Besuchermanagement Software

Digitale Verwaltung & Check-in

Schneller Check-in per QR-Code oder Besucher ID

Vollständig digitale Besuchererfassung & Workflows

Standortbasierte Sicherheitsregeln & Dokumentenzustimmung

Echtzeit-Übersicht aller anwesenden Personen (inkl. Notfallliste)

DSGVO-konforme Besucherverwaltung mit automatischer Anonymisierung

Jetzt kostenlos testen Kontakt aufnehmen

Über 2.500 zufriedene Unternehmen in DACH-Raum

Effiziente Verwaltung von Besuchern in TimeTrack

Digitale Besucherverwaltung & Besucherdaten erfassen

Mit der TimeTrack Besuchermanagement Software digitalisieren Unternehmen alle Abläufe rund um Besucher: von Einladung und Besucherregistrierung bis hin zu Check-in und Check-out. Sowohl spontane Besucher als auch vorab registrierte Gäste können sich direkt am Tablet, Desktop oder Smartphone erfassen. Die gesamte Besucherverwaltung erfolgt zentral, sicher und vollständig digital, inklusive transparenter Dokumentation aller Besuchszeiten.

Durch den integrierten Registrierungsprozess erhalten Besucher automatisch eine Einladung mit Registrierungslink. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein persönlicher QR-Code sowie eine Besucher-ID für den schnellen Check-in bereitgestellt. Damit kein Check-out vergessen wird, kann dieser automatisch über einen Workflow zu einer definierten Uhrzeit erfolgen.

Erfasst werden alle relevanten Besucherdaten wie Name, Unternehmen, E-Mail und Telefonnummer, strukturiert und jederzeit abrufbar.

Zweistufiger Check-in-Prozess – schnell, sicher & modern

TimeTrack führt Besucher durch einen strukturierten, zweistufigen Prozess – von der Einladung bis zum Zutritt vor Ort.

So funktioniert der Check-in:

Einladung durch den Gastgeber: Ein Mitarbeiter sendet dem Besucher eine Einladungs-E-Mail direkt aus der Besucherübersicht.
Registrierung durch den Besucher: Der Besucher klickt auf den Link, füllt seine Daten aus und wird automatisch in die Besucherliste übernommen.
Zugangsdaten per E-Mail: Eine zweite E-Mail liefert automatisch einen persönlichen QR-Code sowie eine 6-stellige Nummer für den Self-Service-Check-in.
Check-in am Terminal vor Ort: Der Besucher scannt seinen QR-Code oder gibt die Nummer am Kiosk-Terminal ein. Vor dem Zutritt müssen alle standortspezifischen Dokumente (z. B. Sicherheitsrichtlinien, Hausordnung) bestätigt werden, erst danach wird der Zutritt gewährt.

Spontanbesucher ohne Voranmeldung können sich direkt vor Ort am Terminal selbst registrieren.

Vorteile:

Zweistufiger E-Mail-Prozess: Einladung → QR-Code/Zugangsnummer
Self-Service-Check-in am Terminal (Tablet oder Kiosk)
Vorab-Registrierung via Smartphone
Automatischer ICS-Kalendereintrag für Besucher
Individuell anpassbare Formulare
Einheitlicher Prozess an allen Standorten

Erfahren Sie wie andere Kunden ihre Arbeitsprozesse mit TimeTrack digitalisiert haben

Unsere Erfolgsgeschichten

Standortbasierte Konfiguration & Dokumente

TimeTrack unterstützt mehrere physische Standorte, z. B. Hauptgebäude, Produktion oder Außenstellen. Für jeden Standort lassen sich individuelle Check-in-Terminals (Tablets, Kioske) registrieren und standortspezifische Dokumente hinterlegen.

Besucher müssen diese Dokumente beim Check-in am Terminal aktiv bestätigen, bevor der Zutritt freigegeben wird. So ist sichergestellt, dass Gäste standortrelevante Regeln kennen und akzeptiert haben.

Funktionen:

Standorte anlegen & Geräte (Terminals) zuweisen
Dokumente mit Gültigkeitszeitraum je Standort hochladen (z. B. Hausordnung, Sicherheitsunterweisung)
Pflichtbestätigung durch Besucher vor Zutritt
Registrierung von Terminals per Registrierungsschlüssel

Kontrollbericht: Sicherheit & Notfallmanagement

Im Notfall zählt jede Sekunde. Der Kontrollbericht (Control Report) in TimeTrack liefert auf Knopfdruck eine vollständige, exportierbare Liste aller Personen, die sich aktuell im Gebäude befinden (Mitarbeitende und Besucher zusammen in einer einzigen Übersicht).

Sicherheitsverantwortliche, Empfangsmitarbeiter und das Gebäudemanagement erhalten damit ein zuverlässiges Werkzeug für Evakuierungen, Brandschutz und Notfallprotokolle.

Vorteile:

Kontrollbericht: eine exportierbare Liste aller anwesenden Personen (Mitarbeitende & Besucher)
Ideal für Evakuierungen, Brandschutzübungen & Notfallmanagement
Check-in/Check-out Zeiten & vollständige Besuchshistorie
Zentrale Übersicht über alle aktiven Besucher in Echtzeit

Besuche registrieren, überblicken und exportieren.

TimeTrack ist die ideale Lösung für Besuchermanagement.
Kontakt aufnehmen

Automatisierte Workflows & zentrale Besucherübersicht

TimeTrack automatisiert wichtige Besuchermanagement-Prozesse, vom automatischen Check-out am Tagesende bis zur datenschutzkonformen Anonymisierung.

Check-out-Workflow: Alle aktuell eingecheckten Besucher können mit einem Klick remote ausgecheckt werden, z. B. am Ende des Arbeitstages.

Anonymisierungs-Workflow: Nach einem konfigurierbaren Zeitraum (z. B. 30 Tage nach dem letzten Check-out) werden personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Firma automatisch aus den Besucherdatensätzen entfernt. So bleibt die DSGVO-Konformität dauerhaft gewährleistet – ohne manuellen Aufwand.

Vorteile:

Automatischer Check-out-Workflow für alle anwesenden Besucher
DSGVO-konforme Datenanonymisierung nach konfigurierbarem Zeitraum
Keine manuelle Datenpflege erforderlich
Datenschutz und Compliance jederzeit sichergestellt

Import & Export von Besucherdaten mit Berechtigungen & DSGVO-Schutz

TimeTrack ermöglicht den schnellen Import und Export großer Besuchergruppen per CSV/Excel und bietet ein klares Berechtigungssystem für maximale Datensicherheit und DSGVO-Konformität.

Import/Export: