10_hilfreichsten_zeitmanagement_methoden

Zeitmanagement ist für viele Unternehmer eine Herausforderung. Einige Unternehmen schaffen es, sie zu meistern – doch dies benötigt eine Auseinandersetzng mit dem Thema. Es gibt viele Herangehensweisen. Obwohl es kein allgemeines Rezept zum perfekten Zeitmanagement gibt, wurden über die letzten Jahren einige hilfreiche Techniken entwickelt. Viele Unternehmen konnten So Ihren Arbeitsalltag erleichtern und die Produktivität Ihres Teams deutlich steigern. In diesem Artikel finden Sie die 12 hilfreichsten Zeitmanagement Methoden. Probieren und entscheiden Sie, damit Sie am Ende genau wissen welche Methode – oder Methoden – gut zu Ihnen passen. Es gilt: Jede Methode die umgesetzt wird ist eine gute Methode. Es braucht etwas Erfahrung und Übung, aber Sie können von jeder dieser Methoden viel für die eigene Produktivität lernen.

1) Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist sehr einfach und gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement Methoden.

So funktioniert’s

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, schreiben Sie diese auf. Danach stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und arbeiten währenddessen an Ihrer Aufgabe. Sobald die Zeit abgelaufen ist, markieren Sie Ihre Aufgabe mit einem Häkchen und machen 5 Minuten Pause. Diesen Prozess wiederholen Sie so oft, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben. Ein 25-Minuten-Intervall wird “Pomodori” genannt. Nach jeweils vier “Pomodori” machen Sie eine längere Pause, die etwa 15-20 Minuten dauert.

Obwohl die Pomodoro-Technik schon etwas älter ist, bleibt Sie sehr beliebt, da sie viele Vorteile mit sich bringt. Zum einen bekommen Sie mit der Zeit ein besseres Gefühl dafür, wie lange Sie an bestimmten Aufgaben sitzen, zum anderen verbessert sich Ihre Konzentrationsfähigkeit, da Sie regelmäßige Pausen machen und sich während den 25 Minuten Arbeit besser fokussieren können.

Für wen ist sie geeignet?

Die Pomodoro-Technik eignet sich besonders für Menschen die alleine an einem bestimmten Arbeitsschritt arbeiten. Studenten oder Selbstständige nutzen sie um fokussiert zu bleiben. Da so die Kapazität des Gehirn optimal mit Input und Pause versorgt werden soll, eignet sie sich für einen längeren Arbeitstag. Studenten lernen mit ihr zum Beispiel stundenlang in der Bibliothek und nutzen die fünf Minuten gezielt dazu aufzustehen und den Kreislauf zu aktivieren. Wer aus dem Homeoffice arbeitet, kann mit einigen Tipps Projekmanagement im Homeoffice meistern. Auch hier bietet die Pomodoro-Methode Hilfe bei der Disziplin.

So vermeidet man, Pausen am Handy oder einfach weiter dem Bildschirm zu verbringen. Diese Tätigkeiten kosten oft mehr Zeit als man möchte. Es ist schwer, wieder aufzuhören. Außerdem bedeuten sie wenig Erholung für Ihren Kopf, weil einfach die Art des Inputs verändert wird. Sie können die Pomodoro-Methode nutzen wie sie möchten. Am Ende bleibt sie eine anwendbare, effektive Zeitmanagement Methode für viele Einsatzbereiche.

2) Die SMART Methode

Wer Ziele erfolgreich erreichen will, muss sie SMART formulieren. Die SMART-Methode hilft Unternehmern dabei Ziele leichter umzusetzen, Prioritäten zu setzen und Mitarbeiter zu motivieren.

So funktioniert’s

S – Spezifisch: Ziele müssen präzise definiert sein. Ihre Ziele sollten keinen Interpretationsspielraum haben, sondern eine klare Orientierung geben. Zudem ist es immer vorteilhaft, wenn Ziele positiv formuliert sind, da sie so motivierender wirken.

M – Messbar: “You can’t manage what you can’t measure” – Ziele müssen messbar sein, um verwirklicht zu werden. Es gibt viele Kennzahlen, die Unternehmen verwenden können, um Ihre Fortschritte zu verfolgen z.B. Umsatz, Konversionsraten, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit usw.

A – Attraktiv: Ziele müssen attraktiv sein. Nur wenn Beteiligte zielstrebig und motiviert sind, können gesetzte Ziele erreicht werden.

R – Realistisch: Ziele müssen realistisch sein. Viele Unternehmer schätzen sich als sehr ambitioniert ein, dabei sind ihre gesetzten Ziele meist unrealistisch. Um Ihren Erfolg zu garantieren, sollten Sie Ihre Ziele so formulieren, dass Sie Ihre Ressourcen (verfügbare Zeit und Geld) berücksichtigten und sich von Mitarbeitern, die in bestimmten Bereichen bereits mehr Erfahrung sammeln konnten, beraten lassen.

T – Terminiert: Ziele brauchen Deadlines. Damit soll kein Leistungsdruck, sondern Leistungsanreiz entstehen. Mitarbeiter prokrastinieren mit Zeitvorgaben weniger und arbeiten bzw. organisieren sich besser. Viele Unternehmer setzen sich sogar persönliche Deadlines, um Aufgaben bzw. Projekte schneller zu erledigen.

Für wen ist Sie geeignet?

SMART hilft überall wo es anwendbar ist. Bestimmt kennen Sie den Tipp: Spezifizieren Sie Ihre Ziele! Das Ziel die Performance zu verbessern ist unspezifisch und unmotivierend. Es macht mehr Sinn sich vorzunehmen, in den nächsten vier Wochen pro Kollege drei Kunden zu gewinnen und jeden Dienstag und Donnerstag Team-Meetings zu haben. Diesen einfachen Unterschied setzen zu wenige um, genau so wenig wie diese Hilfen für Projektmanagement und Teamwork.

Für individuelle und organisatorische Ziele sollte die SMART-Methode einen Mindestanspruch stellen. Bitten Sie Ihre Kollegen sich Ziele mit der SMART-Methode zu setzen und mit Ihnen zu teilen. Es engagiert Ihre Mitarbeiter*innen und gibt ihnen Verantwortung. Zudem fallen Rücksprachen besser aus, weil Klarheit geschaffen wird. Am Ende können Sie und Ihre Teammitglieder beide genau erfassen ob ein Ziel erreicht wurde. Verantwortung wird so erhöht, Klarheit geschaffen und Frustration minimiert.

Versuchen Sie in der nächsten Woche alle ihre Ziele SMART zu formulieren. Am Anfang der nächsten Woche reflektieren Sie, wie gut die SMART-Methode für Sie als Zeitmanagement Methode passt.

3) Das Pareto Prinzip (80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip kommt von Paretos der ungleichen Verteilung der Grundbesitze in Italien. Es ist eine Beobachtung, kein wissenschaftliches Gesetz. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die übrigen 20% der Ergebnisse erfordern mit 80% den größten Aufwand. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Viele Unternehmen erzielen 80% ihres Umsatzes durch 20% ihrer Kunden.
  • Viele Banken betreuen mit 20% ihrer aufgewendeten Zeit 80% ihrer Kunden.
  • Wer klare Prioritäten setzen kann, schafft es mit 20% Aufwand, 80% seiner Aufgaben Arbeit zu erledigen.

Wem hilft das Pareto-Prinzip?

Durch die These, dass 20% der Mitarbeiter*innen oder Kunden 80% des Gewinns ausmachen, kann das Pareto-Prinzip besonders in kunden- und servicebasierten Unternehmen angewendet werden. Viele CRM-Softwareprogramme (Customer-Relationship-Management) haben das Pareto-Prinzip übernommen. Wenn Sie sich gezielt um Ihre 20% der wichtigsten Kunden kümmern, können Sie Ihr Zeitmanagement, Produktivität und Kundenzufriedenheit verbessern.

Das Prinzip ist jedoch schwerer umzusetzen als man denkt. Wenn 20% Ihrer Kunden 80% Ihres Umsatzes ausmachen, sollten sie eben 80% Ihrer Kundenbetreuung erhalten. In der Realität erfordert dies jedoch einen ungewohnten Fokus. Der Alltag führt dazu, dass Mitarbeiter*innen Ihre Zeit breiter einsetzen und Kunden mit wenig drastischen Unterschieden betreuen.

Der Sinn und Zweck der Pareto-Methode ist es mit möglichst wenig Input (Aufwand), den maximalen Output (Ergebnis) zu bekommen. Aus diesem Grund muss man lernen, Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen. Dies funktionier auch bei persönlichen, individuellen Zielen. Die 80/20-Regel wird häufig mit der Eisenhower-Matrix in Verbindung gesetzt. Diese Zeitmanagement Methode erklärt näher, wie man Aufgaben nach Wichtigkeitsgrad ordnet.

4) Die Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip ist eine sinnvolle Methode, um Ressourcen effektiv einzusetzen. Die Matrix ermöglicht es anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen anhand deren Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es ergeben sich demnach vier Kombinationsmöglichkeiten: A, B, C und D.

Eisenhower-Matrix

So funktioniert’s

A-Aufgaben sind sofort selbst zu erledigen.

Fast alle Aufgaben wirken wichtig wenn man sie bekommt. Hier hilft es die Prioritäten klar zu setzen. Ansonsten überfüllt man sich diesen Bereich. Viele Aufgaben können am nächsten Tag erledigt werden und sind trotzdem gut erfüllt. Andre Aufgaben müssen nicht zwangsläufig von Ihnen erfüllt werden, sondern können von einem Teammitglied mit weniger A-Aufgaben übernommen werden. Nutzen Sie die die Morgenstunden für A-Aufgaben. Hier sind Sie am konzentriertesten.

B-Aufgaben sind aufzuschreiben und im Laufe des Tages selbst zu erledigen.

B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Etwas zu planen, sich eine neue Strategie zu überlegen – das sind typische B-Aufgaben. Oft kommen sie zu kurz und werden plötzlich dringen und überrollen Sie. Räumen Sie also jeden Tag ein wenig Zeit für Ihre B-Aufgaben frei.

C-Aufgaben sind bestenfalls an kompetente Mitarbeiter weiterzugeben, damit Sie sich wichtigeren Aufgaben widmen können.

C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. Dies sind typische Fleißaufgaben die gut weitergegeben werden können. Wenn dies unmöglich ist, erledigen Sie diese nicht morgens im Leistungshoch.

D-Aufgaben werden nicht erledigt.

D-Aufgaben werden auch P-Aufgaben genannt – weil sie in den Papierkorb gehören. Das wirkt radikal, sollte aber für manches die Lösung sein. Was passiert wenn Sie die Aufgabe ignorieren? Wenn wenig oder nichts passiert, nutzen Sie Ihre Zeit für etwas besseres. Ein typisches Beispiel ist das beantworten von Mail-Anfragen fremder Personen. Wenn Sie hier nicht antworten wird das wohl wenig Konsequenzen haben.

Wem hilft die Eisenhower-Matrix?

Selbstständigen genau wie Unternehmen. Die Matrix bringt viele Vorteile mit sich. Mit der Zeit bekommen Sie ein besseres Gefühl für Prioritäten und welche Aufgaben weitergegeben werden können. Das Eisenhower-Prinzip ist eine sehr hilfreiche Zeitmanagement Technik, wenn man knappe Ressourcen hat und seine Zeit sinnvoll und effektiv einsetzen möchte.

5) Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement Technik, die die Wichtigkeit eines schriftlichen Tagesplan hervorhebt. Wer To-do-Listen täglich verwendet, weiß dass sie den Arbeitstag erleichtern und den kleinen Zeitaufwand wert sind.

So funktioniert’s

A – Aufgaben, Termine, Meetings und geplante Tätigkeit vor Arbeitsbeginn (oder am Vorabend) aufschreiben. So ist der Arbeitstag gleich viel strukturierter und Sie setzen sich konkrete Ziele.

L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen. Mit der Zeit bekommen Sie ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben nehmen- so lernen Sie realistische Ziele zu setzen.

P – Puffer einplanen. Es kann immer etwas unerwartetes dazwischen kommen (ein Meeting, ein Anruf, Sie bekommen eine dringende Aufgabe zugeteilt etc.). Integrieren Sie daher Zeitpuffer. (Tipp: Wenn Sie bei der Planung denken, dass sich noch eine weitere Tätigkeit ausgeht, ist das meistens nicht der Fall – lieber für morgen lassen!)

E – Entscheidungen treffen. Ihr Arbeitstag ist begrenzt, weshalb Sie Prioritäten setzen müssen. Manche Aufgaben sind dringender/ wichtiger als andere. Rangieren Sie Ihre Aufgaben.

N – Nachkontrolle. Am Ende Ihres Arbeitstages sollten sich sich ein paar Minuten nehmen und Ihren Plan zu beurteilen. Überprüfen Sie wie viele Aufgaben Sie erledigt haben und ob Sie sich realistische Ziele gesetzt haben. Was offen geblieben ist, wird einfach auf den morgigen Plan übertragen. Sie werden merken, wie mit der Zeit immer weniger Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen werden.

6) Das Timeboxing Prinzip

Das Timeboxing Prinzip basiert darauf, dass man im Tagesplan zusätzlich zu den geplanten Aufgaben Zeitintervalle notiert. Dadurch lernt man einzuschätzen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben beanspruchen. Gleichzeitig, sollte man auch Zeitpuffer einplanen, da immer etwas unerwartetes dazwischen kommen kann. Jeder der schon in einem Team gearbeitet hat weiß, das ein Meeting schnell einmal länger dauert, ein Kollege auf einen zukommen kann, um nach Hilfe zu fragen, oder ein Kunde unerwartet anruft und ein längeres Gespräch daraus entsteht.

Aus diesem Grund ist das Timeboxing Prinzip im Zeitmanagement so wichtig. Damit lernt man sich realistische Ziele zu setzen und mehr Aufgaben von seiner To-do-Liste zu streichen. Gleichzeitig erkennt man, dass oft ungeplante Ereignisse am Arbeitsplatz passieren, weshalb man Zeitpuffer erstellt, um sich nicht täglich darüber zu ärgern.

7) Getting-Things-Done-Methode (GTD-Methode)

Die GTD-Methode ist eine weitere Zeitmanagement Technik, die Anwender dabei unterstützt, ihre Aufgaben effizient und vor allem, stressfrei zu erledigen. Aufgaben werden nach Wichtigkeit sortiert, große Aufgaben in kleinere Tätigkeiten unterteilt, sodass Anwender entspannter Ihre Ziele erreichen können. Die GTD-Methode lässt sich in 5 Schritten zusammenfassen.

Schritt 1: Sammeln

Bei der GTD-Methode ist es zunächst wichtig alle Ideen, Informationen oder Aufgaben, die einem in den Sinn kommen zu sammeln und schriftlich zu vermerken. Sie können frei entscheiden, ob Sie Ihre Gedanken lieber auf einen Zettel aufschreiben oder alles auf Ihrem Laptop speichern. Wichtig ist, dass Sie einen zentralen Eingangskorb haben, so haben Sie einen besseren Überblick und riskieren nicht eine Idee oder Aufgabe zu vergessen. Dieser Schritt kann einige Tage in Anspruch nehmen.

Schritt 2: Verarbeiten

Jetzt müssen Sie Ihren Eingangskorb verarbeiten. Stellen Sie sich für jede Idee/ Aufgabe die Frage: Kann und will ich jetzt etwas dafür tun? Wenn keine zeitnahe Handlung erwünscht ist, sortieren Sie die Idee/ Aufgabe aus Ihrem Eingangskorb, um Sie zu entsorgen oder auf eine “später Liste” zu setzen.

Wenn Sie auf Aufgaben stoßen, die Sie nicht länger als 2 Minuten kostet, sollten Sie diese sofort erledigen.

Schritt 3: Organisieren

Nachdem Sie Ihre Ideen bzw. Aufgaben aussortiert haben, ist der nächste Schritt sie zu organisieren. Die GTD-Methode schlägt vier Arten von Listen vor, die Ihnen dabei helfen sollen.

  • Die Projektliste: hier kommen Aufgaben drauf, die mehrere Schritte haben und somit nicht auf einmal erledigt werden können. Teilen Sie große Aufgaben auf kleinere Tätigkeiten auf, um sie effizienter zu erledigen und besser zu delegieren.
  • Nächste Schritte: hier kommen Aufgaben drauf, Sie zwar erledigen müssen, aber nicht zur Projektliste gehören und dementsprechend nicht aus mehreren Teilen bestehen (z.B. Privates, Telefonate, E-Mails, Besorgungen usw.)
  • Kalender: hier kommen alle Termin rein. Sie können sich auch Erinnerungen aufschreiben oder Deadlines notieren. Der Kalender sollte allerdings keine To-do-Liste darstellen. Hierfür ist die “Nächste Schritte” Liste gedacht.
  • Warten-auf-Liste: hier kommen alle Aufgaben rein, die delegiert werden können. Am besten schreiben Sie sich auf, an wen Sie bestimmte Tätigkeiten delegieren, um den Überblick nicht zu verlieren.

Schritt 4: Durchsehen

Es ist zwar wichtig seine Aufgaben zu organisieren, allerdings muss man auch regelmäßig Evaluierungen durchführen und seine Fortschritte verfolgen. Sobald Aufgaben bzw. Projekte erledigt sind, können Sie von der Liste gestrichen werden, um Platz für nächste Projekte zu schaffen. Gleichzeitig kann man seine Performance beurteilen und Lösungen suchen, wie bestimmte Prozesse effizienter ablaufen könnten.

Schritt 5: Erledigen

Nun heißt es Aufgaben erledigen. Dabei sollten Sie auf folgende Faktoren Rücksicht nehmen:

  • Kontext (Umgebung): Sie können am Weg in die Arbeit höchstens Telefonate führen oder E-Mails überprüfen. Den Projektbericht sollten Sie lieber im Büro schreiben.
  • Verfügbare Zeit: Manche Aufgaben erfordern mehr Zeit, als Sie im Moment zur Verfügung haben (zwischen zwei Meetings geht sich nicht immer alles aus).
  • Energie: Aufgaben, die Sie sorgfältig erledigen müssen, sollten Sie nicht erst später am Abend machen, sondern eher zu einem Zeitpunkt, wo Sie fokussierter sind.
  • Prioritäten: Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Wenn Sie eine Deadline in drei Tagen haben, können Sie Ihren monatlichen Mitarbeiterbericht auch um ein paar Tage verschieben, um sich auf die letzten Details des aktuellen Projektes zu kümmern.

Wem hilf die GTD-Methode?

Die Getting-Things-Done-Methode hilft vor allem Leuten mit Erfahrung im Zeitmanagement. Diese können die GTD-Methode mit anderen Methoden sinnvoll kombinieren. Die Methode ist eine hilfreiche Zeitmanagement Technik, die wie jede andere Methode sowohl Vorteile als auch Nachteile hat. Einerseits ist die Methode sehr strukturiert, sodass sich Anwender gut organisieren können und Ideen und Aufgaben zentral verwalten. Andererseits kann man sich auf das GTD-System verlassen und regelmäßig überprüfen und korrigieren.

Eine Schwäche der GTD-Methode ist, dass sie Anwender nicht dabei unterstützt Prioritäten zu setzen. Hierfür ist die bereits besprochene Eisenhower-Matrix definitiv besser geeignet. Zudem nimmt die Technik viel Zeit in Anspruch, da Sie relativ aufwendig ist. Trotzdem ist die GTD-Technik äußerst hilfreich und lässt sich sehr gut mit anderen Zeitmanagement Methoden kombinieren. Welche Technik im Endeffekt am besten zu Ihnen passt, müssen Sie für sich entscheiden.

9) Einfach mal Nein sagen

Diese Zeitmanagement Methode unterscheidet sich von den anderen. Hier gibt es keine Theorie zu erklären und keine Schritte zu befolgen. Die vorletzte Zeitmanagement Technik, die wir ansprechen wollten ist: Einfach mal nein sagen. Viele von Ihnen bekommen täglich unerwartete Aufgaben delegiert. Mit der Aufgabe kommt meistens der Satz “kümmern Sie sich bitte darum, es ist wichtig/ dringend”. Obwohl die Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten ebenfalls wichtig/ dringend sind, lassen Sie alles stehen und liegen, um dieser neuen Tätigkeit nachzukommen.

Selbstverständlich gibt es Aufgaben, wo Sie der Experte oder die Expertin sind, weshalb Sie die beste Ansprechperson für diese Aufgabe sind. Das heißt allerdings nicht, dass Sie jedes mal alles stehen und liegen lassen müssen, um dieser Aufgabe nachzukommen. Wenn Sie also bereits schon genug auf Ihrem Tagesplan stehen haben und diese Aufgaben selber dringend erledigen müssen, sagen Sie Ihrem Mitarbeiter oder Kollegen ruhig einmal nein, um sich keinen zusätzlichen Stress zu machen.

Wem hilft es?

Vor allem ambitionierten Leuten hilft dieser scheinbar simple Tipp. Es wirkt häufig enttäuschend wenn man jemandem absagen muss. Der Anspruch an einen selber ist es, auch diese Aufgabe zu schaffen wenn man sich nur zusammenreißt. In Wahrheit ist es jedoch sehr viel einfacher seine Grenzen zu kennen und sich gut zu fokussieren. Es schadet Ihnen und der Aufgabe mehr, wenn Sie nach einiger Zeit eingestehen müssen, eine Aufgabe nicht nach Ihren Ansprüchen erledigen zu können. Hätten Sie von Anfang an nein gesagt, hätten Sie Ihre existierenden Aufgaben voll im Fokus behalten können.

Natürlich ist der erste Reflex eine Zusage an neue Aufgaben. Wenn Sie beim nächsten Mal merken, dass es unklar ist ob Sie noch Kapazitäten haben, sagen Sie dies klar. Bitten Sie um einen Moment um einen Blick auf Ihre Planung werfen zu können und entscheiden Sie sich bewusst. So bleiben Sie stets maximal effizient und ausgelastet – überlasten sich aber auch nicht. Sie zeigen dem Aufgabensteller das Sie durchdacht und verlässlich handeln. Das nächste Mal wird er wissen, dass sie Ihre Aufgaben überlegt angehen und verlässlich bearbeiten. Alle profitieren.

10) Zeiterfassung Apps

Wer an vielen Aufträgen bzw. Projekten arbeitet weiß, dass schnell der Überblick verloren gehen kann. Oft konzentriert man sich zu sehr darauf, einzelne Aufgaben zu erledigen und hat im Nachhinein keine Vorstellung davon, wie effizient die gesamte Projektdurchführung war. Wenn man in einem Team arbeitet, wird das noch schwieriger, da der Erfolg des Projektes von mehreren Personen abhängt und man nicht ständig miteinander kommunizieren kann.

Damit die Zusammenarbeit in einem Team transparent und effizient bleibt, wurden Zeiterfassung Apps entwickelt, die es Ihnen ermöglichen Projekte und Aufträge zentral zu verwalten. Teammitglieder tragen täglich Ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten in ein gemeinsames System ein, damit das gesamte Team Projektfortschritte verfolgen kann. Zudem können sie jederzeit den Ist-Zustand Ihrer Projekte und Ihrer Ressourcen ansehen und Ihre Performance anhand von Statistiken und Berichten evaluieren.

Zusammengefasst, Zeiterfassung Tools helfen Ihnen dabei langfristig produktiver zu arbeiten. Natürlich passt nicht jede Zeiterfassung App zu jedem Unternehmen. Aus diesem Grund, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, bevor Sie sich für eine spezifische Lösung entscheiden. Fragen Sie sich: Worauf lege ich in meinem Team wert: Möchte ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter verwalten? Oder interessiere ich mich doch mehr für unsere Projekte und deren effiziente Durchführung? Will ich sehen können wohin meine Zeit und mein Geld fließt? Will ich meine Projekte in Zukunft besser planen können, um Budgetüberschüsse zu vermeiden?

Wem hilft Zeiterfassung?

Eine Zeiterfassung wie TimeTrack richtig für Sie, wenn Sie weiterhin mit Excel oder Stundenzetteln Ihre Arbeitszeiten und Projektzeiten erfassen. Wir möchten Ihnen dabei helfen in Zukunft Projekte so zu planen, dass Sie sich keine Sorgen über Deadlines oder Budgetüberschüsse machen müssen. Alles behalten Sie einfach im Blick. Die Projektdurchführung soll genauso ablaufen wie geplant und dabei unterstützen wir Sie. TimeTrack liefert umfassende Projektberichte, damit Sie als auch Ihr Team alle Tätigkeiten und Ausgaben überblicken können.

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11. Eat the Frog – Küss den Frosch

Eat the Frog klingt erst einmal unangenehm – und das ist es auch. Es ist allerdings der einzige Weg um den bekannten Prinzen zu ergattern. Eat the Frog ist das Leitprinzip: Erst die Arbeit, dann das vergnügen. Es geht darum, die unangenehmen Aufgaben als erstes zu erledigen und hinter sich zu bringen. Die Gefahr, solche Aufgaben zu schieben und zu sammeln ist zu groß. Wie in anderen Methoden besprochen ist außerdem die Konzentration morgens am größten. Wer also unangenehme Aufgaben warten lässt, hat bald einen Berg vor sich der zu unangenehmen Zeiten am Ende des Tages auf einen wartet.

Wem hilft diese Methode?

Den Frosch zu küssen hilft als klare Regel genau denen die sie am wenigsten wünschen. Wenn Sie ehrlich sind und merken das Sie Unangenehmes lieber vermeiden als anzugehen, dann kämpfen Sie dagegen an. Sie können nur gewinnen. Es bringt ausschließlich Nachteile unangenehme Aufgaben warten zu lassen. Nutze deine beste Zeit – den Morgen – für diese Aufgaben. Deine Energie, Konzentration und Motivation ist hier noch deutlich höher als am Rest des Tages.

Außerdem ist es eine großartige Motivation noch vor dem Mittagessen schwere Aufgaben ablegen zu können. So können Sie ein Erfolgserlebnis dazu nutzen die Produktivität für den Rest des Tages oben zu halten. Außerdem wirken alle anderen Aufgaben des Tages sehr viel einfacher wenn sie der unbeliebten Aufgabe folgen. Den Frosch zu küssen ist eine simple, grundsätzliche und sehr effektive Methode den ganzen Tag mit einer massiven Hebelwirkung auf die eigene Produktivität zu beginnen.

12. Die 60-60-30 Methode

Erinnern Sie sich an die Pomodoro-Methode? Genau wie diese wirkt die 60-60-30 Methode auf die maximale Produktivität und Konzentrationsfähigkeit. Diese Zeitmanagement Methode folgt jedoch einem anderen Rhythmus und ist für manche Menschen angenehmer. Sie ist in drei Blöcke aufgeteilt. Jeder Bock wird optimiert, wenn vor beginn der Methode eine Planung erfolgt ist.

Der erste 60 Minuten Block besteht aus 55 Minuten Arbeitszeit und 5 Minuten Pause. Dies ist fokussierte und konzentrierte Arbeit. Die letzten 5 Minuten sind eine Pause. Es empfiehlt sich, zu wissen was nun als nächstes ansteht um weder Arbeits- noch Pausenzeit damit füllen zu müssen. Zudem sollten alle Ablenkungen minimiert werden. Schließen Sie alle Tabs die zur Unterhaltung dienen und schalten Sie ihr Handy aus. Die zweiten 60 Minuten werden wieder mit fokussierter Arbeit gefüllt.

Die wohlverdiente Pause besteht dann aus 30 Minuten. Im Idealfall haben Sie hierfür eine Idee zurechtgelegt. Entspannen Sie sich maximal: Gehen sie an die frische Luft, halten sie einen Powernap oder bereiten Sie sich einen Snack zu. Wie bei der Pomodoro-Methode (und bei jeder Pause) ist es sinnvoll, Ihre Aufmerksamkeit in Pausen von Bildschirmen weg zu lenken. Ihr System unterscheidet nur schwer zwischen dem Audiovisuelle Input mit dem Bildschirme es versorgen. Besser ist es den Kreislauf zu aktivieren, Blutzucker aufzufüllen und die Gedanken abschweifen zu lassen. So sind sie besser erholt.

Für wen ist diese Methode geeignet?

Die 60-60-30 Methode eignet sich besonders für Menschen die gerne in größeren Intervallen arbeiten. Außerdem kann man sich innerhalb eines längeren Zeitraumes die einzelnen Schritte besser einteilen. Es ist eine etwas drastischere Methode im Vergleich zur Pomodoro-Methode, aber sie ist auch flexibler. Es ist gut möglich, zwei Blöcke mit jeweils 2,5 Stunden an einem Tag unterzubringen. So können Workflow und Zeitmanagement optimiert werden.

Bonus-Methode: Die One-Minute-To-Do-List

Diese abgewandelte To-Do-Liste ist von dem amerikanischen Zeitmanagement-Experten Michael Linenberger entwickelt. Die Liste besteht aus drei Rubriken und ist den meisten Leuten schnell erklärt. Ihr Ziel ist es, alle dringenden Aufgaben aus dem Kopf auf eine Liste zu bringen. Ob hierbei Papier oder eine digitale Liste geführt wird ist irrelevant. Das Hauptmerkmal ist, dass die Liste drei Dringlichkeitsbereiche (Urgency Zones) hat. Wer sich für eine digitale Variante interessiert findet schnell Einführungen für die Benutzung von Trello, einer der beliebtesten Plattformen.

Schritt 1: Dringlichkeitsbereiche erstellen

Die drei von Michael Linenberger bestimmten Bereiche sind

  • Critical Now: Dringende Aufgaben die unbedingt schnell erledigt werden müssen (maximal 5 Aufgaben).
  • Opportunity Now: Aufgaben die in der nächsten Woche erledigt werden müssen kommen in diese Spalte. Halten Sie maximal 15-20 Aufgaben in dieser Spalte.
  • Over the Horizon: Diese Aufgaben liegen jenseits des Horizonts. Aufgaben mit geringer Priorität kommen in diese Rubrik. Vorläufige Ideen oder mögliche Planungen haben zum aktuellen Zeitpunkt wenig Relevanz. Hier können Sie unbegrenzt viele aufgaben sammeln.

Schritt 2: Parallele Aufgaben beschränken

Wie bei der bekannten Kanban Methode führt auch diese Zeitmanagement Methode zu einer klaren Priorisierung. Nebeneinander Laufende Aufgaben werden eliminiert. Das Risiko ist, den Fokus zu verlieren und drei nebeneinander laufende Aufgaben schlechter zu erledigen. Also werden die Aufgaben nacheinander und mit 100% Fokus bearbeitet. Ein Vorteil: Erfolgserlebnisse sind regelmäßiger Bestandteil des Arbeitslebens.

Schritt 3: Die eigene Arbeit überprüfen

Um den Überblick zu behalten, sollte jede Spalte regelmäßig überprüft werden. Der Bereich Critical Now sollte mehrmals am Tag, zum Beispiel alle zwei Stunden, überprüft werden. Auch Opportunity Now sollte an jedem Tag einmal durchgegangen und reviewed werden. Abend können Sie gut überlegen, welche Aufgaben nun nach oben in die erste Spalte rücken sollten. Für Over the Horizon empfiehlt sich ebenso ein regelmäßiger wöchentlicher Termin. Es ist wichtig, auch hier den Überblick zu behalten.

Schritt 4: Ausmisten

Oft werden die ersten beiden Spalten gut geführt, die Over the Horizon Spalte wächst und wächst jedoch. Überholte Pläne, unangenehme Aufgaben für die niemand Zeit findet, oder wichtige, aber zurückbleibende Aufgaben sammeln sich hier gern.

Hier ist rigoroses Aussortieren wichtig und befreiend. Alles was nicht aktuell ist kommt weg. Alte Ideen werden verworfen. Außerdem sollten alle Punkte überprüft werden. Diese Methode sortiert nämlich rigoros nach Dringlichkeit. Strategisch wichtige Aufgaben können so immer wieder in über den Horizont gespült werden.

Für wen ist diese Methode geeignet?

Dies ist eine gute Methode für den eigenen Arbeitsplan. Sie können Ihre Aufgaben klar Priorisieren, und haben einen guten Überblick. Außerdem haben Sie eine konstante Berührung mit Ihrer Planung und können sie so managen. Falls Sie die klare Fokussierung auf einzelne Aufgaben im Team nutzen möchten, können Sie hier lernen wie sie die Kanban Methode richtig anwenden. Ein letzter Tipp: Falls Sie entscheiden möchten welche Aufgabe in welche Spalte kommt, kann die Eisenhower-Matrix gut mit der One-Minute-To-Do-List kombiniert werden.