Zeiterfassung ist für Unternehmen Pflicht
Mit einer digitalen Lösung ist die Arbeitszeit lückenlos dokumentiert
BAG-Urteil: Die wichtigsten Fakten
- Ab 13. September 2022 gilt die Pflicht zur umfassenden Arbeitszeiterfassung ab sofort und für alle Unternehmen, ausnahmslos
- Die BAG-Entscheidung stützt sich auf das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019
- Arbeitszeiten müssen objektiv, verlässlich und zugänglich erfasst werden
- Der Gesetzgeber hat noch keine klaren Regelungen über die Form der Arbeitszeiterfassung definiert
- Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten dokumentieren und diese Aufzeichnungen fünf Jahre lang aufbewahren.
- Seit 2023 ist für Unternehmen mit 10 oder mehr Mitarbeitern eine elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht. Ab 2024 gilt diese Pflicht für alle Arbeitgeber.
Wer muss ab 2023 Arbeitszeit erfassen? Gibt es Ausnahmen?
Ab 2023 sind alle Arbeitgeber für Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Betriebe. Es gibt jedoch einige Ausnahmen im Gesetzentwurf.
Ausnahmen gelten für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Beschäftigten, die handschriftliche Aufzeichnungen führen können. Tarifparteien können auch alternative Zeiterfassungsformen vereinbaren.
Was ändert sich 2024 für Arbeitnehmer Zeiterfassung und warum?
Das neue Urteil ändert wenig, da das Arbeitszeitgesetz Arbeitgeber und HR-Abteilungen bereits dazu verpflichtete, maximale Arbeitszeiten und Pausen einzuhalten. Ab 2024 aber müssen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten elektronisch und tagesaktuell (noch am selben Tag) erfassen. Dies erleichtert die Kontrolle und Auswertung der Arbeitszeiten.
Der Hauptgrund ist der Schutz der Mitarbeitergesundheit und die Einhaltung gesetzlicher Arbeits- und Pausenzeiten. Die Regelung soll Transparenz bei Überstunden schaffen, die vergütet werden müssen, und schützt vor Stress und Gesundheitsproblemen, insbesondere im Homeoffice, wo die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen.
Erforderliche Daten zur Zeiterfassung
Laut EuGH-Urteil müssen folgende Daten erfasst werden:
- Die geleistete Arbeitszeit (täglich und wöchentlich), inklusive Überstunden: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
- Die gewährten Ruhetage
- Die Lage und Dauer der Pausen, sofern diese mindestens eine halbe Stunde betragen
- Die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Arbeitszeiten selbst zu erfassen. Diese Aufgabe kann an Arbeitnehmer, Vorgesetzte oder Dritte delegiert werden.
Frist für Umsetzung
Die Fristen zur Umsetzung der elektronischen Arbeitszeiterfassung variieren je nach Unternehmensgröße. Unternehmen mit:
- 250 oder mehr Mitarbeitern müssen die elektronische Zeiterfassung innerhalb eines Jahres umsetzen.
- Weniger als 250 Mitarbeitern haben dafür zwei Jahre Zeit.
- Weniger als 50 Mitarbeitern wird eine Frist von fünf Jahren gewährt.
Unternehmensrisiken bei Verstoß gegen Zeiterfassungspflicht
Arbeitgeber, die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen, riskieren Abmahnungen und Bußgelder. Laut BAG-Urteil ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben. Verstöße können zu erheblichen Strafen führen.
Strafen und Bußgelder
- Geldbußen bis zu 30.000 Euro bei falschen, unvollständigen, verspäteten oder fehlenden Aufzeichnungen.
- Aufbewahrungspflicht der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre.
- Arbeitszeitaufzeichnungen müssen jederzeit für behördliche Kontrollen zugänglich sein.
Weitere Risiken
- Rechtliche Konflikte und arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen.
- Langwierige und teure Gerichtsverfahren.
- Beeinträchtigung des Betriebsklimas.
- Potenzieller Reputationsschaden bei systematischen Verstößen.
Mögliche Technologien für Arbeitszeiterfassung:
Traditionelle Optionen:
- Stempelkarten: Manuelle Arbeitszeitstempelung.
- Handschriftliche Aufzeichnungen: Arbeitszeiten auf Papier.
Digitale Optionen:
- Elektronische Stechuhren: Digitale Geräte zum Ein- und Ausstempeln.
- Biometrische Systeme: Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung.
- Softwarelösungen: Programme oder Apps zur Zeiterfassung und -verwaltung.
Digitale Methoden sind präziser, verlässlicher und benutzerfreundlicher. Sie erleichtern die Datenverwaltung und bieten Schutz vor Manipulation. Sie lassen sich mit Lohnabrechnungs- und Verwaltungssystemen integrieren.
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