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Die Arbeitsorganisation betrifft alle im Unternehmen, aber auf verschiedene Wege. Die Erhaltung alter Prozesse in einer Firma dient nicht immer der Steigerung der Produktivität – doch eine optimale Arbeitsorganisation tut das mit Sicherheit. Sie sind auf der Suche nach einem Tipp, wie Sie die Effizienz innerhalb Ihres Unternehmens steigern können? Dann sind Sie bei diesem Artikel genau richtig, denn wie man Aufgaben im Zeitalter der Digitalisierung am besten plant und was das mit den Betriebsmitteln zu tun hat, erfahren Sie hier.

Arbeitsorganisation am Arbeitsplatz


Arbeitsorganisation meint ganz direkt die Gestaltung und Struktur der Abläufe am Arbeitsplatz. Wenn diese optimal gestaltet sind, steigert das die Effektivität und Effizienz von Arbeitsabläufen im Unternehmen enorm. Die Gestaltung von Arbeitsabläufen und Aufgaben umfasst also die Art der Tätigkeit im Betrieb, den Umfang der verschiedenen Aufgaben und die betrieblich geregelten Arbeitsbedingungen.

Per Definition soll das nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern vielmehr alle Ressourcen, Fähigkeiten und die Kompetenzen der Mitarbeiter/-innen in vollem Umfang ausschöpfen. Der Organisationsbegriff betrifft alt nicht nur die Zusammenarbeit der einzelnen Mitarbeiter/-innen in einer Firma. Ebenso regelt die Arbeitsorganisation auch die Dynamik zwischen Menschen und Hilfsmitteln bzw. den Arbeitsgegenständen wie Softwares und andere Gegenstände. Arbeitskräfte sollen so die Zusammenarbeit mit den Arbeitsobjekten der Organisationslehre bzw. mit den Maschinen und Hilfsmitteln ihre Arbeit bestmöglich und an den Unternehmenszielen orientiert erfüllen.

Die Arbeitsorganisation ist nicht zu verwechseln mit der Büroorganisation, die zwar auch die Effizienz der Arbeit steigern soll, aber vollkommen andere Inhalte hat.

Arbeitsorganisation und Arbeitsgestaltung

Die Arbeitsgestaltung ist der Oberbegriff für Arbeitsorganisation, Arbeitsablauf und Aufgabeninhalte. Arbeitsaufgaben, Kompetenzen und Arbeitszeit werden im Rahmen des Ziels der Arbeitsorganisation geplant.

Wenn geklärt ist, wie die Planung der Arbeitsabläufe in einem Unternehmen ist, sind die Bedingungen der Arbeitsgestaltung erfüllt und weitere Maßnahmen können geplant werden. Es ist also wichtig, die Arbeitsabläufe sichtbar zu machen und damit die Organisation am Arbeitsplatz zu erleichtern. Dieses Ziel der Transparenz und Übersicht ist mithilfe von der Planungssoftware TimeTrack erreichbar!

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TimeTrack – Planung und Zeiterfassung

Individuelle Arbeitsorganisation

Die Arbeitsorganisation betrifft nicht nur die von Betriebsmitteln, sondern auch die Gestaltung und Organisation von Aufgaben sowie Sachen der individuellen Mitarbeiter/-innen. Arbeitsaufgaben einzelner Mitarbeiter/-innen durch ihre Arbeitgeber/-innen dienen ebenso einer Steigerung der Effizienz im Alltag der Beschäftigten. Hier helfen schon kleine Dinge wie ein täglicher Arbeitsplan mit Prioritäten oder die Delegation von Aufgaben an die anderen Mitarbeitenden.

Innerhalb der Arbeitsbedingungen und der Arbeitszeiten ist das Ergebnis von Zusammenarbeit der Beschäftigten ebenso wichtig. Hier spielen die Aufgabenteilung und Kommunikation ohne Schwierigkeiten eine große Rolle. Auch Ordnung und Pünktlichkeit einzelner Mitarbeiter/-innen ist nicht zu unterschätzen. Bei zunehmender digitaler Kommunikation sowie in Zeiten des Remote-Arbeitens ist eine gute Organisation sehr wichtig und auch psychisch entlastend.

Arbeitsorganisation – Modelle und Tipps


Grundlegend finden die Arbeit und der Verlauf von Informationen auf drei verschiedenen Ebenen im Unternehmen statt, die alle dem Ziel der Organisation dienen.

1. Einzelarbeit

Bei der Einzelarbeit der Mitarbeiter/-innen finden diese die Lösungen für ihre Arbeiten bzw. eine Arbeitsaufgabe meistens in vollständig selbstständiger Art. Aufgaben können so je nach Branche komplett eigenständig bearbeitet werden.

Tipps: Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter/-innen zu Ordnung und Übersicht, denn so ist ein organisierter und vor allem produktiver Start in jeden Arbeitstag möglich. Kurze Telefonate sind teilweise ergiebiger und hilfreicher als eine lange Suche im Lexikon oder zeitaufwendige Email-Verläufe. Außerdem sollten Sie klarstellen, dass Termine zwingend einzuhalten sind, um keine Arbeitsressourcen zu verschwenden bei der Anwesenheit anderer Beschäftigter bzw. Partner.

2. Teamarbeit

Zusammenarbeit im Team entsteht, wenn die Beschäftigten miteinander über die Inhalte und Informationen in der Umsetzung einzelner Aufgaben kommunizieren müssen. An den Arbeitsobjekten wird also in gemeinsamer Teamarbeit gearbeitet.

Tipps: Fördern Sie den Austausch von Informationen unter den Beschäftigten bei klaren und eindeutigen Zielen. Bei einer klaren Aufgabenteilung wissen die Mitarbeitenden stets, was ihre Aufgaben sind und welchen Kompetenzbereich sie haben. Als Führungsperson sollte man also wissen, was eine effektive Teamführung ist.

3. Gesamtes Unternehmen

Auf Ebene des Unternehmens kann ebenfalls an Arbeitsgegenständen gearbeitet werden. Ziele der kompletten Firma sind in vorgegebenen Prozessen und Richtlinien durch die Arbeitgeber/-innen bereits vorhanden und bedürfen keiner weiteren Zustimmung.

Tipps: Wenn Sie die aktuelle Situation Ihres Unternehmens bereits kennen, sollten die Bereiche in den Herausforderungen bestehen, ihre Arbeitsorganisation optimieren. Interne Vorlagen und Muster helfen dabei, einen zuverlässigen Ablauf im Arbeitsalltag zu gestalten. Digitale To-do-Listen fördern die Transparenz und die Basis einer effizienten Arbeitsweise. Damit die Angestellten wissen, was die Ziele Ihrer Arbeitgeber/-innen sind, sollten die Unternehmensziele klar und strukturiert definiert werden. Teamarbeit bündelt Kompetenzen – nur so können Sie Ihre Unternehmensziele zum Erfolg bringen.

Arbeitsstrukturen verbessern


Die Arbeitsorganisation im Unternehmen ist für einen einwandfreien Informations- und Kommunikationsverlauf unvermeidbar. Die Nutzung alter Prozesse und Strukturen bietet Sicherheit, aber deren Erhaltung dient nicht immer der Produktivität.

Vorteile der Arbeitsorganisation

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Die Verbesserungen in der Art und Weise, wie in einem Unternehmen Tätigkeiten ausgeübt werden, bieten also viele Vorteile. Zusammenfassend gibt es also einige Benefits, die Sie bei der Entscheidung über eine Optimierung der Arbeitsorganisation im Hinterkopf behalten sollten:

  1. Der gleiche Aufwand für die Arbeit durch Mitarbeiter/-innen kann bessere Ergebnisse erzielen. Eine Steigerung der Produktivität um ca. 20 Prozent ist hierbei sogar realistisch.
  2. Freie Kapazitäten kann der Betrieb anders nutzen. So müssen Angestellte zum Beispiel weniger Überstunden machen oder Sie können weitere Aufträge annehmen.
  3. Die klare Definition der Arbeitsaufgaben und Zusammenarbeit schafft Raum für Freiheiten und reibungslose Arbeitsabläufe.

Ziele der Arbeitsorganisation

Flexibilität und Freiheit – das sind die zwei grundlegenden Ziele der Arbeitsorganisation, die einer Firma wirklich weiterhelfen. Wenn Mitarbeiter/-innen es schaffen, in unbekannten Situationen mit ihrem fachlichen Know-how flexibel zu reagieren, bringt das große Sicherheit mit sich. Eigenverantwortlichkeit der Beschäftigten nutzt die Ressource der eigenen Angestellten vollends aus. Bei Veränderungen werden selbstständige Mitarbeiter/-innen diese direkt erkennen und ihr Handeln daran ausrichten können.

Wer ist für die Arbeitsorganisation verantwortlich?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber/-innen und Betriebsräte für die Arbeitsorganisation verantwortlich. Ausnahmen gibt es hier für behördlich geführte Unternehmen. Wenn Mitarbeiter/-innen nach der Arbeitsorganisation Ihres Betriebs suchen, ist diese Gestaltung von Arbeitsabläufen und Arbeitszeit in den Arbeits- und Dienstanweisungen zwingend niederzuschreiben.

Fehler, die Sie vermeiden können

Um die Produktivität der Arbeitsform in einem Unternehmen aufrecht zu erhalten, können einige Fehler schon von Beginn an vermieden werden. Zu diesen gehören zum Beispiel eine mangelhafte Kommunikation im Team über die Arbeit eine zugehörige Information. Auch fehlende Abstimmungen gehören hierzu und können bei konsequenter Umsetzung einer Steigerung der Effizienz dienen.

Die fehlende Nutzung von übersichtlichen Tools und Systemen ist ebenso nachteilig. Hier kann TimeTrack eine echte Hilfe sein, denn es dient nicht nur der Erfassung von Arbeitszeiten, um die Arbeitsorganisation zu steigern.

 

 

Tipp: Softwares zur Unterstützung

Vor allem kann die cloudbasierte Software von TimeTrack Ihre Ziele mit einer optimalen Planung unterstützen. Arbeitsprozesse können Sie so einwandfrei digitalisieren und die Planung individueller Arbeitszeiten automatisieren. Verschiedene Planungsmodelle unterstützen dabei die Interessen von Unternehmen und helfen dabei, die Arbeitsorganisation reibungslos und zielführend zu gestalten. Die Arbeit kann nach Schicht- bzw. Dienstplanung, Terminplanung und Aufgabenplanung geplant werden.

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Dienstplanung – TimeTrack

 

Dabei kann die Schichtplanung in Unternehmen durch den intelligenten Algorithmus automatisiert werden. Vor allem in großen Unternehmen erhöht eine automatische Planung die Produktivität, durch den enorm gesenkten Zeitaufwand. Auch die Kommunikation wird einfacher, da Informationen über die Arbeitsgestaltung immer und überall verfügbar ist.

Beispiele der Gestaltung der Arbeitsorganisation


Koordination und Kommunikation dienen der besseren Arbeitsgestaltung und Arbeitsorganisation im Unternehmen. Zu den Aufgaben der Organisation gehören viele verschiedene Dinge. Hier stellen wir Ihnen einige dieser verschiedenen Maßnahmen vor:

  1. Die Gestaltung der Arbeitszeiten und Pausen von Mitarbeiter/-innen im Unternehmen ist die Basis des Handelns.
  2. Aufgaben und Arbeiten müssen in Arbeitsprozessen beschrieben werden, um sie effizient zu gestalten. Das erleichtert dann auch die Definition einzelner Arbeitsschritte.
  3. Stellenbeschreibungen helfen bei der Steigerung der Produktivität, da alle Mitarbeiter/-innen wissen, welche Aufgaben- und Kompetenzbereiche sie auskleiden.
  4. Die Kontrolle der Mitarbeiter ist hat einen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation und kann dennoch hilfreich sein.

Zusammenfassung


Die Arbeitsorganisation ist ein Teil der Arbeitsgestaltung und einer ihrer Grundpfeiler. Produktivitätssteigerung, optimierte Arbeitsabläufe und bessere Prozesse sind nur einige der positiven Effekte, wenn die individuelle und unternehmensbezogene Arbeitsorganisation verbessert wird.

Es gibt drei verschiedene Ebenen der Arbeitsorganisation und diese betreffen die Einzelpersonen im Betrieb, die einzelnen Teams und den gesamten Betrieb. Flexibilität und Eigenverantwortlichkeit durch die effiziente Lösung der Aufgaben können der Firma enorme Vorteile und Sicherheiten bieten.

Auch hier lohnt es sich, auf Prozesse der Digitalisierung zu setzen und sich transparenter Tools zu bedienen. TimeTrack kann Ihnen durch die Transparenz und Einfachheit in der Bedienung sehr behilflich sein und Ihnen viel Zeit in der Planung ersparen. Testen Sie doch gerne unsere komplett unverbindliche, 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst von den zahlreichen Benefits der Software.