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Ist dies nun, das Ende des Perfektionismus? Die 80-20-Regel gibt es seit über 100 Jahren und derzeit findet sie einen ungeahnten Aufschwung in der Welt der Unternehmen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen verraten, was es mit dem Pareto-Prinzip auf sich hat und wie Sie es erfolgreich in Ihren Arbeitsalltag einbinden können.

Was ist das Pareto-Prinzip?


Grundlegend sagt das Pareto-Prinzip erst einmal aus, dass überall in der Welt Ungleichheiten bestehen, die unseren Alltag bestimmen. Wenn man diese Methode auf das Thema des Zeitmanagements überträgt, besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Inputs bzw. der aufgewandten Zeit erreicht werden.

Wenn man Aufgaben also mit einem guten Zeitmanagement erledigt, wird der Aufwand bei gleichem Ergebnis sehr stark reduziert. Man erhält also „mehr für weniger“, anstatt wie oft falsch angenommen, immer nur „mehr für mehr“.

Allgemein gesagt bedeutet das, dass alles Zeitverschwendung ist, wenn es nicht maßgeblich an der Betätigung auf dem Weg zum gewünschten Ziel beteiligt ist.

Der Ursprung des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzip wurde von dem gleichnamigen Ökonomen Vilfredo Pareto im Zuge einer Untersuchung der Vermögensverteilung der italienischen Bevölkerung entwickelt.

Bei dieser Analyse stellte Pareto fest, dass ungefähr 20 Prozent der italienischen Familien ungefähr 80 Prozent vom Landesvermögen besaßen. Daher wird das Pareto-Prinzip auch 80-20-Regel genannt.

Aus der Wahrscheinlichkeitsrechnung des Wissenschaftlers wurde eine Methode, die nun statistisch gestützt nahezu alle Gebiete des Lebens durchzieht. Das Pareto-Prinzip hilft dabei, Unwichtiges von Wichtigem zu trennen und so erfolgsversprechende Prioritäten zu setzen.

Pareto-Prinzip im Privatleben

Mit dem Pareto-Prinzip lassen sich sowohl berufliche als auch private Ziele schnell erreichen. Bei diesem Denkansatz hilft es sich vor Augen zu rufen, dass es nicht immer sinnvoll ist, nur eine einzige Absicht zu 100 Prozent zu verfolgen und dabei alles andere aus den Augen zu verlieren.

Besser kann es also sein den Schritt zu gehen, viele Ziele zu 80 Prozent zu erreichen, anstatt alle private Faktoren im Alltag auf nur ein einziges Vorhaben auszurichten.

Pareto-Prinzip im Beruf

Das Pareto-Prinzip steht also stellvertretend für eine fehlende Balance zwischen den Aufwendungen und dem Ertrag der vielen Aufgaben im Unternehmen.

Mithilfe des Prinzips und einer richtigen Verteilung von Priorisierungen kann die Produktivität der Arbeit ein neues Ziel erreichen. Wenn das Zeitmanagement für Betätigungen im Job optimal erfolgt, kann die Effizienz so gesteigert werden, dass sich mit 20 des zeitlichen Aufwands dennoch 80 Prozent der Aufgaben erledigen lassen.

Eine effektive Arbeitszeiterfassung ermöglicht das Auswerten der investierten Zeit, wodurch nicht nur die Effizienz, sondern auch Transparenz im Unternehmen erhöht wird.

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Arbeitszeiterfassung- TimeTrack

 

Intelligente Softwares wie TimeTrack erledigen aufwändige Arbeitsprozesse von selbst. Aus den erfassten Arbeitszeiten werden automatisch Berichte erstellt, aus welchen wertvolle Informationen herausgehen.

 

 

Beispiele zur 80-20-Regel


Wie jetzt schon sehr deutlich wurde, entgeht nahezu nichts dem Pareto-Prinzip. Es scheint fast schon ein Gesetz unserer Wahrnehmung zu sein. Weitere Bereiche, die der Effekt betrifft, sind:

  1. In Lagerhäusern beanspruchen sehr häufig nur 20 Prozent der gesamten Produkte circa 80 Prozent des Platzes.
  2. 80 Prozent vom jährlichen Umsatz können beispielsweise von nur 20 Prozent der Kunden erwirtschaftet werden.
  3. Im Internet sind fast 80 Prozent des Surfverhaltens der aktiven User nur 20 Prozent aller existierenden Webseiten zuzuordnen.

Die Chancen und Risiken vom Pareto-Effekt


Unter seinen Funktionen der Effizienz wird das Pareto-Prinzip in Betrieben vor allem dazu angewendet, mit einem funktionalen Zeitmanagement die anfallenden Kosten zu reduzieren. Obwohl das einige Vorteile mit sich bringt, gibt es selbstverständlich auch Nachteile.

Vorteile des Pareto-Prinzips

Zu den Vorteilen der 80-20-Regel gehört zunächst, dass man lernt Prioritäten richtig zu setzen. Wenn Aufgaben effizienter geplant werden, kann nahezu jede/r Unternehmer/in etwas optimieren. Das bedeutet, dass zum Beispiel 20 Prozent der Produkte alleine schon 80 Prozent des gesamten Umsatzes produzieren. Wenn man diese dann noch optimiert und mithilfe weiterer Informationen besser vermarktet, kann das eine enorme Wirkung haben.

Außerdem ist das Pareto-Prinzip dafür bekannt, Strukturen aufzubauen. Bei einzelnen Schritten in allen Prozessen wissen die einzelnen Abteilungen Bescheid und Dinge können leichter von der Hand gehen. Wenn Aufgaben und Ziele klar definiert sind, können durch Kraft und Fokus also bessere Strukturen für das Unternehmen geschaffen werden.

Die Zeitmanagement-Methode soll dabei helfen, Kosten zu sparen. Wenn 80 Prozent der Zeit in Dinge investiert werden, die nicht viel zum Umsatz beitragen, kann der Ertrag bei einer Optimierung enorm sein. Es hilft also, seine Ressourcen besser zu planen und Margen zu maximieren.

Nachteile des Pareto-Prinzips

Die 80-20-Regel ist abhängig von den einzelnen Bereichen. Das bedeutet, dass bei ihrem Einsatz in der Gesundheitsbranche Probleme auftreten würden, die sehr starke Konsequenzen mit sich ziehen. Allerdings ist eines der Beispiele, bei dem wirklich starke Ergebnisse erzielt werden können, die Buchhaltung.

Wenn die Priorisierung nicht ausreichend überdacht wird, kann das ebenfalls zu Problemen führen. Es ist nicht gemeint, für alle Dinge und jede Aufgabe im Arbeitsalltag nur noch 20 Prozent der Zeit einzuplanen. Ein zweiter Blick auf die wirklichen Inhalte einzelner Vorhaben lohnt sich also, bevor dieser Schritt gemacht wird.

Aufwand und Ertrag sind nicht dasselbe. Die benötigte Zeit ist nicht mit einem geldlichen Wert zu summieren. Die richtige Priorisierung im Einsatz vom Pareto Prinzip muss also gut überlegt sein.

Die 6 Tipps zur Umsetzung vom Pareto Prinzip im Zeitmanagement


Um die 80-20-Regel bei all diesen Faktoren optimal im Betrieb einsetzen zu können, haben wir Ihnen hier die sechs wichtigsten Tipps zusammengefasst. Wenn Sie diese beachten, ist der Erfolg eines zeitsparenden Ergebnisses nicht mehr weit!

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Pareto Prinzip – TimeTrack

1. Prioritäten setzen

Sie sollten zunächst einmal die wichtigsten Aufgaben priorisieren und genau die Dinge identifizieren, welche Sie an die gewünschten Ergebnisse bringen.

Auf der Suche kann es helfen, ein optimales Vorgehensmodell des Projektmanagements zu integrieren, das die Vorhaben in einzelne Arbeitspakete gliedert und eine Übersicht über alle Abhängigkeiten bietet. Wenn das geschafft ist, ist es umso leichter herauszufinden, welche Aufgabe maßgeblich am Projekterfolg beteiligt ist.

2. Aufgaben nacheinander erledigen

Eine Arbeitskraft hat nur eine bestimmte Kapazität, über die Sie verfügt. Wenn also zu viele Aufgaben anfallen, ist es immer notwendig, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren.

Das hat nichts damit zu tun, faul zu sein, sondern qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Denn Konzentration und Fokus sind immer mehr Wert, als unreine Arbeit mit eventuell anfallenden Korrekturen. Falls diese dann doch einmal anfallen, ist es vorteilhaft, ein Fehlermanagement zu integrieren, damit aus Vergangenem gelernt werden kann.

3. Aufgaben delegieren

Delegieren statt selber machen – Das gilt für alle, die viel Verantwortung tragen und den Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen in ihrem Team die Aufgaben verantwortungsbewusst übertragen können.

Viele Angestellte haben z. B. durch ein Studium hervorragende Kenntnisse. Wenn Sie von diesen Unterstützung bei manchen Vorhaben erhalten, können Sie hervorragende Ergebnisse erreichen. Wichtig ist, dass beim Aufgaben delegieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sehr klar und deutlich unterschieden wird:

  • Eilige und wichtige Tätigkeiten
  • Eilige und eher unwichtige Betätigungen
  • Wichtige Tätigkeiten ohne großen Zeitdruck
  • Eher unwichtige Betätigungen ohne Zeitdruck

4. Routinetätigkeiten nicht aus dem Auge verlieren

Das Pareto-Prinzip besagt nicht, dass wirklich nur noch an Aufgaben gearbeitet werden soll, die maßgeblich am Erfolg beteiligt sind. Routineaufgaben nehmen oft viel Zeit weg, aber ohne Sie ist es meist nicht möglich, das Vorhaben letztendlich zielgerichtet abzuschließen.

Denn genau, wie man mit nur 20 Prozent vom Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erreichen kann, ist es genauso richtig, dass man circa 80 Prozent der Zeit damit verbringt, nur 20 Prozent der Ziele zu verwirklichen.

5. Fokus behalten

Fokus ist wie bei nahezu Allem der Schlüssel zum Ziel. Es ist also notwendig, sich immer auf die Ziele zu konzentrieren und dabei notwendige Priorisierungen vorzunehmen.

Bei einem richtigen Einsatz dieser Regel ist es also möglich, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Das muss sich als roter Faden in Ihrem Arbeitsalltag integrieren.

6. Tools und Hilfsmittel

Damit man genau weiß, welche Beiträge wie viel Zeit beanspruchen, sind digitale Tools zum Zeitmanagement hilfreich. TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, die Ihnen das Arbeitsleben um Einiges erleichtert.

Eine Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzeskonform, sondern fördert die Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Mit der Stempeluhr von TimeTrack kann die Arbeitszeit einfach getrackt werden, wodurch man immer weiß in welche Tätigkeit wie viel Zeit geflossen ist.

Die Implementierung von modernen Tools zum Zeitmanagement können eine sehr große Hilfe sein und auch bei den Kunden einen guten Eindruck hinterlassen. Denn nur wer weiß, welche Arbeitszeiten zum Projektfortschritt beitragen, kann anhaltende Produktivität und kostensparendes Arbeiten in seinem Unternehmen ermöglichen.

TimeTrack eignet sich vor allem, um sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.

 

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Arbeitszeiterfassung und Berichte – TimeTrack

Fazit


Smartes und effizientes Arbeiten – so könnte das Pareto-Prinzip ganz kurz und knapp zusammengefasst werden. Für diese Regel sind allerdings noch viel mehr Dinge wichtig, als nur die reine Effizienz beim Erledigen von Tätigkeiten.