1. Prioritäten setzen Sie sollten zunächst einmal die wichtigsten Aufgaben priorisieren und genau die Dinge identifizieren, welche Sie an die gewünschten Ergebnisse bringen. Auf der Suche kann es helfen, ein optimales Vorgehensmodell des Projektmanagements zu integrieren, das die Vorhaben in einzelne Arbeitspakete gliedert und eine Übersicht über alle Abhängigkeiten bietet. Wenn das geschafft ist, ist es umso leichter herauszufinden, welche Aufgabe maßgeblich am Projekterfolg beteiligt ist.
2. Aufgaben nacheinander erledigen Eine Arbeitskraft hat nur eine bestimmte Kapazität, über die Sie verfügt. Wenn also zu viele Aufgaben anfallen, ist es immer notwendig, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren. Das hat nichts damit zu tun, faul zu sein, sondern qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Denn Konzentration und Fokus sind immer mehr Wert, als unreine Arbeit mit eventuell anfallenden Korrekturen. Falls diese dann doch einmal anfallen, ist es vorteilhaft, ein Fehlermanagement zu integrieren, damit aus Vergangenem gelernt werden kann.
3. Aufgaben delegieren Delegieren statt selber machen – Das gilt für alle, die viel Verantwortung tragen und den Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen in ihrem Team die Aufgaben verantwortungsbewusst übertragen können. Viele Angestellte haben z. B. durch ein Studium hervorragende Kenntnisse. Wenn Sie von diesen Unterstützung bei manchen Vorhaben erhalten, können Sie hervorragende Ergebnisse erreichen. Wichtig ist, dass beim Aufgaben delegieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sehr klar und deutlich unterschieden wird: Eilige und wichtige Tätigkeiten Eilige und eher unwichtige Betätigungen Wichtige Tätigkeiten ohne großen Zeitdruck Eher unwichtige Betätigungen ohne Zeitdruck
4. Routinetätigkeiten nicht aus dem Auge verlieren Das Pareto-Prinzip besagt nicht, dass wirklich nur noch an Aufgaben gearbeitet werden soll, die maßgeblich am Erfolg beteiligt sind. Routineaufgaben nehmen oft viel Zeit weg, aber ohne Sie ist es meist nicht möglich, das Vorhaben letztendlich zielgerichtet abzuschließen. Denn genau, wie man mit nur 20 Prozent vom Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erreichen kann, ist es genauso richtig, dass man circa 80 Prozent der Zeit damit verbringt, nur 20 Prozent der Ziele zu verwirklichen.
5. Fokus behalten Fokus ist wie bei nahezu Allem der Schlüssel zum Ziel. Es ist also notwendig, sich immer auf die Ziele zu konzentrieren und dabei notwendige Priorisierungen vorzunehmen. Bei einem richtigen Einsatz dieser Regel ist es also möglich, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Das muss sich als roter Faden in Ihrem Arbeitsalltag integrieren.
6. Tools und Hilfsmittel Damit man genau weiß, welche Beiträge wie viel Zeit beanspruchen, sind digitale Tools zum Zeitmanagement hilfreich. TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, die Ihnen das Arbeitsleben um Einiges erleichtert. Eine Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzeskonform, sondern fördert die Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Mit der Stempeluhr von TimeTrack kann die Arbeitszeit einfach getrackt werden, wodurch man immer weiß in welche Tätigkeit wie viel Zeit geflossen ist. Die Implementierung von modernen Tools zum Zeitmanagement können eine sehr große Hilfe sein und auch bei den Kunden einen guten Eindruck hinterlassen. Denn nur wer weiß, welche Arbeitszeiten zum Projektfortschritt beitragen, kann anhaltende Produktivität und kostensparendes Arbeiten in seinem Unternehmen ermöglichen. TimeTrack eignet sich vor allem, um sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.
