Software Einführun

Ihr strukturierter Onboarding-Prozess für MITTLERE UNTERNEHMEN

Die Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware in gewachsenen Strukturen ist ein strategisches Projekt. Es gilt, bestehende Workflows zu digitalisieren, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. TimeTrack bietet mittelständischen Unternehmen ein professionelles Onboarding, das speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist, von der ersten Prozessanalyse bis zur nahtlosen System-Integration in Ihre HR-Landschaft.

Warum das professionelle Onboarding mit TimeTrack?

Mittelständische Unternehmen benötigen einen Partner, der die Komplexität ihrer Abteilungen und Standorte versteht. Unser Projekt-Onboarding bietet Ihnen:

  • Strukturierte Einführung: Ein klar definierter Fahrplan sorgt für einen Go-Live ohne Reibungsverluste in den Abteilungen.
  • Schnittstellen-Fokus: Wir stellen sicher, dass Ihre Daten fließen – egal ob zu DATEV, Ihrem ERP-System oder via Single Sign-On (SSO).
  • Rechtssicherheit & Compliance: Wir konfigurieren das System exakt nach Ihren betrieblichen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorgaben (BAG-Urteil).
  • Hohe Akzeptanz durch Key-User: Wir schulen Ihre Multiplikatoren intensiv, um eine begeisterte Nutzung im gesamten Team sicherzustellen.

 Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Systemimplementierung

1. Besprechung der Anforderungen:

    • Telefonische Abstimmung der Anforderungen, Ziele und Deadlines des Projektes: Ein persönliches Meeting mit Ihnen, um die Anforderungen an die Software zu besprechen.
    • Überprüfung Ihres Anforderungskatalogs: Gemeinsame Durchsicht des Anforderungskatalogs, um einzelne Punkte ins Detail zu besprechen und Lösungen auszuarbeiten.
    • Darstellung, wie die Anforderungen in TimeTrack abgebildet werden können. Auskunft, wie die anderen Unternehmen ähnliche Anforderungen mit TimeTrack umgesetzt haben.
    • Festlegung weiterer Termine je nach Bedarf für detailliertere Besprechungen oder Klärungen mit Ihrer IT, weiteren Personen aus Personalabteilung bzw. Geschäftsführung.

2. Abstimmung mit IT:

    • Abstimmung mit Ihrer IT-Abteilung, um sicherzustellen, welche Einrichtungsart Ihrer Unternehmensrichtlinien entspricht (Cloud, Private Cloud, On-Premise).

3. Angebotsphase:

    • Erstellung eines für Ihr Unternehmen zugeschnittenen Angebots basierend auf den besprochenen Anforderungen und Implementierungsdetails.
    • Termin für die Angebotsbesprechung

4. Beauftragung und Vertragsabwicklung:

    • Bei Ihrer Zustimmung erfolgen die formale Beauftragung und die Abwicklung des Vertrags.
    • Klärung von besonderen Vertragsdetails gemäß Ihren Unternehmensrichtlinien.

5. Implementierung:

    • ON PREMISE Lösung: Die Bereitstellung des Servers und die Einrichtung des Systems
    • Konfiguration des Systems, Datenübernahme und Einrichtung (Arbeitszeitregelungen, Compliance, Standorte und Abteilungen, Teams usw.) zusammen mit Ihren Projektverantwortlichen
    • Einrichtung von Schnittstellen zu internen Systemen, z. B. Integration mit ERP Systemen (SAP, MS BC etc.), Lohnverrechnungssystemen oder Single Sign-On (SSO).
    • CLOUD Lösung – keine lokale IT-Unterstützung erforderlich → schnellere Umsetzung (die Installation des Servers entfällt, andere Punkte bleiben gleich wie bei der On-Premise Lösung)

6. Stufenweise- oder Gesamteinführung:

    • Gesamt- oder schrittweise Einführung des Systems in ausgewählten Abteilungen und je nach Bedarf später in anderen Abteilungen.

7. Kundenbetreuung:

    • Bereitstellung eines dedizierten Kundenbetreuers (Projektmanager) von TimeTrack
    • Der Kundenbetreuer kümmert sich um die Anliegen der Key-User und führt regelmäßige Feedback-Runden durch (2-4 mal/Jahr).
    • Unser In-House Support Team steht Ihnen laufend zur Verfügung.

8. Wartung und Sicherung:

    • ON PREMISE Lösung: Übernahme der kompletten Serverwartung durch TimeTrack. Ihre IT stellt die VM zur Verfügung und TimeTrack IT ist für die Wartung des Servers zuständig.

FAQ – Häufig gestellte Fragen für den Mittelstand

Datenschutz hat höchste Priorität. TimeTrack ist DSGVO-konform und wir unterstützen Sie bei der Einrichtung notwendiger Zugriffsrechte, sodass jeder Mitarbeiter nur die Daten sieht, die für seine Rolle relevant sind.

Ja. Unser Implementierungsprozess (Schritt 1 & 2) sieht explizit die Prüfung von Schnittstellen vor, um einen automatisierten Datenaustausch mit Systemen wie DATEV oder gängigen ERP-Lösungen sicherzustellen.

Absolut. Die Transparenz des Systems und die klaren Auswertungsregeln erleichtern die Abstimmung mit Arbeitnehmervertretern. Gerne liefern wir Ihnen die notwendigen technischen Details für eine Betriebsvereinbarung.

Kontaktieren Sie uns