Workflow Management

Erhaltung automatisierter Benachrichtigungen

Zeitersparnis durch Workflow-Automatisierung

Reduzierter Kommunikations- und Verwaltungsaufwand

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Typische Workflow-Szenarien aus der Praxis

Unsere Kunden nutzen Workflows für eine Vielzahl praktischer Automatisierungen. Hier sind die häufigsten Szenarien aus dem Arbeitsalltag, kategorisiert und direkt einsatzbereit.

1. Automatisierte Benachrichtigungen

Erinnerung an Mitarbeiter, wenn das Einstempeln vergessen wurde
Erinnerung bei fehlender Projektzeiterfassung
Hinweis an Mitarbeiter mit zu vielen Überstunden zum Abbau
Erinnerung an Mitarbeiter, ihren Resturlaub zu verbrauchen
Benachrichtigung an Vorgesetzte zur Monatsgenehmigung aller Zeiten
Info an Vorgesetzte, wenn Mitarbeiter auf ein bestimmtes Projekt einstempeln oder Zeiten mit definiertem Hashtag erfassen
Erinnerung an Mitarbeiter, die sonntags gearbeitet haben, dass diese Zeit innerhalb von 14 Tagen abgebaut werden muss
Erinnerung zum Monatsende, Stunden zur Auszahlung zu beantragen

2. Berichte

Liste der Mitarbeiter mit hohen Überstundenständen
Übersicht über Mitarbeiter mit vielen offenen Urlaubstagen zum Jahresende
Bericht über Mitarbeiter, die sich nach Schichtbeginn nicht eingestempelt haben
Auflistung von Mitarbeitern, die an Arbeitstagen keine Arbeitszeit erfasst haben
Automatisierter Abwesenheitsbericht (z. B. bei Krankenständen)
Bericht über Mitarbeiter mit verspätetem Arbeitsbeginn
Versand der Stundenzettel per E-Mail an alle Mitarbeiter
Bericht über Mitarbeiter, die vor einer definierten Uhrzeit begonnen haben
Analyse: Pause kürzer als X, aber Arbeitszeit länger als X
Bericht an HR über Mitarbeiter mit ausstehenden Abwesenheitsfreigaben

3. Datenänderungen & Automation

Automatische Erstellung von Schichten auf Basis des Arbeitszeitmodells (z. B. bei rollierenden Modellen)
Erstellung von Schichten basierend auf Verfügbarkeiten
Automatisierte Stundenkorrekturen inkl. Kappung des Stundensaldos
Stundenzettel zum definierten Zeitpunkt automatisch sperren
Stundensaldo kann automatisch nach oben oder unten begrenzt werden
Automatisches Hinzufügen einer Pause, wenn keine erfasst wurde
Anpassung der Arbeitszeitdauer, wenn diese mit bestimmten Hashtags versehen ist
Projektzeiten und Anwesenheiten automatisch aus Arbeitszeitmodellen generieren
Automatische Urlaubsgutschrift für bestimmte Bedingungen (z. B. 0,1 Tage bei Sonntagsarbeit)
Status von Abwesenheiten kann automatisch geändert werden – abhängig vom Typ oder Hashtag

4. Integration mit Drittsystemen

eAU: Automatisierte Abfrage elektronischer Krankmeldungen
Personio: Synchronisation von Stundenzetteln
Personio: Synchronisation von Mitarbeiterdaten
Hansalog: Synchronisation von Benutzerdaten
Sage: Synchronisation von Benutzerdaten
FTP-Export von Daten
FTP-Import von Daten
Export im HRPDC-Format via FTP

Ziel von TimeTrack Workflows

Interne Geschäftsprozesse definieren
Definieren Sie Ihre internen Geschäftsprozesse und tragen Sie diese im Workflows System ein.

Regeln werden digitalisiert und automatisiert
Sie setzen die Regeln, die automatisiert werden. Sie müssen die Regeln nicht manuell verfolgen.

Benachrichtigungen erhalten, wenn die Regeln auftreten
Sobald Ihre gesetzten Regeln eintreten, werden Sie Benachrichtigungen erhalten.

Berichte erstellen und diese als Dokumente vorweisen
Sie können Berichte erhalten, die Sie als Dokumente herunterladen und weiterleiten können.

Was ist die Definition von „Workflows“?

Ein Workflow (Arbeitsablauf, Geschäftsprozess) umfasst die internen Geschäftsprozesse eines Unternehmens . Zu diesen Geschäftsprozessen gehören vor allem Arbeitsprozesse zwischen Mitarbeitenden und Management.

Digitalisierte Workflow Management Systeme vereinfachen es, einen guten Überblick über die Geschäftsprozesse zu behalten. Mit dem Workflow Management System von TimeTrack können Manager ganz einfach ihren Mitarbeitenden bestimmte Regeln zuteilen und deren Aktivitäten überwachen.

Bei Sonderfällen, die im System angegeben sind, werden Informationen sofort an den Team-Admin gesendet. So sind die Manager über die Aktionen der Mitarbeitenden informiert und können diese mit Dokumenten weiterleiten.

Workflow Management Systeme in TimeTrack

Ein Workflow Management System besteht aus Arbeitsplanung und Ausführung. Der Arbeitsgeber legt bestimmte Regeln fest, die bei Auslösung automatisch Aktionen ausführen. Dadurch bleibt der Flow der Arbeit ununterbrochen.

Das Ziel des Workflow Management Systems ist die Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse des Unternehmens, wobei die Transparenz erhalten bleibt.

Digitalisierte Workflows

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Was machen TimeTrack Workflows?

Es ist zeitaufwändig, Mitarbeitenden einzeln eigenartige Rollen, Bereiche und Bedingungen zuzuweisen und zu dokumentieren. Es ist TimeTrack’s Mission, Unternehmen den Zeitaufwand bei Arbeitszeiterfassung, Projektmanagement und Personalplanung zu verringern, indem die ganzen Prozesse digitalisiert werden.

Die Workflow-Funktion ist vielseitig und ermöglicht die Verwaltung hunderter verschiedener Regeln.

Zum Beispiel können Sie automatisch einstellen, dass Mitarbeitende sich vor 08:00 nicht einstempeln können. Wenn sie es doch tun, wird der Arbeitsbeginn trotzdem erst ab 08:00 Uhr berechnet.

Wertvolle Zeit mit TimeTrack sparen

Nachdem eine Regel eingesetzt wird, werden alle betroffenen Mitarbeitenden automatisch benachrichtigt. Der Manager muss nicht jeden einzelnen Fall überprüfen und Mitarbeitende in Sonderfällen informieren, das übernimmt TimeTrack Workflow Management System.

Somit ersparen Geschäftsführer wertvolle Zeit und können diese in anderen Arbeitsabläufen investieren. Gesetze Regeln können je nach Bedarf wiederholt oder gestoppt werden, nachdem sie einmal erstellt wurden.

Sie können zum Beispiel einstellen, dass Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald ein Mitarbeiter wöchentlich mehr als 48 Stunden gearbeitet hat.

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Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit und wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.

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Mit Benachrichtigungen den Überblick behalten

Jedes Mal, wenn einer Ihrer Regeln ausgelöst wird, werden Sie benachrichtigt. Zum Beispiel erhalten Sie bei jeder Einstempelung Ihrer Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, wenn Sie eine entsprechende Regel eingerichtet haben.

Sie können auch festlegen, dass Ihre Mitarbeitenden in bestimmten Fällen benachrichtigt werden.

Mit der Workflow Benachrichtigung wissen Sie Bescheid, was in Ihren internen Geschäftsprozessen passiert – und das sekundenschnell!

Digitale Berichte erhalten

Sie können eine Regel einstellen, die Ihnen periodisch Berichte über ausgelöste Regeln in einem bestimmten Zeitraum sendet.

Mit dieser Automatisierung haben Sie einen perfekten Überblick über die Geschehnisse des gewünschten Zeitraums, wie z.B. den letzten Monat.

Sie können beispielsweise eine Workflows Regel setzen, die ihnen am Ende des Monats Berichte über Mitarbeitende mit mehr als 10 Minusstunden sendet. Diese Berichte können Sie als PDF herunterladen und an andere Behörden weiterleiten.

TimeTrack Workflows

Vorteile im Überblick

Automatisierte und digitale Geschäftsprozesse

Wertvolle Zeit sparen

Online am Handy, iPad, Terminal oder Web-App

Periodische Berichte

Intuitive und einfache Bedienung

Professionelle Einrichtung

Abwesenheiten

Urlaubsanspruch definieren
Abwesenheiten genehmigen
Praktische Feiertagspläne
Abwesenheiten definieren

Mehr zu Abwesenheiten

Stundenzettel

Stundenzettel sperren
Pausenregelungen definieren
Arbeitszeitmodelle angeben
Web-, Mobil- und TerminalApp

Mehr zum Stundenzettel

Projektzeiterfassung

Projektaufwand abrechnen
Projekte planen und verfolgen
Ausgaben und Spesen erfassen
Soll-Ist-Vergleich

Mehr zur Projektzeiterfassung

FAQ

Was ist mit Workflow gemeint?

Ein Workflow, auch bekannt als Arbeitsablauf, bezeichnet die Sequenz von Schritten und Prozessen, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel oder eine Aufgabe in einem geschäftlichen Kontext zu erreichen.

Wie funktioniert ein Workflow?

Bei einem Workflow werden Aufgaben und Prozesse in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt. Jeder Schritt im Workflow hat klar definierte Zuständigkeiten, Anforderungen und Zwischenergebnisse, die zum nächsten Schritt führen. Workflow-Management-Tools können dabei helfen, den Ablauf zu koordinieren und zu automatisieren.

Was versteht man unter Workflow Management?

Workflow-Management umfasst die Koordination, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation.

Was ist Workflow Automatisierung?

Workflow-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie, um repetitive und manuelle Aufgaben in einem Workflow zu automatisieren. Durch die Automatisierung können Zeit und Ressourcen eingespart, Fehler reduziert und die Effizienz gesteigert werden.

Was ist der größte Vorteil von Workflows?

Nachdem Sie Ihre internen Geschäftsprozesse einrichten, müssen Sie diese nicht mehr manuell verfolgen und können diese Zeit in andere Arbeitsabläufe investieren. Die Workflows wird diese Geschäftsprozesse automatisieren und Sie benachrichtigen, falls Ihre Regeln auftreten.

Welche Geschäftsprozesse kann ich mit TimeTrack Workflows automatisieren?

Sie können fast alle internen Geschäftsprozesse mit Workflows automatisieren. Zum Beispiel können Sie Ihre Mitarbeitenden an bestimmten Zeiten automatisch ein-und ausstempeln, Ihre Urlaubstage genehmigen, über Ihre Über- oder Minusstunden benachrichtigt werden, und vieles mehr.

Wie richte ich die Regeln in der Software ein?

Wir bieten unseren Kunden eine professionelle Einrichtung, die entweder von unserem IT- oder Salesteam durchgeführt wird.

Welche Lizenz brauche ich, um TimeTrack Workflows zu benutzen?

Die Premium und Gold Lizenzen erhalten das Workflows-Feature.

Wie kann ich einen Workflow erstellen?

Die Erstellung eines Workflows beginnt mit der Identifizierung der erforderlichen Schritte und Prozesse, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Workflow-Diagramme oder -Visualisierungen können dabei helfen, den Ablauf zu planen und zu dokumentieren.

Workflow Management

Typische Workflow-Szenarien aus der Praxis

Ziel von TimeTrack Workflows

Was ist die Definition von „Workflows“?

Workflow Management Systeme in TimeTrack

Digitalisierte Workflows

Digitalisierte Workflows

Was machen TimeTrack Workflows?

Wertvolle Zeit mit TimeTrack sparen

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Vorteile im Überblick

Automatisierte und digitale Geschäftsprozesse

Wertvolle Zeit sparen

Online am Handy, iPad, Terminal oder Web-App

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Intuitive und einfache Bedienung

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