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Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz verpflichtend. Arbeitszeiten müssen daher bis auf wenige Ausnahmen vollständig und systematisch dokumentiert werden. Was müssen Schweizer Unternehmen zum Thema Arbeitszeitaufzeichnung wissen? Hier ein Überblick der wichtigsten gesetzlichen Regelungen.

Grundregel: systematische und vollständige Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet grundsätzlich alle Arbeitgeber, die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer komplett zu dokumentieren. Denn nur mit einer systematischen Arbeitszeiterfassung kann überprüft werden, ob das Unternehmen arbeitszeitrechtliche Bestimmungen befolgt. Aus den Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen folgende Informationen klar ersichtlich sein:

  • Beginn und Ende jeder Arbeitsphase,
  • Dauer und Lage jeder Ruhepause, die länger als 30 Minuten gedauert hat, sowie
  • Ruhe– und Ersatzruhetage.

Aus den Arbeitszeitaufzeichnungen muss daher für jeden Mitarbeiter genaue tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Überzeit bzw. Ausgleichszeit eindeutig ableitbar sein.

Das Unternehmen ist für die Einhaltung des Arbeitsgesetzes verantwortlich und hat die Aufzeichnungsunterlagen der letzten fünf Jahre im Fall einer Kontrolle durch die zuständigen Organe der Arbeitsinspektion vorzulegen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann zwar auf den Arbeitnehmer übertragen werden, was in der Praxis oft geschieht, der Verantwortliche für allfällige Verstöße gegen das Arbeitsgesetz bleibt aber immer der Arbeitgeber. Der Arbeitgeber sollte daher die Arbeitszeitaufzeichnungen seiner Angestellten in regelmäßigen Abständen kontrollieren, um sicherzustellen, dass Arbeitszeiterfassung systematisch und vollständig erfolgt ist.

Vereinfachte Arbeitszeiterfassung

In bestimmten Fällen kann sich die Dokumentation der Arbeitszeit lediglich auf die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden beschränken. Dabei ist nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Bei Nacht- bzw. Feiertagsarbeit muss aber auch bei dieser Art der Arbeitszeiterfassung Anfangs- und Endzeit dokumentiert werden.

Die vereinfachte Version der Arbeitszeiterfassung steht nur jenen Arbeitnehmenden zur Verfügung, die ihre Arbeitszeiten zu mindestens 25% selbständig gestalten können. Um von dieser Regelung Gebrauch zu machen, bedarf es einer schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und der Arbeitnehmervertretung bzw. einer Zustimmung der Mehrheit der Arbeitnehmer. Hat das Unternehmen weniger als 50 Arbeitnehmer, ist auch eine individuelle Vereinbarung mit dem betroffenen Arbeitnehmer möglich.

Verzicht auf Arbeitszeitauszeichnung für Gutverdiener

Bei Gutverdienern ist ein gänzlicher Verzicht auf Arbeitszeiterfassung möglich, wenn folgende Voraussetzungen kumulativ gegeben sind:

  • der Arbeitnehmer verdient mehr als CHF 120.000,- brutto im Jahr und verfügt über eine hohe Autonomie bei Einteilung seiner Arbeitszeit (selbständige Gestaltung zu mindestens 50 % der Arbeitszeit),
  • Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen Arbeitgeber und Gewerkschaft als Rechtsgrundlage, und
  • individuelle Verzichtserklärung des betroffenen Arbeitnehmers.

Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht

Auf einige Berufs- und Angestelltengruppen finden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen und somit auch die Erfassungspflicht keine Anwendung.

Branchenabhängige Ausnahmen von Erfassungspflicht

Folgende Berufsgruppen sind von der generellen Arbeitszeiterfassungspflicht nach dem Arbeitsgesetz ausgenommen:

  • Arbeitnehmer in der Landwirtschaft
  • Arbeitnehmer im Luftverkehr
  • Handelsreisende
  • Künstler
  • Geistliche

Top-Manager

Angestellte im Top-Management – sogenannte „Arbeitnehmende mit einer höheren leitenden Tätigkeit“ – müssen ihre Arbeitszeiten nicht erfassen, weil Arbeitszeitbestimmungen für Top-Manager nicht gelten. Zu den Top-Managern gehören nur Personen, die an wesentlichen Entscheidungen im Unternehmen beteiligt sind. Diese Angestellte müssen arbeitsrechtlich nicht besonders geschützt werden, weil sie ihre Arbeitszeiten weitgehend selbständig einteilen können.

Vorgaben an das System der Arbeitszeiterfassung

Gesetzlich wird keine bestimme Erfassungsform vorgegeben. Zeiterfassung kann daher mittels manueller Aufzeichnung, Excel-Dokumentation oder mit Hilfe modernen Zeiterfassungssystemen erfolgen. Eine manuelle Erfassung mit einer Excel- oder sonst selbst erstellten Tabelle kann allerdings leicht manipuliert werden und verursacht außerdem eine Menge Mehraufwand für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Eine webbasierte Zeiterfassungssoftware ermöglicht Unternehmen hingegen eine unkomplizierte und effiziente Arbeitszeiterfassung. Mit TimeTrack können Sie Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter per Webanwendung am PC oder per App am Smartphone einfach digital erfassen.

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