Der Verpflegungsmehraufwand ist ein essenzieller Teil der Reisekostenabrechnung.
Um den Verpflegungsmehraufwand automatisch zu berechnen, müssen Sie eine Regel in den Reisekostenmodellen definieren. Diese Regel wird die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen im System integrieren und den Prozess der Reisekostenabrechnung dementsprechend verwalten.
Die Reisekostenmodelle finden Sie unter Datenverwaltung > Abrechnung > Reisekostenmodelle.
Klicken Sie auf „Neue Regel erstellen“. Hier kommt ein Feld auf. In diesem Feld füllen Sie folgende Information aus: den Namen der Regel (in diesem Fall Verpflegungsmehraufwand Deutschland), das Kürzel, und den Regeltyp.
Bei Regeltyp wählen Sie „Zwischen zwei Hashtags“ aus.
Regel, die zwischen zwei Hashtags sind, dienen dazu, die Pauschalbeträge über einen längeren Zeitraum zu berechnen.
Nun müssen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen definieren. Im Fall von Deutschland beträgt der Pauschalbetrag 14 Euro ab 8 Stunden und 28 Euro ab 24 Stunden.
Zuerst wird ein Start Hashtag definiert. In dem Fall kann man dies „Dienstreise Start“ nennen. Der Ende-Hashtag kann „Dienstreise Ende“ genannt werden.
Als Start einer Reise gelten die Startzeit von Anwesenheiten/Zeiteinträgen, die mit Dienstreise Start, markiert sind. Als Ende einer Reise gelten die Endzeit von Anwesenheiten/Zeiteinträgen, die mit Dienstreise Ende markiert sind.
Dies dient dazu, dass die Stunden zwischen den beiden Hashtags berechnet wird. Die Höhe des Pauschalbetrags wird somit ausgerechnet.
Ein Hashtag für Nächtigungen wird festgelegt. Die Mitarbeiter verwenden diesen Hashtag, wenn sie an einem anderen Ort übernachten. Die Mindestdauer wird als 8 Stunden festgelegt, da der Verpflegungsmehraufwand erst ab 8 Stunden fällig ist.
Zunächst werden die Pauschalbeträge festgelegt. Diese Beträge können sich von Land zu Land ändern.
Im Fall von Inlandsreisen in Deutschland sind folgende Pauschalbeträge fällig: 0-8 Stunden 0 Euro, 8-24 Stunden 14 Euro, ab 24 Stunden 28 Euro. Diese Beiträge werden in die Felder eingetragen (wie im Screenshots angezeigt).
Der Pauschaltyp wird auf „Dauer“ eingestellt, damit die Stunden außerhalb der Einträge soeben mitberechnet werden.
Der definierte, tägliche Verpflegungsmehraufwand-Betrag ist 28 Euro für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern. Allerdings werden auch Abzüge definiert, damit das Unternehmen den Betrag nicht doppelt zahlt.
Diese Abzüge werden im System eingelegt. Zum Beispiel kann das Unternehmen sagen, dass sie die 5 Euro des Frühstücks auszahlen.
Jedes Mal, wenn dieses Hashtag verwendet wird, werden diese 5 Euro von dem Pauschalbetrag des Tages abgezogen. Somit erfolgt die Abrechnung präzise und fehlerfrei.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
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