schneller zu erledigen, sondern eine effektive Methode, Arbeit sinnvoll aufzuteilen.

Vorteile vom Time-Boxing


Eindeutige Deadlines

Time-Boxing gibt einen bestimmten zeitlichen Rahmen vor und soll so dabei helfen, einen Schlussstrich zu ziehen. Das kann besonders für Perfektionisten von Vorteil sein, da es diese daran hindert, sich endlos in Details zu verlieren.

Klarer Fokus

Zu wissen, dass man nicht ewig Zeit für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung hat, kann dabei helfen, sich besser zu fokussieren und sich nur auf diese Aufgabe zu konzentrieren.

Erhöhte Produktivität

Wir alle leiden hin und wieder an Aufschieberitis und versuchen, bestimmte Aufgaben hinauszuzögern. Time-Boxing und der zeitliche Rahmen können aber unserer Selbstdisziplin helfen und dazu beitragen, die Produktivität zu steigern.

Motivationssteigerung

Wenn Sie eine Box erstellen, setzen Sie sich selbst ein Ziel, nämlich jenes eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines definierten Zeitraums zu erledigen. Selbst, wenn Sie es nicht immer schaffen, kann ein Ziel immer noch motivierend sein, gerade wenn Sie sich nicht auf diese Aufgabe freuen.

Effektive Planung

Timeboxing kann Ihnen helfen, besser nachzuvollziehen, wie Ihr Tag aussehen wird. Wenn Sie die Timeboxen in Ihrem Kalender markieren, sehen Sie sofort, wann welche Aufgaben erledigt werden. Mit den richtigen Tools wie beispielsweise TimeTrack können Sie sich den optimalen Überblick für eine reibungslose Arbeit schaffen und somit effizient arbeiten.  Das erspart unnötiges Rätselraten und Sie können Ihren Arbeitstag mit einem klaren Überblick starten. Übersicht schaffend ist vor allem TimeTrack

 

 

Die Nachteile der Methode


Stockender Flow

Ein Nachteil des Time-Boxing ist es, dass es die Phasen des Flows unterbrechen kann. In diesem Fall ist es wichtig, die richtige Balance zu finden und zum Beispiel auf die weiche Variante umzusteigen.

Erhöhtes Fehleraufkommen aufgrund von Zeitstress

Die Methode eignet sich weniger für Aufgaben, bei denen die Qualität des Ergebnisses wichtiger als die aufgewandte Zeit ist. Ein Beispiel für so eine Aufgabe sind sicherheitsrelevante Tests. Diese sollten selbstverständlich so sorgfältig wie möglich durchgeführt werden.

Wenn Sie dazu neigen, Aufgaben überhastet zu beenden, nur um das Zeitziel einzuhalten, dann ist Time-Boxing vielleicht nicht für Sie geeignet.

 

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7 Tipps um Time-Boxing in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren


Mithilfe dieser sieben Tipps, lässt sich das Konzept des Timeboxing ganz leicht in Ihrem Unternehmen integrieren und bietet Hilfe bei Ihren verschiedenen Aufgaben, die Themen Ihrer Besprechungen zu planen oder generell dabei, die Struktur in Ihrem aktuellen Projekt zu verbessern.

1. Setzen Sie Prioritäten

Sie werden wahrscheinlich immer wieder in Versuchung kommen, Ihre Timeboxen umzustellen, zu verschieben oder gar ganz zu löschen. Das sollten Sie natürlich vermeiden. Am besten stellen Sie sich Timeboxen als Besprechungstermine mit Ihnen selbst vor. So wie Sie kein Meeting mit einem Mitarbeiter in letzter Minute absagen würden, sollten Sie es auch nicht mit sich selbst tun und sich an die Vorgaben der Timeboxen halten.

2. Visualisieren Sie Ihre verfügbare Zeit

Am effektivsten ist Timeb-Bing, wenn Sie es als Zeitfenster in Ihren Kalender eintragen und sich einen Überblick verschaffen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung haben. Das hilft Ihnen, Ihren Zeitplan einzuhalten und Ihr Team weiß genau, zu welchen Zeiten Sie nicht verfügbar sind.

3. Setzen Sie sich einen Timer

Egal, ob Sie sich für die harten oder weichen Timeboxen entschieden haben: Setzen Sie sich einen Timer, damit Sie wissen, wann die Zeit Ihrer Box um ist. Vergessen Sie nicht: Wenn Sie eine Timebox erstellen, gilt es, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen. Ein Timer hilft Ihnen, diese Zeitvorgabe auch exakt einzuhalten.

Der Timer erspart Ihnen den regelmäßigen Blick auf die Uhr und so können Sie sich in Ihrer Arbeitszeit voll und ganz auf Ihr To-do konzentrieren.

Wenn Sie eine harte Box nutzen, gehen Sie zur nächsten Aufgabe über, wenn die Zeit um ist, auch wenn Sie Ihre Arbeit noch nicht abgeschlossen haben. Bei weichen Timeboxen sollten Sie den Timer als „Empfehlung“ verwenden, damit Sie am Ende Ihre Ziele erreichen.

4. Minimieren Sie Ablenkungen

Die Zeitblöcke sind effektiv, weil sie Ihnen helfen, sich auf die Erledigung vor Ihnen zu konzentrieren und einen Flow-Zustand zu erreichen. Allzu oft verlieren wir unsere Disziplin und lassen uns ablenken. Dadurch fehlt es uns an Produktivität und Effizienz. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Arbeit in Ihrer Timebox Ablenkungen unbedingt vermeiden.

Indem Sie Benachrichtigungen stumm schalten oder die „Bitte nicht stören“-Funktion am Mobiltelefon nutzen, können Sie sicherstellen, dass Sie bei Ihrer Arbeit nicht durch eine Nachricht oder E-Mail unterbrochen werden.

5. Machen Sie eine Pause zwischen Timeboxen

Timeboxing soll Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit bewusster und effektiver zu nutzen. Wie bei jeder Art von konzentrierter Arbeit sollten Sie auch bei Time-Boxing kurze Pausen zwischendurch machen, um Stress zu vermeiden und die Produktivität trotzdem aufrechtzuerhalten.

6. Halten Sie Ihre Arbeit in einem Arbeitsmanagement-Tool fest

Um eine Timebox zu erstellen, müssen Sie erst einmal wissen, woran Sie arbeiten. Ihre Aufgaben und die dazugehörigen Details können Sie dann beispielsweise in der Arbeitszeiterfassung festhalten. So sehen Sie und Ihr Team immer auf einen Blick, welche Aufgaben in Ihrem Projekt noch anstehen.

Am einfachsten ist es, wenn Sie auf eine App wie TimeTrack zurückgreifen. Mit nur einem Klick können Sie Ihre Arbeitszeiten auf der Stempeluhr tracken und Tätigkeiten zuweisen. Wenn Sie an verschiedenen Projekte arbeiten, können Sie durch übersichtliche und automatisch erstelle Berichte und Analysen ihre Projektzeiten einsehen. So sehen Sie schnell und einfach was Sie in Ihren Timeboxen erreicht haben.

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Berichte und Analyse – TimeTrack

7. Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Zwar sollten für effektives Time-Boxing die meisten Aufgaben in separaten Timeboxen stehen, dennoch können Sie ähnliche Aufgaben in aufeinanderfolgenden Timeboxen zusammenfassen. So bleiben Sie konzentriert bei der Sache, auch wenn Sie an unterschiedlichen Vorhaben arbeiten.

Fazit


Wir hoffen, mithilfe unseres Beitrags konnten Sie einen Einblick in die verschiedenen Timeboxen erhaschen und wissen nun, wie diese korrekt angewendet werden. Testen Sie TimeTrack und entdecken Sie, wie unser Projektmanagement-Tool Ihnen auch abseits der Boxen unter die Arme greifen und Ihren Zeitaufwand minimieren kann.