Zeiterfassung für Administration
Stundenzettel automatisch aus allen Buchungen
Überstunden & Resturlaub live berechnet
Reisekosten mit Länderpauschalen abrechnen
Anträge & Freigaben ohne E-Mail-Pingpong
Lohnexport an DATEV, BMD & Personio
Unsere Kunden
TimeTrack nimmt der Verwaltung die manuelle Nacharbeit rund um Arbeitszeiten ab: Stundenzettel, Überstunden, Resturlaub und Reisekosten werden automatisch aus den erfassten Zeiten berechnet und gehen als fertiger Export an die Lohnabrechnung. Die Software eignet sich für Unternehmen mit 50 bis 2.000 Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz, deren Verwaltung heute Zeiten aus Excel, Papier oder mehreren Systemen zusammenführt.
Stundenzettel
- Stundenzettel sperren
- Pausenregelungen definieren
- Arbeitszeitmodelle angeben
- Web-, Mobil- und Terminal App
Abwesenheiten
- Urlaubsanspruch definieren
- Abwesenheiten genehmigen
- Praktische Feiertagspläne
- Abwesenheiten definieren
HR Berichte
- Praktische Mitarbeiterberichte
- Klare Abwesenheitsberichte
- Anpassbare Abwesenheitstypen
- Zuschlagsberichte
Automatisch generierte Stundenzettel
TimeTrack erstellt die Stundenzettel aller Mitarbeitenden automatisch aus den erfassten Arbeits- und Projektzeiten. Dabei ist egal, ob per App, im Browser oder am Zeiterfassungsterminal gestempelt wird. Die Verwaltung muss am Monatsende nichts mehr einsammeln, abtippen oder nachrechnen.
- Zeitersparnis: Papier- und Excel-Stundenzettel entfallen. Soll-Zeit, Pausen und Saldo berechnet das System.
- Genauigkeit: Pausenregeln und Arbeitszeitmodelle werden automatisch angewendet, auch bezahlte Pausen.
- Nachvollziehbarkeit: Abgeschlossene Monate lassen sich sperren. Ein Protokoll zeigt, wer wann gesperrt hat.
- Compliance: Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit lückenlos, wie es die Aufzeichnungspflicht in Deutschland und Österreich verlangt.
Transparente Kommunikation innerhalb der Abteilungen
Mitarbeitende tragen Urlaub, Krankenstand und Homeoffice selbst in TimeTrack ein. Die zuständige Führungskraft wird automatisch anhand des Organigramms als Genehmiger bestimmt. Ändern sich Zuständigkeiten, muss die Verwaltung keine Regeln nachpflegen.
Der Abwesenheitskalender lässt sich nach Abteilungen gruppieren und warnt, sobald zu viele Personen gleichzeitig fehlen. Die Urlaubsverwaltung berechnet Urlaubsanspruch und Resturlaub automatisch, auch anteilig bei Ein- und Austritt. In Deutschland ruft TimeTrack die elektronische Krankmeldung (eAU) automatisch ab.
Überstunden und Reisekosten automatisch abrechnen
Manuelle Berechnungen von Überstunden, Zuschlägen und Reisekosten kosten die Verwaltung jeden Monat Stunden und sind fehleranfällig.
TimeTrack führt für jede Person ein Zeitkonto, das Überstunden laufend saldiert und bei Bedarf zu einem Stichtag kappt. Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit berechnet das System nach den hinterlegten Regeln.
In der Reisekostenabrechnung werden Tagesgelder bzw. Verpflegungspauschalen automatisch nach Reiseland berechnet. Belege mit mehreren Steuersätzen werden erfasst und über einen Freigabe-Workflow genehmigt.
Mitarbeiterdaten auf einem Blick
Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen und Resturlaub aller Mitarbeitenden zusammenzuführen, ist ohne zentrales System ein erheblicher Verwaltungsaufwand.
Der Mitarbeiterbericht im Berichtswesen zeigt Soll-, Ist- und Differenzstunden sowie Urlaubsanspruch, geplanten, verbrauchten und verbleibenden Urlaub in einer Tabelle. Filter zeigen, bei wem Stammdaten wie eine Pausenregel fehlen. Fehlende Angaben kann TimeTrack automatisch per E-Mail anfordern.
Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Buchhaltung und HR
TimeTrack übergibt die geprüften Zeitdaten über Schnittstellen direkt an die Systeme, mit denen Ihre Verwaltung bereits arbeitet.
Für die Lohnabrechnung stehen Exporte an DATEV und BMD bereit. Mit Personio synchronisiert TimeTrack die Mitarbeiterdaten. Für Buchhaltung und Rechnungen gibt es Anbindungen an Lexware Office, sevDesk, easybill und QuickBooks. Benutzer lassen sich über Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) verwalten.
Für eigene Systeme steht eine offene API zur Verfügung.
FAQ
Wie reduziert digitale Zeiterfassung den Aufwand in der Verwaltung?
Die Verwaltung muss Stundenzettel, Überstunden und Resturlaub nicht mehr manuell zusammenführen und nachrechnen. TimeTrack berechnet diese Werte automatisch aus den erfassten Zeiten. Am Monatsende liegt ein prüfbarer Export für die Lohnabrechnung vor.
Wie kommen die Zeitdaten in die Lohnabrechnung?
TimeTrack exportiert Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten an DATEV und BMD und synchronisiert Mitarbeiterdaten mit Personio. Die Verwaltung prüft und sperrt den Monat, danach wird der Export übergeben. Ein erneutes Abtippen entfällt.
Wie werden Reisekosten in TimeTrack berechnet?
Tagesgelder bzw. Verpflegungspauschalen werden automatisch nach dem hinterlegten Reiseland berechnet. Abzüge, etwa für ein gestelltes Frühstück, lassen sich anpassen. Belege werden erfasst, über einen Freigabe-Workflow genehmigt und als Bericht exportiert.
Können Stundenzettel nachträglich verändert werden?
Abgeschlossene Zeiträume lassen sich sperren, sodass Mitarbeitende keine Einträge mehr ändern können. Ein Protokoll dokumentiert, wer den Stundenzettel wann gesperrt hat. So bleibt der Monatsabschluss nachvollziehbar.
Von Nutzern empfohlen. Mehrfach ausgezeichnet.
