Use Case: Zeiterfassung am Terminal ohne Fehlbuchungen, mit integrierter Zutrittskontrolle

MASSIV REDUZIERTE FEHLBUCHUNGEN

Mitarbeitende sehen am Terminal nur die Buchungsoptionen, die für ihren Standort relevant sind.

AUTOMATISCHE STANDARD-BUCHUNGEN

Jeder Buchung am Gerät kann automatisch ein Standard-Hashtag wie „Wareneingang“ zugeordnet werden.

ZEITERFASSUNG UND ZUTRITTSKONTROLLE IN EINEM SYSTEM

Terminals steuern gleichzeitig Arbeitszeiten, Türzugänge und Besucher-Chips.

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Das Szenario

In einem Logistikzentrum sind stationäre Terminals an verschiedenen Standorten im Gebäude verteilt, etwa im Wareneingang, in der Fertigungshalle oder im Pausenraum.

Mitarbeitende nutzen diese Geräte täglich, um Arbeitszeiten zu buchen und gleichzeitig Zutritt zu bestimmten Bereichen des Gebäudes zu erhalten.

Damit werden die Terminals zu einem zentralen Bestandteil der Betriebsorganisation – sowohl für die Zeiterfassung als auch für die Gebäudesicherheit.

Die Herausforderung: Fehlbuchungen am Terminal und komplexe Zutrittsregeln

Durch die Kombination aus Zeiterfassung und Gebäudesicherheit an verschiedenen Standorten entstehen zwei zentrale Probleme für die Personal- und Verwaltungsabteilung:

  • Hohe Fehlerquote bei der Zeiterfassung: An vielen Terminals wird standardmäßig die komplette Liste aller Buchungskategorien angezeigt. Ein Mitarbeiter im Wareneingang wählt im Stress versehentlich eine falsche Kategorie. Solche Fehlbuchungen müssen später von HR oder Teamleitern manuell identifiziert und korrigiert werden.
  • Komplexe Zutrittsverwaltung: Das Gebäude erfordert spezifische Zugangsregeln. Nicht jeder darf durch jede Tür. An Feiertagen soll das Gebäude komplett gesperrt sein – allerdings muss spezielles Personal, wie beispielsweise Reinigungskräfte, weiterhin Zutritt haben. Eine manuelle Verwaltung dieser Ausnahmen ist zeitaufwendig und ein Sicherheitsrisiko.

So funktioniert die Umsetzung mit TimeTrack in der Praxis 

TimeTrack verwandelt die Terminals (z. B. von Datafox) in intelligente, standortspezifische Assistenten, die sowohl die Zeiterfassung als auch die Zutrittskontrolle fehlerfrei automatisieren:

  • Standortspezifische Hashtags: Jedem Terminal werden nur die Hashtags zugewiesen, die am jeweiligen Standort relevant sind. Das Terminal im Wareneingang zeigt beispielsweise nur noch „Arbeit“ und „Dienstgang“ an. Alle anderen Optionen bleiben unsichtbar und Fehlbuchungen werden dadurch praktisch ausgeschlossen.
  • Automatischer Standard-Hashtag: Für häufige Tätigkeiten kann ein Standard-Hashtag definiert werden. Wenn sich ein Mitarbeiter an diesem Terminal einbucht, wird dieser Hashtag automatisch hinterlegt, ganz ohne zusätzliche Auswahl.
  • Integrierte Zutrittskontrolle: Die Terminals können gleichzeitig Türen und Sicherheitsbereiche steuern. Mitarbeitende und Besucher erhalten Zugang über Chipnummern oder Karten. Zeitmodelle definieren automatisch, wann sich bestimmte Türen öffnen dürfen.
  • Sperrtage mit intelligenten Ausnahmen: Für Feiertage oder Betriebsruhe lassen sich Sperrtage definieren, die den Zutritt grundsätzlich blockieren. Bestimmte Benutzergruppen, etwa Reinigungspersonal, können über definierte Skills weiterhin Zugang erhalten.

terminal_hashtags

Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

  • Kein manueller Korrekturaufwand für HR: Durch die reduzierte Auswahl an Hashtags und automatische Standard-Zuweisungen sinkt die Fehlerquote bei Zeitbuchungen drastisch.
  • Höhere Gebäudesicherheit: Zugangsrechte, Sicherheitsgruppen und Chipnummern werden zentral verwaltet. Nur autorisierte Personen erhalten Zugang zu den jeweiligen Bereichen.
  • Automatisierte Zutrittsregeln an Feiertagen: Sperrtage und Skill-basierte Ausnahmen sorgen dafür, dass das Gebäude automatisch gesichert bleibt – ohne manuelle Freigaben.
  • Volle Transparenz: Alle Terminal-Buchungen und Zutritte werden zentral dokumentiert und revisionssicher gespeichert.

Ihr Nutzen als Unternehmen

Check Check

Rechtssicherheit

Gesetzliche Pausenregelungen werden korrekt angewendet.

Check Check

Fairness & Akzeptanz

Mitarbeitende verlieren keine Arbeitszeit durch starre Pauschalen.

Check Check

Weniger Rückfragen & Diskussionen

Klare Logik, transparente Abrechnung.

Check Check

Kein manueller Aufwand

Vollständig automatisiert (auch bei Abweichungen).

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